蔣 波

(山西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院,山西太原030001)

在單位實行會計電算化后,不僅使會計核算手段發(fā)生了重大變化,而且還改變了許多手工管理的習(xí)慣方法,對單位會計工作管理的方法、程序、核算體系產(chǎn)生了巨大的影響。針對會計電算化工作的特點,內(nèi)部會計控制制度的內(nèi)容也必須進行相應(yīng)的調(diào)整,才能適應(yīng)實行會計電算化后的新情況。會計電算化內(nèi)部控制管理是指對已建立的會計電算化系統(tǒng)進行全面管理,保證安全,正常運行。實行內(nèi)部控制管理是保證會計工作和會計電算化工作有序進行的重要措施。

一、會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的基本內(nèi)容

計算機代替手工記賬后的內(nèi)部控制主要包括建立崗位責(zé)任制、日常操作管理、計算機軟硬件系統(tǒng)維護和會計檔案管理等內(nèi)容。

(一)建立會計電算化崗位責(zé)任制

計算機代替手工記賬后應(yīng)該加強對會計電算化系統(tǒng)的維護、使用人員的管理,建立崗位責(zé)任制是會計電算化工作順利實施的保證。對會計人員的管理要切實做到事事有人管,人人有專責(zé),辦事有要點,工作有檢查。建立、健全崗位責(zé)任制,一方面是為了加強內(nèi)部牽制,保護資金財產(chǎn)的安全;另一方面能夠提高工作效率,充分發(fā)揮系統(tǒng)的運行效益。

(二)日常操作管理

日常操作管理指通過對系統(tǒng)日常進行管理,保證系統(tǒng)正常運行,完成會計核算工作,保證會計信息的安全與完整,主要包括計算機系統(tǒng)使用管理和上機操作管理和會計業(yè)務(wù)處理程序的管理。

(1)計算機系統(tǒng)使用管理。對計算機系統(tǒng)的管理旨在為電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境,保護計算機設(shè)備,防止各種非指定人員進入機房和操作計算機,保證機內(nèi)的程序與會計數(shù)據(jù)的安全。

(2)上機操作管理。上機操作管理是通過建立與實施各項操作管理制度,要求會計人員按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、記賬憑證、執(zhí)行各功能模塊、輸出各類信息、作好操作系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份,禁止越權(quán)操作、非法操作會計軟件,確保會計電算化系統(tǒng)安全、有效、正常地操作運行。

(3)會計業(yè)務(wù)處理程序的管理。這就要求按照《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會計業(yè)務(wù),保證輸入計算機的會計數(shù)據(jù)正確合法,會計軟件處理正確,當(dāng)天會計業(yè)務(wù)當(dāng)天記賬,期末要及時結(jié)賬和打印輸出會計報表,靈活運用計算機對數(shù)據(jù)進行綜合分析,特別是要確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度。

(三)計算機軟件和硬件系統(tǒng)維護管理

軟件維護是指當(dāng)單位的會計工作發(fā)生變化而進行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障進行的排障修復(fù)工作。硬件維護是指在系統(tǒng)運行過程中,出現(xiàn)硬件故障時的檢查修復(fù),以及在設(shè)備更新、擴展、修復(fù)后的調(diào)試等工作。

系統(tǒng)維護人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護工作,及時排除故障,確保系統(tǒng)正常運行。系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負(fù)責(zé),系統(tǒng)維護員可進行維護工作但不得操作會計軟件進行會計核算工作。

(四)會計檔案管理

實現(xiàn)會計電算化后,會計檔案的磁性化和不可見性,要求對電算化檔案管理要做好防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份。良好的會計檔案管理是在實現(xiàn)會計電算化后,會計工作連續(xù)進行、保證系統(tǒng)內(nèi)會計數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務(wù)的保證。

二、會計電算化環(huán)境下完善內(nèi)控制度的措施

嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系,又要相互制約。此外,嚴(yán)格的內(nèi)控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。就目前我國開展會計電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上,人們對于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護等方面的重要性認(rèn)識不足。因此,強化內(nèi)控管理、提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。

(一)加強程序操作控制

為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和事故的概率,應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程,這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求,包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括:(1)無關(guān)人員不能隨便進入機房操作;(2)各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證;(3)數(shù)據(jù)錄入員對數(shù)據(jù)有疑問,應(yīng)及時核對,不能擅自修改;(4)機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù);(5)不準(zhǔn)將外來的軟盤帶進機房;(6)發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的,需按系統(tǒng)提供的功能加以修改,如編制補充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以修改;(7)開機后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場;(8)要做好日備份數(shù)據(jù),同時還要有周備份、月備份。

(二)加強人員職能控制

由于會計電算化知識與功能的相對集中,我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制,明確職責(zé)分工,加強組織控制。所謂組織控制,就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進行分離,即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工,并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠,減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。

職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責(zé)分工的目的,是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離,以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進行內(nèi)部職責(zé)分工,來彌補不相容職能集中化的不足。

(三)加強系統(tǒng)安全控制

這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤帶來的不安全隱患。它主要包括:接觸控制和環(huán)境保護、安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源,以保證各項資源的正確性。主要控制措施包括:(1)訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作單位電腦;(2)設(shè)置操作權(quán)限限制;(3)操作人員身份的密碼控制;(4)數(shù)據(jù)存貯處理隔離;(5)設(shè)置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障,以保障機器下沉運行,主要包括機房環(huán)境保護、保護性設(shè)備配備以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如,計算機機房應(yīng)該采用單獨專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機房環(huán)境安全。

(四)加強內(nèi)部審計

內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中,由于是“人機”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進行審計,電算化會計賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度,作證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬表處理及時進行調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象; (4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞。