□馬秀蘭

南京市江寧區(qū)交通局綜合檔案室現(xiàn)存各類檔案資料12698卷（件、盒），內(nèi)容涉及文書、干部人事、會計、工程、基建、聲像、照片、實物等各個方面。這些檔案不僅真實記錄了江寧交通事業(yè)發(fā)展的歷史，而且在江寧交通事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了資政、參考和憑證的作用。近年來，我們以爭創(chuàng)省三星級標(biāo)準(zhǔn)為抓手，努力建設(shè)“學(xué)習(xí)型、實效型、創(chuàng)新型”且具有現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特點的綜合檔案室。

一、領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織機構(gòu)健全。隨著交通事業(yè)快速發(fā)展和全社會檔案法制意識的提高，江寧區(qū)交通局檔案管理工作步入一個新的發(fā)展階段。1998年正式成立綜合檔案室，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專、兼職檔案員，硬件上加大投入，綜合檔案室超過200平方米，購置檔案密集架、計算機、打印機、刻錄機、滅火器、吸塵器、溫濕度記錄儀等設(shè)備，查檔、辦公、庫房三分開。2008年為切實開展檔案工作創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)，我局成立了由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各科室負責(zé)人為具體責(zé)任人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)檔案鑒定、銷毀工作小組，建立了以分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和專兼職檔案員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。分工明確，職責(zé)清晰，責(zé)任落實，并積極做好協(xié)調(diào)工作，爭取上級各部門和區(qū)檔案局在業(yè)務(wù)上的支持和指導(dǎo)，定期會同區(qū)檔案局開展檔案管理工作專項檢查。我們還把檔案工作納入到分管領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到辦公室年度工作計劃中，納入到專兼職檔案員的崗位職責(zé)中去。要求局綜合檔案室專職檔案員要參加本局各項重大活動；參加交通工程建設(shè)項目和各類創(chuàng)建活動的驗收，及時掌握信息，確保檔案完整。此外，我們還在局下屬單位抽調(diào)了三名工作人員，與全體專兼職檔案員一道直接參與檔案室創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)的具體工作。

二、加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。自確立檔案工作創(chuàng)建三星級標(biāo)準(zhǔn)以來，我局多次積極組織中層干部和專兼職檔案員，以及全體干部職工認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》和《江寧區(qū)交通檔案管理辦法》等法律法規(guī)和制度規(guī)定，進一步提高檔案法制意識和開展檔案創(chuàng)建工作的緊迫性，并通過網(wǎng)絡(luò)、會議、培訓(xùn)等形式進行廣泛宣傳學(xué)習(xí)，進一步提高全局干部職工對檔案管理工作重要性的認識。為確保檔案工作的質(zhì)量，一方面堅持認真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，另一方面組織檔案人員學(xué)習(xí)先進地區(qū)和先進單位的檔案管理經(jīng)驗，先后組織檔案人員赴市交通局和區(qū)財政局、規(guī)劃局、地稅局、檢察院等單位參觀學(xué)習(xí)。同時,舉辦檔案人員培訓(xùn)班，請市區(qū)檔案局業(yè)務(wù)骨干授課，對全系統(tǒng)專兼職檔案員進行培訓(xùn)，組織他們學(xué)習(xí)檔案理論知識，督促并指導(dǎo)他們做好檔案工作。全局上下統(tǒng)一了思想，檔案意識不斷增強，形成了人人重視檔案，人人關(guān)心檔案，人人參與檔案的局面，從而為檔案工作創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)提供有力的保障。

三、精心部署安排，狠抓措施落實。根據(jù)交通檔案門類多、工作量大的特點，我們在計劃安排上做到：在內(nèi)容目標(biāo)上緊緊圍繞三星級標(biāo)準(zhǔn)，逐條逐項對照，制定檔案創(chuàng)建實施計劃；在時間安排上，根據(jù)工作的規(guī)律性，先抓基礎(chǔ)工作，后抓編研工作，分階段操作；在責(zé)任落實上，采取定人員、定任務(wù)、定時間、定質(zhì)量的方法，將檔案工作創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)具體落實到各科室及專兼職檔案員，分別負責(zé)實施。同時，加強工作督辦，加大考核力度。根據(jù)計劃安排的步驟，檢查完成的時間、質(zhì)量。由于計劃周密，強抓落實，有力地調(diào)動了參與此項工作人員的積極性，有效地推動了檔案工作創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)的進程。

四、運用信息技術(shù)，提高管理效率。加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。為了提高檔案的管理、使用效率，我們把檔案信息化建設(shè)與本局的電子政務(wù)建設(shè)一并考慮，進一步拓寬信息技術(shù)在檔案利用服務(wù)方面的深度和廣度。目前我局實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化對接。檔案管理系統(tǒng)已通過軟件掃描錄入了全部庫藏文書檔案，形成了文件級目錄數(shù)據(jù)3萬多條；建立了工程檔案、基建檔案、會計檔案、聲像（照片）檔案、實物檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案提供利用的快速高效服務(wù)。

通過爭創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)，我局檔案管理工作水平有了明顯的提高。在管理環(huán)境上實現(xiàn)了從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在管理方式上實現(xiàn)了從手工操作型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變；在管理方法上實現(xiàn)了從主要依靠行政手段管理向依法按章管理轉(zhuǎn)變。在爭創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)的過程中，我們深深體會到：

全心投入，完整收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)。我局現(xiàn)存大量檔案的收集、整理絕非一日之功，其中艱辛非親身經(jīng)歷者不能體會。檔案工作者只有具備細心、耐心和恒心，才能實現(xiàn)引源入流，匯流入庫。比如說細心，一方面要細致登記各類收發(fā)文件，另一方面要根據(jù)會議通知、工作安排等“線索”，及時收集文件材料，防止丟失、遺漏。比如說耐心，上級機關(guān)在會議上發(fā)放由參會領(lǐng)導(dǎo)或其他同志帶回的文件，有時領(lǐng)導(dǎo)忘了及時交辦公室收文，有時是留下要用，很容易造成文件的漏收和丟失。這就要求檔案工作人員耐心向參會領(lǐng)導(dǎo)詢問有沒有發(fā)文，如有即收回登記再進入文件運行程序。如果領(lǐng)導(dǎo)留下文件要用，要么等領(lǐng)導(dǎo)用完之后索回，要么為領(lǐng)導(dǎo)另復(fù)一份文件而將原件取回，還可以找到原發(fā)文機關(guān)，請求補發(fā)一份文件存檔。再比如說恒心，有些工作時間跨度長，涉及內(nèi)容多，這就要求相關(guān)檔案工作人員長期跟蹤、收集。如從2003年開始的危橋改造工作，“危橋辦”就按要求不僅保留了每年的計劃、專項批文、改造方案、資金預(yù)算和決算，而且要有每一座橋改造前和改造后的照片、工程竣工驗收報告等形成的一套完整的資料。道路工程也是一樣，由于近些年工程項目多，投資大，每年都要形成很多紙質(zhì)資料和電子資料，本人要求工程科的內(nèi)勤人員，對每一項道路工程，從工程立項、規(guī)劃設(shè)計、征地拆遷開始，到招投標(biāo)、工程監(jiān)理、工程竣工驗收和資金預(yù)決算，形成一套完整的資料。另外，還要把工程施工過程中一些重要活動的照片、攝像資料等作為附件一并上交綜合檔案室。

科學(xué)分類，合理歸檔是做好檔案工作的關(guān)鍵。要提高檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，必須注重日常工作的科學(xué)分類和合理歸檔。通過多年的實踐，我局形成了規(guī)范、嚴格的檔案移交制度：各科室在日常工作中形成的文件、重要資料于年底交給辦公室文書人員，文書人員將整理好的各類文件資料于次年3月底移交綜合檔案室；工程檔案和基建檔案在工程項目結(jié)束后，整理成冊移交綜合檔案室。

國家檔案局8號令發(fā)布后，結(jié)合交通行業(yè)自身的特點，經(jīng)過認真研究，我們科學(xué)制定了各種門類、載體檔案的統(tǒng)一分類方案、編號規(guī)則、歸檔范圍及保管期限表。現(xiàn)在，所有入庫的各類檔案資料按照分類方案和《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，規(guī)范編目編號。不同的檔案案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別上架，排列存放，沒有積存的零散文件。我們還建立了檔案統(tǒng)計臺帳，及時登記檔案收進和移交情況，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，帳物相符，統(tǒng)計報表報送及時、準(zhǔn)確，并有綜合分析材料，定期對檔案進行鑒定、銷毀，做到了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

注重利用，創(chuàng)新服務(wù)是做好檔案工作的根本。檔案工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的價值作用。積極開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制和方式，積極主動為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，是新時期檔案工作人員的重要使命。為了更好地開發(fā)檔案信息資源，我們編制了庫藏檔案《案卷目錄》10卷、《全引目錄》13冊、《歸檔文件目錄》6冊，這些檢索工具的建立健全，大大加快了查檔速度，提高了工作效率。此外我們還結(jié)合工作實際，編寫了《全宗指南》、《大事記》、《組織機構(gòu)沿革》、《干部任免》、《表彰先進》、《年終工作總結(jié)》、《會議簡介》、《道路橋梁工程簡介》等編研資料，進一步提升了檔案利用的效能。在2008年我局綜合檔案室創(chuàng)三星級標(biāo)準(zhǔn)的驗收過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家對我們的檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化給予了充分的肯定。