□張 志（河南省水利勘測設計研究有限公司）

□李 暉（河南省水利勘測有限公司）

隨著單位性質(zhì)由國有事業(yè)單位轉為私營企業(yè)，企業(yè)的產(chǎn)權結構、組織形式、經(jīng)營機制、管理制度都發(fā)生根本性變化，社會主義市場經(jīng)濟條件下企業(yè)生存和發(fā)展的新變化，都對檔案工作提出了新要求，積極探索適應現(xiàn)代企業(yè)制度檔案工作的新思路、新方法，加強企業(yè)信息化建設，促進檔案管理工作更好地發(fā)展。因此，就企業(yè)檔案管理如何適應新形勢和發(fā)展趨勢進行探討就顯得十分必要。

一、提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理要適應企業(yè)對檔案工作創(chuàng)新的要求，關鍵是人。面對新形勢要有緊迫感、危機感。形勢在變化，工作在發(fā)展，人的思想認識必須與時俱進，必須具有強烈的創(chuàng)新意識，以敏銳的頭腦和眼光，及時察覺和研究檔案工作遇到的新情況、新問題，要解放思想，轉變觀念，增強創(chuàng)新意識，提高政治素質(zhì)、思想道德素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，適時提出新的對策，大膽進行新的探索和實踐。要堅持檔案工作正確的政治方向，要有熱愛檔案事業(yè)、熱心服務、忠誠獻身精神，尊重檔案、尊重歷史、保守機密的檔案工作職業(yè)道德，掌握檔案的專業(yè)理論知識，具備扎實的檔案管理基本技能，定期參加培訓，學習新的業(yè)務技能，不斷提高自己的業(yè)務水平，才能最大限度保證應歸檔資料的完整性、準確性和及時性。

二、完善檔案工作機制

如今，企業(yè)檔案的種類除科技、文書、聲像外，還配套了電子檔案；檔案的管理也由傳統(tǒng)的手工管理發(fā)展到計算機網(wǎng)絡管理；檔案利用由提供單純的紙介質(zhì)文件到提供網(wǎng)上查閱、電子光盤利用等。水利工程建設規(guī)模大、時間長、要求嚴，在勘測設計、施工中會創(chuàng)造許多新工藝、新技術，工程項目建設的特點決定了工程建設項目全過程檔案的成套性、專業(yè)性、動態(tài)性和現(xiàn)實性。詳細、全面地記載其過程，充分發(fā)揮技術人員對工程的設計和施工過程最了解的優(yōu)勢，保持溝通，使他們在思想上重視手中資料完整性，做好日常的收集、整理、歸檔工作。收集工作是一個持續(xù)的過程，及時收集歸檔能保證其完整性，方便日后各方面調(diào)用。要求在檔案管理工作中，必須從工程項目立項起開始，采取行之有效的運作機制，加強對工程建設項目檔案的過程管理，確?？⒐n案材料完整、準確、系統(tǒng)。在制訂各項工作計劃、合同、協(xié)議時，同時提出對檔案工作的要求，做到檔案工作與工程建設同步進行，確保工程建設項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性和有效利用。

因此，盡快建立并完善企業(yè)檔案工作機制，適時健全歸檔種類及檔案管理方法，并依據(jù)檔案的特點，建立多種檔案提供利用方式。結合企業(yè)改革與發(fā)展的實際，實現(xiàn)檔案工作內(nèi)容、管理方法、服務手段的不斷創(chuàng)新。

三、提高檔案服務層次

圍繞不同時期的中心工作，為領導層提供決策依據(jù)，結合設計要求，提供準確、有效的信息服務，變被動為主動，變間接為直接，變單一為多元，總結成功做法的基礎上，不斷運用新的服務內(nèi)容和服務方式提高檔案管理水平。

加大宣傳力度，提高全員檔案管理意識，使每個員工都了解、認識與支持檔案工作，檔案管理人員在工作中，注意腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細心、耐心。盡量提供資料，注意用活檔案，讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去，嚴格履行審批手續(xù)，切實做好安全保密工作的同時，發(fā)揮檔案的服務功能，在服務中收集檔案，在服務中完善檔案，努力提高檔案的管理水平。水利工程檔案資料不同于一般的歷史資料，管理好工程建設時期的檔案資料至關重要。要增強服務意識，注重運用、發(fā)揮好工程檔案，實現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉變，在檔案的利用與服務中體現(xiàn)檔案價值，維護水利工程的安全運行。

四、加快企業(yè)檔案信息化步伐

隨著科學技術的飛速發(fā)展和廣泛應用,檔案管理工作正在經(jīng)歷以信息化建設為核心,提高檔案工作效率和檔案信息資源利用效果為目的的技術革命?，F(xiàn)代技術工作對檔案的需求加大，檔案管理信息化是檔案管理的必然趨勢。如何應用計算信息智能工具和現(xiàn)代信息技術,把收藏檔案信息開發(fā)出來,實現(xiàn)檔案利用信息化,成為事關檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的一項重要而緊迫的任務。

近來,企業(yè)通過推進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化，提高了基礎工作水平并初步建成了以計算機檢索體系為核心技術的檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息運用了多媒體網(wǎng)絡技術，將檔案進行加工整理，把紙質(zhì)文件經(jīng)掃描儀或電子文件形成數(shù)字化信息存入數(shù)據(jù)庫，加快檔案管理信息化進程并提高利用率，實現(xiàn)檔案管理辦公自動化，節(jié)約大量的人力、物力和財力,效率也提高了，為管理和技術人員提供更加方便快捷的服務。電子信息的特點使得檔案部門介入管理的時間比以往大大提前，檔案也由原來的滯后運行變成同步管理，同企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營融為一體，并直接關系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營能否順利進行。目前國內(nèi)水利行業(yè)競爭非常激烈，為了在競爭中立于不敗之地，必須運用科學管理，發(fā)揮檔案作用，提高產(chǎn)品設計的質(zhì)量。

建立和完善電子檔案管理系統(tǒng)已成為企業(yè)的基本要求，是衡量一個單位管理水平的重要標志?，F(xiàn)在，檔案部門已采用清華紫光檔案管理系統(tǒng)，對歸檔文件系統(tǒng)收集整理，進行數(shù)字化文檔掛接，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入到查詢一體化流程。實現(xiàn)當年產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)當年數(shù)字化,各單位在歸檔紙質(zhì)檔案的同時也上交電子檔案歸檔,達到電子檔案和紙質(zhì)檔案同步歸檔。電子檔案涵蓋檔案管理、資料查詢、信息利用網(wǎng)絡化服務，具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性。用戶通過網(wǎng)絡系統(tǒng)運用計算機自動檢索檔案信息，可以從檔案號、題名、編制單位、時間、分類號、主題詞等角度對錄入的檔案條目進行檢索，以速度快、質(zhì)量高、途徑多的顯示結果來滿足利用者的不同需求，為生產(chǎn)、管理提供檔案信息服務。電子檔案支持網(wǎng)上瀏覽、下載修改輸出等功能，提供再利用，形成循環(huán)往復、連續(xù)不斷的過程，從而提高勘測設計生產(chǎn)效率，而且方便實用。

未來社會人類信息交流將是以信息化帶動產(chǎn)業(yè)化的高速信息發(fā)展趨勢。來自各方面的信息將通過高速信息網(wǎng)傳遞、交流、融合，所以加快企業(yè)檔案信息化全方位建設是當務之急。單一的人員結構已不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要,注意學習多方面的專業(yè)知識,建立復合型管理層次,以適應現(xiàn)代檔案管理的需要。開發(fā)檔案信息資源是適應社會信息化進程的需要,切實轉變檔案信息服務方式，在網(wǎng)絡多樣化環(huán)境下，將不限時、跨地域、功能快速、設定權限分類的服務，提供給各級技術人員查詢，使許多繁雜的重復性勞動得到簡化，進而建成檢索準確和安全瀏覽、下載檔案資源的高性能網(wǎng)絡數(shù)字檔案服務體系，全面增強企業(yè)自主創(chuàng)新能力,滿足企業(yè)市場競爭需要。盡快地開發(fā)檔案信息,以便資源利用，達到檔案信息利用功能的最大化,實現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，為此，檔案管理人員必須注重保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格管理，注意防護黑客攻擊，注意防毒殺毒,切實做好電子文件的安全防護，以維護檔案的安全。解決檔案軟件的信息管理功能，增強軟件的互調(diào)性和通用性，使其通過電腦快捷地完成檔案信息編輯、查詢工作，提高檔案管理效率。加強檔案網(wǎng)絡傳輸平臺、檔案信息收集平臺、檔案信息存儲平臺、數(shù)字信息應用平臺等建設，快速高效地實現(xiàn)信息的再利用，發(fā)揮檔案的最大價值。隨著企業(yè)電子辦公管理系統(tǒng)的發(fā)展，CAD圖紙歸檔的規(guī)范,將形成越來越多的電子文件，因而電子文件歸檔與電子檔案管理流程顯得更加重要。加強電子檔案的管理和利用已成為企業(yè)檔案工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。加快基礎信息數(shù)據(jù)庫建設,引進先進的檔案管理模式,并結合企業(yè)的發(fā)展和檔案管理的需要,不斷充實、不斷完善，構建各種檔案管理信息系統(tǒng)。建立企業(yè)檔案信息共享的安全保密機制，引進和開發(fā)必要的數(shù)據(jù)庫,以滿足企業(yè)勘測設計人員的研發(fā)工作需要。

企業(yè)檔案管理工作會隨著發(fā)展不斷出現(xiàn)新情況、新問題，企業(yè)應不斷進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案工作理論與實踐的不斷深化、不斷創(chuàng)新，建立起適應現(xiàn)代企業(yè)運行的檔案現(xiàn)代化管理模式。檔案管理者也要勇于挖掘自身潛力，強化利于創(chuàng)造性思維發(fā)展的個性特征。檔案信息化建設帶來觀念更新、形象轉變,使檔案工作的內(nèi)容更加豐富,技術含量極大提高,檔案工作重心也轉移到與信息化相關的工作上。這些深刻變化,必將對今后檔案工作和企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生深遠影響。