張明和，侯秀生

（中國海洋檔案館，天津 300453）

論海洋名人檔案管理

張明和，侯秀生

（中國海洋檔案館，天津 300453）

概述了中國海洋名人檔案的管理現(xiàn)狀，指出了實施海洋名人檔案搶救性管理的重要性和為海洋名人示范建檔的迫切性，討論了海洋名人檔案的概念，海洋名人檔案征集的內容、范圍、方法與步驟，并對海洋名人檔案的開發(fā)利用和建立海洋名人全宗群提出了建議。

海洋名人；名人檔案；檔案文化；管理對策

Abstract：This paper summarized the management status of oceanic celebrity archives in our country,which indicated that the importance of saving oceanic celebrity archives and imminence of record oceanic celebrities.Concept of oceanic celebrity archives and content,coverage,method and steps of collection of oceanic celebrity archives were also discussed.The author also presented suggestions to archives utilization and constitute of oceanic celebrity dossiers.

Keywords：oceanic celebrity；celebrity archives；archive culture；management strategy

作者在《淺談海洋名人檔案文化建設》（刊于《海洋開發(fā)與管理》第26卷第10期）一文中曾建議，開展海洋名人界定標準和海洋名人檔案管理的研究。關于海洋名人界定標準研究已在《試論海洋名人的界定標準和涵蓋范圍——二談海洋名人檔案文化建設》（刊于《海洋開發(fā)與管理》第27卷第7期）一文中進行了論述，本文將就海洋名人檔案管理研究談些看法。

1 海洋名人檔案管理現(xiàn)狀

據(jù)檢索，南京大學自1984年1月開始建立“名人全宗”（即真實記錄和反映“名人”在社會活動中形成的檔案整體）在檔案界引起共鳴以來，在我國海洋領域里，海洋名人檔案的建立與管理問題尚未引起足夠的重視，只是近十年來開始有所關注。1999年4月，江蘇省檔案館決定將嚴愷院士的檔案資料征集進館[1]。嚴愷院士是1963年建議成立國家海洋局的 29名發(fā)起專家之一。中國海洋大學檔案館現(xiàn)已征集了該校兩院院士的論著和獲獎證書等個人業(yè)績材料，其中包括文圣常、管華詩院士的科研成果檔案；廣東海洋大學檔案館 2007年專門設立了人物類檔案；2008年10月中國海洋檔案館接受了劉好治先生夫人李勤芳女士捐贈的劉好治先生的遺物，此前，該館還于2003年和2005年先后將海洋學家劉恩蘭生前個人收藏的圖書資料和海洋科普專家王世漢生前收集和自制的科普資料卡片征集進館。

總體上看，海洋名人檔案建設與管理尚處于起步階段。僅就1963年建議成立國家海洋局的29名專家而言，他們都是新中國海洋與氣象事業(yè)的先驅者，各有關單位除了他們的工作成果有所收藏外，對這些名人的其它檔案材料收藏甚少。遺憾的是有些海洋名人已經過世，遺存的檔案材料更為珍稀，且因條件所限，大多不能科學保管；即便健在的海洋名人中，有些因喬遷、暮年、淡居之故，所藏個人之物亦難妥善保管。因此，在近階段，尤需實施海洋名人檔案的搶救性管理，盡快建立海洋名人檔案示范性典型，以點帶面，逐步推廣，以適應海洋文化建設的新發(fā)展。

2 海洋名人檔案的征集

2.1 海洋名人檔案概念

《中華人民共和國檔案法》第一章第二條規(guī)定，個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄均屬檔案之列，這是建立名人檔案的法律依據(jù)?！吨袊蟀倏迫珪穼γ藱n案的定義為：“國際或國內著名的人物在其個人、家庭和社會活動中直接形成的歷史記錄?！惫P者認為：海洋名人檔案是指社會各界的代表性或著名人物在從事海洋管理、海洋經濟、海洋科學技術、海洋軍事和海洋文化等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

2.2 海洋名人檔案材料征集的內容和范圍

對于海洋名人，只要是能夠真實反映其特點、成績、成就及其成長過程的文件、資料、實物等檔案材料都應收集，且征集的內容主要是正面的[2]。具體內容和范圍一般為：①生平材料：包括名人自傳、履歷表以及出生證、身份證、學生證、工作證、任免文書、聘書，名人家譜、族譜等社會材料以及嫡派子孫、親屬、社會關系和所在工作單位提供、撰寫的反映或影響名人生活、工作及社會環(huán)境的補充性材料；②活動材料：包括名人參加各種活動的邀請書、證件、照片、聲像資料、出席會議的報告、典型材料，以及史書記錄等；③成就材料：包括科研成果、發(fā)明專利、著作、論文、講義、講稿、藝術作品等；④榮譽材料：包括各種榮譽證書、證章、獎品、獎狀等；⑤手跡材料：包括各種手稿、日記、筆記、信函等；⑥評價材料：對名人進行宣傳，具評價性、認定性的各種材料，包括他人為其寫的研究文章、紀念文章、傳記、回憶錄、報告文學、事跡材料，追悼文章和悼詞等；⑦聲像材料：反映名人活動的錄音、錄像材料和照片等；⑧實物材料：指名人使用過的對國家或社會有保存價值的重要物品等。

在名人檔案材料征集過程中，實際操作上不必過于拘泥這些范圍，應因人、因時、因地而具個性化地開展征集工作。但萬變不離其宗，這個“宗”旨在體現(xiàn)海洋名人的精神風范、道德情操和創(chuàng)新思想。因此，凡是能夠真實反映海洋名人的先進思想、精神風貌的材料應為征集重點。但如果是精神遺產，即使已超出上述范圍，也應適度收集，如名人收藏的書籍等。這一點，在劉恩蘭先生個人收藏的圖書中得到有力證明。因為在劉恩蘭先生收藏的圖書中，不僅有劉恩蘭先生的簽名，還有她研讀的歲月留痕和批注，使后人從另一個側面看到了一位海洋學家的奮斗足跡、博學廣聞和學以致用的歷史。特別是對于現(xiàn)代海洋名人，其生平材料多在人事檔案中，成果材料多在科研檔案中，活動材料多在機關檔案中，而反映海洋名人的生活和主觀精神世界的材料，則在名人自己或其親屬保管中，這是海洋名人檔案材料征集和管理的重點之一。當然，海洋名人各有不同，對其檔案材料的征集亦應各具特色，以體現(xiàn)名人的個性文化，有利于海洋文化的豐富、繼承和發(fā)展。

2.3 海洋名人檔案材料征集的方法和步驟

2.3.1 征集方法 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第三章第十六條規(guī)定，名人檔案的征集有三種方式：鼓勵捐贈、接受寄存和收購或征購。收購或征購方式，因名人檔案價值高低難以評估和確定，且受經費限制，實施難度較大，主要鼓勵個人捐贈和寄存。國家和地方檔案部門對于特定的海洋名人檔案資源，根據(jù)情況亦可互通有無，采取復制與交換方式，以利于名人全宗的管理和利用。

開展海洋名人檔案的捐贈和寄存工作，應特別注意其征集工作的方式方法：一是輿論開道，廣為宣傳，將海洋名人檔案管理與海洋文化建設和海洋意識教育相結合，引起社會各界的廣泛重視；二是服務先行，情感投入，將海洋名人檔案管理與關心海洋名人生活、建立適用海洋名人需要的專題信息服務和跟蹤信息咨詢服務相結合，建立海洋名人及其家屬的聯(lián)系和慰問制度，以利征集工作水到渠成；三是權利保障，依法征集，將海洋名人檔案管理與維護個人的隱私權、知識產權、所有權、處置權、優(yōu)先利用權、限制他人使用權和檔案公布權等權利相結合，簽訂協(xié)議，排除征集對象的后顧之憂；四是精心復制，回贈紀念，以數(shù)字化的多媒體形式復制品回贈捐贈和寄存者留存；五是適時邀請，參觀補缺，以邀請名人及其家屬來館（室）參觀等方式，跟進了解名人最新動態(tài)，及時補充新的材料；六是統(tǒng)籌規(guī)劃，積極指導，將海洋名人檔案管理與海洋檔案規(guī)劃建設和檔案業(yè)務指導相結合，規(guī)范操作，以利征集工作可持續(xù)發(fā)展。

2.3.2 征集步驟（1）制定辦法：在充分調研的基礎上，根據(jù)國家有關檔案法規(guī)，盡快制定《海洋名人檔案管理辦法》和實施意見，對海洋名人檔案概念和適用范圍，海洋名人檔案征集原則、內容、方式和交接程序，以及海洋名人檔案的鑒定、整理、保管、利用和捐贈者權利義務作出相應規(guī)定，做到依法管理。（2）聯(lián)絡協(xié)商：檔案部門應責成專門人員負責聯(lián)絡協(xié)商，并通過登門拜訪、寄送文件、提供咨詢等方式開展征集工作。（3）發(fā)函征集：正式印發(fā)征集函，闡明海洋名人檔案的意義和征集工作的重要性、征集原則、征集對象、征集范圍、征集方式。征集工作應分批、分階段開展，以利于征集工作由點到面，從示范到規(guī)范，直至常態(tài)化發(fā)展。（4）材料鑒定：對自愿捐贈和寄存提供的檔案材料，應組織有關專家進行鑒定，辨別其真?zhèn)闻c價值。確定收藏后，進一步收集這些檔案材料的說明及其背后的故事，并對收集現(xiàn)場進行必要的聲像記錄。（5）清點交接：對所征集的海洋名人檔案材料，由雙方在交接現(xiàn)場逐一檢查、核實、清點，確定材料的內容與數(shù)量；遇有問題，及時相互確認，并作好備忘錄；核查、清點完畢，雙方在交接憑據(jù)上簽字。（6）締結契約：簽訂契約是海洋名人檔案征集的重要環(huán)節(jié)，可視具體情況確定是否舉行簽字儀式。如舉行儀式，也應在檔案材料清點交接后進行。契約必須且至少包含以下內容：第一，明確捐贈／寄存檔案的名稱與數(shù)量；第二，根據(jù)已簽字的交接憑證，檔案部門應開具館（室）藏證明并附目錄清單（對捐贈者還應頒發(fā)捐贈證書），交名人本人或其委托人或家屬代表簽收；第三，對寄存的名人檔案應注明寄存期限；第四，規(guī)定締約雙方的權利與義務，對檔案材料的有關權利予以確認，或明確按國家某具體規(guī)定執(zhí)行；第五，明確備忘錄中所記錄事項，分清雙方責任；第六，明確未盡事宜，雙方協(xié)商解決。（7)整理建檔：按一個名人一個全宗對具體的名人檔案進行規(guī)范整理，既要執(zhí)行檔案整理的通行原則，又能真實反映名人工作、學習和個人思想成長軌跡的本來面貌[2]。在整理過程中，海洋名人檔案的分類可采用“人名—— 問題”分類法，從紙質檔案到實物檔案，統(tǒng)一分類。對非紙質檔案，可采用“替代卷”的方法，將其目錄清單、說明材料和存放位置等相關信息裝入“替代卷”，和紙質檔案一起排列，做到合理、有序、系統(tǒng)、整齊。（8）補充收集：要使海洋名人檔案齊全、完整，往往需要通過堅持不懈的多次收集方能完成。有時，海洋名人檔案會在不斷地挖掘和收集中，被從社會各個地方和不同人的手中發(fā)現(xiàn)，檔案部門應以極其敏銳的感知，盡量在第一時間將其收入“囊中”，以增擴海洋名人檔案的整體價值和社會影響。

3 海洋名人檔案的開發(fā)利用

征集海洋名人檔案的根本目的是為了利用，是為了發(fā)揮其在海洋文化乃至整個社會主義文明建設中的獨特作用。因此，應在充分尊重捐贈者意愿，依法保護捐贈／寄存者的合法權益的前提下，認真做好海洋名人檔案的利用工作，最大效率地發(fā)揮海洋名人檔案的宣傳教育功能，為社會發(fā)展和進步服務。海洋名人檔案的利用，可通過閱覽服務、展覽服務、名人研究、資料編研等途徑來實現(xiàn)。

應盡量將海洋名人檔案列為向社會開放的檔案，以方便利用，擴大宣傳，增強名人文化效應。對限制使用的名人檔案，也要根據(jù)契約在適當范圍內充分利用。除了面向社會的直接利用外，還可組織間接利用。間接利用的方式，一是有組織地開展海洋名人研究，或與學術部門組成海洋名人研究中心，對重點人物的檔案資料，進行深入、系統(tǒng)的挖掘，研究成果及時向社會公開；二是資料編研，出版名人專題匯編、名人簡介、名人年譜、名人傳記、名人檔案叢書，以及配合名人紀念活動研究發(fā)表專門文章等。

為了更好管理海洋名人檔案，竊以為有條件的涉海國家級檔案館，應著手建立本行業(yè)海洋名人全宗群（多個名人全宗的聯(lián)合體），使每個海洋名人全宗在這個全宗群中產生聯(lián)合文化效應，這是一項既有現(xiàn)實意義又具深遠歷史意義的“功德無量”的事業(yè)。通過海洋名人全宗的管理與利用，可以使尊重科學、尊重知識、尊重歷史、尊重名人得到具體體現(xiàn)，使海洋名人的歷史地位和形象得到更好維護，使中華民族的海洋發(fā)展史更加璀璨奪目，使中國海洋名人文化得到更好地傳承、弘揚和發(fā)展，使新時期海洋文化建設更加鮮活、靈動而廣泛深入人心。

[1]祝萍.名人檔案資料征集：轉換思路天地寬 [J].檔案與建設，1999,(11): 41-42.

[2]黃穎,劉立帆,劉蘇玲.建立軍隊名人檔案研究 [J].信息管理,2009,22 (2): 22-26,6

A discussion on management of oceanic celebrity archives

ZHANG Ming-he,HOU Xiu-sheng
(National Marine Archives of China,Tianjin 300453,China)

G275.9

A

1001-6932(2010)04-0478-03

2010-03-10；

2010-07-02

張明和 (1954－)，男，副研究館員，主要從事檔案規(guī)劃與編研。電子郵箱：mh_haiyang@163.com