鄧 羽

摘要:從民生檔案入手,通過檔案利用圖表,闡述了民生檔案利用工作與社會(huì)檔案意識(shí)的關(guān)系,并進(jìn)行了分析和探討。檔案工作者注入“以人為本”的理念,通過及時(shí)更新觀念,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量、自身素質(zhì)等措施,提高社會(huì)檔案意識(shí),提高民生檔案的利用效率,實(shí)現(xiàn)民生檔案的社會(huì)價(jià)值,推動(dòng)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展,為構(gòu)建和諧社會(huì)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞:民生檔案 利用 檔案意識(shí)

檔案是一種普遍存在且意義深刻的社會(huì)事物。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展及人們法律意識(shí)的增強(qiáng),檔案的利用已滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域,發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案工作的發(fā)展,對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有多種積極的作用,而檔案事業(yè)的發(fā)展與社會(huì)的發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系。為了全面推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展,加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè),服務(wù)民生是中國(guó)檔案服務(wù)方向的新選擇,是檔案工作服務(wù)于社會(huì)的一個(gè)新舉措。由此,民生檔案工作應(yīng)運(yùn)而生。

一、民生檔案

民生檔案是指機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案,包括勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、教育、醫(yī)療、食品安全、社會(huì)管理等民生領(lǐng)域中形成的檔案。民生檔案具有重要的原始性、基礎(chǔ)性、憑證性特征,在解決民生問題過程中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。

民生檔案具有泛指性,它不是指某一類檔案?？偠灾?民生檔案就是與人民群眾利益密切相關(guān)的檔案,是維護(hù)群眾合法權(quán)益的原始憑證?！懊裆鷻n案”實(shí)際上是一項(xiàng)工作、一種提法,即檔案系統(tǒng)要關(guān)注民生,轉(zhuǎn)變作風(fēng),全力推進(jìn)檔案工作為民生服務(wù)。①

提供涉及民生的檔案利用是檔案部門服務(wù)的中心工作。圍繞這一中心工作,檔案部門提供最直接、最具體的檔案信息資源服務(wù)于民生社會(huì)建設(shè),滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。民生檔案利用程度的好壞會(huì)直接影響社會(huì)檔案意識(shí)水平的高低。

二、社會(huì)檔案意識(shí)與民生檔案利用

1.社會(huì)檔案意識(shí)

社會(huì)檔案意識(shí)指的是社會(huì)各方面的人們對(duì)檔案這一客觀事物和檔案工作這一項(xiàng)事業(yè)的認(rèn)識(shí)和重視,它是由檔案和檔案工作所顯示的社會(huì)作用長(zhǎng)期影響人們而在社會(huì)上形成的一種較為穩(wěn)定、普遍的大眾心理趨向,是檔案和檔案工作面向社會(huì)、走向社會(huì)并達(dá)到一定程度的社會(huì)化產(chǎn)物。②

社會(huì)檔案意識(shí)的高低是評(píng)價(jià)一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)文明發(fā)達(dá)程度的標(biāo)志之一。社會(huì)檔案意識(shí)是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ),它不僅制約著檔案事業(yè)自身的發(fā)展,而且影響著檔案資源的合理開發(fā)和有效利用。③

社會(huì)檔案意識(shí),既包括社會(huì)上人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí),也包括檔案工作者對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。社會(huì)公眾檔案意識(shí)的提高是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。但是,社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)是一個(gè)漸進(jìn)的過程。

2.民生檔案利用與社會(huì)檔案意識(shí)的關(guān)系

民生檔案利用的核心要“以人為本”,而“以人為本”又是社會(huì)檔案意識(shí)的核心。社會(huì)檔案意識(shí)依賴于檔案的社會(huì)作用,而檔案社會(huì)作用的高低取決于檔案部門和檔案人員的社會(huì)意識(shí),兩者相互依存、相互促進(jìn)。民生檔案利用工作與社會(huì)檔案意識(shí)相互制約、相互影響,有著不可分割的密切聯(lián)系。

檔案工作的重心下移,是實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)民生、促進(jìn)社會(huì)和諧的最直接途徑,也是提高社會(huì)檔案意識(shí),依靠廣大人民群眾發(fā)展檔案事業(yè)的最有效方法。④

因此,在民生檔案利用過程中,基層檔案部門的檔案信息發(fā)揮著重大的作用,可有效地促進(jìn)社會(huì)檔案意識(shí)的提高。

社會(huì)檔案意識(shí)的高低,可以直接反映在對(duì)檔案的利用意識(shí)上。大眾對(duì)檔案的需求情況,即檔案的利用率,包括利用檔案的人次、卷/件次、種類等都是衡量社會(huì)檔案意識(shí)的重要標(biāo)志。

圖1 為我單位2003年—2009年民生檔案利用卷/件次、人次統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表。在檔案分類中,無論是哪一類歸根結(jié)底都是以解決個(gè)人的切身利益為目的的檔案利用,與解決民生的實(shí)際問題息息相關(guān)。從近幾年民生檔案利用的具體數(shù)據(jù)中,不難看出民生檔案已成為各單位檔案利用的一個(gè)重要組成部分。

人們?cè)诶脵n案的過程中,真正感受到檔案對(duì)自己的價(jià)值,從而增強(qiáng)了檔案需求意識(shí)。民生檔案的利用,充分說明社會(huì)對(duì)這一類檔案需求的廣泛性、迫切性和自覺性,提升了社會(huì)檔案意識(shí)。良好的社會(huì)檔案意識(shí)是檔案事業(yè)發(fā)展的必要保證。只有認(rèn)真搞好民生檔案的利用工作,滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求,才能提高和改善社會(huì)的檔案意識(shí)。

毋庸置疑,在做好民生檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)也提高了社會(huì)檔案意識(shí),反過來也會(huì)進(jìn)一步改進(jìn)民生檔案的利用工作。

三、做好民生檔案利用工作的主要經(jīng)驗(yàn)

1.檔案工作者增強(qiáng)自身的社會(huì)意識(shí)

社會(huì)檔案意識(shí)的提高,關(guān)鍵在于檔案工作者自身社會(huì)意識(shí)的提高,這是社會(huì)檔案意識(shí)提高的基礎(chǔ)和前提。檔案來源于社會(huì),也必將服務(wù)于社會(huì)。社會(huì)檔案意識(shí)的提高離不開檔案的社會(huì)作用,而檔案社會(huì)作用的發(fā)揮又離不開檔案工作者的社會(huì)意識(shí)。

2.強(qiáng)化檔案利用服務(wù)理念

做好民生檔案工作,服務(wù)于社會(huì)大眾,已成為廣大檔案工作者的共識(shí)。在檔案利用中以“以人為本”的服務(wù)理念為指導(dǎo),通過熱情、周到、快捷的服務(wù),提供全方位的檔案信息服務(wù),讓利用者真正感受到檔案對(duì)自己的重要性,從而提高社會(huì)檔案意識(shí)。

3.不斷提高自身的素質(zhì)

新形勢(shì)對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)要求越來越高,檔案工作者不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任感,而且要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、計(jì)算機(jī)能力以及交叉學(xué)科的知識(shí),同時(shí)善于捕捉與民生相關(guān)的編研題材,才能適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案工作,最大限度地發(fā)揮民生檔案的社會(huì)作用。

4.推進(jìn)民生檔案信息化建設(shè)

民生檔案信息化建設(shè)對(duì)社會(huì)檔案意識(shí)的提高起著至關(guān)重要的作用。通過檔案數(shù)字化工作,整合社會(huì)民生檔案資源,通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享,通過民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè),使檔案利用工作更加完善、充實(shí),從而更好地滿足社會(huì)檔案利用的需求,也使檔案社會(huì)價(jià)值得到充分的發(fā)揮?？梢哉f檔案信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案意識(shí)的提高。

另外,健全的管理制度,注重檔案的基礎(chǔ)工作,加強(qiáng)檔案利用的宣傳,省、市檔案局監(jiān)督指導(dǎo),年檢制度,單位領(lǐng)導(dǎo)的重視等均對(duì)民生檔案的利用及社會(huì)檔案意識(shí)的提高起著不可忽視的作用。

注釋:

①嚴(yán)永官.論“民生檔案”[J].檔案管理,2009(1):21-24.

②楊冬荃.社會(huì)的檔案意識(shí)與檔案界的社會(huì)意識(shí)[J].檔案學(xué)通訊,1991(l).

③王桂燕.檔案工作主體研究[J].遼寧醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)( 社會(huì)科學(xué)版), 2009(1):109-111.

④王樹梅.提高社會(huì)檔案意識(shí)的幾點(diǎn)思考[J]. 浙江檔案,2008(4): 10-11.

作者單位:廣東省佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院