陳洪遠(yuǎn) 李海雁

摘要:《會計檔案管理辦法》對各門類會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定。但因?yàn)檫^期會計檔案鑒定銷毀工作政策性、業(yè)務(wù)性、責(zé)任性很強(qiáng),自油田建立以來從未組織過鑒定銷毀工作。目前,保管在各單位的過期會計檔案數(shù)量很大,為保管這批檔案擠占了庫房容量,浪費(fèi)了人力物力。本文在分析存在誤區(qū)的基礎(chǔ)上,對癥下藥,提出了一些有建設(shè)性的措施,比如轉(zhuǎn)變觀念,堅持經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的辯證統(tǒng)一;制定更為細(xì)致、量化的檔案鑒定制度,增加可操作性;創(chuàng)新檔案鑒定銷毀機(jī)制,提高管理效益等。

關(guān)鍵詞: 企業(yè) 會計檔案 鑒定銷毀

河南油田成立于1972年,經(jīng)過三十多年的發(fā)展,成為國家特大型企業(yè)。目前館藏檔案達(dá)30.8萬卷、10.7萬件,永久檔案14.7萬卷、2.9萬件。其中到期檔案以案卷為單位的占30%,以件保存的占15%。雖然成立了檔案鑒定銷毀委員會和領(lǐng)導(dǎo)小組,開展過幾次檔案鑒定銷毀活動,但主要是針對到期的短期普發(fā)性文書檔案和一些到期及無法再利用的科技檔案,比如1980年以前測井原圖及模擬帶已經(jīng)轉(zhuǎn)換出數(shù)字帶,測井儀器已經(jīng)更新,原帶讀帶機(jī)無法讀取使用,所以銷毀不影響生產(chǎn);還有1973-1991年的單井綜合記錄(藍(lán)圖)利用率低,并保存有底圖,到期銷毀不影響生產(chǎn)利用,隨著技術(shù)發(fā)展以打印的形式,不再曬圖;還有是油田產(chǎn)能建設(shè)1993年以前的有兩套,其中一套不齊全的鑒定銷毀了,總計各類檔案鑒定銷毀不超過1萬卷(件)左右。那么還存在大量到期沒有利用價值的檔案為什么沒有鑒定銷毀呢?這部分主要是會計檔案。雖然國家財政部、國家檔案局1998年聯(lián)合頒發(fā)了《會計檔案管理辦法》,對各門類會計檔案的保管期限及過期會計檔案的鑒定銷毀工作做了明確規(guī)定,但因?yàn)檫^期會計檔案鑒定銷毀工作政策性、業(yè)務(wù)性、程序性、責(zé)任性很強(qiáng),自油田建立以來對過期會計檔案只做鑒定從未銷毀。目前,保管在各單位的過期會計檔案數(shù)量很大,為保管這批檔案擠占了庫房容量,浪費(fèi)了人力物力,很有必要進(jìn)行調(diào)研,分析其原因,采取一些有建設(shè)性的措施,加以解決。

一、企業(yè)會計檔案鑒定銷毀滯后原因分析

1.檔案鑒定銷毀工作責(zé)任性強(qiáng),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有所顧忌

在《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》中對未到期的會計檔案或到期但仍有憑證、參考價值的會計檔案銷毀要追究法律責(zé)任,有時對到期的會計檔案重新鑒定時不能做到百分之百的準(zhǔn)確,萬一以后要做憑證使用呢,所以一般一律從長,另外《會計檔案管理辦法》中并沒有對不開展過期會計檔案鑒定銷毀活動的行為追究責(zé)任,出于避害趨利的心理,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一般選擇不支持也不在過期會計檔案鑒定銷毀審批表上簽字。

2.國有企業(yè)缺乏效益觀念, 不計成本

保管檔案需要很多方面的費(fèi)用支出,如保存空間、裝具、人力等,包括庫房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用和參考費(fèi)用,大約以每份檔案保管費(fèi)用在100至200元/年之間計算,目前油田到期檔案以案件為單位的占30%,以件保存的占15%,其中過期的會計檔案數(shù)量在7-8萬卷之間,則每年需支付700-1400萬元的費(fèi)用。對于年產(chǎn)值過百億元的國有企業(yè)來說不算什么,如放在私人企業(yè)或股份制企業(yè),肯定不行,這是國有企業(yè)缺乏效益觀念所致。但隨著油田的發(fā)展,會計檔案數(shù)量的急劇增長,檔案庫容趨于飽和,面臨檔案數(shù)量的無限增長與有限的保存能力之間的矛盾,這個矛盾的最終解決將是檔案管理的效益問題。鑒定檔案時,必須考慮檔案的利用價值與保存成本之間的比例。因此,在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計成本、多多益善的觀點(diǎn),要考慮一下每份檔案是否值得保存,值得保存多久。

3.檔案管理部門出于自身利益,工作積極性不高

按照勞動人事部、國家檔案局1985年頒布的《地方各級檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)(試行)》的規(guī)定,檔案館人員編制是按照館藏檔案(包括具有檔案價值的資料)數(shù)量計算的,即以館藏檔案一萬卷確定編制基數(shù):地、縣(區(qū))及縣級市檔案館五人,館藏不足一萬卷,編制適當(dāng)減少,但不少于三人;地區(qū)級城市檔案館七人;省、自治區(qū)、直轄市及其他大城市檔案館十人。如果館藏超過一萬卷不足三十萬的,其超過部分每五千卷增配一人;超過三十萬卷的,其超過部分每七千卷增配一人。那么國有企業(yè)檔案部門出于自身利益考慮就不會積極、主動開展對到期會計檔案的鑒定銷毀工作。這個標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)試行20余年,存在如何使檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)更趨于科學(xué)化和合理化問題。一是目前檔案現(xiàn)代化管理水平提高;二是此標(biāo)準(zhǔn)不符合“精減、效率”的原則;三是標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置幅度應(yīng)該調(diào)整,社會發(fā)展迅速,每年形成的檔案數(shù)量倍增,如果還按每七千卷增配一人,已經(jīng)與實(shí)際不適應(yīng),也會造成編制部門不能對檔案館人員合理配置。

二、企業(yè)會計檔案鑒定銷毀中的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念,堅持經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的辯證統(tǒng)一

首先,轉(zhuǎn)變企業(yè)和檔案管理部門的觀念。檔案保管和提供利用這個過程本身就是為了追求某種效益,所存檔案若不能滿足社會的需求或者保存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失,那么保管檔案就變成了無效勞動。特別是在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天,在檔案部門財力有限、庫房緊張的狀況下,更需轉(zhuǎn)變只重視社會效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念和做法,在對到期會計檔案的鑒定銷毀工作中重視保管費(fèi)用等因素,積極開展鑒定銷毀活動,這對優(yōu)化館藏,提高效益具有重要意義。

2.制定更為細(xì)致、量化的檔案鑒定制度,增加可操作性

加強(qiáng)檔案鑒定理論的研究,使其更有利于指導(dǎo)實(shí)踐。檔案部門應(yīng)注重研究一些操作性強(qiáng)的工作規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn),并在制訂會計檔案的鑒定銷毀細(xì)則時考慮到保管費(fèi)用因素,如可修改現(xiàn)有保管期限表,將保管期限的劃分進(jìn)一步細(xì)分為1個月、3個月、6個月、1年、2年、3年、5年、7年、25年、75年、100年、永久等,在確定該文件究竟該保存多久時,應(yīng)將費(fèi)用因素考慮進(jìn)去,這樣在鑒定的具體工作標(biāo)準(zhǔn)中減少了人為因素的干擾,使其更具有科學(xué)性,更能體現(xiàn)效益原則。

3.創(chuàng)新檔案鑒定銷毀機(jī)制,提高管理效益

(1)把檔案鑒定工作納入企業(yè)內(nèi)控制度

要把會計檔案的鑒定銷毀工作落實(shí)到位,有必要納入企業(yè)內(nèi)控制度,每年按內(nèi)控流程定期開展對過期會計檔案的鑒定銷毀工作。鑒定銷毀工作不是可干可不干的事情,而是必須要干的工作,在流程中明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù),通過程序的合理性、科學(xué)性,盡可能地減少人為因素對會計檔案鑒定銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險。

(2)建立檔案專業(yè)鑒定銷毀中介機(jī)構(gòu)

企業(yè)內(nèi)部自己審核自己的會計檔案是否應(yīng)該銷毀也存在其風(fēng)險性,如同現(xiàn)在審查醫(yī)療事故,醫(yī)療系統(tǒng)自己查自己,存在可信度和公正度問題一樣,國內(nèi)外目前趨向的做法是交給第三方暨中介機(jī)構(gòu)來評價比較合理。作者認(rèn)為在會計檔案鑒定銷毀方面也可以創(chuàng)新機(jī)制,建立中介機(jī)構(gòu)專門來做這件事,一可以解除企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不必要的心理負(fù)擔(dān),二可以較科學(xué)地進(jìn)行會計檔案銷毀工作,三可以帶來新的經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn),當(dāng)然這需要國家制定出臺相關(guān)政策允許。

(3)在各級政府檔案管理機(jī)構(gòu)中成立檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)

應(yīng)在各級政府檔案機(jī)構(gòu)中成立檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu),定期對企業(yè)過期會計檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行指導(dǎo)。由檔案行政管理機(jī)關(guān)、檔案館的鑒定專家以及富有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成的檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu),因是政府行政部門更具權(quán)威性和法律依據(jù),也符合政府職能轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)服務(wù)的大方向。因其專職負(fù)責(zé)檔案鑒定、存留與銷毀問題的研究及經(jīng)常性的檔案鑒定銷毀工作,可以保證企業(yè)過期會計檔案鑒定銷毀始終處于被選擇的狀態(tài)中,從而提高管理效益。

參考文獻(xiàn):

1.黃小斯.會計檔案鑒定銷毀中出現(xiàn)的問題及處理.湖南檔案,2002(10).

作者單位:河南油田檔案館