宋 媛

（黑龍江省農(nóng)業(yè)機械運用研究所 黑龍江 綏化 152054）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映每個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡，是知人善任、選賢舉能的重要依據(jù)。隨著人事制度改革的不斷深入，聘用制、人事代理等新的用人制度已在各單位實施。干部的提拔、專業(yè)技術人員的聘任、職稱晉升、進修學習、出國考察等都需要利用干部人事檔案。因此，管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)有著重要作用。

一、人事檔案工作現(xiàn)狀

隨著國家人事檔案法律的出臺和完善，人事檔案工作得到了應有的重視和一定程度的發(fā)展，尤其在信息化、規(guī)范化和便民方面有較大的改善，但依然存在不少問題。認真分析并解決存在的問題，才能為國家和單位建設和發(fā)展提供保障。

（一）制度不健全。有的單位沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏完備的規(guī)章制度。由于制度不健全，管理不規(guī)范，或者沒有專門的檔案室，這些都給檔案的管理和服務帶來麻煩與不便。

（二）檔案管理人才匱乏。檔案管理人員配備不足，是當前檔案管理工作難做好的最根本原因。檔案管理人員大多數(shù)“身兼數(shù)職”，或半路出家，或內部調劑上崗。對在崗人員又未能及時進行崗位培訓，更沒有給予正規(guī)的進修，或學習檔案專用知識。

（三）檔案管理工作模式陳舊。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，使得檔案的形式和內容多樣化、復雜化，但大多數(shù)單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。新形勢下，電子技術的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡技術已覆蓋各行各業(yè)，但檔案管理技術沒有跟上時代步伐，大多數(shù)單位未能充分應用計算機和網(wǎng)絡技術為檔案管理服務，而是沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。

（四）檔案內容與人事管理要求不適應。檔案內容設計樣式陳舊，無法引導填寫人把有經(jīng)驗有意義的個人經(jīng)歷帶入檔案，致使檔案材料缺少新的信息。

（五）人才流動與檔案轉遞不同步。隨著市場經(jīng)濟體制的建立和人才流動等外部環(huán)境的逐步寬松，人才流動方式更加靈活。合理的人才流動，本應檔隨人走。但由于種種原因人檔分離現(xiàn)象越來越多。人檔分離不僅給人才引進帶來了一定風險，也給組織人事部門的管理工作帶來了混亂。

二、改進干部檔案管理的對策

（一）加強管理，建立新機制。要適應新形勢、新任務的要求，努力實現(xiàn)人事檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和制度化。在管理和利用上，要破除人事檔案過于神秘化的傳統(tǒng)觀念，在不影響安全保密的原則下，將反映職工的生日、學歷、經(jīng)歷、資歷、業(yè)績與能力、考察考核等方面的材料以適當?shù)姆绞胶托问?，在適當范圍內公開，以擴大使用范圍，提供使用方便，并接受廣大職工群眾監(jiān)督。要改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的檔案管理方式，建立與本單位工作緊密結合的人事檔案管理新機制，包括檔案采集更新、索引查詢、分析研究應用等，以有效促進崗位調整，工資調整，人才開發(fā)引進，業(yè)務培訓等項工作，加強人力資源現(xiàn)狀和需求分析，使人事檔案管事工作為國家和單位事業(yè)發(fā)展提供服務。

（二）建立健全各項管理制度。人事檔案工作是一項頭緒多，瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定制度的制約，就會無章可循，無所適從。應結合本單位人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，制定和完善人事檔案管理制度，進一步嚴格對檔案材料收集歸檔和轉進轉出的管理制度，更好地阻止虛假材料進檔。要完善管理檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的內容更加科學、全面、完整，為職工考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

（三）實行檔案管理標準化。檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要基礎，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上。檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協(xié)作有了科學準則和依據(jù)，保證檔案各項工作能夠有機地結合起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)量的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，以確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實施。

（四）轉變思想觀念，增強服務意識。人事檔案工作是一項服務性的工作，為人事工作和其他工作服務是它賴以存在和發(fā)展的基礎。多年來，人事檔案工作為人事制度改革和國家經(jīng)濟建設做出了卓有成效的貢獻，但是，社會檔案意識依然很淡薄，人事檔案的地位、作用并未受到人們的普遍重視，其中一個重要的原因，是思想保守，缺乏人事檔案服務宣傳教育，不能為社會各行各業(yè)提供高效、優(yōu)質的服務。在人事制度改革不斷深化的新形勢下，用人制度靈活性不斷加大，人才流動頻繁，作為人才縮影的人事檔案，社會需求與日俱增，人事檔案工作面臨著新的壓力和機遇。為此，人事檔案工作部門應有緊迫感和使命感，順應時代發(fā)展的需要，改變傳統(tǒng)保存、保密人事檔案的服務觀念，樹立為社會服務，積極探討社會人事檔案需求的規(guī)律，努力實現(xiàn)服務角色轉換，建立以用戶為主體的主動服務方式。