王本棟 崔 彥
(黑龍江二九O農(nóng)場(chǎng) 黑龍江 綏濱 156202)
在眾多的信息源中,檔案已成為一個(gè)巨大的軟科學(xué)信息資源寶庫(kù)。它以其原始憑證性、不可再生性及可重復(fù)利用性日益受到人們的關(guān)注。但目前,豐富的檔案資源和偏低的檔案利用率的反差還相當(dāng)大,造成了巨大的資源浪費(fèi),檔案的信息價(jià)值未能得到充分發(fā)揮,因而使這個(gè)博大的信息資源庫(kù)沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。這一方面說(shuō)明全社會(huì)對(duì)檔案信息這種“看不見(jiàn)的資源”的價(jià)值缺乏了解,檔案意識(shí)尚有待提高;另一方面,檔案人員的素質(zhì)也是其中的一個(gè)重要原因。因?yàn)闄n案人員的素質(zhì)直接決定著檔案管理質(zhì)量的高低,而管理質(zhì)量的高低又決定著檔案的利用率,所以,檔案人員的素質(zhì)至關(guān)重要。
所謂素質(zhì)是指人們通過(guò)學(xué)習(xí)、訓(xùn)練和內(nèi)化過(guò)程而形成的相對(duì)穩(wěn)定的、內(nèi)在的、人的整體質(zhì)量水平。從某種意義上說(shuō),素質(zhì)就是具有復(fù)雜結(jié)構(gòu)的身心各方面的能力及品質(zhì)特征的總和。檔案人員從事的雖然是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性強(qiáng)而又極其平凡的服務(wù)性工作,但就其深遠(yuǎn)意義來(lái)說(shuō)它又是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,檔案人員只有不斷提高自身的素質(zhì),特別是信息素質(zhì),才能適應(yīng)信息社會(huì)的需求。那么,信息時(shí)代的檔案人員應(yīng)當(dāng)具備怎樣的素質(zhì)呢?筆者認(rèn)為有以下幾個(gè)方面。
在信息時(shí)代,檔案人員首先應(yīng)具有信息素質(zhì)。信息素質(zhì)作為人的整體素質(zhì)的重要組成部分,它是人們?cè)谛畔⑸鐣?huì)生存的基本條件之一,也是人們?cè)谛畔r(shí)代必須具備的能力。這一概念最早出自于美國(guó)信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)主席波爾(Paul Zurk ouski)在1974年向全美圖書館學(xué)與信息學(xué)委員會(huì)提交的一份報(bào)告中,并被概括為“利用大量的信息工具及主要信息源使問(wèn)題得到解決的技術(shù)和技能?!贝撕螅@一概念不斷得到發(fā)展。1997年,紐約州立大學(xué)圖書館館長(zhǎng)將信息素質(zhì)定義為:“能清楚地認(rèn)識(shí)到何時(shí)需要信息,并能確定、評(píng)價(jià)、有效利用信息以及有利用各種形式交流信息的能力。”筆者認(rèn)為,信息素質(zhì)是人們對(duì)信息與信息活動(dòng)的認(rèn)知能力和對(duì)信息綜合利用能力的一種體現(xiàn)。它是信息社會(huì)的人,特別是信息人員(圖書館員、檔案館員等)的基本能力。固然傳統(tǒng)檔案館員也需要具有很好的信息素質(zhì),但是在信息時(shí)代,數(shù)字檔案館人員與傳統(tǒng)相比,其所具有的信息素質(zhì)在內(nèi)容上和程度上都有很大的不同。從內(nèi)涵上講,現(xiàn)代檔案人員的信息素質(zhì)應(yīng)包括三個(gè)方面:信息意識(shí)、信息道德和信息能力。
1.信息意識(shí)
良好的信息意識(shí)是具有較高的信息素質(zhì)的前提,同時(shí)也是信息資源開(kāi)發(fā)和利用的強(qiáng)大動(dòng)力。檔案館是各類文獻(xiàn)信息的集中保管基地,檔案人員擔(dān)負(fù)著準(zhǔn)確、快速地收集檔案信息,有效地提供檔案信息的重要職責(zé),因此要求檔案人員必須具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)。
2.信息道德
信息道德習(xí)慣上也稱為信息品德,從廣義上講,信息道德是指在整個(gè)信息化活動(dòng)中調(diào)節(jié)信息創(chuàng)造者、信息傳播者、信息使用者之間相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。作為檔案信息管理者,其信息道德又有其特定具體的內(nèi)涵,它與職業(yè)道德密切相連,可以說(shuō)是職業(yè)道德在信息社會(huì)的拓展與延伸。檔案人員的信息道德,就是指檔案工作者在檔案信息的管理、開(kāi)發(fā)、傳遞和利用服務(wù)等活動(dòng)中,其思想與行為所應(yīng)遵循的信息規(guī)范和倫理準(zhǔn)則。
3.信息能力
這主要是指檔案人員獲取、鑒別、組織和開(kāi)發(fā)檔案信息的能力。
(1)對(duì)檔案信息的獲取能力。在信息社會(huì),由于數(shù)字信息產(chǎn)生和傳播的特點(diǎn),信息的密集程度,信息分布的復(fù)雜程度以及更新程度都是工業(yè)社會(huì)不可比擬的。所以檔案人員必須熟悉各個(gè)數(shù)字館藏的內(nèi)容及查找方式、各種商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容以及獲取方式,各種搜索引擎的有效利用等等,及時(shí)收集各類檔案信息,以豐富館藏。
(2)鑒別檔案信息的能力。這是檔案人員的一項(xiàng)基本信息素質(zhì)。對(duì)檔案信息的鑒別包括對(duì)其原始性、真實(shí)性的判別和檔案價(jià)值的評(píng)估。確定檔案信息的真?zhèn)?,是一?xiàng)十分重要的工作,特別是在信息社會(huì).產(chǎn)生了大量的電子文件和數(shù)字檔案,其真實(shí)性的判定就更為重要,難度也更大。這就需要有比較專業(yè)的信息鑒別能力。對(duì)檔案信息價(jià)值的評(píng)估和鑒定,區(qū)分其價(jià)值的大小,是在確定了真實(shí)性后的又一個(gè)重要工作,是檔案信息開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。
(3)檔案信息的組織開(kāi)發(fā)能力。檔案信息組織開(kāi)發(fā)己成為信息時(shí)代檔案工作的核心內(nèi)容,各類檔案信息必須按照一定的方式進(jìn)行組織整理,形成各種專題數(shù)據(jù)庫(kù),并能根據(jù)用戶需求對(duì)信息進(jìn)行深層次的開(kāi)發(fā),形成二次文獻(xiàn)、三次文獻(xiàn)等。而檔案信息開(kāi)發(fā)的深度和廣度,以及檔案信息開(kāi)發(fā)的時(shí)效性,則依賴于檔案人員的信息開(kāi)發(fā)能力。
這些基本素質(zhì)是對(duì)傳統(tǒng)檔案人員素質(zhì)的繼承,也是形成和提高檔案人員自身信息素質(zhì)的基礎(chǔ),涉及的范圍較廣,包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)等等,這與傳統(tǒng)檔案人員的素質(zhì)要求大致相同,在此不作贅述。下面主要強(qiáng)調(diào)一下在信息社會(huì)必需的幾項(xiàng)基本素質(zhì)。
1.掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論與方法
作為一名檔案工作者,首先必須掌握檔案專業(yè)知識(shí),了解檔案信息的收集、整理到利用的全套理論與方法,并能將這些檔案學(xué)理論與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合。
2.掌握現(xiàn)代信息技術(shù)
二十一世紀(jì)是信息高速發(fā)展的時(shí)代,現(xiàn)代檔案信息管理與傳統(tǒng)上有很大的不同,需要既懂檔案學(xué)又掌握了先進(jìn)的信息技術(shù)的“復(fù)合型”人才方可勝任。
3.較好的外語(yǔ)能力
隨著國(guó)際交往的加強(qiáng),熟練地掌握一種外語(yǔ)已成為迫切需要的工作能力。一是因?yàn)闄n案館是對(duì)外交往的窗口;二是檔案館的職能也要求館員外語(yǔ)能力必須加強(qiáng),這不僅是因?yàn)橥馕男畔⒃陴^藏中占有重要比例,而且隨著網(wǎng)絡(luò)化程度的加強(qiáng)、聯(lián)機(jī)檢索的需要、資源共享的擴(kuò)大,檔案人員只有熟練掌握一門以上的外語(yǔ)知識(shí)才能更好地為用戶服務(wù)。
4.具有豐富的科學(xué)知識(shí)和科學(xué)管理能力
檔案專業(yè)人員,除具備檔案專業(yè)知識(shí)外,還應(yīng)具有比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學(xué)技術(shù)知識(shí),才能更好地勝任自己的工作。
檔案信息管理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作,檔案管理、流通借閱、藏用關(guān)系等都是檔案工作中值得研究學(xué)習(xí)和實(shí)踐的問(wèn)題。一個(gè)好的檔案館員不僅要掌握檔案館的管理知識(shí)、運(yùn)行規(guī)律,還要了解各業(yè)務(wù)部門之間的內(nèi)在聯(lián)系。
以學(xué)校專業(yè)教育為主體,大力發(fā)展在職繼續(xù)教育,以全面提高檔案人員的素質(zhì),具體地說(shuō)應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。
(1)完善檔案專業(yè)的教育體制,發(fā)展本科教育,積極探索研究生教育,在教育方針上堅(jiān)持“大檔案學(xué)”的觀念,既把檔案學(xué)放到信息學(xué)和管理學(xué)的大系統(tǒng)中,而不要只局限于檔案學(xué)。
(2)對(duì)在職人員開(kāi)展“多元化、全方位”的在職繼續(xù)教育模式??梢詮囊韵聨讉€(gè)方面著手:首先,檔案館可以在經(jīng)費(fèi)允許的情況下有計(jì)劃地組織培訓(xùn),使檔案館員能夠盡可能多地掌握新知識(shí)、新技能,提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。另一方面,可聘請(qǐng)信息專業(yè)教授、專家有針對(duì)性地舉辦一些專題講座。
(3)培養(yǎng)自學(xué)能力。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,知識(shí)增長(zhǎng)和更新速度大大加快。對(duì)于檔案人員而言,不及時(shí)更新知識(shí)、提高技能,就會(huì)跟不上時(shí)代的步伐,落后于社會(huì)的發(fā)展。
檔案人員應(yīng)該也必須認(rèn)清這一形勢(shì),要有憂患的意識(shí),認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的必要性。因此,除了接受培訓(xùn)外,具有自我學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的素養(yǎng)是大有裨益的。通過(guò)自學(xué),再配合以與其他人的溝通交流,擴(kuò)大知識(shí)面,并注重學(xué)習(xí)過(guò)程中的積累與探索,借此把理論與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái),從而提高自身的綜合素質(zhì)。