□任冬莉
民生檔案工作近年來成為檔案工作的重點和熱點,各地檔案部門在努力構建兩個體系以實現(xiàn)兩個轉變時特別將重點放在了民生檔案工作上。在突出檔案為民生工作服務理念的同時,也采取了多種手段和方式,但從實際效果來看,與我們的預期還存在一定的差距。在此,作者以近兩年來在民生檔案資源建設中的實踐和體會,談談對做好民生檔案工作的一點認識。
何謂民生,《辭?!分袑τ凇懊裆钡慕忉屖恰叭嗣竦纳嫛?。這是一個帶有人本思想和人文關懷的詞語,語境中滲透著一種大眾情懷。在現(xiàn)代社會中,民生和民主、民權相互倚重,而民生之本,也由原來的生產(chǎn)、生活資料,上升為生活形態(tài)、文化模式、市民精神等既有物質需求也有精神特征的整體樣態(tài)。由此決定了民生檔案的涉及領域廣泛和內容豐富。這一認識,是做好民生檔案工作的基礎。
1、政府的各項政策和規(guī)章是最大的、最重要的民生檔案。我們的黨和政府在管理國家中,是以人民的利益為根本出發(fā)點,以為人民謀福祉為最終目標的。正如鄧小平同志指出:“構建和諧社會,就是要把民生問題作為重中之重,讓廣大人民群眾有活干,有學上,有飯吃,有衣穿,有屋住,病有醫(yī),老有養(yǎng),生活幸福,都過上好日子。”因此,政府的各項政策、法規(guī)仍是民生檔案的重點。檔案館一直都是以此為中心,開展檔案的接收與利用。
2、我國各級政府在黨的基本路線確定之后,圍繞黨的宗旨開展執(zhí)政活動。政府各部門的檔案是記錄其圍繞法律、法規(guī)、政策、制度執(zhí)政活動過程,記錄其依法管理社會、建設社會的過程,行使的是國家公權。其在管理社會、建設社會中產(chǎn)生了大量的行政管理的規(guī)范性文件和行政審批材料,其中廣泛地涉及民生。
3、國家綜合檔案館是保管國家檔案資源的中心。也就是說,國家綜合檔案館保管的檔案是國家的財產(chǎn)和資源,具有公共性。這種公共性不僅僅表現(xiàn)在其利用上,更應該表現(xiàn)在其內容上。
據(jù)上認識,筆者認為,之所以我們對檔案服務民生工作的效果不滿意,并不完全是理念、方法、手段和形式上有多大問題,關鍵是缺乏服務的資本,即服務民生工作需要的檔案信息資源。館藏資源單一,種類缺乏,是檔案館普遍存在的現(xiàn)象。要徹底改變館藏結構單一的情形,也不是一兩天的事情。也正是基于此,國家檔案局提出了“建立兩個體系,實現(xiàn)兩個轉變”的檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,只有這樣,才能從根本上解決檔案資政惠民、服務民生資源不足的問題。檔案館在現(xiàn)階段做好民生檔案工作的關鍵是明確怎樣用“功”、如何著“力”,明確了這兩點,就一定會有事半功倍的效果。
功,乃功夫也。
我們要把做好民生檔案工作的功夫放在檔案的形成和歸檔上。這幾年提出的民生檔案的種類和范圍,絕大部分都是行政審批材料。在以往的檔案歸檔中,這部分檔案一般劃為業(yè)務檔案或專業(yè)檔案,不管是在歸檔范圍和劃分保管期限上均未列入重點或重要,加之檔案形成單位為了便于利用,常常出現(xiàn)不歸檔或歸檔材料不全的情況。在南京市民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設工作中,我們就發(fā)現(xiàn)了在同一級政府機構的檔案中,歸檔材料的情形卻大不相同的情況。如兵役檔案,有在區(qū)縣一級政府機構中的,有在街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))政府機構中的,還有兩級中都有或兩級中都沒有的情況。因此,是否歸檔,如何歸檔就成為民生檔案形成的根本和基礎,也是檔案館開展服務的根本和基礎。檔案館的功夫當然就應該用在解決根本和基礎之上。
首先,各級檔案館要借助貫徹“8號令”的機會,突出解決在民生檔案的形成、整理、歸檔過程中存在的問題,保證歸檔材料的全面、完整與準確。改變過去重機構輕個人、重文件輕材料的觀念。
其次,要根據(jù)各檔案進館單位報審的歸檔范圍和保管期限材料,對照其管理職能,查找是否有遺漏或不全的情況,確保其各類檔案,特別是涉及民生的行政管理、行政審批檔案的業(yè)務管理檔案的完整。
再則,要根據(jù)社會發(fā)展進程及政府職能調整、機構調整的需要,調整本地區(qū)檔案進館單位和進館時間,特別還要注意具有公權行使權而非政府機構單位的檔案,以確保涉民檔案的完整與準確有效。
當我們從根本上解決涉民檔案的形成、歸檔的完整與準確后,我們才有了為民生工作服務的資本和基礎。
力,乃力氣,亦著力也。
當我們明白了功夫所在之后,就應該花力氣去做好余下的事情,并要找準著力點。
第一是要花力氣確保涉民檔案收集歸檔的完整。著力點就在通過檔案行政執(zhí)法,督查執(zhí)行情況,依法糾正和查咎違法行為和違法現(xiàn)象。
第二是要花力氣規(guī)范涉民檔案的整理。著力點是從檔案管理的基本要求上規(guī)范各類、各專業(yè)檔案的整理,編制整理辦法,制定目錄數(shù)據(jù)的采集格式等。
第三是要花力氣挖掘館藏檔案中涉民檔案的信息。著力點是建立規(guī)范標準的檢索體系,關鍵是建立目錄體系,要通過各類完整的目錄體系,充分反映和揭示館藏檔案中的涉民信息,以豐富涉民檔案的信息資源。
第四是要花力氣保證利用過程中的信息安全。著力點是要解決個人信息利用及利用權限的控制,出臺本地區(qū)檔案利用管理辦法及實施細則。要改變目前在利用過程中法律規(guī)定操作性不強或缺失的情況,避免檔案館在利用過程中因控制過嚴而影響利用,或掌握不當而侵犯他人利益和權利的情形發(fā)生。
總之,對檔案館而言,不論是“功”,還是“力”,都應該隨著社會發(fā)展的需要和進程及時進行適當?shù)卣{整和完善,要遵循檔案學的基本原則,“功”要扎實,“力”要有道,“功”扎實了,“力”才能順。功力相結合,功力相作用,就一定會為檔案工作“實現(xiàn)兩個轉變,建立兩個體系”作出“功在今朝,利在千秋”的貢獻。