李炳澤

（云南省教育廳辦公室，云南昆明650223）

云南省教育系統(tǒng)公文與信息交換系統(tǒng)建設(shè)研究

李炳澤

（云南省教育廳辦公室，云南昆明650223）

辦公管理離不開(kāi)文件的制作、修改、傳遞、簽字、保存、銷(xiāo)毀和存檔。本系統(tǒng)借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動(dòng)納入到自動(dòng)化、現(xiàn)代化的軌道中，實(shí)現(xiàn)云南省教育廳內(nèi)各處室、各州（市）、縣教育局、各高校之間溝通和聯(lián)系的辦公過(guò)程電子化、數(shù)字化，創(chuàng)造一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員在同一個(gè)桌面環(huán)境下工作。

教育系統(tǒng)；辦公自動(dòng)化；系統(tǒng)

一、意義

20世紀(jì)60年代以來(lái)，在微電子技術(shù)和通信技術(shù)迅速發(fā)展的推動(dòng)下，辦公室也開(kāi)始了以自動(dòng)化為重要內(nèi)容的“辦公室革命”，也稱(chēng)為“管理革命”。辦公自動(dòng)化或辦公信息系統(tǒng)是現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志之一。隨著科技、經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，管理和辦公活動(dòng)的重要性日漸突出，引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理者以及技術(shù)人員的普遍重視。

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展也使辦公室傳統(tǒng)的以人工（腦力和體力勞動(dòng)的高度結(jié)合）為主的勞動(dòng)方式發(fā)生了巨大的變化。辦公室中各類(lèi)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備很大程度上代替了原來(lái)的文房四寶，辦公桌上的打字機(jī)被計(jì)算機(jī)、打印機(jī)所取代，辦公室墻邊的文件柜被又小又薄的“磁盤(pán)”所取代，包括記錄、起草、編輯、修改、打印、存檔、復(fù)制在內(nèi)的辦公室常規(guī)工作，無(wú)論在時(shí)間上還是在空間上都被大大地壓縮了，這不但減少人們的辦公勞動(dòng)量，而且大大提高了辦公效率，改善了辦公環(huán)境，使人們從原先繁重的重復(fù)性、例行性的辦公事務(wù)中解放出來(lái)，從而有更多的時(shí)間和精力投放在更需要人的思維來(lái)考慮和解決的問(wèn)題上。

用于辦公室工作的這些技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，設(shè)備越來(lái)越多，功能越來(lái)越強(qiáng)，性能也越來(lái)越高，為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化創(chuàng)造了必要的條件。例如：用于處理辦公信息和進(jìn)行協(xié)同工作的各種計(jì)算機(jī)，起草文稿用的文字(詞)處理機(jī)，編排各種文件、資料格式等的電子臺(tái)式出版系統(tǒng)，存放、管理文件和檔案用的文檔資料管理系統(tǒng)，支持遠(yuǎn)距離協(xié)同工作的視頻會(huì)議系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)通信用的局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，用于辦公通信的電話機(jī)、傳真機(jī)，復(fù)制資料用的復(fù)印機(jī)等。這些技術(shù)和設(shè)備為辦公室工作提供有力的支持，在不同程度上為辦公室工作的自動(dòng)化提供了現(xiàn)代化的推動(dòng)手段。

傳統(tǒng)公文處理方式存在3個(gè)弊端：（1）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)如果出差在外，將無(wú)法進(jìn)行審核或簽發(fā)。（2）從發(fā)件人發(fā)文到收文單位收文，以快遞計(jì)，也需要至少3天的時(shí)間。這兩個(gè)弊端大大延長(zhǎng)了公文處理的時(shí)間。（3）傳統(tǒng)公文處理需要根據(jù)發(fā)文對(duì)象的數(shù)量及留檔需求等進(jìn)行打印，因此紙張、打印機(jī)油墨等耗材使用量大，設(shè)備的維護(hù)成本也比較高。

云南省教育系統(tǒng)公文與信息交換系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA）的建設(shè)，具有以下意義：（1）響應(yīng)政府上網(wǎng)工程。局域網(wǎng)是整個(gè)政府網(wǎng)絡(luò)的子網(wǎng)，方便上情下達(dá)和下情上傳，以及資源共享、資料檢索。（2）信息得以及時(shí)傳遞。通過(guò)交換體系，領(lǐng)導(dǎo)、下屬之間，處室之間，上下級(jí)部門(mén)之間能夠快速看到信息，并可以依此盡快做出相關(guān)決定。（3）協(xié)同工作，提高效率。系統(tǒng)為檔案整理和資料查詢(xún)提供了方便。（4）保證資料的完整性和連續(xù)性。交換體系涉及的業(yè)務(wù)登記、備案資料，利用計(jì)算機(jī)做索引，能夠自動(dòng)生成存檔格式。（5）利于各部門(mén)之間的業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)。局域網(wǎng)提供內(nèi)部電子公告板作為交流學(xué)習(xí)的場(chǎng)地，可以縮小不同業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員之間的業(yè)務(wù)差距，利于培養(yǎng)通才。（6）信息、設(shè)備資源共享。利用交換體系進(jìn)行辦公，可以解決耗材用量大、浪費(fèi)多的問(wèn)題，同時(shí)也利于設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)。（7）與高科技對(duì)話。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行車(chē)輛管理、設(shè)備管理等。根據(jù)通訊錄中的電話號(hào)碼，計(jì)算機(jī)自動(dòng)撥號(hào)收發(fā)傳真安排會(huì)議。

二、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

1.傳統(tǒng)公文處理流程分析

通過(guò)傳統(tǒng)方法簽發(fā)一份公文，通常需要經(jīng)過(guò)幾個(gè)步驟：發(fā)件人擬稿；處室領(lǐng)導(dǎo)審核，與相關(guān)處室聯(lián)合發(fā)文，還需要相關(guān)處室領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽；廳辦公室復(fù)核；呈送主管廳領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽發(fā)；廳辦公室對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)、打印、蓋章；發(fā)件人下發(fā)公文給抄送對(duì)象如州（市）教育局或高校。具體公文處理流程如圖1所示。

圖1 傳統(tǒng)公文處理流程

圖2 OA平臺(tái)公文處理自動(dòng)化流程

2.公文與信息交換系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

建立“公文與信息交換”系統(tǒng)，利用電子化手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的傳真、電話、紙質(zhì)信函等介質(zhì)，實(shí)現(xiàn)各級(jí)教育部門(mén)、學(xué)校等不同單位之間的新聞、簡(jiǎn)報(bào)、文件信息的下發(fā)與上報(bào)，提高工作效率，加強(qiáng)各級(jí)部門(mén)之間（橫向和縱向）的業(yè)務(wù)交流與信息共享。分析傳統(tǒng)公文處理流程（圖1），結(jié)合日常工作中共享信息、郵件接收與發(fā)送、文檔管理的需求，設(shè)計(jì)公文與信息交換系統(tǒng)功能如下：

（1）建立教育系統(tǒng)內(nèi)部（含州市教育局、高校）的郵件系統(tǒng)，使教育系統(tǒng)內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

（2）建立信息發(fā)布平臺(tái)。在系統(tǒng)內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，如電子公告、電子刊物等，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在不同部門(mén)之間得到廣泛的傳播，使相關(guān)人員能夠了解發(fā)展動(dòng)態(tài)。

（3）實(shí)現(xiàn)公文處理工作流程的自動(dòng)化。在系統(tǒng)平臺(tái)上，不同的用戶(hù)通過(guò)用戶(hù)名和密碼可隨時(shí)隨地進(jìn)行登錄。發(fā)文單位相關(guān)人員可根據(jù)權(quán)限查看待處理的公文和已處理的公文，即時(shí)進(jìn)行公文的審核、復(fù)核、審閱或簽發(fā)。收文單位直接登錄系統(tǒng)進(jìn)行收文。此外，各個(gè)單位都存在大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。公文處理自動(dòng)化流程如圖2所示。

（4）實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化，可使各類(lèi)文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并建立一個(gè)方便的查找手段。

云南省教育系統(tǒng)公文與信息交換系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)如圖3所示。

圖3 云南省教育系統(tǒng)OA總體功能設(shè)計(jì)

三、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與運(yùn)行

目前，公文與信息交換平臺(tái)比較多，技術(shù)比較成熟。為節(jié)省開(kāi)發(fā)時(shí)間、節(jié)約開(kāi)發(fā)成本、提高工作效率，本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)部分引入第三方已有的軟件平臺(tái)，并在此平臺(tái)基礎(chǔ)上根據(jù)本系統(tǒng)的功能需求進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。迄今為止，云南省教育系統(tǒng)公文與信息交換平臺(tái)已經(jīng)正式投入使用一年，平臺(tái)運(yùn)行穩(wěn)定，信息傳遞更加及時(shí)，公文處理時(shí)間明顯縮短，文檔管理更為有序，工作效率明顯提高。

結(jié)束語(yǔ)

過(guò)去，文件、信函的下發(fā)與上報(bào)都是利用紙質(zhì)介質(zhì)、通過(guò)郵寄方式進(jìn)行的，不但造成了大量的紙、打印機(jī)、噴墨等耗材的浪費(fèi)，而且信息的共享渠道不通暢。通過(guò)本系統(tǒng)的建設(shè)，能夠及時(shí)解決此問(wèn)題，并大大提高工作效率和共享的信息量。

（編輯：魯利瑞）

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TP315

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1673-8454（2010）12-0068-02