李紅軍,徐其東

(1.周口職業(yè)技術學院財經(jīng)系,河南周口466001;2.周口師范學院經(jīng)濟管理系,河南周口466001)

河南省中小企業(yè)ERP的調查與分析

李紅軍1,徐其東2

(1.周口職業(yè)技術學院財經(jīng)系,河南周口466001;2.周口師范學院經(jīng)濟管理系,河南周口466001)

通過對河南省126家制造業(yè)中小企業(yè)進行問卷調查發(fā)現(xiàn),中小企業(yè)對實施ERP意義的認識趨同,但實施ERP的中小企業(yè)對員工缺乏必要的培訓,ERP實施前的管理基礎工作還需要特別改進;企業(yè)雖重視ERP實施的過程管理,卻忽視對員工進行管理軟件原理及其功能的培訓。其中管理基礎工作對中小企業(yè)實施ERP成功與否的影響最大,因此,中小企業(yè)成功實施ERP的關鍵在于做好員工的培訓,改造企業(yè)的內部流程等軟環(huán)境。

ERP;中小企業(yè);問題與建議

ERP是一個有效地組織、計劃和實施企業(yè)的“人”“財”“物”管理的系統(tǒng),它依靠IT的技術和手段以保證其信息的集成性、實時性和統(tǒng)一性[1]。它的基本思想是將企業(yè)的業(yè)務流程看做是一個緊密連接的供應鏈,將企業(yè)內部劃分成幾個相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng),如財務、市場營銷、生產制造、質量控制、服務維護、工程技術等。

為了解河南省中小企業(yè)ERP的情況,我們以制造業(yè)為例,在鄭州市、漯河市、洛陽市、周口市共選取了126家有代表性的中小企業(yè),被調查的中小企業(yè)包括食品、飲料、服裝、紡織、皮革、木材加工、家具、印刷等行業(yè)。通過分析被調查中小企業(yè)ERP的基本情況,可以看到河南省中小企業(yè)對ERP的認識、普及的總體狀況及其發(fā)展趨勢。

一、河南省中小企業(yè)實施ERP的現(xiàn)狀

1.中小企業(yè)對實施ERP意義的認識趨同。調查中發(fā)現(xiàn),126家中小企業(yè)中,實施ERP的有23家,占被調查對象的18%。準備實施ERP的有33家,占被調查對象的26%。中小企業(yè)主管經(jīng)過ERP培訓的有48家,占被調查對象的38%。

23家實施ERP的中小企業(yè),認為確實提高了管理效率的有14家,占實施ERP的60.9%;認為與沒有實施ERP情況相同的有5家,占實施ERP的21.7%;認為實施ERP情況比沒有實施更壞的有3家,占實施ERP的13%。

沒有實施ERP的103家中小企業(yè)中,認為實施ERP會提高企業(yè)管理水平的有42家,占沒有實施ERP企業(yè)的40.8%。

由此可見,大部分中小企業(yè)對實施ERP的意義認識趨同,即通過實施ERP能夠帶動中小企業(yè)管理水平的提升,能夠提高企業(yè)的管理效率。

2.中小企業(yè)實施ERP前缺乏對企業(yè)本身的評估。在對23家實施ERP的中小企業(yè)調查中發(fā)現(xiàn),只有17家企業(yè)進行了實施前的評估工作,占實施ERP的74%,26%的中小企業(yè)沒有進行任何評估工作。

大部分中小企業(yè)對自身的管理需求缺乏深入的研究,不了解自身經(jīng)營目標是否適合實施ERP,對企業(yè)如何參與競爭及如何在市場中定位等問題沒有成熟的思路,這就造成了中小企業(yè)無法有效地實施ERP。因為缺乏前期全面準確的需求分析,具體操作起來帶有一定的盲目性,增大了投資風險。

3.實施ERP的中小企業(yè)缺乏對管理層和員工的培訓。調查中發(fā)現(xiàn),實施ERP的中小企業(yè)對管理層和員工缺乏必要的培訓,是造成部分企業(yè)實施ERP失敗的原因。表1列出了實施ERP的中小企業(yè)對員工的培訓情況。

由表1可以看到,中小企業(yè)對管理人員和員工缺乏培訓,無論是培訓的安排方式還是培訓時間,都不能適應ERP的需要。相當一部分管理人員對于新的管理思想和技術知識了解不多、不深,或只懂本崗位的業(yè)務,對其他崗位的業(yè)務知之甚少。大部分員工缺乏信息技術知識,只能邊學邊干。

表1 實施ERP的中小企業(yè)培訓情況

4.實施ERP的中小企業(yè)管理的基礎工作落后。在分析中小企業(yè)實施ERP前出現(xiàn)的管理問題時,大部分中小企業(yè)都存在相同的情況。根據(jù)調查表,被調查企業(yè)產生質量問題的原因主要有:設備故障、工藝落后、會計制度不完善等。進行分析后可以得出中小企業(yè)實施ERP前出現(xiàn)質量事故問題的原因,統(tǒng)計情況如圖1所示。

圖1 實施ERP前中小企業(yè)出現(xiàn)質量事故問題的原因統(tǒng)計

由圖1可以看到,中小企業(yè)生產過程經(jīng)常出現(xiàn)質量事故的原因大多是由設備故障和組織結構不適宜引起的,二者均占事故原因的20%。管理者大部分精力用于處理這些基礎工作,使得整個生產過程經(jīng)常無法按預定計劃運行,生產經(jīng)常處于不可控制的狀態(tài)。

大部分中小企業(yè)的發(fā)展受資金、規(guī)模影響,管理的基礎工作落后,生產系統(tǒng)運行不規(guī)范,生產過程不穩(wěn)定,沒有實現(xiàn)ERP管理的基礎條件,即使采用了ERP系統(tǒng),也不能正常運行。

5.中小企業(yè)忽視對管理軟件原理及功能培訓。被調查的中小企業(yè)重視ERP實施后的管理效率的提高,忽視應用ERP軟件的不同功能。中國中小企業(yè)大部分是家族式企業(yè),它們存在的環(huán)境與國外開發(fā)的ERP應用環(huán)境有很大的差別。國外開發(fā)的ERP是按照西方國家企業(yè)環(huán)境(管理水平、企業(yè)的內部和外部環(huán)境)設計的,并不完全符合中國企業(yè)的狀況。ERP要在中國應用好,中小企業(yè)及員工必須進行大量的培訓。然而,相當一部分中小企業(yè)對此沒有足夠的重視。從調查數(shù)據(jù)可以看到,大部分企業(yè)不重視實施ERP后的培訓工作,造成實施ERP的脫節(jié)。另外個別軟件公司僅從商業(yè)經(jīng)營的角度推銷軟件,不考慮軟件是否適合于企業(yè)的應用環(huán)境。

二、河南省中小企業(yè)實施ERP過程中出現(xiàn)問題的原因分析

1.把ERP的實施僅僅看做是管理效率的提高,沒有認識到ERP的應用是中小企業(yè)的一次管理革命。成長期的中小企業(yè)在管理模式上都想有一個大的變革,以適應企業(yè)發(fā)展規(guī)模、市場競爭的需要,因此中小企業(yè)經(jīng)營者對ERP的需求比較迫切[2]。但是,河南省大部分中小企業(yè)的管理模式不能適應ERP的運作,他們自身的管理理念與實施ERP的要求還有很大的差距。

ERP系統(tǒng)核心管理思想以供應鏈管理為基礎,根據(jù)不同企業(yè)的實際情況,提供不同的管理模式。中小企業(yè)使用ERP系統(tǒng)前,企業(yè)的主管人員應該認識到ERP系統(tǒng)將會對自己原有的管理思想、管理方法、管理技術等產生沖擊。因此,ERP系統(tǒng)的應用是中小企業(yè)對自身管理理念的一次革命。中小企業(yè)的主管人員必須清醒地認識到,企業(yè)高層管理者的領導與決策,是推動這場革命的關鍵。

2.重視ERP實施的過程,忽視計劃工作,難以適應ERP的需要。中小企業(yè)受自身發(fā)展規(guī)模和市場變化的影響,重視現(xiàn)場管理、目標管理,忽視計劃工作。應該看到,中小企業(yè)管理模式的變化和革命首先從計劃工作開始[3]。做好中長期計劃工作,以計劃工作的現(xiàn)代化帶動管理工作的現(xiàn)代化,這些在ERP中都有體現(xiàn)。如果只重視軟件的使用,忽視計劃工作的首要性,僅僅從計算機的應用出發(fā),從財務開始,就會舍本逐末,達不到中小企業(yè)實施ERP的真正目的。

對于制造行業(yè)的中小企業(yè),更應該做好企業(yè)的中長期計劃,以生產的計劃與控制為基點。這是因為商業(yè)企業(yè)和服務業(yè)又有很大的差別,商業(yè)企業(yè)的分銷計劃比較重要,然后與控制相結合;服務業(yè)以服務業(yè)務過程為起點。這是不同行業(yè)實施ERP時應該明確的核心功能。

3.中小企業(yè)的業(yè)務流程與實施ERP的要求差別較大。河南省大部分制造行業(yè)類型的中小企業(yè),工作環(huán)節(jié)煩瑣,冗余和無效的環(huán)節(jié)較多,這與ERP的要求差別較大,同時企業(yè)的組織結構不合理,管理層次較多,沒有實現(xiàn)扁平化管理,管理效率較低,不能快速應對客戶。

ERP軟件是現(xiàn)代化的企業(yè)模板,是管理優(yōu)化和業(yè)務流程再造的捷徑[4]。中小企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化是適應市場經(jīng)濟發(fā)展的必要條件。在實施ERP的過程中,需要對企業(yè)業(yè)務處理流程進行根本性的反思與重新設計。中小企業(yè)實施ERP,就是引進了一個新管理模式的企業(yè)系統(tǒng),ERP的企業(yè)計劃與控制的模型就以軟件為載體帶進了企業(yè)。但是,中小企業(yè)原有手工處理流程與工作方式相對于ERP會發(fā)生沖突,需要中小企業(yè)改變原來的業(yè)務流程,充分考慮計算機信息技術的特點,重視企業(yè)系統(tǒng)內部以計算機為載體的信息流動,以新的軟件系統(tǒng)為橋梁,向ERP靠攏,實施ERP就成為中小企業(yè)業(yè)務流程再造的捷徑。

4.忽視企業(yè)文化建設,軟環(huán)境與ERP應用要求有較大懸殊。企業(yè)文化是企業(yè)成員共同的價值觀念和行為規(guī)范,是由價值觀、信念、儀式、處事方式等組成的特有的文化形象。而河南省大部分中小企業(yè)文化還處于啟動階段,沒有形成自身獨特的企業(yè)文化,這與中小企業(yè)的發(fā)展階段、員工素質等有密切的關系。大部分中小企業(yè)處于其生命周期的成長期,各方面的經(jīng)驗均不成熟,員工素質和企業(yè)的軟件環(huán)境都有待進一步提高。

企業(yè)實施ERP不僅僅是管理水平的提高,而且能積極促進企業(yè)文化的提升。中小企業(yè)實施ERP后,在實現(xiàn)信息處理自動化的同時,也轉變了工作環(huán)境和工作方式,實現(xiàn)了信息交流與溝通的平等化,這也是提升中小企業(yè)文化的重要方面。因此,中小企業(yè)必須按照ERP的規(guī)范要求,改造自己的管理模型[5]。中小企業(yè)的主管應充分認識到,成功實施ERP,不是拿來別人的計算機軟件的規(guī)范、樣板、模型就可以實現(xiàn)的。各個企業(yè)的情況千差萬別,企業(yè)主管必須構建自己的企業(yè)文化,打造優(yōu)良的軟環(huán)境,以適應ERP應用要求。企業(yè)實施ERP的前期、中期、后期都需要對管理人員和普通員工進行培訓,企業(yè)的人力資源部門要規(guī)劃長期的培訓任務,圍繞“實踐—培訓—再實踐—再培訓”,規(guī)范員工的培訓過程和環(huán)節(jié),為建立學習型企業(yè)打下基礎。

三、河南省中小企業(yè)成功實施ERP的途徑

1.在ERP項目實施前,對企業(yè)進行評估分析和培訓工作。中小企業(yè)在實施準備過程中積極配合管理咨詢公司做好企業(yè)業(yè)務流程重組分析工作,在實施過程中配合實施人員完成企業(yè)管理人員、基層員工的培訓工作。其次要對企業(yè)評估分析的內容進行細致、周密的分析和設計。

根據(jù)本行業(yè)的特點,明確企業(yè)對ERP需求的內在動力。進行ERP項目的可行性分析,分析企業(yè)內部不利和有利因素,預測實施ERP項目時會遇到哪些困難,并且做好解決困難的預案。

2.做好管理的基礎工作。在管理職能和管理過程中,應完善目標管理工作,做好定額工作。人力資源管理中對人員選拔、崗位培訓、崗位考核、工資報酬方面,要以人為本,調動員工的積極性和創(chuàng)造性;提高管理人員的基本素質和技能;始終貫徹決策的制度化、標準化、流程化、定量化等工作[6]。中小企業(yè)應抓住實施ERP的契機,在培訓員工的同時,積極植入CIS系統(tǒng),提高企業(yè)員工的素質,轉變工作方式,培養(yǎng)員工的團隊合作精神與協(xié)同工作意識[7]。同時,各級管理人員從自身做起,建立學習型組織。基礎工作很平常但卻具有決定性的作用,它直接影響中小企業(yè)實施ERP的成敗。

3.選擇合適的ERP軟件。ERP軟件是軟件供應商依照ERP思想編制的,核心是對企業(yè)資源進行計劃和控制的管理系統(tǒng),ERP軟件本身是不分國籍、不分大小的。目前市場的ERP軟件數(shù)量較多,有來自國外的和國內的,有新開發(fā)的,也有原MRPII演變延伸過來的,還有大型、中型、小型ERP軟件等。

中小企業(yè)必須保持清醒的頭腦,根據(jù)企業(yè)自身的規(guī)模與發(fā)展階段,制定好目標與計劃(包括投資計劃、上馬計劃),重點比較性能、服務、價格三方面,根據(jù)企業(yè)實際需要選擇合適的ERP軟件。選擇的關鍵還在于能不能按計劃執(zhí)行,不能按計劃執(zhí)行的企業(yè),也不可能成功實施ERP。

4.企業(yè)應組建好ERP實施隊伍。中小企業(yè)員工學歷、職稱等千差萬別,大部分企業(yè)缺乏專業(yè)的計算機軟件人員。在實施ERP的過程中,應培訓技術骨干,建立以生產管理人員為主,計算機技術人員配合的實施隊伍,同時做好目標管理,有針對性、有步驟地培訓骨干力量,分步進行系統(tǒng)實施。

在實施過程中要注意人人參與,同時努力消除執(zhí)行中人為因素的干擾。應該認識到ERP管理軟件本身并不是管理系統(tǒng)能否成功實施的決定因素,最關鍵的還是企業(yè)從高層領導到具體操作人員的管理理念、企業(yè)道德、社會責任等上下一致。圍繞實施ERP,創(chuàng)造有序、合理、和諧的軟環(huán)境。主管人員在培訓中應該樹立推行管理應用系統(tǒng)的主體是各層次管理人員,而不是部門的技術人員的理念。

5.成功實施ERP必須建立信息機構,轉變部門職能。ERP是一種生產管理模式,一定要在比較成熟的環(huán)境下才能運作起來。中小企業(yè)應該建立自己的信息機構,信息機構的作用是創(chuàng)造較好的軟環(huán)境,以適應ERP實施過程中的業(yè)務流程再設計。企業(yè)在ERP啟動時成立了項目推進小組,但是當項目完成后,大部分中小企業(yè)撤銷了項目組,沒有認識到ERP應用是伴隨企業(yè)的整個生命周期的。

中小企業(yè)需要自己的信息機構,這是新企業(yè)、新技術的特征,是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的要求。加強對ERP應用的研究,是適應新需求、新管理、新技術的迫切需要。業(yè)務流程再設計、再磨合是中小企業(yè)管理的長期任務,所以,建立自己的信息機構是非常必要的。

中小企業(yè)必須切實轉變部門職能,改變傳統(tǒng)的業(yè)務流程。ERP實施以后,相應的業(yè)務職能發(fā)生轉移,按照業(yè)務流程的要求,需重新設計各部門的職能。例如班組統(tǒng)計員原來的職能是每日進行生產信息統(tǒng)計工作,實施ERP后則是把每日的生產信息輸入到電腦中去,完成計算機系統(tǒng)的信息采集工作。

6.做好人機結合工作。在推廣ERP的實踐中,中小企業(yè)缺乏對ERP正確全面的認識,重視硬件的使用,忽視實施中的人機結合,這些問題關系到中小企業(yè)能否順利實施ERP和成功實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

ERP的實施是否成功,首要的條件是重視每一個員工的基礎工作,ERP的中心是發(fā)掘每個員工的潛力,讓企業(yè)的每一個崗位都能有合適的人選。實施過程中,一定會觸及企業(yè)的管理體制和組織結構。通過使用ERP軟件,完善管理方式,使其趨于合理化,改變中小企業(yè)管理落后、員工素質不高、管理環(huán)境差等情況,最終實現(xiàn)提高效率的目的。實施ERP軟件,不僅需要企業(yè)決策人的支持,也離不開具體執(zhí)行人員的理解與合作。因此加強人機結合,是ERP軟件成功實施的關鍵。

中小企業(yè)在實施ERP的過程中出現(xiàn)的問題,有些是企業(yè)本身原因造成的,如管理基礎工作、企業(yè)的軟環(huán)境、員工的素質等;有些是ERP的原因造成的,如ERP計劃功能沒能適時地以現(xiàn)有的資源響應客戶的需求,難以對現(xiàn)實供應鏈提供支持,難以依據(jù)預測安排生產,ERP系統(tǒng)把需求預測作為外部輸入等。這些都不妨礙ERP的積極作用,如中小企業(yè)實施ERP后切實提高了管理效率,管理方式也得到了深刻的變革。因此中小企業(yè)應以實施ERP為契機,提高管理水平,轉變管理觀念,實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

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F421 文獻標志碼:A 文章編號:1671-9476(2010)04-0119-04

2010-03-23;

2010-05-15

李紅軍(1973-),男,河南扶溝人,講師,碩士,研究方向為中小企業(yè)管理。