夏冰

河南省部分縣(市)計劃生育檔案管理信息化現(xiàn)狀調(diào)查分析

夏冰

計劃生育檔案從檔案學(xué)的范疇來看，一般分為文書檔案和專業(yè)檔案兩大類:前者包括綜合類、人口管理類、計生管理類、藥品藥具管理類、計劃外管理類，后者分為人口管理信息類、計劃生育技術(shù)服務(wù)類。在計劃生育系統(tǒng)中，檔案管理不僅工作量大，內(nèi)容也十分豐富。隨著計劃生育工作的開展積累了大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)交叉分散，造成查詢數(shù)據(jù)效率低下，分類別和分等級的管理形式往往存在于相互獨立的多個應(yīng)用系統(tǒng)，對決策影響比較滯后［1］。構(gòu)建適宜的計劃生育系統(tǒng)檔案信息化管理平臺，對提高檔案管理工作效率，加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)和利用有著重要和深遠(yuǎn)的意義［2］。本研究擬采用定量研究的方法對河南省部分縣(市)的計劃生育技術(shù)指導(dǎo)站檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究，并對存在的問題提出建議和措施，為政府部門決策提供依據(jù)。

一、調(diào)查對象與方法

1.調(diào)查對象選擇。在全省范圍內(nèi)選取中上等經(jīng)濟(jì)水平、人口基數(shù)＞60萬、管理水平較高的縣(市)作為項目點。分別是全國計劃生育優(yōu)質(zhì)服務(wù)縣2個(輝縣市、臨潁縣)，省級計劃生育優(yōu)質(zhì)服務(wù)縣1個(汝州市)。調(diào)查對象為項目縣計劃生育服務(wù)站主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員。

2.調(diào)查方法。采用研究者自行設(shè)計的調(diào)查表進(jìn)行問卷調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括縣級計劃生育檔案信息化建設(shè)一般情況、組織與管理情況、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、經(jīng)費投入和檔案信息的開發(fā)和利用情況。現(xiàn)場考察調(diào)查項目縣計劃生育服務(wù)站設(shè)備、人員等配置情況。

3.質(zhì)量控制。集中培訓(xùn)調(diào)查人員，培訓(xùn)合格后方可進(jìn)行調(diào)查;明確調(diào)查人員職責(zé)，建立調(diào)查質(zhì)量核查制度;實行問卷自查、互查、審核驗收制度。

4.統(tǒng)計學(xué)處理。問卷調(diào)查資料采用Epidata3.1建立數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用SAS9.1.3軟件進(jìn)行統(tǒng)計分析。

二、調(diào)查結(jié)果

1.檔案信息化建設(shè)情況。輝縣市、汝州市、臨潁縣3縣(市)均參與了當(dāng)?shù)卣碾娮诱?wù)建設(shè)規(guī)劃，并且均有檔案信息化發(fā)展規(guī)劃或目標(biāo)和檔案信息化發(fā)展實施辦法。

2.檔案信息化建設(shè)組織和管理情況。輝縣市、汝州市、臨潁縣3縣(市)均有檔案信息化管理人員，其中汝州市為專職人員;3縣均有領(lǐng)導(dǎo)分管檔案信息工作，有適合信息化工作的辦公條件，其中輝縣市和汝州市設(shè)有專司信息化工作的科室。以往1年內(nèi)單位制發(fā)文件中內(nèi)容涉及信息化建設(shè)的文件數(shù)量分別為5、20和1份;專(兼)職檔案人員數(shù)量2、12和2人;汝州市以往5年內(nèi)單位所有專(兼)職檔案人員中通過信息化能力考核人數(shù)為7人，其他兩個縣(市)無。

3.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)費投入情況。3項目縣計劃生育部門在計劃生育檔案信息化建設(shè)硬件配置上，均無法完全達(dá)到充分配置(詳見表1)。只有汝州市有在線檔案存儲管理系統(tǒng)，在單位網(wǎng)站中能提供經(jīng)授權(quán)的檔案查詢、下載，建立有科研檔案管理制度(包括收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用、銷毀、歸檔和移交等工作制度)，其他兩個縣則沒有。3地均建有檔案的安全制度(防火、防盜、防霉、防泄密、防損等)。

表1 3項目地基礎(chǔ)設(shè)施情況(臺)

4.檔案信息化情況。調(diào)查的3個縣(市)中《育齡婦女信息系統(tǒng)(MIS)》、《育齡婦女帳卡管理軟件》等軟件都已投入使用，但由于系統(tǒng)自身缺陷(填報內(nèi)容過于簡單)缺乏統(tǒng)一管理和技術(shù)支持，目前處于停滯狀態(tài)。均在應(yīng)用自行引進(jìn)的醫(yī)院管理軟件。各服務(wù)機(jī)構(gòu)均辦理了醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證，有的還辦理了計劃生育技術(shù)服務(wù)項目之外的其他醫(yī)療項目。在相關(guān)的臨床醫(yī)療項目中，病歷管理沒有按照國際疾病與相關(guān)健康問題統(tǒng)計分類(ICD)-10進(jìn)行分類管理。在門診登記、手術(shù)登記、住院病歷記錄等檔案中普遍存在著如下問題:一是表式不統(tǒng)一，僅為參照衛(wèi)生部門的表式;二是所填項目不齊全，存在著不問不填、不知不填、漏填等現(xiàn)象;發(fā)現(xiàn)差錯再翻閱登記表或病歷，難以查找到原始記錄，使決策、處理依據(jù)不足。有的計劃生育服務(wù)機(jī)構(gòu)僅僅按照時間順序分年度堆放保管，從未分類管理。各計劃生育部門人口信息檔案健全，包括人口變動、人口計劃、獨生子女、不同年齡段已婚育齡婦女管理等信息，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)直報，并建立數(shù)據(jù)庫;計劃生育管理如:新婚夫婦管理、育齡夫婦管理、育齡婦女查體、節(jié)育措施(四術(shù))等實現(xiàn)了電子化存儲，并建有數(shù)據(jù)庫，對藥品藥具管理類如藥品藥具計劃、藥品藥具合同、服藥合同、跟蹤服務(wù)記錄等，計劃外管理類如未婚青年管理、超齡夫婦管理、流動人口管理等，計劃生育技術(shù)服務(wù)類如技術(shù)服務(wù)醫(yī)療文書檔案、育齡婦女出生缺陷三級預(yù)防文書檔案、成人殘疾和病殘兒鑒定文書檔案等是紙質(zhì)和電子格式并存，未實現(xiàn)三級網(wǎng)絡(luò)直報。

三、討論

本次調(diào)查結(jié)果顯示:3縣(市)計劃生育檔案信息化建設(shè)無明確統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);檔案管理信息化程度不高，缺乏適合基層檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案信息的開發(fā)與利用程度不高;檔案信息化建設(shè)存在經(jīng)費不到位、人員短缺現(xiàn)象;檔案信息化人員素質(zhì)亟待提高;計劃生育技術(shù)服務(wù)醫(yī)療文書質(zhì)量管理不到位等。針對存在的問題提出如下建議。

1.盡快確立計劃生育檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化工作在計劃生育各項工作中相對滯后。雖各地對于檔案信息化建設(shè)工作從規(guī)劃、目標(biāo)、實施細(xì)則均有相應(yīng)比較詳盡的方案和計劃，具有可行性和可操作性，但缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，給進(jìn)一步開展工作帶來難度，普遍難以形成循序漸進(jìn)，常抓不懈的局面。建議組織力量研究發(fā)布符合計劃生育部門實際工作需要的計劃生育檔案信息化建設(shè)總體框架、規(guī)劃、措施、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一認(rèn)識，建立計劃生育檔案信息化建設(shè)的大局意識和宏觀構(gòu)思，使計劃生育檔案信息化建設(shè)駛?cè)胍?guī)范、有序的發(fā)展軌道［3］。加強(qiáng)與省檔案局或大學(xué)檔案專業(yè)人員的合作研究，使上述內(nèi)容在制定之初就具有前瞻性和科學(xué)性，同時兼顧可落實性，以解決因?qū)I(yè)背景和具體工作制約產(chǎn)生的問題。充分利用信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段，使各類信息資源存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化。研究制定相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一相關(guān)數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)信息資源社會共享。

2.研發(fā)適合基層檔案管理的軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)與利用。首先，在充分了解基層檔案管理的需求的基礎(chǔ)上，結(jié)合計劃生育技術(shù)服務(wù)、計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)知識，聯(lián)合多學(xué)科專家研發(fā)適合基層的檔案管理軟件系統(tǒng)，進(jìn)行示范研究，完善后推廣應(yīng)用。其次，應(yīng)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，向高效、快捷的檢索方式轉(zhuǎn)變。通過采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，建立科學(xué)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫;同時結(jié)合各業(yè)務(wù)工作范疇，建立與業(yè)務(wù)工作密切聯(lián)系的專項查詢目錄，方便各業(yè)務(wù)范疇檔案資料的查詢。把檔案信息數(shù)字化作為日常工作開展，并形成相應(yīng)的工作制度和工作流程。第三，做好檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。做好與當(dāng)?shù)卣碾娮诱?wù)和當(dāng)?shù)貦n案館的軟硬件無縫鏈接;利用單位已有的高速局域網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案收發(fā)傳遞工作;建立在線檔案存儲管理系統(tǒng);建立數(shù)據(jù)安全備份系統(tǒng)。在單位網(wǎng)站中能提供經(jīng)授權(quán)的檔案查詢、下載，強(qiáng)調(diào)計劃生育檔案信息化二次開發(fā)，重視計劃生育檔案信息化建設(shè)在科技成果的申獎、轉(zhuǎn)化及產(chǎn)出中的重要作用。第四，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化最大的問題在于安全性和保密性能否有效解決。因此，建議采取以下保護(hù)措施:①檔案管理人員必須增強(qiáng)保密意識，認(rèn)真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍;②制定全面系統(tǒng)的管理制度;③采用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段確保檔案信息的安全可靠［4］。

3.加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，增加專項資金投入。從縣級計劃生育部門人員編制和實際工作考慮，兼職檔案管理人員現(xiàn)象可能長期存在。因此，應(yīng)加強(qiáng)對兼職檔案管理人員開展系統(tǒng)的檔案管理學(xué)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，可分批組織專(兼)職檔案管理人員及主管領(lǐng)導(dǎo)到高水平的省級檔案館、大專院校進(jìn)修或培訓(xùn)?；鶎訂挝粦?yīng)積極籌措和申請檔案信息建設(shè)的專項資金，以保證基礎(chǔ)設(shè)施和日常工作的順利開展。每年度的計劃生育檔案信息化建設(shè)新進(jìn)展、新舉措，要在本單位年終工作報告中有所體現(xiàn);專(兼)職檔案管理人員也應(yīng)提交年度計劃生育檔案信息化建設(shè)工作總結(jié)。

4.加強(qiáng)計劃生育技術(shù)服務(wù)醫(yī)療文書質(zhì)量管理。計劃生育技術(shù)服務(wù)醫(yī)療文書質(zhì)量是評估計劃生育技術(shù)服務(wù)綜合能力的重要指標(biāo)，也是衡量計劃生育科研及管理水平的依據(jù)。因此，根據(jù)目前的狀況提出如下建議:①實施醫(yī)療文書分類管理。建立健全計劃生育技術(shù)服務(wù)規(guī)范與技術(shù)服務(wù)文書書寫、醫(yī)療文書書寫基本規(guī)范與管理、輸卵管/輸精管復(fù)通術(shù)、中期妊娠終止術(shù)行政審批管理、病案質(zhì)量及病案流程管理、醫(yī)療文書質(zhì)量獎罰等五項制度。健全醫(yī)療文書分類建制管理制度。②加強(qiáng)醫(yī)療文書質(zhì)量管理。做到制度到位、監(jiān)督到位、獎罰到位。③加強(qiáng)醫(yī)療文書管理流程。④確保技術(shù)服務(wù)檔案的完整安全。明確醫(yī)療檔案的歸檔原則和管理辦法，各級管理部門要把技術(shù)服務(wù)檔案的形成、積累、整理、歸檔工作列人技術(shù)服務(wù)人員的職責(zé)范圍，并作為其考核、晉升、晉級的標(biāo)準(zhǔn)和條件之一。不得隨意涂改、抄錄、翻印、拆散和轉(zhuǎn)借檔案，查檔要有審批手續(xù)，不得擅自篡改技術(shù)服務(wù)檔案。確定醫(yī)療檔案存放年限及機(jī)密等級。

信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息化是各項工作發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化勢在必行［5］。計劃生育檔案中蘊藏的豐富信息將在未來若干年內(nèi)為計劃生育工作發(fā)揮不可替代的作用，必須加快計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，促進(jìn)計劃生育檔案信息化建設(shè)再上新的水平。

1 趙麗娜.人口信息化發(fā)展趨勢-信息化發(fā)展趨勢構(gòu)建基于數(shù)據(jù)倉庫的人口與計劃生育決策支持系統(tǒng).人口與計劃生育，2004，(5):33～34.

2 馮至懷.加強(qiáng)新時期計劃生育技術(shù)服務(wù)檔案管理.中國計劃生育學(xué)雜志，2004，12(7):401:402.

3 侯靜波，馮翠芝.檔案信息化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對措施.黑龍江檔案，2009，(1):56.

4 田雯.新疆科技檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展對策.科技檔案，2007，(4):25～28.

5 蔣郁新.檔案信息化建設(shè)的思考.蘭臺世界，2005，11:24～25.

［責(zé)任編輯:董琳］

河南省檔案局課題項目(課題編號:2009-x-06)

2010-07-09

作者:夏冰河南省人口和計劃生育科學(xué)技術(shù)研究院(鄭州，450002)