方小鐵，顏旭玲

（汕頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理系，汕頭 515078）

1 我國(guó)企事業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理作為企事業(yè)單位的一個(gè)獨(dú)立部門(mén)，在其正常運(yùn)作的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，有史以來(lái)，檔案管理都作為一個(gè)戰(zhàn)略性的部門(mén)存在于大多數(shù)機(jī)構(gòu)部門(mén)之中。特別對(duì)于機(jī)構(gòu)設(shè)置繁多、資料文獻(xiàn)復(fù)雜的部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作成為了他們的工作中心。目前，我國(guó)企事業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀為：

1）檔案種類繁多、范圍寬廣、數(shù)量巨大。比如，在我國(guó)大多數(shù)高校圖書(shū)館中，其檔案就可以分為財(cái)會(huì)、出版、外事、科學(xué)研究、黨政管理、基本建設(shè)、哲學(xué)、歷史文化、思想政治、文學(xué)藝術(shù)等，每個(gè)高校圖書(shū)館，至少就有幾十萬(wàn)冊(cè)圖書(shū)，電子文檔等，每年都能產(chǎn)生幾萬(wàn)件卷宗。

2）檔案管理的工作量巨大、檔案處理過(guò)程紛繁復(fù)雜。所有的檔案都要經(jīng)過(guò)必須的幾個(gè)步驟：檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定保管、檔案的著錄等，需要耗費(fèi)當(dāng)量的工作。比如稅務(wù)局的檔案管理，稅收征管資料管理內(nèi)容包括采集（錄入）、整理、移交、歸檔、移送、保管、調(diào)閱等部分。征管資料按基本資料、分戶資料和綜合資料等分類管理，具體為：稅務(wù)登記類、賬簿憑證類、納稅申報(bào)類、稅款征收類、發(fā)票管理類、稅務(wù)檢查類、綜合類、征管質(zhì)量考核類等。

3）在檔案的管理過(guò)程中，通常會(huì)遇到各種各樣的查詢、檢索請(qǐng)求，然而，這些檢索通常非常頻繁、不規(guī)律的檢索量大、檢索得到確切答案的幾率較低，一些常見(jiàn)的檔案管理辦法和檔案管理軟件不能滿足檔案管理的需要，給檔案管理提出了嚴(yán)格的要求。

4）檔案管理工作沒(méi)有統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)也常常得不到準(zhǔn)確的結(jié)果。目前，我國(guó)絕大多數(shù)檔案管理都是以人工為主，檔案的管理方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作的需要。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作要向智能化、自動(dòng)化方向發(fā)展。

2 智能檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的具體內(nèi)容

智能檔案管理系統(tǒng)是考慮到現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際需要，根據(jù)我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，結(jié)合我國(guó)企事業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的高效的、智能化檔案管理軟件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包含了文件的錄入、掃描、檔案的管理、檔案分類、檔案查詢、系統(tǒng)維護(hù)等幾大方面，分別開(kāi)發(fā)出既獨(dú)立又統(tǒng)一的系統(tǒng)。它的功能繁多，種類齊全，從日常的檔案資料收集開(kāi)始，到檔案資料的檢索詞語(yǔ)自動(dòng)標(biāo)引和自動(dòng)分卷歸檔，實(shí)現(xiàn)了文件和檔案歸一化、統(tǒng)一的管理模式，同時(shí)，還去掉了檔案管理中一些落后、過(guò)時(shí)的管理技術(shù)，使系統(tǒng)能真正適合現(xiàn)階段我國(guó)企事業(yè)檔案管理工作的需要。下面介紹智能檔案管理系統(tǒng)的具體內(nèi)容：

2.1 智能化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享、資源系統(tǒng)管理

智能化檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)、多媒體等技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，通過(guò)軟件程序控制，實(shí)現(xiàn)檔案全文自動(dòng)錄入、檔案關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引、模糊檢索控制、檔案內(nèi)容管理、多媒體信息光盤(pán)存儲(chǔ)、電子檔案智能備份、檔案內(nèi)容自動(dòng)分類等強(qiáng)大功能，其檔案著錄、標(biāo)引和分類完全符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，具有同時(shí)異地、同時(shí)同地網(wǎng)絡(luò)化多用戶數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和輸出功能。

2.1.1 檔案管理的智能化、自動(dòng)化

1）檔案全文通過(guò)智能化的識(shí)別裝置，實(shí)現(xiàn)全文自動(dòng)錄入，自動(dòng)提取檔案的檢索關(guān)鍵詞，自動(dòng)提取檔案的分類特征；檔案的案卷與文件的統(tǒng)計(jì)、查詢、匯編和目錄組織實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，可以全文進(jìn)行關(guān)鍵詞查詢和模糊搜索，提高了檔案查詢的精度和準(zhǔn)度。2）文本檔案如有借閱等情況，則可通過(guò)自動(dòng)化的程序設(shè)置，實(shí)現(xiàn)接檔、還檔登記、查詢、統(tǒng)計(jì)、催還的功能。通過(guò)對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的安排和管理，是管理檔案的工作人員由傳統(tǒng)的人工調(diào)閱和復(fù)制全文的模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔米詣?dòng)化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、瀏覽、打印等工作，減少檔案調(diào)閱的次數(shù)，達(dá)到保護(hù)檔案和提高檔案利用效率的目的。

2.1.2 模塊化設(shè)計(jì)，具有較強(qiáng)的兼容性，適用平臺(tái)廣

整個(gè)智能檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)的內(nèi)容在管理工程中主要有檔案的錄入、分類、存檔、檢索統(tǒng)計(jì)、編目、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、附件管理、掃描、輸出等功能模塊。使檔案文件的管理實(shí)現(xiàn)了全文自動(dòng)錄入、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)分類、自動(dòng)建立索引，系統(tǒng)的功能全面，智能化程度極高。同時(shí)，模塊化的軟件程序具有美觀、適用的特點(diǎn)，窗口菜單和工具欄全部文字顯示，易學(xué)易懂，便于普及與推廣。系統(tǒng)承載量大，可以同時(shí)容納大量用戶登錄查詢。系統(tǒng)的安全性方面也采用多層用戶權(quán)限模式，便于多點(diǎn)用戶，有效防止非法入侵，保證數(shù)據(jù)的安全。

2.2 智能檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模式

智能化檔案管理系統(tǒng)由六大子系統(tǒng)組成，包括：用戶子系統(tǒng)、人—機(jī)接口子系統(tǒng)、問(wèn)題處理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)處理子系統(tǒng)、模型庫(kù)子系統(tǒng)和知識(shí)庫(kù)子系統(tǒng)，這六大子系統(tǒng)功能相輔相成，構(gòu)成了智能系統(tǒng)的有機(jī)整體。六大子系統(tǒng)既獨(dú)立又聯(lián)合，可以通過(guò)每一個(gè)子系統(tǒng)的模塊的升級(jí)或者改進(jìn)實(shí)現(xiàn)軟件的性能升級(jí)和性能改進(jìn)，滿足動(dòng)態(tài)變化的各個(gè)企事業(yè)檔案管理的需要。以下詳細(xì)介紹六大子系統(tǒng)的功能特點(diǎn)：

2.2.1 用戶子系統(tǒng)

用戶子系統(tǒng)是一個(gè)注冊(cè)、登陸、檢測(cè)、判斷等功能于一體的用戶管理系統(tǒng)。用戶是指同檔案資料庫(kù)發(fā)生信息聯(lián)系，需要管理或者查詢檔案庫(kù)的相關(guān)人員，包括檔案的管理員、查詢?nèi)藛T及其系統(tǒng)的維護(hù)人員等。用戶子系統(tǒng)的主要功能是正確判斷登陸人員的身份，并且根據(jù)程序設(shè)定給出登陸人員相應(yīng)的管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限。

2.2.2 人—機(jī)接口子系統(tǒng)

該系統(tǒng)編程語(yǔ)言和操作菜單的方式與用戶實(shí)現(xiàn)信息對(duì)話，接受用戶的指令，并且根據(jù)用戶的指令反饋系統(tǒng)運(yùn)行的相關(guān)結(jié)果，實(shí)現(xiàn)用戶語(yǔ)言與系統(tǒng)的二進(jìn)制語(yǔ)言的雙向轉(zhuǎn)換。通過(guò)人—機(jī)接口子系統(tǒng)，使用戶能方便檢索需要的關(guān)鍵詞，并且得到系統(tǒng)的反饋信息。

2.2.3 問(wèn)題處理子系統(tǒng)

該系統(tǒng)是智能檔案管理系統(tǒng)的總控制樞紐，它的功能是處理來(lái)人—機(jī)接口子系統(tǒng)處理過(guò)的，用戶提供的經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換的二進(jìn)制指令，半結(jié)構(gòu)化操作指令，以及非結(jié)構(gòu)化的指令的處理。也可以說(shuō)，問(wèn)題處理子系統(tǒng)是一個(gè)輔助用戶使用智能檔案管系統(tǒng)的代理，給終端的用戶提供一個(gè)易于使用的環(huán)境。

2.2.4 數(shù)據(jù)庫(kù)子系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)子系統(tǒng)的作用是存放所有的與檔案管理有關(guān)的資料、原始數(shù)據(jù)、總和分析數(shù)據(jù)等。比如，能夠支持智能檔案管理系統(tǒng)處理所需要的各種必要的信息、中間處理過(guò)程和各種可能需要的信息、和運(yùn)行結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為各個(gè)子系統(tǒng)之間交通的橋梁，對(duì)各種類型的數(shù)據(jù)文件的錄入、存儲(chǔ)、修改、刪除、編排等進(jìn)行統(tǒng)一處理，在智能檔案管理系統(tǒng)中具有非常重要的地位。

2.2.5 模型庫(kù)子系統(tǒng)

該系統(tǒng)提供了用戶所需要的各種輔助性的決策模型，比如，學(xué)生入學(xué)成績(jī)模型、稅務(wù)登記模型、圖書(shū)館資料解除模型、檔案管理工作評(píng)價(jià)模型等。除此之外，智能檔案管理系統(tǒng)還可以根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要進(jìn)行模型的補(bǔ)充、修改、刪除等。模型庫(kù)子系統(tǒng)作為智能檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)最靈活的系統(tǒng)構(gòu)成部分，可以快速改變系統(tǒng)的性質(zhì)、工作能力等，滿足市場(chǎng)發(fā)展的需要，真正實(shí)現(xiàn)管理的智能化。

2.2.6 知識(shí)庫(kù)子系統(tǒng)

知識(shí)庫(kù)子系統(tǒng)的功能是處理有關(guān)檔案管理中一些非結(jié)構(gòu)化的決策問(wèn)題。比如模糊檢索設(shè)置、智能分類標(biāo)引、智能全文錄入等。知識(shí)庫(kù)通過(guò)既定的程序，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的學(xué)習(xí)和再生功能，是智能檔案管理系統(tǒng)適應(yīng)各種變化的交互環(huán)境，自動(dòng)記錄、修正各項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.3 智能檔案管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能的分析與設(shè)計(jì)

2.3.1 輸入功能

輸入功能在各項(xiàng)檔案管理中，處于最基礎(chǔ)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一。首先需要將收集處理過(guò)的文件或者卷宗的內(nèi)容按照一定的分類輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將文件集中歸類并自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的全文錄入，關(guān)鍵詞的自動(dòng)標(biāo)引。這個(gè)環(huán)節(jié)中，管理系統(tǒng)雖然可以做到內(nèi)容的自動(dòng)掃描和錄入，但是畢竟不可能做到錄入內(nèi)容完全的正確，所以，個(gè)別不太規(guī)范的地方需要工作人員進(jìn)行人工檢查和手動(dòng)修改，再轉(zhuǎn)入正式的智能檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)，并接受查詢和管理。

2.3.2 檢索功能

通常情況下，檔案管理系統(tǒng)的主要檢索入口包括文件題目、關(guān)鍵詞、文件編號(hào)、參考文獻(xiàn)、檔案代號(hào)、縮微號(hào)、分類號(hào)、作者、保密級(jí)別、管理期限、建立時(shí)間、權(quán)限級(jí)別等。通過(guò)順序檢索、快捷檢索、條件檢索等方式進(jìn)行分類檢索，查找所需檔案，能極大地提高檢索檔案的準(zhǔn)度和精度。例如在查詢一篇科學(xué)文獻(xiàn)時(shí)，就可以通過(guò)文獻(xiàn)分類、作者、參考文獻(xiàn)、發(fā)表時(shí)間等方法快速找到相應(yīng)的文獻(xiàn)。

2.3.3 借查功能

通過(guò)檔案的利用情況進(jìn)行檔案借查登記管理和借查數(shù)據(jù)維護(hù)，只需要數(shù)據(jù)檔案號(hào)、借查日期、提名、借查人、經(jīng)辦人、借查單位等，就可以查詢到詳細(xì)的數(shù)據(jù)，方便地了解檔案利用者的性質(zhì)和借查檔案的目的。通過(guò)該功能，可以有針對(duì)性地為一些重大活動(dòng)、熱點(diǎn)科研課題積極主動(dòng)地提供相關(guān)資料。例如，市圖書(shū)館可以在市政府舉辦科普宣傳、日全食的時(shí)候?yàn)閺V大用戶提供相關(guān)的文獻(xiàn)借閱活動(dòng)，達(dá)到相應(yīng)政府號(hào)召、增長(zhǎng)人民科學(xué)文化知識(shí)等社會(huì)效益。

2.3.4 統(tǒng)計(jì)功能

檔案管理者可以利用智能管理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)歷年檔案情況、立卷歸檔情況、檔案的借查情況、年度內(nèi)各類檔案情況進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，分析出檔案庫(kù)藏、檔案利用率和檔案的移交等各種數(shù)據(jù)，得出相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。根據(jù)不同的目的和統(tǒng)計(jì)結(jié)果，檔案管理者可以按需指定各種檔案的管理策略，有利于檔案的科學(xué)管理。

2.3.5 編目功能

編目功能主要是指檔案在編錄過(guò)程中，編制的目錄等形式的檢索工具，其功能是方便檢索人員對(duì)檔案的檢索。智能檔案管理系統(tǒng)的編目功能，要求系統(tǒng)通過(guò)已經(jīng)錄入計(jì)算機(jī)的檔案資料的分析，自動(dòng)編制出各類案卷目錄、全引目錄等，目錄要求美觀、一目了然，有利于檔案的檢索和排序。特別是針對(duì)一些內(nèi)容量巨大、使用率較高的檔案，編制成專題目錄，直接通過(guò)檔案管理軟件就能迅速地查詢到需要的資料。

2.3.6 系統(tǒng)維護(hù)功能

系統(tǒng)維護(hù)功能一般指功能模塊的修改、登陸口令更改、權(quán)限設(shè)置、新老數(shù)據(jù)庫(kù)之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、數(shù)據(jù)的最佳、修改、刪除、數(shù)據(jù)的備份等。其中，數(shù)據(jù)備份是檔案管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要功能，其目的是確保系統(tǒng)出錯(cuò)后有后悔修改的機(jī)會(huì)。每一個(gè)檔案管理的部門(mén)都必須要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的備份。特別是對(duì)于銀行系統(tǒng)等關(guān)系國(guó)計(jì)民生的大型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，其備份的作用和地位不言而喻。

2.3.7 網(wǎng)絡(luò)功能

網(wǎng)絡(luò)功能是智能檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)特色功能。系統(tǒng)利用專用的服務(wù)器處理各種檔案的數(shù)據(jù)，并且將處理后的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞到總的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且自動(dòng)整理關(guān)鍵詞、自動(dòng)分類，使檔案管理工作效率得到極大提升。另外，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)功能，可以更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)檔案的利用率。比如各大高校通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)的專門(mén)鏡像網(wǎng)站即可順暢地訪問(wèn)中國(guó)知網(wǎng)的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢、現(xiàn)在所需文檔，通過(guò)現(xiàn)代化的智能管理系統(tǒng)極大地提高了查閱者的查詢效率。

2.4 智能檔案管理系統(tǒng)必須具備的特點(diǎn)

系統(tǒng)性，各項(xiàng)功能綜合處理，提高管理效率；實(shí)用性，操作簡(jiǎn)便、方便實(shí)用；靈活性、系統(tǒng)模塊化、易修改、容錯(cuò)能力強(qiáng)；通用性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)了系統(tǒng)的通用性；可擴(kuò)充性，該系統(tǒng)采用模塊化結(jié)構(gòu)，易于擴(kuò)充其它功能；可維護(hù)性，系統(tǒng)功能設(shè)置簡(jiǎn)單，易于維護(hù)。

2.5 系統(tǒng)運(yùn)行的環(huán)境要求

2.5.1 硬件環(huán)境

要求配備專用服務(wù)器，掃描儀、顯示器等

2.5.2 軟件

Windows xp HP CD Writer 掃描大師等

3 結(jié)束語(yǔ)

智能檔案管理系統(tǒng)作為新時(shí)期我國(guó)企事業(yè)檔案自動(dòng)化管理的最佳管理系統(tǒng)，必須能滿足目前我國(guó)檔案管理的需要，同時(shí)，作為一個(gè)智能管理系統(tǒng)，還必須要具備可操作性、易學(xué)易懂的特性，便于檔案管理人員學(xué)習(xí)和使用。另外，該系統(tǒng)需要采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，便于管理人員將數(shù)據(jù)與其他檔案系統(tǒng)對(duì)比。在開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)軟件系統(tǒng)的過(guò)程中，要多調(diào)查、多研究，盡量考慮到軟件操作人員的實(shí)際需要，開(kāi)發(fā)盡可能多的功能模塊，以適應(yīng)不同行業(yè)的需要。

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