基建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等真實(shí)記錄。隨著時(shí)間的推移，其利用和參考價(jià)值將會(huì)越來(lái)越大，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)，它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為企業(yè)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用。
　　一、影響基建檔案收集的主要因素
　　1．領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度
　　領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視與否，是能否搞好基建檔案工作的主要因素。領(lǐng)導(dǎo)如果不把檔案工作放到應(yīng)有的位置，認(rèn)為檔案是軟任務(wù)，可有可無(wú)，可抓可不抓，必然會(huì)出現(xiàn)基建檔案無(wú)人管、無(wú)人抓、無(wú)人收的現(xiàn)象。有些領(lǐng)導(dǎo)往往重視生產(chǎn)系統(tǒng)，牢牢抓住工程質(zhì)量關(guān)，而輕視信息系統(tǒng)，忽視檔案管理這一關(guān)，從而出現(xiàn)基建檔案多處存放，無(wú)法實(shí)行集中統(tǒng)一管理的混亂局面。反之，如果領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行了硬件、軟件一起抓，采取了任務(wù)到人，那么不僅工程質(zhì)量?jī)?yōu)，而且整個(gè)工程項(xiàng)目的歸檔材料也會(huì)齊全、完整。
　　2．檔案資料不準(zhǔn)確
　　一個(gè)工程的檔案資料從竣工到歸檔最少需半年的時(shí)間，一個(gè)工程的建設(shè)從立項(xiàng)到設(shè)計(jì)、施工、竣工，往往都是跨年度的，所以檔案資料形成的時(shí)間較長(zhǎng)，一些在施工中臨時(shí)發(fā)生的變更，由于施工人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，往往很難反映到竣工資料中。檔案人員只懂檔案知識(shí)，不懂工程技術(shù)知識(shí)，交來(lái)什么，收集什么，難以確定檔案的內(nèi)容是否真實(shí)反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，判斷不清是否圖物相符，不能有效識(shí)別技術(shù)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確可靠。這些原因造成一些工程檔案資料的不準(zhǔn)確，給以后的提供利用工作帶來(lái)不利。
　　3．聲像檔案收集難
　?、倥臄z難。一方面表現(xiàn)在對(duì)工程建設(shè)原貌拍攝上難以控制，不少工程沒(méi)有將開(kāi)工前原貌拍攝記錄下來(lái)。另一方面表現(xiàn)在對(duì)正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全，大多數(shù)工程沒(méi)有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。
　?、谑占y。檔案部門(mén)一般不負(fù)責(zé)拍攝工作，所以對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及拍攝數(shù)量不好掌握，工作往往處于被動(dòng)，收集上難以控制。這些檔案即使交給檔案部門(mén)了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。
　　二、提高基建檔案收集利用的措施
　　1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案組織
　　抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門(mén)增強(qiáng)檔案意識(shí)，注重收集與及時(shí)移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓好每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位負(fù)責(zé)人與檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門(mén)的職責(zé)，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務(wù)列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書(shū)的形式規(guī)定下來(lái)，鼓勵(lì)和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場(chǎng)收集檔案資料。
　　2．建立科學(xué)的基建檔案管理制度
　　企業(yè)單位要根據(jù)有關(guān)法規(guī)，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，遵循檔案自然形成規(guī)律，制定本單位基建檔案收集、整理、保管、利用制度。嚴(yán)格規(guī)定歸檔內(nèi)容、范圍、時(shí)間、質(zhì)量要求和歸檔手續(xù)，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
　　3．實(shí)行基建檔案的動(dòng)態(tài)管理
　　檔案人員隨著工程建設(shè)有序進(jìn)行，建立跟蹤管理框架，加強(qiáng)與勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位的有機(jī)聯(lián)系，形成多方信息反饋網(wǎng)絡(luò)，以適應(yīng)工程建設(shè)對(duì)檔案管理的要求?；n案工作要納入各相關(guān)人員職責(zé)范圍之中，把相關(guān)技術(shù)文件材料收集工作落實(shí)到人，做到建檔工作與基建工作同步進(jìn)行，工程建設(shè)過(guò)程中，要做到工程進(jìn)度到哪個(gè)階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個(gè)階段，要加強(qiáng)工程材料的積累、整編與審定。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要及時(shí)提交一整套合格的竣工圖。使檔案工作貫穿于工程建設(shè)全過(guò)程，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
　　4.提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)科學(xué)管理
　　檔案工作的職責(zé)要求檔案工作者必須具有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，這樣才能充分發(fā)揮其對(duì)檔案工作的參謀、監(jiān)督作用，真正提高檔案工作的科學(xué)管理水平。作為檔案工作者一定要積極主動(dòng)地去收集材料，這樣才不會(huì)使一些檔案長(zhǎng)期存放在個(gè)人手中，導(dǎo)致檔案嚴(yán)重流失。同時(shí)也要爭(zhēng)取各級(jí)人員對(duì)檔案工作的重視，提高人們的檔案意識(shí)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類(lèi)目，立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，資料做到文件齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理、方便利用，保存其整體功能。
　　5．挖掘檔案潛在價(jià)值，提高檔案利用效率
　　隨著企業(yè)的發(fā)展，基建檔案的利用越來(lái)越多，企業(yè)發(fā)展中需要提供的基建檔案信息量也越來(lái)越大。根據(jù)基建檔案實(shí)際提供利用工作情況，可以建筑物為單位，逐一從檔案中摘錄工程名稱(chēng)、施工單位、監(jiān)理單位、開(kāi)工日期、竣工日期、驗(yàn)收日期、合同編號(hào)、合同金額、招標(biāo)編號(hào)等內(nèi)容，建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使利用者可以方便、快捷、系統(tǒng)地檢索與利用。
　　基建檔案中的竣工圖紙材料，是基建檔案中利用率最高、查考價(jià)值最大、利用者范圍最廣的核心部分，應(yīng)作為基建檔案的“重中之重”，優(yōu)先對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，建成數(shù)據(jù)庫(kù)，為自動(dòng)化檢索、提高檔案信息利用率和實(shí)現(xiàn)檔案資源共享服務(wù)。
　　隨著單位基建規(guī)模的不斷擴(kuò)大和修繕事項(xiàng)的增多，基建檔案的數(shù)量和變化也越來(lái)越大，各種新情況、新問(wèn)題也會(huì)不斷出現(xiàn)。因此基建檔案的收集利用工作，任重而道遠(yuǎn)，除了檔案人員的不斷學(xué)習(xí)，豐富知識(shí)，還需要有領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)支持等多方面的外部因素。