抗日戰(zhàn)爭勝利以后，中國人民渴望著和平民主，但蔣介石堅持獨裁內戰(zhàn)的方針，借助重慶談判這個幌子，蓄謀準備發(fā)動內戰(zhàn)。1946年國民黨對解放區(qū)進行了大規(guī)模的進攻。經過三年多時間的斗爭，共產黨領導的人民武裝由防御到反攻，經過三大戰(zhàn)役的大決戰(zhàn)，最終實現了人民解放戰(zhàn)爭的勝利。黨政軍的文件檔案在這期間最大的特點就是不斷轉移，并貫穿于解放戰(zhàn)爭的全過程。開始是在敵軍進逼下進行撤退性轉移，后來是在解放戰(zhàn)爭節(jié)節(jié)勝利中由農村向城市大轉移。也可以說，文件檔案的轉移過程就是維護黨和國家歷史財富完整與安全的過程，就是保護黨和國家秘密安全的過程，也是對廣大干部進行保密教育和實際鍛煉的過程。
　　
　　集中保存防止遺失
　　
　　集中管理文件和檔案，這是解放戰(zhàn)爭中各地方、各部隊、各機關共同遵行的一條保密制度。1946年11月6日《中央辦公廳關于保密問題的通知》指出：鑒于某些地區(qū)、部隊“迭次遺失機密文件”，給黨的機密造成巨大損失，特要求一切黨政軍機關“必須定期清理所存之電報及秘件，嚴格檢查有否遺失”。根據中央辦公廳的保密通知，全黨、全軍及各邊區(qū)政府及時展開了對文電資料的清理和收集工作。據統(tǒng)計：1946年10月至同年年底三個月內，中共中央各機關就向中央辦公廳秘書處材料科移交檔案1.6萬余件，這在很大程度上減少了泄密的可能性，同時糾正了亂燒文電和文電處理紊亂現象。在戰(zhàn)爭年代，某些地區(qū)、單位長期不設檔案室，哪個部門辦理完畢的文件就存在哪個部門，甚至某個人承辦完文件后無處移交只好自己保存。這種陋習的存在，使文電大量損失。有了歸檔制度，承辦人辦完文件可以將原件及時移交，個人手中文電少了，遺失文電或泄密事件也就少了。在未建立歸檔制度前，有些個人或單位視文電為“累贅”，保存怕丟失或泄密，不得已采取邊辦理邊燒毀的辦法。結果出現一個單位存在了若干年卻一份文電也未保存下來的現象。亂燒文電是對黨對國家不負責的錯誤行為，也不符合黨的保密原則。有了歸檔制度，就糾正了亂燒文電的不良傾向。由于戰(zhàn)爭環(huán)境的影響，一些單位沒有文電處理制度，有些文電該辦不辦、該復不復、該交不交，甚至有頭無尾，在傳辦過程中文電就“下落不明”了。為了改變這種現象，1948年9月30日，周恩來將中央辦公廳起草的《文電承辦程序》改為《中央辦公廳承辦和收發(fā)電報及歸檔程序》，周恩來不僅在文件中親筆加了“歸檔”條款，而且還對何者“歸檔”、何者“不歸檔”，作了具體規(guī)定：機密性大而且重要者應交檔案室歸入“永久檔案”，對純事務性不重要、不機密文電作為“暫存臨時檔案”。由于歸檔制度的建立，文電處理紊亂現象也得到了糾正。
　　在革命事業(yè)發(fā)展變化中，成立或撤銷機關的事是經常發(fā)生的。機關撤銷后其遺留的文電檔案如何處理乃是個善后工作中最難處理的問題。為保護黨的機密，根據《中央辦公廳關于保密問題的通知》精神，黨政軍機關對已撤銷或即將撤銷的機關的文電都進行了周密的處理。首先，對已經撤銷的機關、單位，其文電被個人收藏代存者，一律交中共中央辦公廳秘書處和各地方、各部隊黨的秘書處接收保存。黨中央領導同志帶頭移交。例如1947年3月黨中央撤離延安前夕，毛澤東、周恩來各向中辦秘書處移交了兩箱子文電，其中有已撤銷的中共中央農委、外事組和政策研究室的檔案等等。1948年7月5日《中共中央及中央軍委關于保密和文電管理工作的指示》，要求各地方、各部隊將黨政一切歷史文電包括過去代管的各個歷史時期撤銷機關的檔案全部送交中辦秘書處集中保存。此外，還接收了1937年以前黨在各大城市地下斗爭中形成的一切文電檔案。例如1946年5月，周恩來利用在上海視察工作機會，指示劉少文將隱藏在上海的中共中央地下檔案庫6000余件黨中央文件，秘密運往延安。按照黨中央的指示，各大城市地下黨組織均在接收委員會中成立了文獻接收處，把接收地下黨組織遺留的一切文電作為一項重要任務。由于蔣介石一心大打內戰(zhàn)，1946年上半年開始，強迫我駐國民黨統(tǒng)治區(qū)的一切代表機構關閉和撤退。國民黨特務夢想在我撤退中混水摸魚撈取我黨政軍機密。為了維護黨的機密安全，中共中央談判代表團及各八路軍辦事處、新四軍辦事處在撤銷之前，均秘密對文電檔案進行了妥善處理。例如1947年1月30日《周恩來關于整理北平軍調處文件給葉劍英等電》中說：“現執(zhí)行部撤銷在即，請葉指定專人埋頭整理兩星期，將所有文件分類編成目錄，連同原件，趕于丑文班機著董越千選送回延”。
　　接收敵偽檔案和一切舊政權檔案，是中國共產黨對新解放區(qū)的一項重要政策，目的在于保護國家一切歷史文化財富，對維護國家機密也有其重要意義。一切舊政權檔案都是中國人民的寶貴歷史文化財富，是研究中國歷史的第一手材料；一切舊政權歷史檔案中均有秘密部分和公開部分的內容。凡涉及國防要塞、經濟命脈、國際秘密關系及其他秘密內容的文電和有關材料，均不宜散失于社會上，更不準流傳于國外。1947年2月8日《中共中央關于請注意搜集頑方政府檔案文獻給劉伯承、鄧小平、賀龍、李井泉等電》中說：請通知前線部隊各政治部在打開敵人駐守的城市時，要注意“搜集頑方政府一切檔案文獻法令轉送后方”。根據中共中央的指示，各中共中央局會同各野戰(zhàn)軍政治部均成立了大區(qū)一級接收委員會，各省委、特委與當地駐軍也組成本地敵偽物資、人員、檔案接收委員會，在接管城市時也接收一切舊政權檔案文獻。例如，晉察冀行政委員會接收委員會舊政權文獻管理處就接收了舊政權文獻檔案40余箱和圖書9萬余冊。此后，從北京到南京，凡有舊政權文獻檔案的地方均成立了舊政權物資檔案接收委員會，并配備了專門人才，全面接收了封建王朝檔案、北洋政府檔案、國民黨及其軍隊和政府遺留的檔案及其他敵偽檔案。這些檔案均含有國家某種程度上的機密，接收過來為人民政府所有，既保護了歷史文化遺產，又維護了國家的安全。
　　
　　戰(zhàn)時檔案的劃密
　　
　　劃分文件電報檔案的密級，這是中國共產黨在解放戰(zhàn)爭中采取的一項重要保密措施。這種劃密工作在解放戰(zhàn)爭中主要進行了三次。
　　撤離延安時的劃密工作。1937年黨中央進駐延安后，由于處于相對的和平環(huán)境，各機關都積存了大量文電檔案。1946年10月，蔣介石調動20萬兵馬進攻陜北威脅延安。為了實現誘敵深入聚而殲之的戰(zhàn)略決策，中共中央和中央軍委決定在必要時放棄延安。在放棄延安前，首先要轉移機關和疏散檔案。疏散檔案工作是比較復雜的，由于積存的文電檔案過多，一般機關都有幾萬件，中央辦公廳秘書處有四窯洞文件材料，用人背肩扛是帶不走的。根據中共中央辦公廳保密通知，駐延安各機關于1946年10月開始了第一次檔案劃密工作。這次劃密的重點在于從全部文電中挑選“既重要又機密”的文件和電報。首先按文件上原有的“絕密”、“普通”字樣和電報上“AAA”、“AAAA”字樣來劃分，如果文件上未標明密級，電報上僅有“A”、“AA”者即劃作“次要”。凡“重要”和“絕密”者挑出專人攜帶，其他則有的就地銷毀，有的運往山區(qū)堅壁起來。其次，由于一般工作人員特別是文電保管人員無劃密經驗，只好暫時把黨的和軍隊的文電材料統(tǒng)統(tǒng)算作“機密”的；把政府的和舊政權的檔案劃為“公開”的或半機密的，全部轉移，待以后處理。稍大一點的機關均派人把所謂“公開”或次要的檔案預先于1946年年底前運往陜北山區(qū)埋藏起來。例如中共中央辦公廳秘書處就將33箱“次要”檔案運往山區(qū)分別埋藏在保安縣安條嶺和清澗縣十家塬子等處。
　　
　　在興縣劉家曲村的劃密工作。1947年3月初，在周恩來和任弼時指示下，組成了以曾三為首的中央材料保管委員會。該委員會成員有中共中央辦公廳秘書處材料科、機要處電整科、中央組織部材料科和總政秘書處資料組等單位，共攜帶90余箱文電檔案撤離延安，途經陜北清澗縣，在吳堡過黃河，到山西省興縣劉家曲村駐扎下來。1947年4月2日曾三專程到山西臨縣三交鎮(zhèn)向路過此地的劉少奇、朱德請示匯報這次檔案的轉移工作。劉少奇聽完匯報指示說：一切檔案應分甲、乙、丙、丁四類，甲類為“重要而機密”的，乙類為“次重要次機密”的，丙類為“事務性的”，丁類為“公開而重要的”。根據劉少奇的指示，1947年4月初，中共中央辦公廳秘書處起草了《關于按重要性與機密性處理文件的規(guī)定》，并經中央后委通過施行。根據這個規(guī)定，中央材料保管委員會各單位用較長時間對文電劃分了四個密級。一切文件電報中凡屬“極重要的機密文件”為甲類，應重點專人保護。此類包括會議記錄、內部決議、指示、黨書、領導人親筆草稿和內部講話稿、黨內歷史斗爭材料、黨的涉外材料、山頭會議整套文獻以及具有全黨全軍意義的其他秘密材料。一切文件電報中“次要的秘密文件”為乙類。此類包括分局及省、縣級內部決議、指示、會議記錄、工作總結、典型報告、戰(zhàn)略方針、組織路線和政治路線斗爭材料、涉外材料、黨組織遭受破壞材料、秘密黨刊及其他未經整理的秘密材料，均應保護其絕對安全。一切黨政軍群機關內容“不重要的文件”即事務性文電為丙類。包括“無大內容”的文電、“過時的秘密情報”、歷次作廢的草稿、非典型的一般文電。此種文電在“軍情緊急時可以先行燒毀”。一切文件電報中凡內容“重要的公開文件”為丁類。此類文電包括公開的宣言、法典、布告、外交文電、公開情報及其他宣傳教育材料。此類材料在“軍情緊急時不必帶走，可以就地堅壁”，當然條件許可時還是一齊帶走為好，但不準隨意銷毀。
　　在西柏坡劃分檔案的密級。1948年4月上旬，中共中央和中央后委各機關分別來到河北省平山縣西柏坡與中央工委會合，經黨中央批準，于1948年5月23日重新組成中共中央辦公廳。不久，在中央辦公廳和中央保密委員會指示下，中央辦公廳秘書處又擬制了文件電報檔案《分類表》。各單位結合對檔案的分類進一步做了劃密工作。首先，制訂平戰(zhàn)結合的檔案分類法。在山西興縣劉家曲村進行的檔案劃密，是戰(zhàn)時保護檔案和維護機密的創(chuàng)舉，適應戰(zhàn)時需要。但它也有一定的局限。劃分檔案密級應根據檔案內容而定，但那時無暇細看每一份文件電報的內容，所以劃分的密級不一定準確；劃分檔案密級應從現實出發(fā)，過時的內容該降密的要降，該解密的要解，這要有政治水平和業(yè)務水平比較高的同志來做，一般人是做不好的。為了糾正以往的缺點，這次劃分檔案密級是結合分類進行的。中辦秘書處制定的《分類表解說》指出：一切單位的文件電報都應保持甲乙丙丁文件重要與秘密的基礎。誰破壞了這個基礎誰就破壞了檔案管理的保密原則，都是不允許的。保持原劃密基礎，不等于工作不能向前發(fā)展，而是要在原基礎上增加檔案“便于出納”的內容。所謂“出”就是從中查找需要使用的文件或電報；所謂“納”就是把使用完畢的文電再歸回原卷宗內。要做到出納方便，就必須將一切文電在按地區(qū)、單位、年代的原則下分為黨務類、政權類、財經類、城工類、新區(qū)工作類、農村工作類、國際工作類、軍事類和民運類等類。在大類下設分類，分類下設項，項下設目?！澳俊币簿褪前妇?，最小的保管單位。從保密角度看，應提倡各單位以本機關形成的文電為劃密主要對象。因為何為絕密的，何為機密的，何為公開的，只有本機關最熟悉。所以，各機關、各地方、各部隊將1948年以前的一切文電均“按地區(qū)分性質作一統(tǒng)計”上報中央辦公廳。其次，編制供檢索與檔案定期檢點的兩用目錄。當一切文電按上述要求分類后，就應以大類為單位編制文件電報的基本目錄。目錄的基本欄目有總類號、分類號、文電作者、標題與內容、年代、份數和備注。在備注中寫上文電的來源或密級等。這種目錄有兩個作用：作為檢索工具它有利于查找；作為交接依據它可供互相檢查文電是否丟失。最后，當劃密、分類、編目工作完畢后，再將案卷“裝訂、打圖章、編總登記號”，使一切檔案有秩序、有規(guī)律的固定下來。一看圖章(包括文件戳記)就知這份文電是哪個單位的，一看總登記，就知文電是否齊全或丟失。這也是文電管理工作中不可缺少的一種保密手段。
　　
　　正確處理檔案保密與使用的關系
　　
　　到解放戰(zhàn)爭后期，各行各業(yè)都在為新中國各項建設事業(yè)制訂方針、政策、法規(guī)和辦法，急需參考過去的文電材料。大規(guī)模提供使用檔案與原來的檔案保密觀念發(fā)生了尖銳的矛盾。如何做到既要保守機密又適應各方面使用檔案的需要，就成為解放戰(zhàn)爭后期檔案管理中必須解決的一個實際問題。針對這些問題，黨政軍采取了許多切實可行的辦法。
　　首先，是復審、修訂保密制度。1948年5月19日《中央保密委員會章程(草案)》中提出：為了使黨的保密工作適應新形勢和黨的事業(yè)發(fā)展的新要求，各地方、各機關應“復審各地保密制度、條例、人員獎懲”等。因為過去地下斗爭和戰(zhàn)爭環(huán)境，文電管理重在“保管”，那時重在保管是對的，但僅重視保管忽視使用就不對了。根據中央保密委員會的要求，中央辦公廳在文電管理制度方面進行了重新審訂、修改和補充。由中央辦公廳組織起草并以黨中央名義于1948年7月5日發(fā)出《中央關于中央各部委處理機密文件的制度》，規(guī)定：“各部委一切機密文件，應由各部委主要負責同志親自負責處理”。但機密文電多的機關“可指定一人專任或兼任機要秘書”，一切機密文電均由機要秘書管理。凡規(guī)定由各首長親閱親辦的文電“不得轉送他人傳閱”。如果因工作需要閱覽使用機密或絕密文電者，“可由該部委負責同志決定，交給某同志閱讀，閱后即由機要秘書收回”。各部委需要使用中共中央辦公廳秘書處和機要處保存的文電，“此項閱讀密電及機要文件之名單，應報告中央秘書長取得批準”。非機要文電可持該部委介紹信到秘書處和機要處借閱。凡使用機密文電者“不得抄存全部原文”但可“摘其大意”。公開文件可任其摘抄。1948年7月11日《中央辦公廳機要室關于抄寫文件的要求通知》指出：每天供黨中央領導同志閱辦的文電約30000字左右，“因書記處各同志工作忙，又都在40歲以上的年齡”，因而各單位向中央送文電時應注意：送中央領導同志使用的文電“一律要抄正清楚，字要大些”。為了保證中央領導同志閱讀方便，規(guī)定上送文件不得寫草字或怪字，稿紙一律用12開或20開紙，但每個字所占的位置“一律按4方分大小，行與行距離為4分”。中央辦公廳秘書處和機要處應保證中央領導同志使用文電的需要。凡給中央領導提供的文電一律一式抄印6份，每份文電第一頁上端應分別寫上英文字母A、B、C、D、E、F等等。這些字母是中央領導同志在處理文電時分別使用的代號，這也是機要室值班秘書與首長秘書隨時聯系或交接文電的依據。此外，中央辦公廳機要處于1948年10月6日發(fā)出《關于材料分類整理》的意見，將各地方、各部隊上送電報分成政情、社情、經情、軍情等35大類，每一大類又劃分為若干小類。除絕密電報僅供中央領導使用外，其他電報可供有關單位領導借用，但要一定的批準手續(xù)。
　　其次，要保密但不得把檔案“鎖死”。這個指導思想是1947年6月11日在《曾三關于中央秘書處材料工作總結》中提出來的。曾三說：我們中央辦公廳秘書處材料科應當是黨中央及中央各機關的“材料庫”。既是檔案庫，應必須講究保守秘密和保護文件檔案的安全。沒有保密，沒有安全，也不會有我們材料庫。但我們有些同志沒有處理好保密與使用的關系，有了檔案“多往柜子里一鎖，鎖死了，沒有送給研究部門或負責同志使用”。根據中央保密委員會的章程，1948年6月4日，經任弼時、楊尚昆批準，發(fā)布了《中共中央秘書處材料科發(fā)借黨內文件條例》，對保密與使用檔案問題作了統(tǒng)一規(guī)定。將一部分劃為公開或半公開的文件材料再抄寫、油印、打字若干份，送有關部門或領導干部使用。有的發(fā)下去，有的借出去，名為發(fā)借，實是送貨上門供其使用。同時，根據某一部委工作范圍，從檔案中選擇其可能有用者編成專題目錄，或者作出每月分類目錄，“印發(fā)各部委，供借閱用”。此外，還根據中央組織部和中央辦公廳審批的閱讀機密文電高干名單，將部分機密文電印發(fā)給高干使用，用畢交機要秘書退回中央辦公廳秘書處或機要處。在此基礎上還要開辟閱覽室。雖然處于戰(zhàn)爭年代，但只要有條件，每個機關檔案科(室)都應建立這種專門閱覽室，供借閱文電同志使用。凡機密文電只能在此閱覽，未經批準或特許，不得帶走文電。
　　最后，要經常征求意見，改進服務工作。檔案材料部門一般都具有保密性和服務性雙重性質。作為保密單位，它應按照中央保密委員會規(guī)定做好一切保密工作；作為服務單位，它要為黨政軍領導機關或領導人服務，全心全意為人民服務。1948年7月30日，《中央秘書處材料科征求對借閱工作意見的信》就體現了這個思想。信中對已往發(fā)借的文電的性質界定和需求征求了意見：“哪類性質的材料是需要的？哪類性質的材料是不需要的？”；“你們希望得到何種文件？”這里所指的“性質”除內容外也包括絕密、機密、公開性質。由于文電進行了分類整理和劃分密級，并且有中央組織部和中央辦公廳批準的閱讀機密文電規(guī)定，所以這樣征求意見是有準備的，能夠在堅持保密的前提下做好文電借閱工作。文中還規(guī)定：借閱文電一定要有手續(xù)，介紹信或證明信是必不可少的；凡借閱機密文電，除符合規(guī)定外，還應經“秘書長批準”，防止機密的擴散；還應填寫“借閱單”、“登記簿”等，手續(xù)清楚，責任分明。任何閱讀使用機密文電者都應“守口如瓶”，不得亂講，不得遺失。如發(fā)生丟失、泄密事件，必須“立即查究”。