丁秋波

（浙江浙能鎮(zhèn)海發(fā)電有限責(zé)任公司，浙江 寧波 315208）

設(shè)備檔案伴隨設(shè)備而產(chǎn)生，是對設(shè)備生命周期全過程的記錄，是具有長期保存價值的設(shè)備資料。在維護設(shè)備資料形成、積累、保存的完整性、準確性起著十分重要的作用，同時，也直接影響著建設(shè)項目工程的質(zhì)量。項目建設(shè)中產(chǎn)生的設(shè)備安裝、調(diào)試、運行資料，是項目建設(shè)檔案的重要組成部分。在項目設(shè)備檔案管理過程中，探索設(shè)備資料與設(shè)備檔案“一體化”管理方法，使設(shè)備檔案在項目管理建設(shè)過程中得到有效的控制，顯得尤為重要。

1 項目設(shè)備檔案管理的要求

1.1 明確設(shè)備檔案管理的同步性

在貫徹實施檔案法和國家檔案管理標準過程中，不斷完善設(shè)備文件資料的來源、歸檔時間、歸檔內(nèi)容以及設(shè)備管理形成過程等方面檔案規(guī)章制度。從檔案制度層面上，規(guī)范了設(shè)備檔案管理行為，以及設(shè)備制造、運輸、安裝和使用等全過程管理。檔案管理部門在履行全過程的檔案管理職能中，不斷開拓設(shè)備檔案管理“三同步”工作環(huán)境，使設(shè)備檔案管理與項目管理同步。設(shè)備檔案管理“三同步”即：設(shè)備檔案管理與設(shè)備招投標、設(shè)備合同管理同步；設(shè)備檔案交接與設(shè)備交接同步；設(shè)備檔案驗收與設(shè)備驗收同步。設(shè)備管理的關(guān)鍵點，就是檔案管理與項目管理的銜接點，檔案管理工作與其他職能部門管理工作的連接點，從而確保檔案管理與其他專業(yè)管理步調(diào)一致，實現(xiàn)設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)管理。

1.2 保證設(shè)備檔案組卷的一致性

《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》的實施，對項目文件的整理、組卷、排列等都有明確規(guī)定。從檔案工作標準上，對保證檔案組卷的一致性有了質(zhì)的規(guī)定，使設(shè)備檔案的內(nèi)容隨設(shè)備的生命周期不斷豐富。無論設(shè)備場地如何轉(zhuǎn)移、產(chǎn)權(quán)怎樣變化，設(shè)備檔案管理標準不變，設(shè)備檔案管理程序不中斷，設(shè)備檔案誰承辦、誰管理的原則不改變，使設(shè)備檔案工作有參照的坐標，為檔案管理主動納入項目體系管理創(chuàng)造了條件。

1.3 維護設(shè)備檔案的可靠性

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的頒布實施，對建設(shè)項目檔案信息完整、真實、有效提供了保障。通過項目質(zhì)量監(jiān)督管理，將項目檔案管理列入質(zhì)量體系管理范圍。通過第三方管理監(jiān)督，維護設(shè)備檔案管理安全、健康地開展。隨著項目質(zhì)量驗評工作的全面開展，為設(shè)備檔案提供了第一手客觀依據(jù)，從源頭上控制了設(shè)備檔案質(zhì)量。

2 存在的問題

2.1 設(shè)備管理與設(shè)備資料管理不兼容

建設(shè)項目對設(shè)備質(zhì)量控制是從設(shè)備制造開始，通過設(shè)備制造監(jiān)理到設(shè)備安裝監(jiān)理，再到建設(shè)項目全過程監(jiān)理，圍繞設(shè)備生命周期運行特征，主線清晰，自始至終有人維護。而設(shè)備資料大都停留在設(shè)備開箱驗收管理的表面層。由于設(shè)備管理與設(shè)備資料管理猶如兩條平行線互不兼容，存在的問題是：設(shè)備名稱、設(shè)備資料名稱與現(xiàn)場設(shè)備命名不一致；設(shè)備資料移交數(shù)量與合同應(yīng)移交數(shù)、工程安裝需求量不一致；設(shè)備資料與設(shè)備檔案管理完整性、成套性歸檔范圍不一致；紙質(zhì)材料歸檔與電子文件內(nèi)容不一致。

2.2 設(shè)備與設(shè)備資料數(shù)量不統(tǒng)一

設(shè)備與設(shè)備資料圖實相符，設(shè)備資料是設(shè)備運行軌跡的真實記錄，這是保管設(shè)備檔案的初衷。在項目管理中，設(shè)備資料管理存在滯后性，檔案管理受到忽視。存在的問題是：設(shè)備數(shù)量與設(shè)備資料數(shù)量不等，如2～3套設(shè)備，只移交1套資料及歸入1個案卷；設(shè)備安裝記錄數(shù)據(jù)不完整、計量單位不規(guī)范；設(shè)備異同報告與設(shè)備資料所反映的內(nèi)容不一致。

2.3 設(shè)備資料與工程管理不同步

設(shè)備檔案是從設(shè)備制造到設(shè)備申請退役所形成全部設(shè)備資料的總和。歸納為3個階段，2個交接點。3個階段是：設(shè)備生產(chǎn)、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備使用管理階段；2個交接點是：設(shè)備開箱驗收、設(shè)備竣工驗收交接點。設(shè)備檔案目標是完整、準確地反映設(shè)備生命周期的全過程。而現(xiàn)有的項目設(shè)備檔案管理，在設(shè)備制造、出廠驗收、運輸?shù)榷嗵幊霈F(xiàn)檔案管理盲點，失去了設(shè)備資料的前端管理，影響了設(shè)備與資料的同步管理。存在的問題是：設(shè)備招投標合同對設(shè)備資料沒有技術(shù)質(zhì)量管理條款；設(shè)備出廠驗收缺少設(shè)備資料驗收事項；設(shè)備施工安裝忽視了設(shè)備資料驗收環(huán)節(jié)。

3 加強項目設(shè)備檔案管理的建議

3.1 加強對項目設(shè)備資料的質(zhì)量控制和人員管理

項目設(shè)備資料記錄的主體是人，通過規(guī)范制作人的行為，明確規(guī)定設(shè)備施工、安裝、調(diào)試單位設(shè)備資料范圍，對設(shè)備資料所涉及的范圍實行全方位控制；通過統(tǒng)一的設(shè)備資料記錄格式，統(tǒng)一的質(zhì)量控制標準；使設(shè)備資料積累與工程項目施工進度、現(xiàn)場實際考核相統(tǒng)一。

3.2 建立設(shè)備資料全過程管理

掌握設(shè)備生命周期的運行規(guī)律，制定管理坐標。及時排查設(shè)備資料管理過程中容易出現(xiàn)的危險源。建立設(shè)備資料與檔案一體化管理方式，以設(shè)備資料文件夾為載體，進行垂直管理。設(shè)置設(shè)備資料管理路徑：設(shè)備資料經(jīng)開箱資料驗收合格，以設(shè)備資料文件夾方式跟蹤管理。每個設(shè)備資料文件夾上有統(tǒng)一的檔案分類標識，無論該設(shè)備周轉(zhuǎn)到那個階段，檔案管理人員都應(yīng)通過對檔案分類標識識別，實行全過程控制。

3.3 按照設(shè)備時間流程實施管理

設(shè)備時間流程一般包括物資采購、設(shè)備到貨驗收、設(shè)備安裝、調(diào)試、試生產(chǎn)、設(shè)備竣工驗收等階段，不同階段設(shè)備資料有著不同的記錄內(nèi)容。

（1）物資采購階段，是設(shè)備檔案產(chǎn)生的第一時間。檔案管理及時加入，明確設(shè)備資料管理要素，對重大設(shè)備列出設(shè)備檔案管理文件夾，確立設(shè)備資料提交內(nèi)容和質(zhì)量標準。

（2）設(shè)備到貨驗收階段，是設(shè)備檔案控制的重點。設(shè)備檔案控制是以設(shè)備監(jiān)理提供的設(shè)備出廠監(jiān)理文件為基本依據(jù)，按照設(shè)備驗收程序，檔案管理部門參與設(shè)備開箱驗收，確認資料管理文件夾內(nèi)容齊全，符合檔案驗收標準。經(jīng)設(shè)備開箱驗收后，標上檔案分類標識的設(shè)備資料，允許進入設(shè)備資料安裝運行流程，明確設(shè)備資料由誰進行收集、積累。

（3）在設(shè)備安裝、調(diào)試、試生產(chǎn)階段，根據(jù)工程實際進度，按設(shè)備領(lǐng)用、安裝、調(diào)試、試生產(chǎn)時間順序?qū)嵭性O(shè)備資料閉環(huán)管理。各施工安裝單位根據(jù)資料管理文件夾內(nèi)容，對設(shè)備進行分類組卷，然后進入單位工程文件包管理程序。

（4）竣工驗收階段，是設(shè)備資料進入設(shè)備檔案質(zhì)量控制的關(guān)鍵階段。設(shè)備資料管理的收集、積累、分類和整理工作程序結(jié)束，設(shè)備資料通過全面質(zhì)量管理驗評合格后，實施設(shè)備資料竣工驗收，驗收合格的設(shè)備資料隨設(shè)備移交生產(chǎn)。

3.4 按照設(shè)備管理職能部門實施管理

要使設(shè)備資料過程管理與竣工檔案的最終管理實現(xiàn)首尾相連，把設(shè)備資料歸檔范圍和保管期限以設(shè)備資料文件夾形式，進行分類歸屬。在同一個項目管理中設(shè)備檔案管理只有一個標準；使用檔案部門統(tǒng)一制作的管理模板；統(tǒng)一設(shè)備資料歸檔、立卷操作步驟。用示范案卷方式，實行設(shè)備資料組卷程序化，設(shè)備檔案從外封面到卷內(nèi)排列規(guī)范化。按照設(shè)備資料形成的規(guī)律通過案卷質(zhì)量控制流程，把設(shè)備資料檢查、對接、驗收、移交程序，簡化為具體的操作方式。

按照設(shè)備資料與檔案一體化管理流程，由設(shè)備管理職能部門實施管理：

（1）物資管理部門。承擔(dān)設(shè)備招投標、設(shè)備合同管理過程中的設(shè)備資料形成、技術(shù)質(zhì)量范圍的設(shè)置職能；負責(zé)設(shè)備資料驗收、整改情況跟蹤處理反饋；是開啟設(shè)備檔案質(zhì)量管理之首。

（2）設(shè)備安裝、調(diào)試、運行單位。承擔(dān)建設(shè)項目中設(shè)備資料形成、積累、歸檔全過程，是設(shè)備檔案質(zhì)量管理的基礎(chǔ)。

（3）工程管理部門。承擔(dān)設(shè)備、設(shè)備資料原始性、真實性、完整性執(zhí)行情況全過程檢查職能，對設(shè)備異動后設(shè)備資料的圖實相符的檢查，把好設(shè)備安全運行關(guān)。

（4）質(zhì)量監(jiān)督部門。承擔(dān)設(shè)備資料在建設(shè)項目中的全過程監(jiān)督審核職能，負責(zé)設(shè)備資料原始性、成套性質(zhì)量關(guān)。

（5）監(jiān)理部門。承擔(dān)設(shè)備制造、運輸、安裝、調(diào)試等過程實施監(jiān)督職能，檢查設(shè)備、設(shè)備記錄表單的圖實相符情況，確認設(shè)備、設(shè)備資料準確無誤，齊全完整。

（6）檔案部門。承擔(dān)合格設(shè)備檔案管理職能，負責(zé)設(shè)備資料的歸檔范圍和內(nèi)容制定、編制設(shè)備檔案分類標準和設(shè)備檔案管理標準，維護和檢查設(shè)備資料管理和設(shè)備檔案管理的運行情況，定期開展檔案業(yè)務(wù)交流和專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，按照施工進度確定設(shè)備檔案歸檔時間，控制檔案質(zhì)量。

3.5 嚴格按設(shè)備檔案驗評要求實施管理

設(shè)備檔案驗評是建設(shè)項目檔案管理的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)設(shè)備檔案不同專業(yè)的特點，由參建單位提出，監(jiān)理單位、安全質(zhì)量部門、工程管理部門、檔案部門驗評后簽字蓋章，執(zhí)行審核簽證管理程序。通過設(shè)備檔案驗評，設(shè)備檔案才能取得合格證書；通過設(shè)備檔案驗評，做到不同類型檔案、不同載體檔案的有機統(tǒng)一，取得專業(yè)部門對設(shè)備檔案真實性的認可，達到設(shè)備檔案齊全準確、圖實相符的目的。

4 結(jié)語

加強對設(shè)備檔案管理是提高項目檔案質(zhì)量的需要。由于設(shè)備安裝、調(diào)試的短期性與長期性、設(shè)備運行安全可靠性決定了設(shè)備檔案管理的嚴肅性、設(shè)備檔案保管的長期性。各相關(guān)管理職能部門應(yīng)共同維護項目設(shè)備管理與設(shè)備檔案管理的質(zhì)量，為保證建設(shè)項目工程的質(zhì)量夯實基礎(chǔ)。

[1]鄭金月．浙江檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的特色與思考[J]．中國檔案，2009（1）:37-39．

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[3]陳秀菊．電力科技檔案管理手冊（第二冊）[M]．北京：中國電力出版社，2006．

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