張朝艷 天津醫(yī)院

建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必要性

張朝艷 天津醫(yī)院

本文主要闡述了建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必要性，目前我國醫(yī)院信息系統(tǒng)存在各種各樣的弊端及問題，通過建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)醫(yī)務信息的全過程跟蹤和動態(tài)管理，縮短病人的診療時間，為醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)學研究的長期效應帶來綜合效益。

醫(yī)院；管理系統(tǒng)；醫(yī)務信息

21世紀是人類社會進入信息時代的標志。隨著信息技術，特別是網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，以Internet為代表的國際互聯(lián)網(wǎng)使信息打破了以往地區(qū)和國門的界限，正以驚人的速度漫游世界的各個角落，使人們足不出戶便知道天下事，達到信息共享。由信息共享我們清楚地看到它是促進社會和經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎。由此也為醫(yī)療信息共享而達到促進人類的健康事業(yè)的發(fā)展奠定了基礎。

一 醫(yī)院信息系統(tǒng)存在的問題

目前，我國醫(yī)院的信息處理基本上還停留在手工方式，勞動強度大且工作效率低，醫(yī)師、護士和管理人員的大量時間都消耗在事務性工作上，致使“人不能盡其才”,并且病人排隊等候時間長，輾轉過程多，影響醫(yī)院的秩序。

其次，病案、臨床檢驗、病理檢查等許多寶貴的數(shù)據(jù)資料的檢索十分費事甚至難以實現(xiàn)，對這些資料深入的統(tǒng)計分析手工方式無法進行，不能充分為醫(yī)學科研利用。

再次，在經(jīng)濟管理上也因而存在漏、跑、錯、費現(xiàn)象，醫(yī)院物資管理由于信息不準確，家底不明，積壓浪費，以致“物不能盡其用”。

因此，利用計算機技術可以克服資料檔案管理中的不足，并能達到資料永久保存、查詢快、改寫方便、保密性強等管理要求，以實現(xiàn)資料檔案的現(xiàn)代化管理。

二 建立醫(yī)院信息系統(tǒng)的好處

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)作為醫(yī)院管理信息系統(tǒng)（HIS）的一個部分，在中國起步比較晚。

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)信息的全過程追蹤和動態(tài)管理，從而做到簡化患者的診療過程，優(yōu)化就診環(huán)境，改變目前排隊多、等候時間長、秩序混亂的局面。如目前多數(shù)醫(yī)院就診必須經(jīng)過掛號、等候病歷、劃價、收費、取藥或治療一系列過程，一個患者少則排3次隊，多則5、6次，用于過程性的時間最少在1個小時以上，利用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，每個病人用于診療的中間過程性時間會大幅度減少，其產(chǎn)生的社會效益和間接經(jīng)濟效益是明顯的。

同時該系統(tǒng)的實施也可以強化醫(yī)院內(nèi)部管理，降低醫(yī)護人員的工作強度和時間，解決偽、冒、漏現(xiàn)象，加速資金周轉和減少藥品、器械等物資積壓。當然使用該系統(tǒng)更主要的還在于它對醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)學研究的長期效應帶來的綜合效益。它的效益遠遠超出醫(yī)院本身，因為完整的病人醫(yī)學記錄是醫(yī)學研究的重要信息資源，這類資源在手工作業(yè)環(huán)境下，大部分被拋棄了。

最突出的表現(xiàn)在還局限在病案信息隨固定載體流動的水平上。隨著醫(yī)療水平的發(fā)展，原有的檔案管理模式、體系已經(jīng)不適應檔案管理的現(xiàn)有需求，現(xiàn)代檔案管理要求我們更應注重病案信息本身的流動，所以真正意義上檔案管理應該是檔案信息在檔案管理系統(tǒng)中快速安全流動。以現(xiàn)代電子技術為基礎，充分利用現(xiàn)有的巨大的檔案信息資源庫，從而充分發(fā)揮電子病案的技術優(yōu)勢，是解決檔案信息合理充分利用的根本途徑。

三 醫(yī)院信息系統(tǒng)的技術前提

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是基于WEB開發(fā)的中高端企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括患者的數(shù)據(jù)庫管理(包括基本情況、質(zhì)量管理、醫(yī)保接口)、系統(tǒng)維護、唯一查詢、綜合查詢、關于、注銷和退出等幾個部分。

該系統(tǒng)不同于復雜的管理系統(tǒng)，不需要復雜的操作，不需要大量的流程重組，不需要很強的IT實施能力，操作簡單、維護方便、實用性強，繼承了眾多“醫(yī)院檔案”軟件的優(yōu)點?？梢浴巴度肷?，實施周期短，解決企事業(yè)單位最關鍵、最需要解決的問題”。

該系統(tǒng)基于B/S結構，在數(shù)據(jù)庫維護的各個環(huán)節(jié)中，利用互聯(lián)網(wǎng)工具,從數(shù)據(jù)的提交—審核—查詢等過程中，借助強有力的權限管理系統(tǒng)，提供完善的業(yè)務流程多級審批流程控制。

對于檔案管理方面，由于其信息龐大，多樣，對計算機的各個方面要求也比較嚴格，但是隨著數(shù)據(jù)庫技術的發(fā)展，這些困難得到了很大的解決。

建立數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)——醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。使用這種系統(tǒng)可輕松實現(xiàn)對醫(yī)院病案檔案進行檔案管理，其中包括檔案登記、修改、刪除、檔案任意條件的查詢、登記簿打印等操作，利用友好的界面可以使醫(yī)務工作者從煩瑣、復雜的手工勞動中脫離出來輕松實現(xiàn)對病案檔案的管理。

數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)管理的最新技術，是計算機科學的重要分支，并已發(fā)展成為通用的系統(tǒng)軟件。由于數(shù)據(jù)庫具有數(shù)據(jù)結構化、最低冗余度、較高的程序與數(shù)據(jù)獨立性、易于擴充、易于編制應用程序等優(yōu)點，較大的信息系統(tǒng)都是建立在數(shù)據(jù)庫設計之上的。

依托于這種數(shù)據(jù)庫技術，可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西，包括照片、紙張等非常容易毀壞變形的檔案材料，把它們轉換成數(shù)字形式，永久地保存起來。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術和設備，將館藏檔案信息數(shù)字化，建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也保護了檔案信息資源。

因此，建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)后，可以在以下幾個方面凸顯特性：

1.建立基本病歷檔案信息庫。

2.連接住院處、病房、病案室搜集信息，加強各個部門之間的聯(lián)系。

3.方便醫(yī)師的病案的查閱和患者費用的查閱。

4.替代手工填寫病歷，提高工作效率。

5.運用系統(tǒng)傳遞醫(yī)院檔案信息，提高病歷的保密性。

6.留有醫(yī)保系統(tǒng)傳輸接口，方便醫(yī)保部門及時得到信息。

人類的生老病死問題，是人類世世代代不斷去研究、發(fā)現(xiàn)、探索的問題，在科學的研究這些問題的過程中，檔案信息是基礎、是依據(jù)、是指針。在現(xiàn)代社會，檔案信息不僅是醫(yī)學、教學、科研上的需求，它的內(nèi)涵還可以反映出環(huán)保問題、經(jīng)濟問題、文化建設問題、社會發(fā)展問題等。面對21世紀的信息革命，面對人類與地球的生存的重要課題，作為新時期醫(yī)療信息管理者全方位做好信息科學管理是義不容辭的責任。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.13.070