張洪偉 劉三軍 中國五環(huán)工程有限公司 武漢 430223

涉外項目中工程技術(shù)人員有效溝通的重要性分析

張洪偉*劉三軍 中國五環(huán)工程有限公司 武漢 430223

在涉外項目管理中，由于項目參與各方的差異，決定了有效溝通的重要地位和作用。本文分析與論述涉外項目中工程技術(shù)人員有效溝通的重要性。

涉外項目技術(shù)人員項目管理溝通協(xié)調(diào)

涉外工程項目，特別是大型涉外工程項目，由于參建單位多，諸如業(yè)主、PMC、EPC以及各級分包商等，交流內(nèi)容廣，涉及設(shè)計方案、工程進度、安全質(zhì)量、變更索賠等工作，決定了參與成員間的交流溝通不僅信息量龐大，而且處理相當(dāng)復(fù)雜。

隨著我國對外承包工程從勞動密集型逐漸向技術(shù)、管理和資金密集型的領(lǐng)域擴展，設(shè)計對工程公司的重要性愈加突出，它不僅在控制項目風(fēng)險方面起關(guān)鍵作用，同時作為采購和施工的基礎(chǔ)，對成本和進度的影響也非常大。設(shè)計在整個項目執(zhí)行過程中的重要地位，決定工程技術(shù)人員在項目執(zhí)行過程中與相關(guān)方進行有效溝通的重要性。本文從涉外項目溝通的重要性和作用入手，分析與論述涉外項目管理中溝通效果的影響因素，以及如何提高工程項目溝通效果的方法和途徑，結(jié)合實際，重點分析與論述對工程技術(shù)人員和涉外項目參與各方進行有效溝通的技巧。

1 工程技術(shù)人員溝通的重要性與作用

由于涉外項目參與各方的國別、文化背景、語言、習(xí)慣等存在諸多不同，造成了成員間溝通的復(fù)雜性，很難照搬國內(nèi)項目中成熟的溝通辦法。

1.1 重要性

1.1.1 為進度、質(zhì)量、費用和風(fēng)險管理提供保障

在涉外項目的投標(biāo)、設(shè)計、采購以及施工階段，工程技術(shù)人員通過溝通與協(xié)調(diào)，可以充分保證項目最終設(shè)計方案的合理性與經(jīng)濟性。同時又可以為項目的采購與施工提供可靠保障，進而降低項目實施中的各種風(fēng)險。如果在工程項目團隊內(nèi)部沒有形成良好的溝通氛圍，沒有形成相互協(xié)作的工作模式和相互信任的工作機制，就難以保證項目的順利進行，即使項目最終能取得成功，也可能要為此付出大的代價。

1.1.2 獲取信任與支持以維護和諧工作局面

僅靠少數(shù)人的努力難以使項目順利實施，需要工程技術(shù)人員的有效溝通。與項目相關(guān)方進行有效地溝通，在相互信任與支持的基礎(chǔ)上，項目才能開展得順利。

1.2 作用

1.2.1 降低項目管理的復(fù)雜性

工程項目涉及到很多利益相關(guān)方，而各方的要求不盡相同。例如，業(yè)主希望投資省、收益高、進度快、質(zhì)量好;工程公司希望獲得合理的報酬、寬松的進度、及時準(zhǔn)確的信息、果斷的決策和及時支付工程進度款項;施工單位希望能夠及時獲得施工圖紙、盡可能少的設(shè)計變更、材料和設(shè)備的及時到場、較為充足的施工工期、施工方法選擇上的自主性以及豐厚的利潤;政府機構(gòu)則強調(diào)符合國家政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及國家整體發(fā)展規(guī)劃等;社會公眾則希望工程綠色環(huán)保少污染，有廣泛的社會效益和生態(tài)效益等?？梢?，要想滿足各相關(guān)方的要求，就需要由工程技術(shù)人員從項目源頭抓起，選擇先進適用的工藝技術(shù)，提高設(shè)計質(zhì)量，把握項目進度，控制項目投資，規(guī)避項目風(fēng)險，注重環(huán)境的保護，協(xié)調(diào)各方利益。而要實現(xiàn)上述目的就需要有效的溝通。

1.2.2 提高項目團隊的工作效率

團隊成員間通過準(zhǔn)確、及時的信息傳遞交流可以避免工作的重復(fù)性，大大節(jié)省時間和精力;團隊成員共同分析討論出現(xiàn)的問題，有助于得出最優(yōu)的技術(shù)方案;通過與管理部門的溝通，可以使團隊成員準(zhǔn)確把握項目進展，動態(tài)地調(diào)整自己的工作進度與狀態(tài);上、下游專業(yè)間相互交流溝通可以消除誤解，避免工作中的錯誤和失誤，保證設(shè)計成果的質(zhì)量;團隊成員之間相互信任和支持還可以緩解工作壓力，改善人際關(guān)系，營造和諧融洽的工作局面?？梢姡行贤軌蚣皶r排除障礙，最大限度提高項目團隊的工作效率，使項目團隊更具凝聚力和戰(zhàn)斗力。

2 溝通效果的影響因素與溝通技巧

2.1 影響因素

2.1.1 人員的素質(zhì)和能力

人的素質(zhì)和能力主要包括知識、經(jīng)驗、溝通和組織能力、團結(jié)協(xié)作精神、技術(shù)業(yè)務(wù)能力、責(zé)任心和果斷決策的能力。素質(zhì)越高，能力越強，則會得到更多人的支持與信任，溝通就會越順暢，按時、保質(zhì)完成工作的可能性就越大。

2.1.2 態(tài)度

做事的態(tài)度決定最終結(jié)果。如果對溝通信息不重視，僅關(guān)心與自己有關(guān)的信息，則勢必不能達到有效溝通。只有重視接收到的信息，而且重視項目目標(biāo)、進度和業(yè)主要求等方面的信息，及時接收和發(fā)送信息，解決溝通過程中出現(xiàn)的問題，溝通才能產(chǎn)生良好的效果。

2.1.3 溝通可促進雙方的互信度

信息傳遞是雙方的事情，因此，雙方的誠意和信任至關(guān)重要。當(dāng)面對來源不同的同一信息時，溝通雙方易于接受他們認為值得信任的那一方信息。溝通的準(zhǔn)確性與溝通雙方間的相似性也有著直接的關(guān)系，如果雙方在性別、年齡、國別、種族、社會地位、興趣、價值觀、能力等相似性越大，那么溝通的效果也會越好。

2.2 方法與技巧

擁有良好的溝通環(huán)境對項目的運作和開展非常重要，工程技術(shù)人員在涉外項目中有效溝通是一項重要的課題。

2.2.1 與相關(guān)方進行外語交流

工程公司技術(shù)人員在與外方人員進行技術(shù)交流的時候，不僅可以發(fā)揮自身的技術(shù)與語言方面的優(yōu)勢，通過傳真、信函、電子郵件等進行溝通，而且還可以進行口語交流。不僅可以將自己的想法直接表達出來，更可以在交流過程中，獲得外方的認可與信任，從而實現(xiàn)溝通交流的目的。

2.2.2 正式與非正式溝通

在非正式場合下溝通雙方易于坦誠相待，能營造出良好的氛圍，為長久的溝通與合作奠定基礎(chǔ)。通過非正式場合的溝通達成初步意見，為在正式場合形成最終意見創(chuàng)造條件。

2.2.3 掌握與運用溝通技巧

管理學(xué)家布萊克和摩登將處理沖突的溝通技能歸為五種模式:面對、妥協(xié)、圓滑、強制和撤退。在溝通過程中，工程技術(shù)人員應(yīng)選擇適合自己的方法進行溝通，該強制時則強制，該妥協(xié)時則妥協(xié)，該撤退時就撤退。如果采用的方法不妥當(dāng)，可能會造成彼此關(guān)系的緊張，不利于今后工作的開展;或給外界留下軟弱、妥協(xié)的印象，為今后的工作和溝通留下隱患。工程技術(shù)人員應(yīng)在溝通過程中根據(jù)實際情況靈活運用溝通技巧，策略性地組合使用溝通技能，以謀取自身利益的最大化或問題的最佳解決辦法。

3 工程技術(shù)人員與相關(guān)方之間的溝通

3.1 與業(yè)主之間的關(guān)系

在涉外項目中，工程技術(shù)人員要正確理解業(yè)主的設(shè)計意圖和要求，定期向業(yè)主匯報設(shè)計進展，交換意見。如果業(yè)主有好的建議，在不違反合同、設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的情況下，盡量滿足業(yè)主的設(shè)計變更要求，以便創(chuàng)造良好氛圍。通過不斷溝通與交流，相互間逐漸熟悉和配合的關(guān)系對項目的順利開展絕對是有益的。

3.2 與咨詢工程師之間的關(guān)系

在涉外項目中，工程技術(shù)人員一般不直接和業(yè)主打交道，而是與業(yè)主代理的咨詢工程師打交道。設(shè)計方案、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和設(shè)計模式需要由咨詢工程師批準(zhǔn)，設(shè)計成品需要由咨詢工程師確認，設(shè)計變更需要由咨詢工程師認可，設(shè)計、施工、監(jiān)理發(fā)生合同糾紛時需要咨詢工程師仲裁。由此可見，工程技術(shù)人員應(yīng)與咨詢工程師之間有良好溝通，建立互信關(guān)系，為涉外項目在設(shè)計和施工階段的順利開展創(chuàng)造條件。因此，把握與咨詢工程師溝通的技巧，對工程技術(shù)人員是很重要的。

3.3 與施工單位之間的關(guān)系

在施工階段，工程技術(shù)人員應(yīng)主動向施工單位介紹相關(guān)技術(shù)方案與設(shè)計細節(jié)，及時、準(zhǔn)確地答復(fù)施工方提出的問題，并與相關(guān)人員建立起良好的合作關(guān)系。如果能夠和施工單位人員搞好關(guān)系，能將設(shè)計中出現(xiàn)的問題消滅在安裝作業(yè)前夕，減少設(shè)計變更，為項目節(jié)省資金。

3.4 內(nèi)部各專業(yè)之間的關(guān)系

由于項目涉及設(shè)計、采購、土建施工、設(shè)備安裝等各項工作，工程技術(shù)人員要加強與內(nèi)部各專業(yè)間的協(xié)調(diào)溝通，形成信息暢通的內(nèi)部溝通格局。設(shè)計部門不僅要對項目的技術(shù)負責(zé)，同時要對采購部門提供技術(shù)支持，解決現(xiàn)場出現(xiàn)的各種技術(shù)問題;采購部門要與設(shè)計部門溝通，了解設(shè)計人員的設(shè)計意圖，并隨時與施工部門保持聯(lián)系，根據(jù)項目施工進度的要求，積極組織貨源，保證工程項目按進度順利實施;施工部門要與設(shè)計人員溝通，保證工程項目施工質(zhì)量以及現(xiàn)場出現(xiàn)的各種技術(shù)問題得到及時解決，同時將施工進度及時反饋給采購部門和設(shè)計部門。

4 結(jié)語

(1)在涉外項目中，工程技術(shù)人員與外界溝通的目的是建立以項目為中心的融洽和良好的關(guān)系，建立起互信的氛圍，不僅可以為項目服務(wù)，更可以為公司海外業(yè)務(wù)的拓展和公司的長遠發(fā)展服務(wù)。

(2)在項目的執(zhí)行過程中，加強工程技術(shù)人員溝通能力的建設(shè)和服務(wù)意識的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)相關(guān)方平等溝通，為增進相互了解和互信奠定基礎(chǔ)，從而在項目執(zhí)行過程中實現(xiàn)自身利益。

The important position and function of the effective communication are decided by the differences between the participants in the foreign associated project management．This article analyzes and discusses the importance of effective communication between the engineers in the foreign associated project management．

Analysis on Importance of Effective Communication between Engineers in Foreign Associated Projects

Zhang Hongwei，et al
(Wuhuan Engineering Corporation，Wuhan 430223)

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*張洪偉:工程師。2005年畢業(yè)于華中科技大學(xué)動力機械及工程熱物理專業(yè)獲碩士學(xué)位。主要從事與干煤粉氣化有關(guān)的設(shè)計與研究工作。聯(lián)系電話:(029)81926748，E－mail:zhanghongwei@cwcec.com。

2011－10－14)