崔愛君

（河南省豫東水利工程管理局，河南 開封 475002）

0 引言

水利工程檔案是工程建設(shè)的歷史依據(jù)和痕跡，包括從水利水電工程項(xiàng)目開發(fā)建議書、 可行性研究到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行(使用)等過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式和載體的各種歷史記錄[1]。 它對(duì)工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗(yàn)證作用。科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會(huì)提供可利用資料， 是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案自身價(jià)值的重要渠道，也是檔案工作的根本目的。

1 水利工程檔案管理存在的問題

我國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作起步于20 世紀(jì)50 年代，在20 世紀(jì)80 年代得到發(fā)展。 國(guó)家檔案局1992 年頒發(fā)了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》，1997 年又與國(guó)家計(jì)委聯(lián)合發(fā)布了《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》。這些規(guī)定和辦法為重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理工作的不斷規(guī)范、 管理模式和管理手段的不斷更新， 工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍然存在著整理速度慢，內(nèi)容不齊全，編寫不規(guī)范，質(zhì)量不高等問題。

1.1 檔案管理工作的前期投入和管理不足

一般情況下，在工程項(xiàng)目建設(shè)的后期，工作人員才開始著手進(jìn)行檔案資料的收集、整理工作。致使檔案資料復(fù)印件多、原件少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。

1.2 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

工程項(xiàng)目資料管理人員大多是臨時(shí)抽調(diào)、 沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，且身兼數(shù)職，致使檔案管理水平普遍較差， 在項(xiàng)目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。 還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。

1.3 檔案管理體制和制度不健全

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立， 在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度正在逐步完善。 為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求， 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時(shí)地調(diào)整和修改。

2 對(duì)策和建議

2006 年，水利部出臺(tái)的《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》要求：（1）加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)；（2）認(rèn)真落實(shí)崗位責(zé)任制；（3）加強(qiáng)檢查指導(dǎo)與監(jiān)督；（4）提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平；（5）認(rèn)真做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案登記工作。 這些都為我國(guó)的水利工程檔案管理工作提出了明確的要求。根據(jù)這些要求，針對(duì)目前存在的問題，建議采取以下對(duì)策。

2.1 健全制度、強(qiáng)化管理，落實(shí)崗位責(zé)任制

加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證[2]。 為此，應(yīng)采取以下措施。 （1）成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)，對(duì)檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門，指定專人擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。 （2）把學(xué)習(xí)、宣傳有關(guān)檔案法規(guī)與增強(qiáng)工程技術(shù)人員的法制觀念結(jié)合起來， 把宣傳正反面典型與提高檔案人員的自覺性結(jié)合起來， 形成人人理解和支持檔案工作的良好風(fēng)尚。（3）企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度， 強(qiáng)化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計(jì)等部門的實(shí)施力度，并制訂相應(yīng)的措施， 使檔案部門可以進(jìn)行有效的監(jiān)督和制約。 同時(shí)，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解、細(xì)化，層層加以落實(shí)，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗(yàn)收的全過程[3]。 （4）對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)。這是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。 按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。 （5）設(shè)計(jì)出可使用的檔案管理信息管理軟件， 將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分類排列和編目，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息組織與管理的有序化。（6）建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。 （7）建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面，檢查歸檔的文件是否齊全完整。 無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門，都應(yīng)從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力

針對(duì)工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際情況，必須加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的素質(zhì)[4]。 （1）工程檔案管理人員應(yīng)定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)， 并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)，做到“持證上崗”。 （2）培養(yǎng)檔案管理人員的全員檔案意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案的收集、保管、利用3 個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

長(zhǎng)期以來， 由于我們對(duì)于各級(jí)各類檔案的管理工作缺乏科學(xué)的管理意識(shí)， 未能將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中， 導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案資料的整理歸檔帶來了困難。 為了使水利工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，制訂一系列措施，對(duì)水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點(diǎn)， 拓寬檔案收集渠道。 從實(shí)際情況看，水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。 這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員多、經(jīng)歷的時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，就可能遺漏。 而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短，形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加上施工人員組成復(fù)雜，往往是工程任務(wù)一完成，臨時(shí)機(jī)構(gòu)就解散，檔案材料也隨之消失。 為了保證檔案資料收集的齊全、完整，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序、工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料， 對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。 在此基礎(chǔ)上，可采取以下收集方法：（1）追蹤收集。 即檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息， 并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大，適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。 （2）分階段收集。即檔案人員始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失。 該方法適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。 （3）強(qiáng)制性收集。 即采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交一定金額的資料押金， 將完整的檔案資料移交給檔案部門后，才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力， 適用于對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位。

2.3 通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

水利工程檔案的形成是水利工作者勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了更好地利用和開發(fā)利用檔案信息。 例如，2003 年開封市境內(nèi)河清挖河道，當(dāng)時(shí)的情況是黃河發(fā)大水，整個(gè)河道被淤泥覆蓋，整個(gè)水利工程受損嚴(yán)重，農(nóng)業(yè)灌溉受到嚴(yán)重影響。為了保豐收、利水情，市、縣政府責(zé)成水利部門對(duì)內(nèi)河清淤拿出整改措施。 水利施工人員通過對(duì)水利工程檔案的調(diào)閱，針對(duì)各河道的現(xiàn)狀，迅速制訂了最佳清淤方案，使各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的災(zāi)情降到最低、農(nóng)田損失面積得到最大的控制。因此，對(duì)于檔案工作者來說， 如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作[5]。

2.4 加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

檔案管理手段的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志， 它包括以下幾方面： 保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢業(yè)務(wù)智能化等。 實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化報(bào)送、傳遞，可滿足水利工程建設(shè)者多方位、 多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。

2.5 加強(qiáng)對(duì)建設(shè)管理體制改革的研究

應(yīng)定期對(duì)國(guó)家制定的適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)、研究，及時(shí)制訂一批既符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律、 又適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求，既符合我國(guó)國(guó)情、又吸收國(guó)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案法規(guī)、規(guī)章。鑒于計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案工作帶來的深刻影響， 應(yīng)大力加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)水務(wù)工程檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究。

2.6 資料分類科學(xué)化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。 因此，我們應(yīng)根據(jù)水利工程文件材料自然形式的特點(diǎn)和相互間的有機(jī)聯(lián)系，按照《檔案法》、《水利基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料管理規(guī)定》、《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)范》等水利工程檔案法律和規(guī)章，結(jié)合單位的實(shí)際情況，制訂一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，完善標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)章制度，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案編制、收集、整理、編目、保管及提供利用的系統(tǒng)性、完整性、實(shí)用性。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中一項(xiàng)邊緣性、 基礎(chǔ)性工作，是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。近幾年，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸， 無紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新課題和新挑戰(zhàn)，面對(duì)這種形勢(shì)，我們應(yīng)該更加重視對(duì)項(xiàng)目檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制，不斷總結(jié)完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)， 促進(jìn)水利工程檔案管理再上一個(gè)臺(tái)階。

[1] 王文華. 論水利工程檔案的管理[J]. 人力資源管理：學(xué)術(shù)版，2009（6）：34.

[2] 何亞川. 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定-貫徹實(shí)施與檔案管理、科技檔案編研、檔案的歸檔、移交、驗(yàn)收、整編及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)試用手冊(cè)[M]. 北京：中國(guó)水利出版社，2006.

[3] 張書亞. 水利工程監(jiān)理的檔案管理[J]. 中小企業(yè)管理與科技，2009（36）：4.

[4] 楊 碩. 電子檔案的整理與保護(hù)及檔案工作者信息素質(zhì)[J]. 黑龍江科技信息，2007（19）：213.

[4] 王雪潔.檔案信息化建設(shè)淺談[J]. 檔案與建設(shè)，2003（10）：20-23.