呂亞梅

摘 要：高校學(xué)生檔案管理工作在整個學(xué)校基礎(chǔ)工作中占有舉足輕重的地位，高校自從2003年擴(kuò)展開始，學(xué)生人數(shù)多、人員素質(zhì)參差不齊，給高校學(xué)生檔案工作增加了很大的難度，本文對新時期高校學(xué)生檔案管理的漏洞進(jìn)行分析，并提出有效的改革措施。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案管理；檔案管理改革措施

一、高校學(xué)生檔案管理的本質(zhì)

高校學(xué)生檔案管理分為學(xué)生終身檔案和臨時檔案。終身檔案指的是學(xué)生從進(jìn)校開始到畢業(yè)以后由學(xué)校臨時建立起的檔案，這里面包括學(xué)生的表現(xiàn)情況。而臨時檔案中一部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)以后會裝到學(xué)生終身檔案里。由于這兩種檔案階段性的不同，學(xué)生的臨時檔案一般包括學(xué)生基本情況審核表、軍訓(xùn)考核情況、大學(xué)各科成績表、綜合測評情況等。在學(xué)生畢業(yè)以后，臨時檔案的相關(guān)內(nèi)容要放到終身檔案里面，包括其中的學(xué)籍以及軍訓(xùn)表、獎懲表、體檢表等等。

二、高校學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1、高校學(xué)生檔案管理工作沒有得到廣泛的重視和認(rèn)可

高校學(xué)生檔案的管理也是學(xué)校檔案管理的一部分，很多高校只重視教學(xué)和其他管理的檔案工作，對學(xué)生檔案工作沒有充分的認(rèn)識，同時相關(guān)的監(jiān)督與指導(dǎo)也沒有合理進(jìn)行，學(xué)生檔案管理工作自然得不到有效的實施。

2、學(xué)生的檔案管理工作缺乏專業(yè)性和規(guī)范化

高校學(xué)生的檔案管理工作較為傳統(tǒng)，目前，高校仍未推出一套完善的學(xué)生檔案管理工作規(guī)范，大學(xué)生檔案管理工作的管理模式、管理體制、以及技術(shù)手段仍然較落后。

3、畢業(yè)生檔案后續(xù)管理工作不完善

畢業(yè)生的檔案是在畢業(yè)生畢業(yè)以后由學(xué)校傳遞給學(xué)生，學(xué)生找到工作以后由用人單位向?qū)W校索要學(xué)生的檔案，而沒有找到正式工作的學(xué)生檔案由人才市場等代管，但是由于生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權(quán)利和責(zé)任，因此忽視了對高校畢業(yè)生檔案的管理工作，再加上轉(zhuǎn)遞檔案的環(huán)節(jié)又很復(fù)雜，致使一批學(xué)生的檔案丟失，給學(xué)校的就業(yè)也就帶來了不好的影響。

4、檔案管理的信息失真

目前很多用人單位在接受學(xué)生檔案的時候都希望看到學(xué)生的真實信息，更多的是希望從中能得到有關(guān)體現(xiàn)個人能力的信息，如誠信度、創(chuàng)新能力等等。然而當(dāng)前的檔案卻似乎對于這些方面體現(xiàn)的很少，大多數(shù)也沒有關(guān)于這方面的記載，即便是有也不過走走過程，沒有個體化特征的體現(xiàn)。

三、新時期高校學(xué)生檔案管理改革

1、提高高校學(xué)生檔案管理制度上的規(guī)范水平

鑒于高校學(xué)生檔案管理中所出現(xiàn)的問題，筆者給予相關(guān)的建議。例如，在學(xué)生檔案管理上，要實行規(guī)范化和統(tǒng)一化管理。這也就是說要保證學(xué)生檔案的真實性，而高校學(xué)生檔案管理員也要充實自己的業(yè)務(wù)水平，統(tǒng)一進(jìn)行業(yè)務(wù)的規(guī)范管理。由于學(xué)生多、學(xué)籍分類也多，檔案也要分類管理，這里面可依據(jù)高校學(xué)生的學(xué)籍來管理，對于學(xué)生學(xué)籍要做到靈活管理、目錄明確、層次清晰。重要的是要避免文件以及材料重復(fù)歸檔和遺漏等問題。檔案管理部門人員要保證各種材料的完整性和準(zhǔn)確性，為學(xué)校培養(yǎng)高校人才，也大大地提高了高校學(xué)生檔案管理水平。

2、充分利用高校學(xué)生檔案的信息資源，擴(kuò)大高校學(xué)生檔案管理的信息化范圍

高校大學(xué)生檔案管理的信息化是大學(xué)生檔案管理工作中急需解決的任務(wù)，這對于提高教學(xué)質(zhì)量和提高大學(xué)生管理工作上起到促進(jìn)作用。擴(kuò)大高校學(xué)生檔案管理的信息化范圍，可以用科學(xué)、系統(tǒng)的角度對檔案資源進(jìn)行分析，更好地發(fā)揮檔案的作用，給用人單位準(zhǔn)確、完善的學(xué)生信息，這也是解決高校學(xué)生就業(yè)難的有力措施。因此，檔案管理工作人員要重視檔案管理的基礎(chǔ)工作，也就是對數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核等一系列工作都要保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實性以及完整性，同時也要注意電子檔案的完整性，必要時可以加以補(bǔ)充。

3、教導(dǎo)學(xué)生加強(qiáng)檔案意識

許多高校的大學(xué)生對于檔案的意識還沒有提高上來，甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于我們父輩的一代，為此，高校要以求實創(chuàng)新的態(tài)度，對于畢業(yè)生檔案管理工作積極開展。與此同時還要利用報紙、廣播等媒體手段對檔案的作用進(jìn)行宣傳，讓學(xué)生了解檔案，認(rèn)識到檔案對于一個人的重要性，在我國目前檔案與戶籍以及各項補(bǔ)貼福利制度的關(guān)聯(lián)性較大，因此，一旦失去檔案，整個生活都會收到影響。尤其對于那些工作尚未落實的大學(xué)生，檔案就更重要。筆者有一個遠(yuǎn)方的親戚，自2008年6月份畢業(yè)以后，檔案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，筆者見到她提起這件事才知道自己的檔案竟在本人手中放了三年。有關(guān)于檔案存放的問題，許多畢業(yè)生都不是很清楚，在我國大部份地區(qū)，檔案如果兩到三年之內(nèi)不進(jìn)行人士代理，不但工齡要少算，而且對于以后工作、學(xué)習(xí)、職稱申報以及養(yǎng)老保險等都有一定的制約性。作為反映一個人一輩子成長歷史的人事檔案是極其重要的。

4、用人單位要努力承擔(dān)起有關(guān)畢業(yè)生人事檔案相關(guān)的問題

畢業(yè)生的檔案一方面可以為用人單位提供篩選人才的依據(jù)，另一方面也為用人單位綜合選擇人才提供了有力條件。高校畢業(yè)生來到人才市場挑選工作，而用人單位也在挑選，用人單位根據(jù)學(xué)生的個人情況，如專業(yè)、社交能力、外語能力等等進(jìn)行擇優(yōu)錄取。我國這些年來經(jīng)濟(jì)體制等也發(fā)生了巨大的變化，合資企業(yè)、私營、民營、外商獨(dú)資企業(yè)如雨后春筍般豐富著我國市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境，這可以很大程度上解決我國畢業(yè)生就業(yè)的壓力，在畢業(yè)生確定就業(yè)意向后，用人單位與畢業(yè)生簽訂就業(yè)協(xié)議，然后將協(xié)議書轉(zhuǎn)移到學(xué)校，學(xué)校將學(xué)生的檔案以及戶口關(guān)系等賺到用人單位以及單位的主管部門。然而，目前我國就業(yè)壓力很大，學(xué)生外出找工作時碰到許多單位沒有提供各項社會保險等保障措施，其中簽訂就業(yè)協(xié)議也就是蓋個戳而已，大多數(shù)都流于形式，學(xué)生將協(xié)議反饋給學(xué)校，大多數(shù)學(xué)校也只是進(jìn)行上報的工作，增強(qiáng)學(xué)校就業(yè)能力的信譽(yù)度而已。

參考文獻(xiàn)

[1]王靜霞. 搞好知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案管理工作與繼續(xù)教育[J]. 行政與法 , 2003,(07)

[2]周冀, 孫碧燕. 高校學(xué)生檔案管理要轉(zhuǎn)變觀念[J]. 蘭臺內(nèi)外 , 2005,(02)