李立軍

在檔案事業(yè)發(fā)展中長期存在著一個悖論，這就是檔案信息資源的有限性和社會公眾對檔案信息需求的無限性之間的矛盾。面對這個問題，傳統(tǒng)模式的檔案工作束手無策。數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)了分離，通過網(wǎng)絡(luò)讓檔案信息能夠最大限度地滿足社會公眾的需求，即檔案信息資源的整合與共享。這不僅是在有限資源和無限需求之間的一個平衡點(diǎn)，而且是建設(shè)方便人民群眾的檔案利用體系的工作重點(diǎn)。

北京市檔案信息資源的整合與共享工作經(jīng)過多年扎實(shí)、穩(wěn)步地實(shí)踐，隨著“十二五”的開局，迎來了更好的發(fā)展階段。

一、北京市檔案信息資源整合與共享實(shí)踐的回顧

北京市檔案信息資源的整合與共享工作始于1992年。從北京市檔案資料目錄中心的成立到檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，從檔案目錄信息資源的整合到實(shí)施全面數(shù)字化戰(zhàn)略，從市檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上推出開放檔案案卷目錄和部分全文數(shù)據(jù)到以民生檔案信息資源為切入點(diǎn)的共享試點(diǎn)，我們?yōu)闄n案信息資源的整合與共享奠定了基礎(chǔ)，積累了經(jīng)驗(yàn)。

（一）檔案目錄信息資源整合已初具規(guī)模

1992年，按照國家檔案局的要求，北京市檔案局（館）成立了北京市檔案資料目錄中心，以完成全國明清、民國和革命歷史三個檔案資料目錄中心下達(dá)的任務(wù)，同時以北京市檔案館目錄檢索體系建設(shè)為依托，并逐步構(gòu)建覆蓋全市的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫。市人大于1997年通過的《北京市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》第三十一條規(guī)定，“市綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立全市性的檔案資料目錄中心，為利用者提供檢索服務(wù)。專門檔案館和區(qū)、縣綜合檔案館以及單位檔案機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定向市綜合檔案館報送檔案資料目錄。本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)相互聯(lián)通、信息共享的檔案信息網(wǎng)絡(luò)”。

隨著全國三個歷史檔案資料目錄中心下達(dá)任務(wù)的完成，我市檔案資料目錄中心將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到建國后檔案資料目錄采集工作上來。根據(jù)北京市檔案信息化建設(shè)的要求，結(jié)合北京地區(qū)檔案基礎(chǔ)建設(shè)實(shí)際情況，從2004年起開展了建國后檔案全宗概覽、案卷級目錄和文件級目錄的采集工作，并制定下發(fā)了采集標(biāo)準(zhǔn)。截止到2006年底，全市綜合檔案館建國后檔案全宗概覽和案卷級目錄數(shù)據(jù)已經(jīng)采集完畢，文件級目錄數(shù)據(jù)采集工作正在進(jìn)行。

經(jīng)過市和區(qū)縣檔案館多年的共同努力，截至2010年底，目錄中心共采集包括全宗級、案卷級、文件級以及部分專題目錄數(shù)據(jù)2357萬條。

（二）實(shí)施全面數(shù)字化戰(zhàn)略取得巨大成果

早在1997年，北京市檔案館就開展了館藏檔案數(shù)字化的初步實(shí)踐，對第一次申辦奧運(yùn)檔案進(jìn)行數(shù)字化；1999年對館藏聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化；2000年對館藏市政公報進(jìn)行數(shù)字化。在對這些試驗(yàn)性的數(shù)字化工作實(shí)踐進(jìn)行總結(jié)、論證基礎(chǔ)上，北京市檔案館于2002年率先提出并開始實(shí)施全面數(shù)字化戰(zhàn)略。截至2010年底，北京市檔案館累計完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化121萬卷，3500余萬頁，占館藏總卷數(shù)的57.8%。館藏照片、聲像檔案數(shù)字化也取得較大進(jìn)展。

在全面數(shù)字化戰(zhàn)略的帶動下，各區(qū)縣檔案館及各單位檔案部門也都不同程度地開展了館室藏檔案的數(shù)字化工作。截至2010年底，全市數(shù)字化檔案總量達(dá)到353萬卷。

（三）不斷成熟的檔案網(wǎng)站成為重要的技術(shù)平臺

作為我市檔案信息資源整合與共享的重要平臺，北京檔案信息網(wǎng)從1997年起步，歷經(jīng)十余年的建設(shè)，已成為全市檔案信息工作的門戶網(wǎng)站。網(wǎng)站的宗旨是為社會提供及時、準(zhǔn)確、方便、快捷的檔案服務(wù)，承擔(dān)整合全市檔案信息資源，加強(qiáng)門戶網(wǎng)站與各區(qū)縣檔案信息網(wǎng)站之間的相互交流合作，提供檔案政務(wù)、檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案教育科研，宣傳全市檔案工作的任務(wù)。

市檔案館在2002年底就實(shí)現(xiàn)了在互聯(lián)網(wǎng)上提供館藏全部開放檔案的目錄檢索服務(wù)。目前，在互聯(lián)網(wǎng)上共有6個數(shù)據(jù)庫，81萬條開放檔案目錄，可供國內(nèi)外的利用者在線查詢。

2004年8月，市檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)驗(yàn)性地推出28萬頁開放檔案全文的在線閱覽服務(wù)。截至2010年底，市檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上共推出180萬頁館藏開放檔案全文，可供社會公眾在線閱覽。同時，市檔案館利用政務(wù)網(wǎng)為31個市屬單位提供了“一對一”的檔案信息服務(wù)。此外，各區(qū)縣檔案網(wǎng)站亦全部推出了開放檔案目錄及部分?jǐn)?shù)字化全文信息的檢索閱覽服務(wù)。

隨著北京市檔案信息網(wǎng)服務(wù)功能的逐步完善，網(wǎng)站的訪問量逐年遞增。以2011年1月的網(wǎng)站訪問量為例，點(diǎn)擊數(shù)已達(dá)762560次，頁面瀏覽量為70904頁。

（四）民生檔案目錄共享試點(diǎn)工作為共享的方式和手段積累了經(jīng)驗(yàn)

實(shí)現(xiàn)建立一個覆蓋全市的檔案信息資源共享的利用體系的戰(zhàn)略目標(biāo)是一個巨大的系統(tǒng)工程，必須找準(zhǔn)切入點(diǎn)。

按照國家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，北京市檔案局（館）從實(shí)現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”、建立“兩個體系”的高度，要求市和區(qū)縣檔案局（館）加強(qiáng)館藏民生檔案的整理、審查及開放工作，建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，更好地為人民群眾的利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。強(qiáng)調(diào)加大檔案信息資源整合力度，逐步擴(kuò)大信息共享范圍。2008年，市檔案局（館）成立課題組對市檔案館和各區(qū)縣檔案館館藏民生檔案管理與利用服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，通過對各館民生檔案管理和利用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出在全市國家綜合檔案館范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)館藏民生檔案信息資源共享的實(shí)施方案，確定了先易后難、分步實(shí)施、逐項(xiàng)推進(jìn)的原則。集中接收綜合檔案館的民生檔案目錄數(shù)據(jù)資源，規(guī)范目錄數(shù)據(jù)格式后分別針對是否開放檔案目錄采取不同的共享措施提供利用。采取在線或者離線的方式，完善資源共享機(jī)制，不斷深化民生檔案信息資源共享范圍和程度。以此為切入點(diǎn)，力求為最終實(shí)現(xiàn)建立覆蓋全市的檔案信息資源利用體系的目標(biāo)在搭建平臺和具體實(shí)施方面積累經(jīng)驗(yàn)、奠定基礎(chǔ)。

北京市檔案局（館）就民生檔案信息資源共享工作進(jìn)行了專題研究，批準(zhǔn)了開展全市綜合檔案館民生檔案信息資源共享試點(diǎn)工作方案，要求本著“成熟一批，起步一批”的原則，以民生檔案目錄資源共享試點(diǎn)工作為切入點(diǎn)，統(tǒng)一目錄編制標(biāo)準(zhǔn)，以便資源整合共享，著手思考下一步工作，抓緊準(zhǔn)備，加快推進(jìn)檔案資源共享步伐。

目前，在市和區(qū)縣檔案館的通力合作下，已編制涵蓋市檔案館和全部區(qū)縣檔案館的《全市綜合檔案館館藏民生檔案查閱指南》并在北京檔案信息網(wǎng)上發(fā)布，主要包括民生檔案內(nèi)容、查閱手續(xù)、查閱信息、服務(wù)項(xiàng)目四方面內(nèi)容。按照分布實(shí)施的原則，各館已采集上報知青和招工檔案目錄373萬條，將在統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式及主要檢索項(xiàng)基礎(chǔ)上，分類匯總刻錄光盤，分發(fā)各館提供查閱利用。2011年，我們將進(jìn)一步擴(kuò)展民生檔案目錄信息整合與共享的范圍。

二、北京市檔案信息資源整合與共享工作中存在的問題

上述幾方面工作，不僅是我市檔案信息資源整合與共享在實(shí)踐上的不斷探索，而且是檔案部門思想觀念不斷創(chuàng)新的過程。盡管取得了一定成績，但總體來說，現(xiàn)有的狀況與首都城市管理和發(fā)展建設(shè)對檔案信息資源利用需求相比，特別是與社會公眾對檔案信息資源的多元化需求相比，還存在著非常大的差距。

（一）目錄中心多年整合的目錄信息資源尚未實(shí)現(xiàn)共享

盡管我市檔案資料目錄中心已經(jīng)采集了數(shù)量巨大的目錄數(shù)據(jù)，存儲了相當(dāng)規(guī)模的檔案目錄信息資源，但是要實(shí)現(xiàn)共享還需要做很多工作。由于多種原因，目錄中心的工作還僅僅停留在采集、存儲檔案目錄數(shù)據(jù)的工作狀態(tài)，尚未采取有效的實(shí)現(xiàn)資源共享的方式和手段，還沒有形成一套包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫維護(hù)更新和數(shù)據(jù)提供利用的完整運(yùn)行機(jī)制，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。

（二）檔案信息網(wǎng)站尚未有效發(fā)揮其整合檔案信息資源的功能

目前，雖然北京檔案信息網(wǎng)和各區(qū)縣的檔案網(wǎng)站均已推出開放檔案目錄信息的檢索服務(wù)，但基本上處于一種各自為戰(zhàn)、自成一體的工作狀態(tài)。作為檔案系統(tǒng)的門戶網(wǎng)站，北京檔案信息網(wǎng)盡管在一些欄目上整合了區(qū)縣檔案網(wǎng)站的相關(guān)內(nèi)容，但多是工作動態(tài)、業(yè)務(wù)活動、展覽信息等內(nèi)容，對于各區(qū)縣的開放檔案目錄信息還未能進(jìn)行有效整合。分析原因，既有檔案目錄數(shù)據(jù)在著錄格式上標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，也有缺乏數(shù)據(jù)整合管理機(jī)制的問題。但更重要的是，我們對區(qū)縣檔案網(wǎng)站的宏觀管理與統(tǒng)籌規(guī)劃還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

（三）目錄中心建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)需統(tǒng)籌規(guī)劃、加強(qiáng)融合

加強(qiáng)目錄中心工作和門戶網(wǎng)站建設(shè)是我市檔案信息資源整合共享的重要手段和有效措施。在檔案信息資源整合共享過程中，目錄中心和檔案網(wǎng)站猶如車之兩輪、鳥之雙翼。目錄中心在今后的檔案信息資源整合共享工作中承擔(dān)著巨大的數(shù)據(jù)整合業(yè)務(wù)平臺作用，為作為共享技術(shù)平臺的檔案網(wǎng)站提供充足的檔案數(shù)據(jù)信息支持。檔案信息網(wǎng)站為社會公眾提供的檔案數(shù)據(jù)信息越多，就能在更大程度上滿足社會公眾對檔案信息資源的多元化需求。因此，必須進(jìn)一步加強(qiáng)目錄中心與檔案信息網(wǎng)站之間的統(tǒng)籌考慮、整體規(guī)劃、形成合力，并在今后的數(shù)字檔案館建設(shè)中發(fā)揮和承擔(dān)重要的核心支撐作用。

三、北京市檔案信息資源整合共享展望

劉淇書記在市委十屆七次全會上提出，“要從建設(shè)世界城市的高度，審視首都的發(fā)展建設(shè)，提高科學(xué)發(fā)展的水平，規(guī)劃建設(shè)的檔次和服務(wù)管理的水平”。2010年11月30日市委十屆八次全會通過的《關(guān)于制定北京市國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展“十二五”規(guī)劃建議》中提出了包括“文化大發(fā)展大繁榮”的今后五年首都經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的主要目標(biāo)，提到了包括“檔案館”在內(nèi)的公共文化設(shè)施與服務(wù)質(zhì)量要達(dá)到世界先進(jìn)水平，使北京城市文化軟實(shí)力顯著提升。市檔案局（館）局（館）長陳樂人同志要求檔案部門“要高起點(diǎn)、用長遠(yuǎn)和具有戰(zhàn)略的眼光去看待審視我們的工作，要把我們的工作拿到全國去比，拿到世界去比”。作為北京城市文化軟實(shí)力的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)建立一個覆蓋全市的檔案信息資源共享的利用體系的戰(zhàn)略目標(biāo)，務(wù)必要站在建設(shè)世界城市的高度看待我市檔案信息資源的整合共享工作。

2009年10月召開的全國檔案館工作會議確定了要用十年時間建成“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“方便人民群眾的檔案利用體系”的工作目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)各級國家檔案館要積極以多種形式進(jìn)行檔案資源整合，推進(jìn)檔案信息資源的社會共享。

剛剛印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出，要實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項(xiàng)目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)。

今后一個時期，北京市檔案信息資源整合與共享工作將在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步向深度和廣度發(fā)展。

從深度發(fā)展來看，將從全市綜合檔案館館藏民生檔案信息資源共享試點(diǎn)這個切入點(diǎn)轉(zhuǎn)而向覆蓋全市綜合檔案館館藏開放檔案信息資源的共享推進(jìn)。北京市檔案局（館）已經(jīng)確定了檔案信息資源共享的階段性目標(biāo)：到2012年，實(shí)現(xiàn)全市國家綜合檔案館館藏開放檔案案卷級目錄信息資源的共享；到2015年，實(shí)現(xiàn)全市國家綜合檔案館館藏開放檔案文件級目錄信息資源的共享。隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，隨著檔案法律、規(guī)章等政策、措施的逐步完善，我市將逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化全文的信息資源共享。

從廣度發(fā)展來看，北京市檔案資料目錄中心作為我市檔案信息數(shù)據(jù)整合業(yè)務(wù)平臺，在繼續(xù)做好采集整合全市綜合檔案館館藏檔案目錄信息的基礎(chǔ)上，適時開展面向?qū)ｉT檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)的檔案目錄采集整合工作，為實(shí)現(xiàn)《北京市實(shí)施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》所規(guī)定的“……本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)相互聯(lián)通、信息共享的檔案信息網(wǎng)絡(luò)”的目標(biāo)做好準(zhǔn)備。同時，逐步改變以往主要以文書檔案目錄為采集整合內(nèi)容的局面，不斷豐富和完善目錄中心的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。

我市檔案信息資源整合共享的總體布局是，充分發(fā)揮我市檔案資料目錄中心的職能，統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一組織，整合包括全宗級、案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)的覆蓋全市的檔案信息資源。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范數(shù)據(jù)格式的基礎(chǔ)上，依托北京市檔案信息網(wǎng)和各區(qū)縣檔案網(wǎng)站，搭建網(wǎng)絡(luò)共享平臺，完善共享機(jī)制，不斷拓展和延伸檔案信息資源共享的廣度和深度，最終實(shí)現(xiàn)建立覆蓋全市的檔案信息資源共享體系，為提升北京城市文化軟實(shí)力，實(shí)現(xiàn)建設(shè)世界城市的宏偉目標(biāo)做出北京檔案人應(yīng)有的貢獻(xiàn)。