郭偉峰

會計電算化與一般的會計應用軟件不同，它是會計信息系統(tǒng)與企業(yè)管理和業(yè)務流程的有機結合，但由于財務會計工作的特殊性，現(xiàn)階段我國會計電算化工作的規(guī)劃和組織協(xié)調很不統(tǒng)一，內部控制制度也不完善，很多方面都存在重大問題。

一、電算化會計環(huán)境的內部控制現(xiàn)狀

1.會計電算化使得會計數(shù)據(jù)能夠集中處理，而數(shù)據(jù)的集中處理使傳統(tǒng)的內部控制制度作用削減

傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)中，所有的會計業(yè)務都有不同的負責人記錄保管，即按經濟業(yè)務的性質不同分為不同的職責，各司其職，彼此之間構成了一個內部牽制網，因此不易出現(xiàn)舞弊事件，而且在沒有授權的情況下，任何人都難以瀏覽到全部的會計資料。這種情況下，一旦出現(xiàn)問題也可以通過相關的責任者進行追查。而在現(xiàn)代電算化會計系統(tǒng)中，所有的會計信息均由同一套電算化軟件執(zhí)行多項業(yè)務處理，這些集中處理的數(shù)據(jù)使得傳統(tǒng)的內部控制功能削減，讓不法分子有了非法瀏覽、拷貝、修改甚至損壞系統(tǒng)資料和會計信息資料的可趁之機。

2.會計電算化使得操作者身份難以識別，進而使得內部控制失效

在傳統(tǒng)會計系統(tǒng)中，會計人員之間的聯(lián)系是直接的，很自然的就會形成相互制約和相互監(jiān)督的內控體系，如崗位分工、筆記識別等。而在現(xiàn)代電算化會計中，原來人與人之間的聯(lián)系部分轉化為了現(xiàn)在的人與計算機之間的聯(lián)系，由此帶來了難以防范的高科技犯罪活動，導致了內部控制的失效，也給企業(yè)造成了損失。

3.會計電算化使得內部稽核削減，導致了會計業(yè)務處理中內部控制的減少

在傳統(tǒng)會計系統(tǒng)中，由于會計人員的分工相當明確，使得每一筆經濟業(yè)務都會有多道手續(xù)，層層復核，具有嚴格的審核復審機制，保證了會計資料的一致性和安全性。而在現(xiàn)代會計電算化系統(tǒng)中，會計人員只需輸入憑證，登記一下各類賬簿，編制一下報表即可，剩余工作計算機會自動完成，這樣就造成了審查、復核等控制被削弱。

4.會計電算化使得會計資料的存儲介質發(fā)生了變化，由此導致了會計數(shù)據(jù)方面的內部控制的變化

在傳統(tǒng)會計系統(tǒng)中，會計信息被記錄在賬簿、憑證和報表等紙質介質上。而在現(xiàn)代電算化會計系統(tǒng)中，會計信息被存儲在計算機軟硬盤或者其他存儲介質中，這些存儲介質更容易遭到破壞、復制和修改，而且這種涂改不易留痕跡，追查起來十分麻煩。另外這些存儲介質在受熱、彎曲、受潮和磁場等因素影響下極易被破壞，容易造成會計資料的丟失。

5.會計電算化軟件設計中存在著資料保密性和安全性方面的問題，進而導致了內部控制的失效

對于每個企業(yè)而言，財務上的資料絕對是機密，都關系到企業(yè)的發(fā)展。但目前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和財務制度而大傷腦筋，同時軟件公司也都沒有研究過資料的保密問題。而很多軟件中所謂的加密也僅僅是對本身的加密，只能用來防止盜版。除此之外的一些諸如用戶口令等手段，并不能真正起到資料的保密作用，安全性上更加不如人意，假使系統(tǒng)突然癱瘓或者受到病毒侵襲將很難恢復原來的數(shù)據(jù)。

二、企業(yè)實施電算化會計對內部控制的影響

1.企業(yè)實施會計電算化后引起的會計機構和人員的調整

會計核算軟件投入正式使用后，企業(yè)應對原有的組織機構進行適當?shù)恼{整，以適應信息系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等；也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。

2.企業(yè)實施會計電算化后引起的內部控制制度內容的變化

計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施，如計算機硬件及軟件分析、編程、維護人員與計算機操作人員內部控制，以及計算機機內及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護人員的崗位責任制度等。

3.企業(yè)實施會計電算化后引起內部控制形式的變化

這主要表現(xiàn)在：（1）一些原手工操作下內部控制措施在電算化后轉移到計算機內了，如手工操作下的憑證借貸平衡校驗，余額發(fā)生額平衡檢查等，在企業(yè)實施會計電算化后這部分工作都轉移到由計算機操作了?？梢?，電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內部控制方法主要通過軟件來實現(xiàn)，因此，計算機系統(tǒng)的內部控制也由手工條件下的單一制度控制轉變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂啤＃?）一些原手工操作下內部控制措施在電算化后已經沒有存在的必要。比如原手工操作時需要編制科目匯總表、憑證匯總表等，實施會計電算化后可以省掉這些手工操作，改用電腦實現(xiàn)。另外原手工操作時對試算平衡的檢查、總賬、明細賬的核對，在企業(yè)實行電算化后，總賬和明細賬的核對都由計算機根據(jù)審核后的會計憑證自動登記和歸集，手工條件下二者的核對工作可以取消，但同時記賬憑證的審核工作變得更加重要。

三、電算化會計環(huán)境的內部控制措施

1.企業(yè)應完善崗位分工責任制

由于會計電算化知識與功能的相對集中，企業(yè)應該制定相應的組織和管理機構，明確職責分工，明確崗位職責和操作權限，使每個工作人員只能在自己的權限范圍內進行工作，保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利的工作，確保會計數(shù)據(jù)的安全、準確、可靠。

2.企業(yè)應加強程序操作控制

內容應主要包括：（1）無關人員不能隨便進入機房操作；（2）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)；（3）各種錄入的數(shù)據(jù)均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證；（4）要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。（5）發(fā)生輸入內容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正。除此之外，還應該隨著公司經營的變化而不斷進行修改完善。

3.企業(yè)應該建立計算機硬件和軟件管理制度

對于擁有計算機的單位，無論是用于會計核算，還是用于其他工作，一般都要求制定軟、硬件管理制度。通常，硬件和軟件管理制度包括以下一些內容：（1）保證機房設備安全的措施。（2）會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施。（3）保證計算機正常運行措施。（4）建立軟盤管理制度，同時防止亂拷貝軟盤，不使用未經檢測的軟盤。（5）修改會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。

4.企業(yè)應該加強會計檔案管理制度

制訂電算化會計檔案管理制度一般應包括以下內容：（1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，保存的有關規(guī)定按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質的措施。（4）科學規(guī)定會計檔案的有關權限。（5）保證會計檔案安全與完整的措施。