張燕 李可

工程資料管理是對(duì)有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的各類信息資料收集、儲(chǔ)存、加工整理、使用等的一系列工作，是對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目過程檢查、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量評(píng)定、維修管理的依據(jù)。EPC總承包項(xiàng)目的資料管理是EPC總承包管理的重要內(nèi)容之一，是工程項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)工作，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)控制的保證。工程資料的歸檔整理應(yīng)根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T 50328-2001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范，同時(shí)為滿足工程資料的存檔需要，還應(yīng)綜合考慮滿足業(yè)主單位、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及工程所在地城市建設(shè)檔案部門具體要求來進(jìn)行統(tǒng)一編制和整理。EPC總承包工程項(xiàng)目的資料管理主要分為三部分:設(shè)計(jì)資料管理、施工資料管理、設(shè)備資料管理，資料管理要達(dá)到可靠性、及時(shí)性、適用性、擴(kuò)充性和安全性，能夠真實(shí)反映EPC總承包項(xiàng)目的工程建設(shè)活動(dòng)的全過程。作者依據(jù)多年從事EPC總承包項(xiàng)目的工程資料管理工作進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)介紹。

1 編制資料管理分級(jí)清單

通過編制工程項(xiàng)目資料分級(jí)清單，可以使EPC項(xiàng)目的工程資料管理過程中各階段具體工作資料編制內(nèi)容一目了然，使工程資料管理在實(shí)施過程中所涉及的各項(xiàng)工作任務(wù)明確、清晰，同時(shí)也能使項(xiàng)目管理者準(zhǔn)確的把握整個(gè)工程過程中的資料管理。另外，通過分級(jí)清單也能劃分資料管理內(nèi)容和責(zé)任的分解，人員的分配落實(shí)以及資源的協(xié)調(diào)。本文用EPC總承包項(xiàng)目的工程資料分級(jí)清單，確定工程資料管理過程中所需的資料用表，然后再依此結(jié)構(gòu)形式對(duì)各階段的資料管理工作內(nèi)容做詳細(xì)的經(jīng)驗(yàn)介紹，見表1。

表1 EPC總承包項(xiàng)目的資料分級(jí)清單

2 設(shè)計(jì)資料管理

設(shè)計(jì)在EPC總承包工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中起著承上啟下的關(guān)鍵作用，而設(shè)計(jì)資料則是工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的重要輸入文件信息，采用準(zhǔn)確、可靠的設(shè)計(jì)資料，是對(duì)設(shè)計(jì)資料管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和保證工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)量的關(guān)鍵。設(shè)計(jì)資料內(nèi)容可按工作階段進(jìn)行劃分，包括可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件和設(shè)計(jì)文件三部分內(nèi)容。其中可行性研究包括:項(xiàng)目建議書及報(bào)批文件、可行性研究報(bào)告及報(bào)批文件、環(huán)境影響報(bào)告書及批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書及報(bào)批文件等內(nèi)容，此部分主要由業(yè)主單位辦理，由EPC總承包方的設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行收集整理。設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件包括:工程地質(zhì)報(bào)告、水文氣象地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。設(shè)計(jì)文件包括:方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)及報(bào)批文件、施工圖設(shè)計(jì)、工程計(jì)算書、對(duì)施工圖的審批意見、設(shè)計(jì)合同等內(nèi)容。

設(shè)計(jì)資料的管理也可以按設(shè)計(jì)資料的來源進(jìn)行分類劃分，并落實(shí)相應(yīng)的責(zé)任人。一般常由顧客提供的設(shè)計(jì)資料、各專業(yè)之間互提的任務(wù)資料和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查搜集的資料組成。對(duì)顧客提供的設(shè)計(jì)資料的管理，應(yīng)由各專業(yè)設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人向顧客索要、接受顧客資料，并由設(shè)總組織各專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)證，并在顧客提供資料記錄單中記錄和簽收，形成書面文件，由各專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字，作為設(shè)計(jì)依據(jù)，由設(shè)總保留。對(duì)各專業(yè)之間互提資料的管理，各專業(yè)之間互提資料內(nèi)容應(yīng)滿足編制的項(xiàng)目統(tǒng)一設(shè)計(jì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，互提資料的時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按項(xiàng)目各專業(yè)設(shè)計(jì)進(jìn)度表的要求執(zhí)行，過程中形成的設(shè)計(jì)資料由設(shè)總負(fù)責(zé)將其與施工圖一并歸檔保存。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)搜集的設(shè)計(jì)資料管理，應(yīng)確認(rèn)整理完整，做出收集時(shí)間、地點(diǎn)等標(biāo)識(shí)，并簽字，經(jīng)設(shè)總驗(yàn)證后保存，屬歸檔范圍的應(yīng)予歸檔。

目前國(guó)內(nèi)具有工程總承包資質(zhì)并承建EPC總承包工程項(xiàng)目的企業(yè)多為甲級(jí)工業(yè)設(shè)計(jì)院，在設(shè)計(jì)資料管理上具有成熟經(jīng)驗(yàn)，均能按GB/T 19001質(zhì)量管理體系作業(yè)文件進(jìn)行貫徹執(zhí)行，對(duì)設(shè)計(jì)資料的管理較為規(guī)范。簡(jiǎn)單來說，設(shè)計(jì)資料的管理就是對(duì)設(shè)計(jì)資料的輸入文件和輸出文件的控制，設(shè)計(jì)資料的輸入應(yīng)按照記錄控制程序進(jìn)行保存，設(shè)計(jì)資料的輸出應(yīng)滿足設(shè)計(jì)文件標(biāo)識(shí)和可追溯性的要求。設(shè)計(jì)階段的資料管理常由設(shè)計(jì)經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)設(shè)計(jì)資料的管理，組織各專業(yè)負(fù)責(zé)人按照《建檔、歸檔和檔案管理規(guī)定》對(duì)設(shè)計(jì)成品文件和相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。另外，在設(shè)計(jì)階段資料的管理過程中應(yīng)建立和推廣使用電子文檔管理系統(tǒng)(EDMS)來管理EPC總承包項(xiàng)目的所有設(shè)計(jì)文件，可將不同的信息按相應(yīng)的方式分層次管理，建立EPC總承包項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料數(shù)據(jù)庫，設(shè)計(jì)的電子表格、文檔及圖形用目錄方式管理，并建立電子索引，紙質(zhì)文檔也建立電子索引，便于檢索和查詢。

3 設(shè)備資料管理

設(shè)備資料主要包括設(shè)備供貨文件和設(shè)備隨機(jī)文件。其中設(shè)備供貨文件包括:設(shè)備技術(shù)協(xié)議、設(shè)備供貨合同、設(shè)備安裝圖紙等。設(shè)備隨機(jī)文件包括:設(shè)備裝箱清單、設(shè)備產(chǎn)品合格證、設(shè)備安裝說明書、設(shè)備使用說明書、設(shè)備出廠整機(jī)檢測(cè)記錄、設(shè)備外購(gòu)件(電機(jī)、減速機(jī)等)的產(chǎn)品合格證和使用說明書等。特種設(shè)備(起重設(shè)備、壓力容器等)還需包括制造企業(yè)的生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)許可證、監(jiān)督檢驗(yàn)證書等資料。設(shè)備資料的管理應(yīng)能滿足機(jī)裝分包單位進(jìn)行設(shè)備安裝和業(yè)主單位生產(chǎn)使用的實(shí)際需求。完整、清晰的設(shè)備資料管理不但體現(xiàn)了資料管理人員和EPC總承包項(xiàng)目部管理水平，而且也有助于設(shè)備安裝和調(diào)試的順利進(jìn)行，另外也為生產(chǎn)單位投產(chǎn)后的設(shè)備日常運(yùn)行管理及維修保養(yǎng)工作提供必要的依據(jù)，以提高設(shè)備管理質(zhì)量。

EPC總承包單位對(duì)設(shè)備資料管理環(huán)節(jié)上還存在重視不足的現(xiàn)象，在設(shè)備資料管理過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)設(shè)備資料不隨設(shè)備同時(shí)發(fā)到施工現(xiàn)場(chǎng)、設(shè)備廠家提供的設(shè)備隨機(jī)資料不全，另外由于EPC總承包的工業(yè)項(xiàng)目所定設(shè)備廠家較多，設(shè)備廠家所提供的設(shè)備資料各色各樣，設(shè)備資料不進(jìn)行臺(tái)賬式登記，設(shè)備資料不分類整理成冊(cè)，常常給設(shè)備資料管理上造成了很多麻煩。為加強(qiáng)對(duì)設(shè)備資料規(guī)范化、高效的管理，EPC總承包項(xiàng)目部應(yīng)制定明確的設(shè)備資料管理制度:1)編制實(shí)用的設(shè)備資料管理辦法，明確由設(shè)備經(jīng)理負(fù)責(zé)設(shè)備資料的整理歸檔工作，設(shè)置專職設(shè)備資料管理員進(jìn)行具體管理工作;2)在設(shè)備供貨合同中應(yīng)明確設(shè)備供貨商提供設(shè)備資料的具體明細(xì)和時(shí)間要求;3)設(shè)備供貨商已將設(shè)備安裝圖、設(shè)備安裝說明書、設(shè)備使用說明書等設(shè)備資料在訂貨后即發(fā)到EPC總承包項(xiàng)目部;4)設(shè)備資料員將設(shè)備安裝圖和安裝說明書整理成冊(cè)，向EPC總承包項(xiàng)目部設(shè)備安裝工程師及分包單位提供，用于指導(dǎo)設(shè)備安裝;5)設(shè)備資料員登記設(shè)備使用說明書，匯總各設(shè)備的加油品質(zhì)和用量;6)設(shè)備調(diào)試經(jīng)理依據(jù)設(shè)備使用說明書編制設(shè)備單機(jī)、聯(lián)動(dòng)調(diào)試方案，同時(shí)業(yè)主單位也依據(jù)設(shè)備使用說明書編制生產(chǎn)工人崗前培訓(xùn)和設(shè)備維護(hù)等資料;7)設(shè)備資料員對(duì)所進(jìn)場(chǎng)設(shè)備及設(shè)備資料進(jìn)行臺(tái)賬式登記，在《設(shè)備臺(tái)賬基本情況表》中詳細(xì)記錄設(shè)備的廠家，型號(hào)，主要參數(shù)，出廠日期，安裝地點(diǎn)，使用日期等，以及設(shè)備資料(合格證、使用說明書、安裝圖等)的具體情況，及時(shí)整理歸檔并建立索引目錄。

4 施工資料管理

施工資料是對(duì)工程實(shí)體質(zhì)量情況的真實(shí)反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的實(shí)際進(jìn)度及時(shí)整理，做到工程建設(shè)和資料整理同步進(jìn)行，杜絕工程先結(jié)束，資料事后補(bǔ)的現(xiàn)象發(fā)生。施工資料由各分包單位編制和收集整理，按照檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程進(jìn)行劃分整理資料，分包工程完成后，將與工程有關(guān)的資料整理完畢交總包單位歸檔?？偘鼏挝粸榭刂剖┕べY料的及時(shí)性、真實(shí)性，不定期的對(duì)分包單位整理的資料進(jìn)行檢查，確保資料與工程建設(shè)同步進(jìn)行。施工資料也可根據(jù)控制資料用表、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料、檢(試)驗(yàn)用表、建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料進(jìn)行劃分。其中控制資料用表、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料可具體分建筑與結(jié)構(gòu)工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、給排水與采暖工程、建筑電氣工程、設(shè)備安裝工程、工業(yè)管道安裝工程、儀表及自動(dòng)化安裝工程等。檢(試)驗(yàn)用表包括原材料檢(試)驗(yàn)報(bào)告、施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測(cè)報(bào)告。建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料分單位工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、分部(子分部)、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄。

目前國(guó)內(nèi)的施工企業(yè)均普遍缺少有經(jīng)驗(yàn)的資料員，在實(shí)際的施工管理過程中經(jīng)常存在施工資料編制與施工不同步，待竣工前進(jìn)行補(bǔ)編，編制的工程資料準(zhǔn)確性不夠，反復(fù)修改，存檔時(shí)間過長(zhǎng)，甚至出現(xiàn)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部已撤場(chǎng)還沒完成，不但造成補(bǔ)簽有關(guān)資料的麻煩，延長(zhǎng)了項(xiàng)目管理周期，增加現(xiàn)場(chǎng)施工管理費(fèi)用，甚至影響了工程款的支付。EPC總承包項(xiàng)目部應(yīng)高度重視施工資料的管理工作，滿足工程項(xiàng)目更高的管理目標(biāo)要求，以體現(xiàn)EPC總承包企業(yè)的管理水平和成熟管理經(jīng)驗(yàn)。1)EPC總承包項(xiàng)目部制定施工資料的管理制度，組織各分包單位進(jìn)行單位工程的劃分，經(jīng)監(jiān)理和業(yè)主方確認(rèn)，最終滿足業(yè)主方或工程所在地檔案館驗(yàn)收要求。2)EPC總承包項(xiàng)目部制定施工技術(shù)資料管理流程、施工物資資料管理流程、施工質(zhì)量驗(yàn)收資料管理流程和工程驗(yàn)收資料管理流程，統(tǒng)一工程施工資料的編制和組卷具體要求。3)EPC總承包項(xiàng)目部負(fù)責(zé)審查匯總各分包單位編制的施工資料，分包單位各自負(fù)責(zé)對(duì)分包范圍內(nèi)施工資料的收集和整理，并對(duì)其施工資料的真實(shí)性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。4)在分包單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，總承包項(xiàng)目部應(yīng)向分包單位進(jìn)行編制資料目錄的技術(shù)交底。5)分包單位按EPC總承包項(xiàng)目部編制的工程資料分級(jí)清單進(jìn)行資料的匯編，EPC總承包項(xiàng)目部總工程師和資料員在整個(gè)施工過程中必須對(duì)施工資料整理是否及時(shí)、系統(tǒng)、全面、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行中間檢查監(jiān)控。6)總承包項(xiàng)目部應(yīng)使用計(jì)算機(jī)資料管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)歸檔文字材料信息化管理。

5 結(jié)語

工程資料是進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必要條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改擴(kuò)建的重要依據(jù)。EPC總承包項(xiàng)目的工程資料管理應(yīng)該貫穿項(xiàng)目管理的全過程，并按照項(xiàng)目信息管理的要求及時(shí)整理，保證真實(shí)、準(zhǔn)確。工程資料實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以體現(xiàn)企業(yè)的技術(shù)水平和管理水平，是展現(xiàn)企業(yè)形象的一個(gè)窗口，進(jìn)而提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。為了適應(yīng)現(xiàn)代化項(xiàng)目管理的需要，EPC總承包項(xiàng)目部應(yīng)重視并加強(qiáng)對(duì)工程資料的管理，實(shí)行分級(jí)管理，建立項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)，達(dá)到工程資料信息共用、資源共享，并為項(xiàng)目管理提供真實(shí)詳細(xì)的項(xiàng)目資料。

［1］ 王增羽．淺談建設(shè)項(xiàng)目工程總承包管理［J］．山西建筑，2009，35(35):191-192．