韓麗萍

(伊春市福彩中心 黑龍江 伊春 153000)

檔案工作要在創(chuàng)新中求發(fā)展

韓麗萍

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新形勢下，傳統(tǒng)的檔案工作既面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，同時又存在著全新的機(jī)遇，檔案工作者必須樹立創(chuàng)新意識，提高創(chuàng)新能力，運(yùn)用創(chuàng)新手段，使檔案工作適應(yīng)和服務(wù)于社會各項(xiàng)事業(yè)的需要，保持檔案工作的生機(jī)和活力，促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、增強(qiáng)創(chuàng)新意識是檔案工作發(fā)展的前提

創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，才能有創(chuàng)新動力。過去檔案簡單的管理模式，單調(diào)的工作方式，傳統(tǒng)的工作方法，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時代，需要不斷創(chuàng)新。

1.管理思路的創(chuàng)新。長期以來，檔案工作都是沿襲傳統(tǒng)的管理辦法，視傳統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)為“至寶”，日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用多少卷次，而對于在市場經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，服務(wù)對象需要哪方面檔案材料，最前沿學(xué)科的發(fā)展情況如何，卻知之甚少。根本談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于社會，使得花費(fèi)大量人力物力，歷經(jīng)千辛萬苦得來的檔案資料成為死信息、馬后炮。因此，要努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的檔案管理工作新理念。

2.管理模式的創(chuàng)新。我國有悠久的檔案歷史，檔案工作已經(jīng)形成了傳統(tǒng)的管理模式，曾對不同時期的檔案工作起到過積極作用。但一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。如檔案工作環(huán)節(jié)管理和一些具體操作手段的革新，包括在立卷制度上的更新、在工作手段上的改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一套繁瑣、呆板的操作步聚。比如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消那些不必要的環(huán)節(jié)，盡量縮短立卷歸檔周期，也便于推行部門立卷工作。目前許多部門和單位都已經(jīng)將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索，而對于檔案管理工作其他方面的應(yīng)用則較少。要用現(xiàn)代技術(shù)來提高我們的工作效率。比如運(yùn)用電子掃描技術(shù)對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進(jìn)行縮微處理、采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高利用和借閱歸還的速度。通過借助計(jì)算機(jī)來加強(qiáng)檔案的管理工作以及檔案信息的交流，提高管理效率和管理水平。

3.管理機(jī)制的創(chuàng)新。一直以來，檔案管理工作均以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這從某種程度上制約了人才引進(jìn)，形成了檔案部門的“鐵鈑碗”現(xiàn)象，工作人員“混”的思想比較嚴(yán)重。必須引進(jìn)競爭激勵機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的基礎(chǔ)問題。積極推行全員聘任制，通過公平競爭，擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，增強(qiáng)檔案工作者的危機(jī)感。通過競爭激發(fā)每個人的工作熱情，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿生機(jī)活力，同時，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機(jī)制，如鼓勵創(chuàng)新的考核辦法、分配制度、獎勵制度等。努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍。

二、充分發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

1.專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，各部門工作人員減少，工作量增加，檔案工作面臨更大的壓力。因此專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.專職檔案人員應(yīng)當(dāng)練就過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)管理能力和服務(wù)意識。專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢，大膽設(shè)想，敢于向傳統(tǒng)挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理辦法，可以通過開展各種技能訓(xùn)練，促使專職檔案人員苦練基本功，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新。

3.專職檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識。在當(dāng)今信息社會，各行各業(yè)對檔案信息資源的互補(bǔ)和共享要求都越來越高，檔案人員除了掌握一定的檔案知識和操作技能外，還要加強(qiáng)各類專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。比如我院從事人事檔案管理的人員，要掌握勞動工資，職稱評審和崗位責(zé)任制等知識；財(cái)務(wù)檔案人員要熟悉憑證、臺賬等會計(jì)知識、財(cái)務(wù)審計(jì)知識、科技檔案工作者應(yīng)該力求每一份科技檔案客觀真實(shí)、精確無誤地對應(yīng)于與其相關(guān)的科技現(xiàn)象、科技活動、科技事物；綜合檔案管理人員將會有更寬更廣的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)范圍。因此，專職檔案人員要不斷“充電”，拓寬視野，了解工作所涉及領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

三、開辟多種途徑，為用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)

為了更好地發(fā)揮檔案的作用，服務(wù)于各行各業(yè)的改革與發(fā)展，我們首先要為社會提供大量有價值的信息資源。

1.豐富館藏提供多方位服務(wù)。豐富的館藏是提供信息的物質(zhì)基礎(chǔ)，搞好館藏建設(shè)是提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要手段，廣泛收集有價值的檔案材料是豐富館藏的有效措施，同時也為信息開發(fā)打好基礎(chǔ)，我們在收集檔案時不僅要收集齊全本院、本行業(yè)的檔案資料，還要有針對性地、及時地對相關(guān)的、有價值的報刊資料進(jìn)行收集，以豐富室藏，擴(kuò)大信息源，使其從單一型向綜合型發(fā)展，例如，組織力量編寫《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》、《年鑒》和各類匯編，為廣大用戶提供更深層次的利用服務(wù)。

2.開發(fā)信息資源提供有效服務(wù)。加強(qiáng)檔案宣傳，以擴(kuò)大檔案利用的廣度。要讓社會了解檔案，充分認(rèn)識檔案在教學(xué)、科研和經(jīng)濟(jì)活動中所起的重要作用，不斷增強(qiáng)檔案利用意識，從而自覺地廣泛地利用各類檔案。檔案工作者要通過對檔案材料的科學(xué)研究和深加工來開發(fā)信息資源，比如對室藏檔案分專題、分門類編輯成參考資料或?qū)ｎ}集冊，把檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)闀臼?、廣告式在社會上發(fā)行、宣傳，使檔案信息直接轉(zhuǎn)化為知識產(chǎn)品。為了適應(yīng)改革帶來的快節(jié)奏、高效率，我們還可以開辟一些特殊的檔案利用服務(wù)方式，如制發(fā)檔案復(fù)制件、出具檔案證明、委托代理服務(wù)、咨詢服務(wù)等，為院領(lǐng)導(dǎo)決策和教職員工及社會提供全面服務(wù)。

3.加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新提供快捷服務(wù)。檔案工作應(yīng)該從傳統(tǒng)的手工操作管理轉(zhuǎn)向辦公自動化?？梢赃\(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案內(nèi)容、聲音、圖像、文字等實(shí)現(xiàn)一體化存儲，與此同時，可以通過網(wǎng)絡(luò)，檢索和提供最新檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案信息能為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供最快速的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。