湖北省地質(zhì)職工醫(yī)院 金 晶

湖北省地質(zhì)實驗研究所 嚴(yán) 峻

要整理好文書檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》（DA/ T22-2000）和《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則實施細(xì)則》。

文書檔案歸檔整理操作方法——收集、裝訂、歸檔判斷、分類、排列、編目、裝盒。

檔案整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程，其文書檔案整理是文書檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，在機關(guān)單位檔案室對文書的整理主要是對公文的立卷歸檔，在絕大多數(shù)機關(guān)公文立卷和檔案整理沒有明確的界限區(qū)分，將公文立卷和檔案整理作為一個整體來完成。

《細(xì)則》中明文規(guī)定了歸檔文件整理時應(yīng)遵循的原則是：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。

2.1 黨委工作

永久：

（1）上級機關(guān)黨組下發(fā)的指示、決議、通報、批復(fù)、通知。

（2）黨委關(guān)于年度工作安排、總結(jié)的報告。

（3）黨委關(guān)于干部職務(wù)任免、考核、獎懲處分決定、報告、請示、批復(fù)。

（4）黨委會議記錄、紀(jì)要、決議。（5）黨代會、團代會形成的文件。

（6）年度黨內(nèi)統(tǒng)計報表、黨、團員花名冊。

（7）關(guān)于支部建立、印章啟用等方面的文件材料。

（8）關(guān)于思想政治建設(shè)、黨員的學(xué)習(xí)、教育、管理和監(jiān)督等方面的文件材料。

（9）上級機關(guān)關(guān)于紀(jì)檢、監(jiān)察工作安排、總結(jié)的報告、通知。

（10）關(guān)于黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制考核等情況的統(tǒng)計表。

（11）關(guān)于干部違紀(jì)違法案件和其他案件受理、調(diào)查和提出的處理意見等方面的文件材料。

30年：

（1）黨委關(guān)于精神文明建設(shè)、宣傳報道、理論學(xué)習(xí)、思想政治工作安排意見的報告、通知。

（2）關(guān)于落實干部政策、重要來信來訪材料。

（3）關(guān)于開展黨風(fēng)廉政建設(shè)、黨紀(jì)教育活動的文件材料。

（4）關(guān)于表彰、獎勵優(yōu)秀黨（團）員、先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者等方面的文件材料。

（5）紀(jì)委關(guān)于案件控告檢舉、調(diào)查處理、政策法規(guī)的通報、報告、通知。

（6）關(guān)于紀(jì)檢、監(jiān)察工作會議領(lǐng)導(dǎo)講話、經(jīng)驗交流文件材料。

2.2 工會工作

1 文書檔案管理基本概念

1.1 文書檔案管理歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料

1.2 文書檔案管理歸檔文件的分類，是將文書檔案管理分類文件以機構(gòu)或問題進(jìn)行分類、排列使之有序化的過程

2 文書檔案管理分類及保管年限

不同類別的文件不得組成同一保管單位;不同保管期限的文件不能在同一案卷中保存。除了永久存放的歸檔文件之外,按不同時限組成的定期歸檔文件,如永久、30年、10年。只要保管年限分清之后,都不能保存在同一檔案盒內(nèi)。按機構(gòu)（部門）立卷方法,不同部門的文件,如工作報表、計劃、總結(jié)、會議記錄和會議紀(jì)要,或統(tǒng)一按署名單位（部門）組成的上述文件,不得與其他部門文件混合在一起。會議文件,或單獨按事由組成的歸檔文件保管單位（案卷）,對其他類文件都有嚴(yán)格的排異性。

以下是本人工作以來積累的一些歸檔方法。

永久：

（1）工會年度工作計劃、總結(jié)。

（2）關(guān)于召開職代會、工代會的文件、材料。

30年：

（1）上級單位工會、醫(yī)院工會關(guān)于基層工會組織建設(shè)的批復(fù)、通知。

（2）關(guān)于工會組織建設(shè)、會費開支情況、表彰先進(jìn)的決定、通報、通知、各級勞模和先進(jìn)工作者的申報材料。

10年：

工會關(guān)于開展各種競賽、文娛、體育活動的文件及聲像材料。

2.3 團委工作

永久：

（1）關(guān)于團委工作年度計劃、總結(jié)。

（2）關(guān)于團員代表會議文件、材料。

（3）團員花名冊、團組織統(tǒng)計年報。

30年：

（1）團委關(guān)于團組織建設(shè)、團干配備的請示批復(fù)。

（2）團委關(guān)于表彰優(yōu)秀團組織、優(yōu)秀團員以及有關(guān)處分決定通報、通知。

10年：

團委關(guān)于團員組織、青年開展文化體育活動、知識競賽活動的通知。

2.4 辦公室工作

永久：

（1）上級單位針對我院機構(gòu)設(shè)置、更改名稱、合并、人員編制、印章啟用的請示、報告、批復(fù)、通知。

（2）院務(wù)會議記錄、辦公會議記錄、會議紀(jì)要。

（3）頒布的規(guī)章制度、規(guī)定、辦法等，機構(gòu)設(shè)置、人員編制。

（4）關(guān)于體制改革方案的決定、通知。

（5）關(guān)于年度工作安排、總結(jié)、中長期規(guī)劃。

（6）關(guān)于處理來信來訪有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的文件材料。

30年：

關(guān)于檔案管理工作規(guī)范、保密制度、辦法文件材料。10年：

（1）關(guān)于年度以下的工作計劃、總結(jié)等文件材料。

（2）關(guān)于開展質(zhì)量管理、綜合治理等活動的情況匯報、通知、通報。

2.5 財務(wù)

永久：

（1）關(guān)于審計年度工作計劃、總結(jié)。

（2）關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)干部任期、財務(wù)收支效益、資產(chǎn)經(jīng)營等審計意見的報告、通知。

（3）關(guān)于在生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)生的違紀(jì)違規(guī)問題作出的審計結(jié)論和處理意見。

（4）上級單位和本單位關(guān)于年度財務(wù)預(yù)算、決算的報告、通知、批復(fù)。

（5）上級機關(guān)下達(dá)的關(guān)于事業(yè)費用計劃、調(diào)整計劃、基本建設(shè)計劃、經(jīng)濟指標(biāo)等方面的文件。

（6）關(guān)于會計工作制度、財務(wù)管理的重要文件。

（7）關(guān)于國有資產(chǎn)登記、評估、核查清算、交接、債權(quán)債務(wù)等問題的文件材料、設(shè)備年度統(tǒng)計報表。

（8）關(guān)于年度基本建設(shè)財務(wù)決算、固定資產(chǎn)報廢等的請示、批復(fù)、通知。

（9）關(guān)于會計檔案銷毀清冊、請示、批復(fù)。

（10）編制年度計劃、年度決算、年度統(tǒng)計表。

30年：

（1）關(guān)于審計工作程序、制度、規(guī)定辦法等文件材料。

（2）關(guān)于設(shè)備購置、審批手續(xù)、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓等文件材料。

（3）關(guān)于合同管理規(guī)定、執(zhí)行情況等匯報材料。

（4）醫(yī)院關(guān)于費用計劃預(yù)算調(diào)整的通知。

（5）省局和本院關(guān)于財務(wù)工作管理、費用開支規(guī)定、辦法的通知。

10年：

（1）上級關(guān)于綜合統(tǒng)計規(guī)范、統(tǒng)計報表制度、執(zhí)法檢查的通知。

（2）關(guān)于開展財務(wù)、稅收、物價大檢查等文件材料。

（3）關(guān)于審計工作情況匯報、通知、通報等文件材料。

2.6 勞動人事

永久：

（1）關(guān)于人員編制的文件、統(tǒng)計年報、職工花名冊、年度勞動工資計劃、勞動工資統(tǒng)計年報。

（2）關(guān)于招聘、復(fù)職、轉(zhuǎn)正定期的決定、通知。

（3）上級單位關(guān)于調(diào)整工資的文件、技術(shù)職務(wù)評定、聘用的文件。

（4）關(guān)于職工辭職、離退休、退養(yǎng)、撫恤及生活待遇問題的規(guī)定、通知。

（5）形成的干部考核材料、專業(yè)職稱評定聘任的通知。

（6）關(guān)于職工教育、培訓(xùn)計劃管理等文件材料。

30年：

（1）關(guān)于職工的處分決定、獎勵的通知、通報。

（2）關(guān)于工資、津貼等問題的通知。

（3）省職改辦、省局職改辦關(guān)于職稱改革工作安排、專業(yè)職務(wù)評聘規(guī)定辦法、任職資格的通知。

2.7 音像檔案

永久：

關(guān)于黨代會、職代會、會員代表大會等重要會議形成的照片、錄音、錄像及各類電子儲存介質(zhì)材料。

長期：

（1）關(guān)于業(yè)務(wù)工作、文體活動等形成的照片、錄音、錄像。

（2）關(guān)于反映本院辦公、住宅環(huán)境全貌及重要設(shè)施、設(shè)備等的照片、錄像。

2.8 印章類

30年：

（1）本院榮獲的各種獎杯、獎狀、獎牌、榮譽證、合格證、錦旗及贈送的重要紀(jì)念品等。

（2）其它有保存價值的實物。