譚新玲

（新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 烏魯木齊 830000）

淺談新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院各類(lèi)檔案檔號(hào)的編制

譚新玲

（新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 烏魯木齊 830000）

本文介紹在符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)基本原則的前提下，如何結(jié)合新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院實(shí)際情況進(jìn)行各類(lèi)檔案分類(lèi)，給出準(zhǔn)確規(guī)范又便于檢索的檔案分類(lèi)號(hào)，希望能夠?qū)n案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理有所裨益。

各類(lèi)檔案 分類(lèi) 檔號(hào) 編制

檔案分類(lèi)是檔案科技管理和有效利用的一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。檔案分類(lèi)包括宏觀分類(lèi)和微觀分類(lèi)。所謂宏觀分類(lèi)，就是國(guó)家全部檔案的分類(lèi)。微觀分類(lèi)，就是一個(gè)單位檔案的分類(lèi)。具體到新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院檔案的分類(lèi)則屬于微觀分類(lèi)，其中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔號(hào)的編制。國(guó)有國(guó)法，行有行規(guī)，我們?cè)跈n號(hào)編制過(guò)程中一定要正確使有標(biāo)準(zhǔn)，在有“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”、“地方標(biāo)準(zhǔn)”的情況下，一定要選擇適合自己的標(biāo)準(zhǔn)，切不能簡(jiǎn)單模仿，生搬硬套地方標(biāo)準(zhǔn)，如果置國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)于不顧，也不考慮單位的性質(zhì)和實(shí)際情況，編出的檔號(hào)就很難結(jié)構(gòu)嚴(yán)密。

檔案人員編制檔號(hào)時(shí)，應(yīng)把本單位的性質(zhì)、特征放在首位，只有對(duì)癥下藥、抓住本質(zhì)，才能編制出正確的、有價(jià)值的檔號(hào)。

作為檔案的管理人員，要研究大、同、小三者的關(guān)系，這對(duì)編制檔號(hào)很重要，搞不清楚大在哪、同在哪、小在哪，就無(wú)法正確地選用標(biāo)準(zhǔn)，很難由淺入深、由表及里、由因及果地逐層分析研究。做不到這些，編制出的檔號(hào)，缺乏針對(duì)性和現(xiàn)實(shí)意義，自然也就失去了實(shí)用性。

檔號(hào)是以字符形式賦予檔案實(shí)體用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼，每一個(gè)代碼都要準(zhǔn)確無(wú)誤，不能出現(xiàn)任何細(xì)小的疏漏。因此，檔號(hào)的編制是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中一項(xiàng)十分重要的工作，它對(duì)提高檔案管理水平和檔案的有效利用起著關(guān)鍵作用。如果沒(méi)有檔號(hào)或檔號(hào)編制混亂，就無(wú)法進(jìn)行檔案的排列、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等項(xiàng)工作。

根據(jù)我院科技檔案是大頭、是重點(diǎn)也是難點(diǎn)這一特點(diǎn)，將科技檔案作為獨(dú)立的“分類(lèi)大綱進(jìn)行”編寫(xiě)。這里主要介紹文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、設(shè)備檔案，在編制過(guò)程中，嚴(yán)格依據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》、《水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)檔案管理?xiàng)l例》及《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯編》和其他有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況編制檔號(hào)。檔號(hào)編制力求簡(jiǎn)明易懂，好記，便于掌握和使用。

1 文書(shū)檔案分類(lèi)及編號(hào)辦法

a.文書(shū)檔案分類(lèi)及編號(hào)采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。

b.文書(shū)檔案由組織機(jī)構(gòu)代號(hào)、年度（阿拉伯?dāng)?shù)字）、保管期限（永久Y、長(zhǎng)期C、短期D）代號(hào)、案卷號(hào)四部分組成。其構(gòu)成形式見(jiàn)表1。

表1 組織機(jī)構(gòu)代號(hào)

例如，文書(shū)檔案檔號(hào)的組成為

其中，DB為組織機(jī)構(gòu)類(lèi)別代號(hào)（黨辦）；2005為年度代號(hào)；Y為保管期限代號(hào)；01為該檔案保管單位順序號(hào)（即案卷號(hào)）。

2 會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)及編號(hào)辦法

a.會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)及編號(hào)采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。

b.會(huì)計(jì)檔案由項(xiàng)目類(lèi)別代號(hào)（K）、年度（阿拉伯?dāng)?shù)字）、屬類(lèi)代號(hào)、案卷號(hào)四部分組成。年度、屬類(lèi)代號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，詳見(jiàn)表2。

表2 屬類(lèi)代號(hào)

例如，會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)的組成為

其中，K為項(xiàng)目類(lèi)別代號(hào)（會(huì)計(jì)檔案）；2005為年度代號(hào)；2為屬類(lèi)代號(hào)（工資表）；01為該檔案保管單位順序號(hào)（即案卷號(hào)）。

3 聲像檔案分類(lèi)及編號(hào)辦法

3.1分類(lèi)

a.聲像檔案按其載體的不同分為照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤(pán)等四類(lèi)。

b.聲像檔案中的照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤(pán)檔案按其內(nèi)容性質(zhì)的不同又分為黨政工團(tuán)類(lèi)、工程類(lèi)、科技管理類(lèi)、其他等四類(lèi)。

3.2 編號(hào)辦法

聲像檔案的編號(hào)采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤(pán)檔案的分類(lèi)編號(hào)由四部分構(gòu)成。以漢語(yǔ)拼音S為聲像檔案的首代號(hào)。其他部分均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示：

第一部分 1－照片；2－錄音帶；3－錄像帶；4－電子光盤(pán)；

第二部分 1－黨、政、工、團(tuán)類(lèi)；2－工程類(lèi)；3－科技管理類(lèi)；4－其他；

第三部分 保管單位號(hào)，按入庫(kù)先后順序流水編號(hào)。

例如，照片檔案檔號(hào)的組成為

其中，S為聲像檔案代號(hào)；1為載體形式代號(hào)（照片）；2為內(nèi)容性質(zhì)代號(hào)（工程類(lèi)）；01為該檔案保管單位順序號(hào)（即案卷號(hào)）。

4 實(shí)物檔案分類(lèi)及編號(hào)辦法

a.實(shí)物檔案分類(lèi)及編號(hào)采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。

b.實(shí)物檔案由項(xiàng)目類(lèi)別代號(hào)、屬類(lèi)代號(hào)、案卷號(hào)三部分組成。各屬類(lèi)代號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，詳見(jiàn)表3。

表3 屬類(lèi)代號(hào)

例如，實(shí)物檔案檔號(hào)的組成為

其中，SW為項(xiàng)目類(lèi)別代號(hào)（SW表示實(shí)物項(xiàng)目類(lèi)）；3為屬類(lèi)代號(hào)（第3項(xiàng)證書(shū)）；03為該檔案保管單位順序號(hào)（即案卷號(hào)）。

5 設(shè)備檔案分類(lèi)及編號(hào)辦法

a.設(shè)備檔案分類(lèi)及編號(hào)采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。

b.設(shè)備檔案由項(xiàng)目類(lèi)別代號(hào)（SB）、屬類(lèi)代號(hào)、案卷號(hào)三部分組成。各屬類(lèi)代號(hào)均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示，詳見(jiàn)表4。

表4 屬類(lèi)代號(hào)

例如，設(shè)備檔案檔號(hào)的組成為

其中，SB為項(xiàng)目類(lèi)別代號(hào)（SB表示設(shè)備項(xiàng)目類(lèi)）；2為屬類(lèi)代號(hào)：（復(fù)印機(jī)、打印機(jī)）；03為該檔案保管單位順序號(hào)（即案卷號(hào)）。

6 結(jié)語(yǔ)

在執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，我們將可取的內(nèi)容提出吸收進(jìn)來(lái)，發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)中不適合我院的就刪除，對(duì)于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中沒(méi)有而我院又特有的一些內(nèi)容，在咨詢了本院各職能部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)和各兼職檔案人員的意見(jiàn)和建議后，將缺少的那部分內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)去，最后形成了適合我院實(shí)際情況的各類(lèi)檔號(hào)編制辦法。實(shí)踐證明：該辦法文字簡(jiǎn)練，避免重復(fù)；做到了準(zhǔn)確恰當(dāng)、簡(jiǎn)明扼要、醒目規(guī)范，更重要的是便于檢索。因?yàn)榫幹瞥龅臋n號(hào)是為我院檔案管理服務(wù)的，因此從上到下、從內(nèi)到外都包含我院檔案的全部?jī)?nèi)容，依據(jù)“國(guó)標(biāo)”和“地標(biāo)”，形成了我院的標(biāo)準(zhǔn)，這樣編制的檔號(hào)，合乎實(shí)際，合乎邏輯，無(wú)論管理和使用起來(lái)都得心應(yīng)手。

我院檔號(hào)的編制標(biāo)準(zhǔn)得到了水利部、檔案局、水利廳有關(guān)負(fù)責(zé)同志和專(zhuān)家的認(rèn)可。我院各類(lèi)檔案都嚴(yán)格按以上分類(lèi)組卷，我們將檔號(hào)中所有的數(shù)據(jù)輸入檔案程序并取值，成功地打印出所需要的各種表單，初步實(shí)現(xiàn)了我院綜合檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，為廣大職工提供了良好的服務(wù)。