摘要：婚姻檔案是現(xiàn)今區(qū)級(jí)檔案館利用率最高的檔案種類，對(duì)其進(jìn)行掃描電子化，再配以計(jì)算機(jī)管理，可以使檔案得到更好的保護(hù)，也能更方便有效的對(duì)婚姻檔案進(jìn)行管理和利用，還能展示檔案館先進(jìn)的管理手段。

關(guān)鍵詞：婚姻檔案掃描電子化利用

作者簡介：羅倩倩，女，1987年9月生，四川成都人，漢族，四川大學(xué)歷史文化學(xué)院考古學(xué)及博物館學(xué)專業(yè)，10級(jí)碩士研究生。

[中圖分類號(hào)]：G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139(2011)-21-0224-02

利用電腦管理、檢索檔案，完成檔案電子化與計(jì)算機(jī)管理的結(jié)合，是紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換邁出的重要的一步，婚姻檔案是現(xiàn)今區(qū)級(jí)檔案館利用率最高的檔案種類，所以首先對(duì)其進(jìn)行掃描電子化，能為其他檔案向電子化轉(zhuǎn)換提供直接的實(shí)踐指導(dǎo)意義。

一、婚姻檔案

婚姻檔案對(duì)于研究計(jì)劃生育、社會(huì)結(jié)構(gòu)、民風(fēng)民俗，對(duì)研究《婚姻法》的貫徹實(shí)施，維護(hù)公民婚姻自由的合法權(quán)益，穩(wěn)定社會(huì)主義婚姻家庭關(guān)系等都起到十分重要的作用?；橐龅怯洐n案根據(jù)性質(zhì)，分為結(jié)婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類四類。依據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》，四種婚姻檔案的歸檔范圍分別為：

1.辦理結(jié)婚登記（含復(fù)婚、補(bǔ)辦結(jié)婚登記）的材料：

（1）《結(jié)婚登記審查處理表》；

（2）《申請(qǐng)結(jié)婚登記聲明書》或者《申請(qǐng)補(bǔ)辦結(jié)婚登記聲明書》；

（3）香港特別行政區(qū)居民、澳門特別行政區(qū)居民、臺(tái)灣地區(qū)居民、出國人員、華僑以及外國人提交的《婚姻登記條例》第五條規(guī)定的各種證明材料（含翻譯材料）；

（4）當(dāng)事人身份證件（從《婚姻登記條例》第五條規(guī)定, 下同）復(fù)印件；

（5）其他有關(guān)材料。

2.辦理撤銷婚姻形成的材料：

（1）婚姻登記機(jī)關(guān)關(guān)于撤銷婚姻的決定；

（2）《撤銷婚姻申請(qǐng)書》；

（3）當(dāng)事人的結(jié)婚證原件；

（4）公安機(jī)關(guān)出具的當(dāng)事人被拐賣、解救證明, 或者人民法院作出的能夠證明當(dāng)事人被脅迫結(jié)婚的判決書；

（5）當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；

（6）其他有關(guān)材料。

3.辦理離婚登記形成的材料：

（1）《離婚登記審查處理表》；

（2）《申請(qǐng)離婚登記聲明書》；

（3）當(dāng)事人結(jié)婚證復(fù)印件；

（4）當(dāng)事人離婚協(xié)議書；

（5）當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；

（6）其他有關(guān)材料。

4.辦理補(bǔ)發(fā)婚姻登記證形成的材料：

（1）《補(bǔ)發(fā)婚姻登記證審查處理表》；

（2）《申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)婚姻登記證聲明書》；

（3）婚姻登記檔案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或者其他有關(guān)婚姻狀況的證明；

（4）當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；

（5）當(dāng)事人委托辦理時(shí)提交的經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證的當(dāng)事人身份證件復(fù)印件和委托書受委托人本人的身份證件復(fù)印件；

（6）其他有關(guān)材料。

綜上，通俗的說，婚姻登記檔案包括初婚、再婚、離婚、復(fù)婚的各種資料：結(jié)婚申請(qǐng)書、離婚情況證明、法院判決書和調(diào)解書、單位自印的證明信、離婚證和離婚證存根、結(jié)婚證、體檢表、照片等等。

二、青白江區(qū)婚姻檔案的現(xiàn)狀

青白江區(qū)的婚姻登記檔案分散存放于區(qū)檔案館、區(qū)民政局和區(qū)法院三處。區(qū)民政局暫時(shí)保存新近兩三年的婚姻登記檔案；區(qū)檔案館藏從1960年建區(qū)到2003年從各鄉(xiāng)鎮(zhèn)接收進(jìn)館的以及2004年起從民政局接收進(jìn)館的婚姻登記檔案，占全區(qū)婚姻檔案的大部分；區(qū)法院檔案室藏所有法院訴訟和判決離婚的檔案。

2003年10月1日出臺(tái)的新《婚姻登記條例》規(guī)定，我國的婚姻登記全部實(shí)行集中辦理，即統(tǒng)一到民政局辦理結(jié)婚登記。所以自2004年起形成的婚姻登記檔案都先集中于民政局暫時(shí)存放，一些已移交到區(qū)檔案館，新近形成的還沒來得及移交。分藏三處的婚姻檔案給老百姓查閱帶來了極大不便，尤其是一些判決離婚的人或者剛結(jié)婚不久的夫婦也來館查詢，當(dāng)工作人員為他們解釋清楚后，他們需再次到各自檔案歸屬地進(jìn)行查詢。

鑒于婚姻檔案利用率較高，青白江區(qū)檔案館從事業(yè)經(jīng)費(fèi)中開支，于2008年年底將所有婚姻檔案送到成都市檔案館進(jìn)行全文彩色掃描。時(shí)間跨度從1960年到2005年5月，涉及約6萬對(duì)30萬頁。目前已投入利用的30多萬頁館藏全彩數(shù)字檔案是青白江區(qū)檔案的主要利用載體。在成都市檔案館進(jìn)行的掃描的價(jià)錢，按掃描的質(zhì)量區(qū)分，出錯(cuò)率為萬分之一的話每頁是3毛，出錯(cuò)率為百分之一的話每頁只需1毛，青白江區(qū)檔案館選擇了出錯(cuò)率低的每頁3毛，每一對(duì)大約有5頁，這樣算起來，平均每一對(duì)的掃描成本大約是1塊5毛，全區(qū)婚姻檔案掃描花了將近10萬塊錢。檔案具有它的原始性，一旦遭到破壞就再也不能生成，因此，這個(gè)價(jià)錢從長遠(yuǎn)的保護(hù)和利用檔案來看，用在一個(gè)區(qū)里，還是算合適的。

區(qū)法院及區(qū)民政局室藏的婚姻檔案都還沒有進(jìn)行掃描，仍然是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，談不上和檔案館的互通有無了，這里就不說了。

三、對(duì)婚姻檔案掃描的評(píng)價(jià)

1.利用效果

婚姻檔案本來就是青白江區(qū)檔案館近年來查閱利用最頻繁的檔案，主要用于離婚、農(nóng)轉(zhuǎn)非、購房、工齡、經(jīng)濟(jì)糾紛等。據(jù)青白江區(qū)檔案館2008年的查閱接待登記數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)，婚姻檔案的總利用人次約1600，占所有檔案總利用量的約三分之二，排名第一。婚姻檔案掃描后，工作人員從計(jì)算機(jī)中查詢到需要的檔案，直接打印出來，最后蓋上一個(gè)檔案館的章和一個(gè)承認(rèn)打印件有效的章，打出來的這幾張紙就可以作為證明甚至證據(jù)了，有缺憾的是，打印收費(fèi)較貴，1塊錢1頁，若是以前只查紙質(zhì)檔案開具證明的話不收費(fèi)。當(dāng)然，當(dāng)人們辦理事務(wù)需要這份證明的時(shí)候，幾塊錢的價(jià)錢也還能接受，所以我認(rèn)為這并不影響對(duì)婚姻檔案的利用率。

2.對(duì)掃描的評(píng)價(jià)

掃描以后，優(yōu)點(diǎn)很多：便于查詢，便于利用，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，利于保護(hù)檔案原件，許多許多。

當(dāng)然，掃描之后也還是會(huì)有一些問題：

（1）時(shí)常翻動(dòng)檔案其實(shí)也是一種對(duì)檔案的檢查，長期不翻動(dòng)的話，若是檔案長蟲長霉了也不容易發(fā)現(xiàn)。

（2）掃描后的電子檔案畢竟不是檔案原件，蓋上檔案館的章后雖然也被承認(rèn)是有效的證明，但是掃描也會(huì)出錯(cuò)，雖然出錯(cuò)率不高，但也有萬分之一的概率，若是某位不幸運(yùn)的利用者恰巧碰到了一份出錯(cuò)的檔案，那么也為他辦事帶來了一定的不便。另外，間接增加了利用者的利用費(fèi)用，像前面說的，以前只需查詢紙質(zhì)檔案，然后開具一個(gè)證明，這個(gè)證明是免費(fèi)的，而現(xiàn)在將掃描后的檔案打印出來，然后蓋上證明章，這個(gè)打印的費(fèi)用就由檔案利用者來承擔(dān)了。

（3）另外就是后續(xù)問題，現(xiàn)在只有檔案館掃描了，民政局和法院的檔案還沒有進(jìn)行掃描，大家現(xiàn)在“各自為政”，若是民政局和法院今后掃描了，而掃描的格式跟檔案館的格式不一致，這樣不利于它們之間的互通有無，大家仍然“各自為政”，達(dá)不到或者說得增加成本才能達(dá)到理想的集中保管利用狀態(tài)。

四、實(shí)現(xiàn)婚姻檔案的掃描電子化與計(jì)算機(jī)管理的結(jié)合

根據(jù)婚姻登記檔案主要由登記雙方男女姓名、結(jié)婚登記時(shí)間、檔號(hào)三個(gè)主要方面構(gòu)成，青白江區(qū)檔案館現(xiàn)今使用的由成都市開發(fā)研制的紫晶文檔一體化管理軟件提供了這三個(gè)檢索入口。利用者只要提供男女任意一方姓名即可準(zhǔn)確、快速查到所要查詢的檔案。這樣做有許多的好處，首先，婚姻檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理可以提高婚姻檔案的查全率和效率，手工翻查檔案，稍不留神就可能翻過，回頭再去翻，又得耗費(fèi)許多時(shí)間。其次，有利于婚姻檔案的保護(hù)，手工檢索時(shí)，平均查找一份婚姻登記檔案要少則幾卷、多則幾十卷地翻查，這樣對(duì)檔案既不衛(wèi)生，又影響檔案壽命。利用計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)可以直接顯示該檔案所在全宗和檔號(hào)，避免無謂的人工翻閱，使檔案得到保護(hù)。另外，計(jì)算機(jī)管理婚姻檔案，可以展示檔案館先進(jìn)的管理手段，在群眾心目中留下良好的印象。

對(duì)婚姻檔案進(jìn)行掃描電子化與計(jì)算機(jī)管理的結(jié)合，可以把掃描和計(jì)算機(jī)管理建立成一個(gè)系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要由以下幾方面構(gòu)成：

一，數(shù)據(jù)管理。首先建立數(shù)據(jù)庫，此數(shù)據(jù)庫主要有婚姻登記男女雙方姓名、登記時(shí)間、檔號(hào)構(gòu)成；其次，錄入數(shù)據(jù)，上傳已掃描的電子婚姻檔案；再次，修改錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)和上傳的電子婚姻檔案；最后，退出系統(tǒng)回到起始狀態(tài)。

二，數(shù)據(jù)檢索。就是將已輸入到數(shù)據(jù)庫內(nèi)的眾多數(shù)據(jù)，根據(jù)需要調(diào)出某一條數(shù)據(jù)，也就是我們所說的計(jì)算機(jī)檢索。當(dāng)進(jìn)入數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)時(shí)，計(jì)算機(jī)上直接顯示出：請(qǐng)輸入男女雙方姓名，將男女姓名輸入后回車，計(jì)算機(jī)將自動(dòng)檢索，在屏幕上直接顯示出要查找的婚姻檔案的全宗號(hào)、檔號(hào)和婚姻檔案的電子版。其實(shí)現(xiàn)在的檔案室管理軟件基本都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)這些檢索和管理功能，只需要再添加一個(gè)電子版打印的功能就可以了。

三，打印。將查到的婚姻登記檔案通過打印機(jī)輸出。

婚姻檔案電子化與計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合的系統(tǒng)無疑是完美的。想象一下，一位利用者來到檔案館，出示自己的證件，提供自己的姓名或者結(jié)婚日期，工作人員從數(shù)據(jù)庫中查詢他（她）的婚姻檔案，打開掃描后的文件，查看無誤，打印出來，蓋上證明章，利用者拿著這幾張紙即可用來辦理他（她）要辦理的事情。

要完美的實(shí)現(xiàn)這個(gè)系統(tǒng)功能的話，掃描就是前提的前提，所以，綜上所述，我們的結(jié)論是，婚姻檔案非常有必要掃描。

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