【摘 要】 全面預(yù)算管理作為現(xiàn)代企業(yè)的一種管理模式，若能充分發(fā)揮作用可以有效地組織公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動，確保既定目標(biāo)的實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)則借助信息技術(shù)優(yōu)勢，能夠促使現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)的管理思想和管理方法得到更加充分的實現(xiàn)。文章針對傳統(tǒng)全面預(yù)算管理的困境，結(jié)合A市供電公司的具體實踐，分析了ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理有機(jī)融合的可能性和重點環(huán)節(jié)，并提出實際應(yīng)用應(yīng)注意的問題及未來發(fā)展方向，對以信息化手段推進(jìn)全面預(yù)算管理的實踐進(jìn)行了初步探討。
　　【關(guān)鍵詞】 全面預(yù)算管理； ERP； 信息化
　　
　　一、全面預(yù)算管理與ERP的比較分析
　　全面預(yù)算管理是以企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)為核心，通過對人力、物力和財力等資源的合理分配，結(jié)合管理會計核算，確保企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，并對經(jīng)營目標(biāo)的實施進(jìn)行過程監(jiān)控的一套系統(tǒng)的管理方法。它通過業(yè)務(wù)、資金、信息的整合，明確、適度的授權(quán)、分權(quán)，戰(zhàn)略驅(qū)動的業(yè)績評價等，實現(xiàn)資源合理配置、作業(yè)高度協(xié)同、戰(zhàn)略有效貫徹、經(jīng)營持續(xù)改善、價值穩(wěn)步增加的目標(biāo)。
　?。ㄒ唬﹤鹘y(tǒng)全面預(yù)算管理的困境
　　在實踐中，作為一種有效的管理工具，目前全面預(yù)算管理已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所接受和實施。但是隨著社會的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境日益復(fù)雜多變，特別是大中型企業(yè)對管理精益化的要求越來越高，在缺乏信息化工具支持的情況下，傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理在推行過程中不斷遇到工作量大、實施成本高、有效控制難等挑戰(zhàn)。主要集中在以下幾個方面：
　　一是實現(xiàn)手段存在一定的缺陷。傳統(tǒng)全面預(yù)算管理的手段主要是電子表格和財務(wù)管理軟件，這兩種管理手段雖然可以避免大量的手工運算，但是由于全面預(yù)算涉及的范圍廣泛、部門繁多、指標(biāo)間邏輯關(guān)系復(fù)雜，因此實踐中很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理散亂，缺乏對業(yè)務(wù)、財務(wù)模型的支持。同時，電子表格信息和財務(wù)管理軟件也存在著信息難以集成與共享、不支持預(yù)算跟蹤、安全性差、協(xié)調(diào)性弱等缺點，難以有效協(xié)調(diào)各預(yù)算單位共同參與預(yù)算，企業(yè)中“信息孤島”的現(xiàn)象在不同程度上仍然存在，預(yù)算管理效率較低。
　　二是管理周期較長。全面預(yù)算管理多與企業(yè)績效相關(guān)，各職能部門在進(jìn)行預(yù)算管理時，往往存在一定程度的本位主義，相互之間進(jìn)行博弈，常會導(dǎo)致預(yù)算周期拉長，使得信息傳遞速度較慢，嚴(yán)重影響預(yù)算管理作用的發(fā)揮。
　　三是預(yù)算執(zhí)行和實時控制難度更大。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，在缺乏信息化工具支持的情況下，傳統(tǒng)財務(wù)難以獲得實時動態(tài)數(shù)據(jù)，預(yù)算管理難以進(jìn)行真正意義上的實時控制，預(yù)算差異的及時分析、調(diào)整措施的適當(dāng)采取就受到限制。而事后層層匯總的實際數(shù)據(jù)只能是事后控制，至多可發(fā)揮“亡羊補(bǔ)牢”的作用，難以充分實現(xiàn)全面預(yù)算管理事先計劃和事中控制的思想。
　?。ǘ〦RP系統(tǒng)為全面預(yù)算管理的完善創(chuàng)造條件
　　傳統(tǒng)全面預(yù)算管理遭遇的困境促使企業(yè)對信息化技術(shù)給予越來越多的關(guān)注。如何融合、集成先進(jìn)的理論、方法、工具來創(chuàng)新預(yù)算管理，成為實現(xiàn)高水平全面預(yù)算管理面臨的一個重要課題。而當(dāng)今社會信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展為此提供了可供選擇的途徑。最為突出的當(dāng)屬ERP系統(tǒng)的引入和廣泛應(yīng)用。
　　ERP（Enterprise Resource Planning），即企業(yè)資源計劃，是以市場和客戶為導(dǎo)向的，以實行企業(yè)內(nèi)外資源優(yōu)化配置、消除生產(chǎn)經(jīng)營過程中一切無效的勞動和資源，實現(xiàn)資金流、物流和信息流，價值流和業(yè)務(wù)流的有機(jī)集成和提高客戶滿意度為目標(biāo)，以計劃和控制為主線，以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為平臺，集客戶、市場、銷售、采購、計劃、生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)量、服務(wù)、信息和業(yè)務(wù)流程重組等功能于一體，面向供應(yīng)鏈管理的現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法。ERP系統(tǒng)就是利用這種思想開發(fā)的軟件。
　　ERP作為融合了現(xiàn)代企業(yè)管理思想、先進(jìn)管理方法和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的企業(yè)級一體化管理系統(tǒng)，其主要特點是擁有集中化的管理模式、精益化的管理方式和標(biāo)準(zhǔn)化的管理平臺。它通過應(yīng)用信息技術(shù)把企業(yè)緊耦合類業(yè)務(wù)集成在一起，把資源信息、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和財務(wù)分析數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)整合成實時、共享的信息平臺，為企業(yè)提供高效、自動、實時的管理。這為全面預(yù)算管理的完善、發(fā)展和應(yīng)用創(chuàng)造了條件。
　　第一，ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理體現(xiàn)了相同的核心理念。雖然兩者有一定的區(qū)別，前者側(cè)重于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，后者側(cè)重于目標(biāo)管理。但是兩者的目的都在于優(yōu)化企業(yè)資源配置，使之為企業(yè)創(chuàng)造價值，并逐步實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。
　　第二，ERP系統(tǒng)的推行優(yōu)化了全面預(yù)算管理的實施環(huán)境。ERP系統(tǒng)以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程為前提，逐步實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的整合。流程變革必然對傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、管理方式構(gòu)成實質(zhì)性沖擊。一方面，各業(yè)務(wù)之間、業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)之間、業(yè)務(wù)與財務(wù)之間相互協(xié)同與集成的程度更高，有利于克服傳統(tǒng)預(yù)算管理中的“信息孤島”現(xiàn)象，促進(jìn)更加合理的預(yù)測、統(tǒng)籌安排企業(yè)資源，將資源的使用與相關(guān)活動結(jié)合起來以達(dá)到有效控制，保證預(yù)算目標(biāo)實現(xiàn)。另一方面，倡導(dǎo)團(tuán)隊合作和整體意識，帶來管理者思想觀念的變革，有利于克服傳統(tǒng)預(yù)算管理中的“本位主義”現(xiàn)象，優(yōu)化了預(yù)算環(huán)境，有利于企業(yè)資源在各部門之間更加協(xié)調(diào)和科學(xué)的配置。
　　第三，ERP系統(tǒng)的功能實現(xiàn)為全面預(yù)算管理提供了技術(shù)支持。全面預(yù)算管理涉及企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)和流程指標(biāo)，而ERP系統(tǒng)能夠整合數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)信息，能提供全面預(yù)算管理所需要的大部分?jǐn)?shù)據(jù)，其余的數(shù)據(jù)可通過擴(kuò)展較容易地獲得。豐富的功能模塊相互耦合、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)工具開發(fā)，有助于實現(xiàn)預(yù)算信息的及時傳遞與共享，以及預(yù)算執(zhí)行的實時監(jiān)控和修正，從而有利于全面預(yù)算管理職能作用的充分發(fā)揮。
　　
　　二、利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化全面預(yù)算管理的實踐重點
　　基于上述分析，下面結(jié)合A市供電公司近年來關(guān)于全面預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)有機(jī)融合的實踐，對利用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化全面預(yù)算管理的重點環(huán)節(jié)進(jìn)行探討。
　　（一）預(yù)算編制與下達(dá)
　　雖然從理論上來講，可以借助ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的快速傳輸和處理能力以及能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)集成和共享這兩大特點，實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確地編制和調(diào)整預(yù)算。但是由于ERP存在不能直接提供全面預(yù)算所需要的各種政策性數(shù)據(jù)，且ERP的文本信息處理功能相對較弱等特點，考慮成本—效益原則以及企業(yè)各種內(nèi)外部復(fù)雜因素影響，實踐中一般較少直接應(yīng)用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)預(yù)算編制。更多的是通過ERP系統(tǒng)的高度集成性，開發(fā)其他管控系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的接口，有效結(jié)合并發(fā)揮各系統(tǒng)的優(yōu)勢功能。例如A市電力公司在ERP系統(tǒng)運行后，預(yù)算編制的各項功能仍在原有財務(wù)管控系統(tǒng)中使用，通過雙系統(tǒng)數(shù)據(jù)實時傳遞，達(dá)到對資金進(jìn)行實時監(jiān)控，并對預(yù)算消耗進(jìn)行明細(xì)化管理的效果。
　　該階段利用ERP系統(tǒng)的重點在于預(yù)算下達(dá)的方式上。首先在預(yù)算編制時要細(xì)化預(yù)算內(nèi)容，即根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，分類別編制損益預(yù)算、成本預(yù)算（項目類預(yù)算按照作業(yè)頻率、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以編制；非項目類預(yù)算根據(jù)定額規(guī)模、費用標(biāo)準(zhǔn)加以測算）、資本性支出預(yù)算、資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算、專項預(yù)算，使預(yù)算具體細(xì)化到每一個作業(yè)項目和每一個費用項目上。然后，利用會計科目與預(yù)算科目體系的銜接對應(yīng)，按照ERP運行規(guī)則，以費用歸集對象為基礎(chǔ)統(tǒng)一下達(dá)財務(wù)預(yù)算指標(biāo)，即資本通過WBS、成本通過承諾項目，確定各自預(yù)算目標(biāo)，從而為預(yù)算控制奠定基礎(chǔ)。
　?。ǘ╊A(yù)算控制與分析
　　在ERP系統(tǒng)下，財務(wù)人員能夠動態(tài)地收集業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息，能夠獲取實時動態(tài)的實際數(shù)據(jù)，并實時與全面預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析，即在期初預(yù)算下達(dá)的基礎(chǔ)上，平時做相關(guān)業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)自動檢測相關(guān)預(yù)算是否超過，若超過則不能繼續(xù)向下做業(yè)務(wù)，從而實現(xiàn)預(yù)算的事前、事中控制。另一方面，ERP系統(tǒng)中預(yù)算信息與核算信息的集成，也便于在業(yè)務(wù)開展的同時實現(xiàn)實時控制和多角度動態(tài)預(yù)算分析。
　　
　　例如，A市供電公司即利用ERP系統(tǒng)中“基金管理”功能實現(xiàn)預(yù)算控制。其中最主要的功能包括承諾預(yù)算、支付預(yù)算及可用性檢查?！俺兄Z預(yù)算”是指在采購申請和采購訂單階段就要對其進(jìn)行監(jiān)控分析。“支付預(yù)算”是指財務(wù)在即將對外付款時候的一種控制方式，比如在發(fā)票階段進(jìn)行控制。系統(tǒng)主數(shù)據(jù)中，“承諾項目”代表了收入和支出的種類；“基金中心”代表了管理基金的組織結(jié)構(gòu)，可用以區(qū)分項目類的資本性預(yù)算與非項目類的資本與損益性預(yù)算；“基金”則是用于跟蹤資金的來源和使用的。通過基金中心與承諾項目的組合就能夠完成針對特定部門和特定費用類型的預(yù)算控制。在此基礎(chǔ)上，通過FM模塊的賬套管理，從采購申請、采購訂單、發(fā)票校驗、價格變更等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，全程跟蹤資金使用情況，有效集成各模塊的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，便于預(yù)算的監(jiān)控管理及分析預(yù)測。
　　另外，ERP系統(tǒng)下有關(guān)數(shù)據(jù)可以從其他模塊獲得，如物料、資產(chǎn)管理等模塊的業(yè)務(wù)，能通過特殊的科目指定，自動地將有關(guān)數(shù)據(jù)傳送到成本核算模塊中，有時甚至不需要通過總分類賬模塊的記錄。記賬、算賬、報賬的會計核算職能逐步減輕，直接促使會計的預(yù)測、決策、控制和分析等管理職能大大加強(qiáng)。
　　
　　三、應(yīng)注意的問題和發(fā)展方向
　　綜上所述，全面預(yù)算管理與ERP都必須以價值創(chuàng)造和公司戰(zhàn)略目標(biāo)為主線，以提高公司核心競爭力為目的，既不斷調(diào)整，又有機(jī)結(jié)合，成為具有互相配合、協(xié)調(diào)、自我組織功能的新型管理模式。從實踐看，多數(shù)企業(yè)目前還僅是淺層次、初步地將全面預(yù)算管理與ERP進(jìn)行了結(jié)合，在兩者有機(jī)融合的過程中還存在許多問題需要注意，許多方面還有待進(jìn)一步提高與創(chuàng)新。
　?。ㄒ唬┎粩鄡?yōu)化系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù)傳遞
　　一般的ERP系統(tǒng)均能提供開放性接口，可以將第三方軟件產(chǎn)品有效地集成到系統(tǒng)中來。與其他模塊的接口，主要包括財務(wù)模塊接口、營銷系統(tǒng)接口、物料管理接口、生產(chǎn)計劃接口和人力資源接口等。如果根據(jù)企業(yè)自身實際，不斷優(yōu)化各接口的順暢銜接，提高數(shù)據(jù)傳遞質(zhì)量，實現(xiàn)必要的多個功能模塊的有機(jī)集成，提高數(shù)據(jù)實時交換、流程無縫集成的程度，將會使ERP與全面預(yù)算管理的結(jié)合提升到新的水平。
　?。ǘ├^續(xù)深化預(yù)算控制與分析
　　多數(shù)企業(yè)目前在ERP系統(tǒng)中的預(yù)算控制與分析還處于初級階段。要充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用，ERP系統(tǒng)功能還有巨大的利用空間。例如，通過預(yù)算模塊向核算模塊、業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行穿透查詢的功能。預(yù)算管理人員能實時查詢每個部門的項目申請內(nèi)容、審批狀況、廠商報價等信息；能實時查詢到某一預(yù)算項目的實際支付金額、當(dāng)前余額、實際用途、使用申請部門等信息；能及時對前端業(yè)務(wù)傳輸過來的數(shù)據(jù)、預(yù)制憑證進(jìn)行審核確認(rèn)等功能的充分實現(xiàn)，可以促使預(yù)算管理事前、事中控制更加及時、有效。
　　就預(yù)算分析而言，一方面要研究利用信息化技術(shù)，豐富預(yù)算分析手段，利用ERP強(qiáng)大的數(shù)據(jù)功能進(jìn)行企業(yè)獲利能力、償債能力、發(fā)展能力、資產(chǎn)運用效率等多角度分析和預(yù)測；另一方面要研究在ERP系統(tǒng)中如何建立預(yù)算分析機(jī)制，通過及時的預(yù)算分析，對差異進(jìn)行分解和細(xì)化，從數(shù)據(jù)上挖掘到差異的問題所在，并結(jié)合企業(yè)的全面經(jīng)營分析，從經(jīng)營角度尋找產(chǎn)生差異的根源，發(fā)揮預(yù)算輔助決策的職能作用。
　?。ㄈ┭由炫c預(yù)算評價考核的銜接
　　在多數(shù)企業(yè)的實踐中，預(yù)算評價的客觀有效與預(yù)算考核的嚴(yán)格執(zhí)行長期以來都是預(yù)算管理的薄弱環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)應(yīng)用為預(yù)算評價考核的真正落實提供了可能。如果將預(yù)算模塊與績效系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，通過預(yù)算執(zhí)行情況分析，反映各部門的管理業(yè)績以及是否做到了資金的合理、有效使用，自動進(jìn)行預(yù)算考評，從而促進(jìn)各部門不斷提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效益和管理水平的提升。
　　
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