許紅芹

（北京林業(yè)大學總務與產(chǎn)業(yè)管理處，北京 100083）

為了確保實現(xiàn)“十二五”節(jié)能減排約束性目標，加快建設(shè)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會，我國各行各業(yè)都在積極制定節(jié)能減排的措施，開展“低碳經(jīng)濟”“低碳技術(shù)”“低碳生活方式”等各種形式的系列活動［1］。高等學校也不例外，應該響應國家號召，努力建設(shè)“綠色”校園，積極倡導和踐行低碳辦公。低碳辦公所提倡的環(huán)保思想和節(jié)約意識不僅符合高等學校開源節(jié)流的發(fā)展要求，更可以通過一些有效的管理措施和方法實現(xiàn)節(jié)能減排的具體目標。高等學?？梢栽诼男腥瞬排囵B(yǎng)、科學研究和服務社會3大職責的過程中，將發(fā)展“低碳經(jīng)濟”的理念輻射到全社會，以實現(xiàn)巨大的社會效應。因此，筆者針對高等學校低碳辦公存在的主要問題，探討了高等學校實現(xiàn)低碳辦公的具體方法。

一、高等學校低碳辦公存在的主要問題

低碳（Low Carbon），是指進行較低的溫室氣體（主要是CO2）排放。所謂“低碳辦公”，就是指在辦公活動中通過采取各種措施最大限度地降低能源和資源消耗，以減少溫室氣體的產(chǎn)生和排放。目前，在高等學校的日常辦公中非低碳的現(xiàn)象依然突出，主要表現(xiàn)在以下3個方面。

（一）計算機過度能源消耗

近幾年來，我國高等學校的規(guī)模不斷發(fā)展和壯大，計算機的使用在高校也得到了廣泛普及。隨著高校信息化程度越來越高，計算機成為高校辦公的一個常規(guī)性的電器設(shè)備。雖然單臺計算機的電功率不大，但是在計算機運行數(shù)量很多的情況下，所消耗的電力相當驚人。計算機在高校的普及雖然為辦公室工作帶來了方便快捷，但是也加劇了辦公室的能耗與污染。在高等學校的各職能部門和院系辦公室，隨時都可以看到很多處于待機狀態(tài)的計算機，這實際上對能源的耗費很大。以傳統(tǒng)的17英寸CRT計算機顯示器為例，正常運作時需要120W的電力，而待機時需要耗費30W的電力；即使關(guān)閉計算機，但若插頭并未拔掉，也要損失8W的電力。除此之外，由于很多高校沒有專門的部門負責對全校的計算機進行維護和保養(yǎng)，所以計算機在使用過程中容易產(chǎn)生過量的電磁輻射和溫室氣體，從而對環(huán)境造成負面影響。

（二）紙張及耗材過度使用

近年來，高等學校校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，高等學校辦公自動化建設(shè)也正在逐步開展，很多高等學校都根據(jù)各自的實際情況建立了辦公自動化系統(tǒng)。當前，高校的各職能部門和院系的辦公室大多實現(xiàn)了辦公自動化。但是，受傳統(tǒng)辦公習慣的影響，在高等學校日常的辦公過程中仍存在過度使用辦公紙張和耗材的現(xiàn)象，與無紙辦公的要求仍有很大的差距。例如，各種表格、公文、商業(yè)文書、訂單、收據(jù)和憑證等仍在以紙質(zhì)的形式在辦公過程中流轉(zhuǎn)，從而消耗了大量紙張。再如，在文件的擬制、修改、報送、審批、下發(fā)和存檔等環(huán)節(jié)中，雖然需要使用很多辦公用紙，但是有一些完全是可以使用“再生紙”（即只用過單面的紙）代替的，卻因為工作人員圖方便而沒有使用；同時，在這些環(huán)節(jié)中也有很多不必要的打印和復印操作，從而過度使用了打印機和復印機，浪費了碳粉和電能。

眾所周知，造紙工業(yè)是高耗能、高污染產(chǎn)業(yè)，一方面造紙原料是原木紙槳，1噸原木紙漿需要2噸原木來制造；另一方面造紙過程中會使用硫酸酯或亞硫酸酯，以及氯化物等其他有毒化學物，且這些有毒化學物的毒性持續(xù)危害時間長。因此，辦公用紙的過度使用勢必會造成不必要的浪費和污染。

（三）辦公用品過度購置及使用

近年來，隨著高等教育的飛速發(fā)展，國家的教育經(jīng)費投入不斷增加，高等學校職能部門的辦公條件也越來越好，辦公用品采購的數(shù)量和品種日益增加。但是，高等學校各職能部門普遍存在辦公用品過度購置和使用的問題。由于各職能部門都是獨立購置本部門的辦公用品，所以追求“小而全”，重復購置現(xiàn)象嚴重。這導致很多辦公用品的利用率低下，甚至被閑置，造成了極大的資源浪費。另一方面，高校各部門在日常辦公中，無計劃地大量購買低價、易損耗的辦公用品，如簽字筆、木桿鉛筆、膠水、修正液、膠帶、文件袋、檔案袋和一次性紙杯等。由于這類物品的價格較低，再加上人們?nèi)狈Α暗吞肌币庾R，所以在使用過程中通常不注意節(jié)約。這種情況長年累月延續(xù)下去勢必造成很大的不必要的浪費，而且浪費的不僅是辦公資金，還消耗了大量的社會資源。

因此，針對高等學校低碳辦公存在的主要問題，高校一方面要加強有關(guān)“低碳辦公”的宣傳教育，使教職員工了解低碳工作、低碳生活的常識，培養(yǎng)節(jié)能意識，戒除“便利嗜好”和“奢侈消費”；另一方面要做好“低碳辦公細節(jié)”，采取具體、有效的方法降低辦公能耗。

二、高等學校低碳辦公的實現(xiàn)方法

對于低碳辦公，高等學?？梢圆扇『芏嗑唧w的實現(xiàn)方法，筆者主要從對計算機進行節(jié)能管理、使用E－mail實現(xiàn)無紙辦公、實行在線管理和加強辦公用品的管理4個方面提出具體建議。

（一）對計算機進行節(jié)能管理

對計算機進行節(jié)能管理，主要是通過對計算機電源進行管理，從而在不影響正常工作的前提下降低計算機的能耗。目前，計算機已成為辦公室工作必不可少的設(shè)備。計算機使用不當會造成電能的較大浪費，美國能源部曾估算每臺個人計算機每年浪費的電量在400千瓦左右。因此，采用恰當?shù)姆椒ㄟM行計算機節(jié)能管理是低碳辦公的關(guān)鍵。對計算機進行節(jié)能管理的方法主要有3種：①長時間不用時及時關(guān)閉計算機和電源；②根據(jù)個體使用計算機的實際情況調(diào)整計算機內(nèi)的能源管理設(shè)置，使節(jié)電管理處于最佳狀態(tài)；③為計算機配備節(jié)能插座和安裝節(jié)電軟件。

對計算機進行節(jié)能管理的最有效方法就是不用時及時關(guān)閉。這不僅可以降低辦公能耗，而且能為高校節(jié)省辦公費用。世界著名IT咨詢公司Gart－ner的調(diào)研結(jié)果顯示，如果一個組織有2500臺個人計算機，那么通過關(guān)閉電源每年可以節(jié)省6500美元的能源費用。馬來西亞科技大學的研究結(jié)果也表明，通過在電腦顯示器附近粘貼有關(guān)“用后請關(guān)閉電源”的宣傳資料，則可以降低29.43%的用電量。

另一種有效的計算機節(jié)能管理方法是調(diào)整計算機操作系統(tǒng)中的“能源管理”設(shè)置，將其設(shè)置為低能耗模式。計算機用戶通過點擊鼠標，可以方便地對計算機主機和顯示器進行能源管理。例如，計算機用戶可以根據(jù)自己使用計算機的時間頻率，設(shè)置計算機在若干分鐘空閑狀態(tài)后自動進入“睡眠”模式等。美國印第安納大學教育學院的一項試點工程表明，通過采用上述方法對校園臺式計算機進行節(jié)能管理，可以降低48.3%的用電量。該試點工程特別強調(diào)，計算機進入“睡眠”模式雖然也消耗能量，但是數(shù)量非常少，只有正常用電量的10%左右；而筆記本電腦進入“睡眠”模式之后的用電量更低，1個小時僅耗費電池電量的1%～2%。另外，需要說明的是，由于計算機屏幕保護不但使顯示器無法進入內(nèi)置的節(jié)能狀態(tài)，而且還阻止計算機本身運行“睡眠”模式，所以計算機屏幕保護并不能有效地降低能耗。因此，在對計算機進行節(jié)能管理時，要慎用計算機屏幕保護功能。

第3種有效的計算機節(jié)能管理方法是采用節(jié)能插座和安裝節(jié)電軟件。由于計算機、顯示器、打印機和復印機等電子產(chǎn)品即使關(guān)閉也會消耗少量的電能，即存在待機功耗（機器在接通電源但不運轉(zhuǎn)的狀態(tài)下產(chǎn)生的能耗），所以只有將這些設(shè)備接入節(jié)能插座才可以真正關(guān)閉這些設(shè)備。節(jié)能插座之所以節(jié)能主要是因為它節(jié)約了待機功耗。另一種節(jié)能方式是為計算機安裝節(jié)電軟件，如Power Save，BigFix等。這些節(jié)電軟件可以在計算機空閑一段時間后自動關(guān)閉計算機；還可以在正常工作時間或者夜晚維護時間打開計算機，并在維護結(jié)束后又自行關(guān)閉計算機。這種節(jié)能方式成效顯著，斯坦福大學在24000臺校園電腦上安裝節(jié)電軟件后，保守估計每年可以節(jié)省400000美元的費用；南德克薩斯大學為校園電腦安裝節(jié)電軟件后，每臺電腦每年約可以節(jié)省35美元的電費。

（二）使用E－mail實現(xiàn)無紙辦公

為了降低能耗，實現(xiàn)低碳辦公，大學校園應該全面推廣E－mail辦公。首先，在辦公流程中，要提倡盡量以E－mail取代傳統(tǒng)紙質(zhì)進行各種信息的傳遞，以有效地節(jié)省辦公用紙的使用，從而實現(xiàn)環(huán)保低碳節(jié)能的目的。其次，要改變現(xiàn)行的E－mail使用習慣。例如，改變將E－mail內(nèi)容打印出來閱讀的習慣等。同時，即便有些E－mail內(nèi)容需要打印出來使用，為了避免打印出不必要的內(nèi)容，也可以通過使用一些節(jié)能打印軟件只打印出必需的頁面和文字，從而節(jié)省打印機墨粉和硒鼓等。最后，通過將E－mail服務外包給第3方軟件服務公司，以進一步降低相關(guān)能源的消耗。將E－mail服務外包給第3方公司，不僅可以降低能耗，而且可以節(jié)省大量資金。以Google Gmail或者微軟的 Live＠Edu［2］為 例，Google的報告顯示它的數(shù)據(jù)中心由于采用了液體冷卻裝置和復合熱能轉(zhuǎn)換解決方案，所以比一般的數(shù)據(jù)中心更加節(jié)能。因此，美國圣母大學將15000多名學生以及150000名校友的E－mail服務外包給Google之后，每年節(jié)省了大約150萬美元開支。同樣，亞利桑那州立大學也為此每年節(jié)省了40萬美元。美國高等學校的一項調(diào)查顯示，美國42.4%的機構(gòu)已經(jīng)或即將外包自己的E－mail服務。

（三）實行在線管理

目前，我國高等學校在線管理系統(tǒng)的應用領(lǐng)域正在不斷延伸，應用規(guī)模不斷擴大，應用功能也得到不斷的完善，但是與理想的在線管理效果還有較大的距離，這主要是因為高等學校的在線管理系統(tǒng)尚不完善。完善的在線管理系統(tǒng)應該能夠?qū)崿F(xiàn)一體化的自動化辦公模式，能夠?qū)W校變?yōu)橐粋€大辦公室，使學校的人事、財務、行政、后勤、業(yè)務等部門都成為其中的一個環(huán)節(jié)，而不再是一個個的“信息孤島”。在完善的在線管理模式下，工作人員不需要拿著各種文件、申請、單據(jù)等在各部門之間跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這既節(jié)省了時間，提高了辦公效率，又大大降低了打印、傳真、復印的費用。相對于傳統(tǒng)的管理模式，在線管理模式不再需要面對面的工作方式，可以減少電能、熱能、紙張等的使用，進而降低更多的能耗［3］。2005年，Stockholm環(huán)境研究院和英國公開大學共同完成的關(guān)于高等學校的環(huán)境影響報告指出，在線管理可以減少90%的能耗，減少85%的CO2排放。

管理是高等學校的核心業(yè)務之一，實行在線管理不僅可以提升管理效率，而且可以降低能耗，實現(xiàn)低碳辦公。高等學校潛在的可實行在線管理的業(yè)務很多，如在線檔案管理、在線固定資產(chǎn)管理等。此外，還可以利用在線管理系統(tǒng)實現(xiàn)遠程辦公和召開遠程會議。

遠程辦公，是指職工在辦公室之外的地方（如家里）進行工作，非常適合高校的一些非窗口部門。由于遠程辦公的實現(xiàn)技術(shù)日趨成熟，所以通過VPN等技術(shù)可以實現(xiàn)在家中接入辦公網(wǎng)絡(luò)訪問辦公電腦。通過遠程辦公，高等學?？梢赃M一步縮減職工往返校園的交通費用，降低工作環(huán)節(jié)的接駁時間，也可以進一步降低能耗。因此，美國等發(fā)達國家的很多高等學校已經(jīng)允許進行遠程辦公，學校與職工簽署了正式的遠程辦公協(xié)議，如克萊蒙特大學、華盛頓大學、馬薩諸塞大學等。美國高等學校信息通信技術(shù)專業(yè)委員會在2008年年會上公布的相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，22%的受訪者表示其所在的大學已經(jīng)付諸實施遠程辦公［4］。

遠程會議，主要是運用先進的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，跨越空間界限，使人們實現(xiàn)異地“面談”、遠程協(xié)作辦公、異地同步學習和培訓等。與遠程辦公一樣，遠程會議可以大大減少出行的頻率，進而大大減少因出行而造成的交通費用和能源消耗。

（四）加強辦公用品的管理

加強對高等學校辦公用品的管理，可以有效地節(jié)約經(jīng)費開支，降低資源消耗，推動低碳辦公的實現(xiàn)。其具體措施應包括以下內(nèi)容。

1.建立辦公用品監(jiān)測、管理系統(tǒng)

依托高校在線管理的優(yōu)勢，建立辦公用品監(jiān)測、管理系統(tǒng)；并配備專人負責辦公用品的采購以及使用數(shù)據(jù)的記錄、整理、分析等工作；尤其是對打印機、復印機等大型辦公設(shè)備的購置，要統(tǒng)籌考慮，減少重復配置，實現(xiàn)資源共享，以提高設(shè)備的使用效率，節(jié)約資金，降低碳排放。

2.加強辦公用品的低碳管理

高校要通過辦公經(jīng)費的預算管理，嚴格控制辦公經(jīng)費的支出，限制低價、易耗辦公用品的過度采購；同時，提倡在辦公中多使用回形針、魚尾等，減少膠水、修正液等含苯溶劑產(chǎn)品的使用，提倡文件袋、檔案袋、快遞袋的重復使用，從而實現(xiàn)節(jié)約資源、環(huán)保低碳的目標。

綜上所述，對計算機進行節(jié)能管理、使用E－mail實現(xiàn)無紙辦公、實行在線管理、加強辦公用品的管理等都是易于實施且效果顯著的高等學校低碳辦公的方法。高等學校的教職員工可以通過在這些細微處的努力，經(jīng)過長期堅持，最終使低碳辦公在全校得以推廣和取得成效。高等學校通過實施低碳辦公，不僅可以減少校園碳排放、節(jié)省教育經(jīng)費、保護校園環(huán)境、履行高校在節(jié)能減排方面的社會責任，而且可以通過其教育示范作用，將節(jié)能減排的有效措施輻射到全社會，以實現(xiàn)巨大的社會效應，為我國“十二五”節(jié)能減排目標的實現(xiàn)做出應有的貢獻。

［1］柳素芬，楊成.低碳環(huán)境下高校計算機機房管理與維護的研究［J］.中國教育技術(shù)裝備，2011（32）：7－11.

［2］CAPLAN J.Google and Microsoft：The battle over college E－mail［N］.Time，2009－08－14（1）.

［3］梁曉明.企業(yè)在線管理的支撐體系研究［J］.安徽電氣工程職業(yè)技術(shù)學院學報，2004，9（2）：77－80.

［4］TANZILLO K.ACUTA member schools are mostly in the green［J］.ACUTA News，2008，37（9）：4.

［5］喬玉梅.淺談高校儀器設(shè)備的計算機管理［J］.計算機網(wǎng)絡(luò)，2006（3）：124－125.