喬寶亮

山東泰安市高級技工學校商務(wù)系計算機教研室 271000

用Access輕松開發(fā)《檔案管理系統(tǒng)》

喬寶亮

山東泰安市高級技工學校商務(wù)系計算機教研室 271000

Access是微軟公司開發(fā)的一款優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫管理軟件，該文向大家展示了不編程、不用命令也可開發(fā)管理系統(tǒng)的具體過程。

Access ；檔案管理系統(tǒng)

Access是微軟公司優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫管理軟件，使用sql語言作為數(shù)據(jù)庫語言，具有很強的數(shù)據(jù)處理能力和通用性，被人稱為“最受歡迎的桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)”。筆者在多年的教學實踐中，對此深有體會?，F(xiàn)在我把學生上機作業(yè)《開發(fā)學生檔案管理系統(tǒng)》拿來和大家交流，不足之處請大家斧正。

先建立一個數(shù)據(jù)庫。 在Access 中，選擇“文件”“菜單---”新建“---”“空數(shù)據(jù)庫”，“命名為”學生檔案信息管理系統(tǒng)“并保存”。在該數(shù)據(jù)庫中，選擇“表”選項卡，再選“新建”命令，創(chuàng)建一個學生檔案表。數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建包含兩步：第一,建立表結(jié)構(gòu)。學生檔案表包含字段及類型如下：班級、學號、姓名、性別、身份證號、政治面貌、學制、個人電話、家庭住址、家長姓名和家長電話這些字段都是文本類型，是否住校、是否參加醫(yī)保和是否享受助學金都是“是/否”類型的，備注字段為備注類型，照片字段為OLE對象；第二，輸入表內(nèi)容。數(shù)據(jù)表包含的字段和及其屬性如左下圖所示：其中主鍵是“學號”，編碼方法為：入學年份+專業(yè)代碼+班級編號+學生班內(nèi)編號，照片類型為“OLE對象”。

在創(chuàng)建完數(shù)據(jù)表之后，我們?yōu)槭箤嵗@得專業(yè)點，先做一個輸入表內(nèi)容的窗體。在數(shù)據(jù)庫窗口中，選中“窗體”選項，再選“新建”，之后選擇“設(shè)計視圖”，在“對象的來源表”選項中，選擇剛建立的“學生檔案表”，這樣窗體和數(shù)據(jù)表之間建立了一種聯(lián)系，點“確定”后進入窗體創(chuàng)建界面，把表的字段全部拖到窗體上并調(diào)整好各個字段的布局。

數(shù)據(jù)表記錄很多時要添加數(shù)據(jù)瀏覽按鈕。若工具欄的“控件向?qū)А卑粹o沒打開，左鍵單擊一下該按鈕即可。選擇工具欄的“命令按鈕”，在窗體上合適位置畫出該命令按鈕，彈出命令按鈕創(chuàng)建向?qū)?，在“類別列”我們選擇“記錄導航”，在“操作列”選擇“轉(zhuǎn)至前一項記錄”，接著選擇“下一步”，我們在接下來的操作中，命令按鈕類型選擇“文本”，在右邊的文本框里輸入文字“上一條”，最后點擊“完成”命令按鈕，從而完成第一個瀏覽記錄的創(chuàng)建。重復(fù)上面操作，完成“下一條”按鈕的創(chuàng)建。

數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)輸入之后，就可以建立查詢命令按鈕了。在添加“按班級查找”、“按姓名查找”、“按學號查找” 和“按身份證查找”四個按鈕前，要先建立四個查詢，因為命令按鈕的功能是由查詢實現(xiàn)的。這四個查詢是：1.按班級查找2.按姓名查找3.按學號查找4.按身份證查找。先做“按班級查找”查詢——在數(shù)據(jù)庫視圖中選中“查詢”選項，再點擊“新建”按鈕，打開“新建查詢”對話框，選“設(shè)計視圖”，點“確定”。接下來，因為要對“學生檔案表”進行查詢，所以在“顯示表”對話框中我們添加“學生檔案表”，進入“查詢設(shè)計視圖”。在查詢設(shè)計視圖中，添加幾個字段，將來查詢就顯示幾項內(nèi)容，沒被添加的數(shù)據(jù)表字段，查詢中不顯示。我們將數(shù)據(jù)表全部字段添加到“查詢設(shè)計視圖”的字段所在行。那么，按班級查詢的功能是如何實現(xiàn)的呢？先找到“班級”所在列和“條件“所在的行的交界處，在此單元格里輸入如下內(nèi)容“[請輸入要查找的班級名稱]”，注意：[]一定要在半角英文狀態(tài)下輸入，否則Access認為語法錯誤。

到這里，按班級名稱的查詢就做好了。我們點工具欄上的紅色嘆號運行一下看看效果如何。想要查詢哪個班級，把班級名稱輸入文本框點“確定”，就可以找出想要的結(jié)果。從這里我們還知道了[ ]里的文字的作用：在查詢中提示用戶輸入什么信息。如果沒有這些提示文字，我們就不知道該輸入什么內(nèi)容。最后以“按班級查詢”為名保存查詢。剩下的“按姓名查找”“按學號查找”“按身份證查找”三個查詢我們可以按相同的步驟做出來，這里就不一一累述了。

下面我們看如何利用“命令按鈕向?qū)А辈樵償?shù)據(jù)表。再回到剛才的“學生檔案信息化管理窗口”，在工具欄上的“控件向?qū)А遍_啟的情況下選擇命令按鈕，在窗體合適位置畫出該命令按鈕，進入“命令按鈕向?qū)А?，在“類別列”中選擇“雜項”，在“操作列”中選擇“運行查詢”，然后點“下一步”，在“選擇命令按鈕運行的查詢”中，選擇“查找班級”查詢，點“下一步”，按鈕類型選擇“文本”，把“運行查詢”改為“按班級查詢”點“完成”即可，如上圖所示。這樣就把剛才建立的“按班級查詢”和我們“查詢命令按鈕”聯(lián)系起來了，從而實現(xiàn)選擇該按鈕就運行該查詢，實現(xiàn)按班級查詢的功能。重復(fù)上面的步驟，把“按姓名查找”“按學號查找”“按身份證查找”三個命令按鈕也添加進來，并且和對應(yīng)的查詢建立起鏈接。

數(shù)據(jù)庫管理工作中，有時我們需要把一些沒用的記錄刪除掉。下面添加一個刪除按鈕。在工具箱中選擇“命令按鈕”工具，在窗體適當位置畫出該按鈕，彈出“命令按鈕向?qū)А?，“類別列”選擇“記錄操作”，“操作列”選“刪除記錄”，點擊“下一步”，然后選擇“文本”類型按鈕，在右邊輸入按鈕上的文本“刪除本記錄”，點“完成”實現(xiàn)按鈕制作。

“關(guān)閉”按鈕制作：在工具欄選擇“命令按鈕”在窗體上畫出該按鈕，轉(zhuǎn)入添加命令按鈕向?qū)?，在“類別列”選項中選擇“窗體操作”，在“操作列”中選擇“關(guān)閉窗體”，點“下一步”，選擇“文本”按鈕，輸入命令按鈕文本“關(guān)閉本窗口”完成關(guān)閉按鈕的制作。

這個實例的最大特點是學員不需要掌握復(fù)雜的編程知識和語法，無需編寫命令和語句，就可以開發(fā)出適合我們需要的《學生檔案管理系統(tǒng)》，實現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入與編輯、數(shù)據(jù)查找與刪除等工作，從而提高我們工作的效率。當然，在其他行業(yè)工作的同志也可以簡單的把表中的字段改變一下，同樣可以完成本單位檔案管理的日常工作，因此本例也有很強的通用性。

[1] 黃彥. 中文access2002及其應(yīng)用.中國勞動社會保障出版社，2003

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.057

喬寶亮，1999年畢業(yè)于山東礦業(yè)學院數(shù)學系計算機及應(yīng)用專業(yè)本科班，同年分配到泰安市高級技校任教，現(xiàn)為講師。