趙艷陽

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校第一附屬醫(yī)院

內(nèi)部辦公自動化(OA)系統(tǒng)的管理及質(zhì)量提高

趙艷陽

南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校第一附屬醫(yī)院

本文闡述了辦公自動化系統(tǒng)在企事業(yè)單位信息系統(tǒng)中的重要性，分析了目前廣泛應(yīng)用的辦公自動化系統(tǒng)常見的缺點(diǎn)和弊病，明確了評價內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)質(zhì)量的各種指標(biāo)，提出了有針對性的提高內(nèi)部辦公自動化質(zhì)量的方法。

管理信息系統(tǒng)；辦公自動化；辦公自動化常見弊??；提高辦公自動化質(zhì)量

This paper introduces the office automation system in enterprises information system importance, analyzes the present widely used office automation system common faults and shortcomings, the evaluation of the inner quality of various indicators of office automation system.Puts forward the improving internal office automation quality method.Keywords

management information system; office automation; office automation is common malady; improve the quality of office automation

管理信息系統(tǒng)（Management InformationSystem，簡稱MIS）是由人和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)集成，能提供企業(yè)管理所需信息以支持企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和決策的人機(jī)系統(tǒng)。內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System，簡稱OA）則是其在實(shí)際應(yīng)用中的重要組成部分。因?yàn)槊嫦蚪M織的日常運(yùn)作和管理，因而是員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。

近年來，管理信息系統(tǒng)開發(fā)的深度和廣度都有了新的發(fā)展，但內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)始終是一個薄弱環(huán)節(jié)，從總體上削弱了信息化程度、制約了信息化發(fā)展。目前專門的辦公流程的軟件系統(tǒng)尚不多見，真正投入使用的就更少。這種情況雖然與管理工作的復(fù)雜性、專業(yè)化有關(guān)，很大程度上也取決系統(tǒng)設(shè)計(jì)的質(zhì)量。如何提高內(nèi)部自動化系統(tǒng)的質(zhì)量，成為亟待解決的問題。

1 內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的常見弊病

1）從單位整體看，各個部門尤其是行政后勤部門已開發(fā)了各類信息系統(tǒng)，有些系統(tǒng)仍停留在單機(jī)使用的封閉狀態(tài)，沒能達(dá)到資源共享的目的，信息不能暢通流動，不能進(jìn)行動態(tài)處理，更不能支持高層次的決策，使單位的信息利用率停留在低水平范圍內(nèi)。

2）必要的信息不完整或不準(zhǔn)確、不及時，滯后的信息不能幫助管理者做出正確的決策，甚至導(dǎo)致決策失誤。有些信息存貯不合理，未能進(jìn)行挖掘和加工，使得許多信息得不到充分利用，甚至白白浪費(fèi)。

3）由于管理具有復(fù)雜性、專業(yè)化的特點(diǎn)，加上一些單位管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低，再加上軟件商品化程度低和可選用的軟件缺乏，在開發(fā)OA系統(tǒng)時，很難借用其它系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，一切都要重新開始，花費(fèi)大量精力進(jìn)行重復(fù)性勞動，開發(fā)周期長亦使成本增高，造成人、財(cái)、物的極大浪費(fèi)。

4）我國目前已形成的軟件開發(fā)隊(duì)伍，人員素質(zhì)良莠不齊，一些人沒有受過軟件開發(fā)的正規(guī)訓(xùn)練，對系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)沒有足夠的認(rèn)識，需求分析不切合實(shí)際，加上開發(fā)工具落后，致使開發(fā)出來的系統(tǒng)其功能滿足不了用戶要求，甚至是不能使用，白費(fèi)工夫不說，還得不到用戶的認(rèn)可。

5）系統(tǒng)的維護(hù)缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，文檔資料不規(guī)范，系統(tǒng)通用性差。辦公自動化系統(tǒng)的文檔資料主要是在系統(tǒng)實(shí)施過程中產(chǎn)生的，且和實(shí)際情況同步生成，它有效地體現(xiàn)了管理人員和實(shí)施人員階段性的工作成果，并為后續(xù)工作提供依據(jù)。缺乏必要的文檔資料或者文檔資料不詳實(shí)，必然給項(xiàng)目管理、項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目維護(hù)帶來很多嚴(yán)重的困難和問題。

由于建立內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)涉及單位的管理水平、管理方法、人員素質(zhì)、組織體制、系統(tǒng)投資、外部環(huán)境等諸多因素，因而出現(xiàn)了系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施難度大、周期長、見效慢等一系列實(shí)際問題。在系統(tǒng)的先進(jìn)性、完整性、實(shí)用性等方面與國外差距很大，投入產(chǎn)出的效益也不明顯，嚴(yán)重影響了內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和推廣應(yīng)用。以上問題如不能正確認(rèn)識、認(rèn)真對待，勢必影響內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)向更深層次，更廣闊領(lǐng)域的發(fā)展。

2 如何評價內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的質(zhì)量

內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的質(zhì)量是指運(yùn)行的系統(tǒng)對其全部的功能目標(biāo)的滿足程度及其運(yùn)行效益，其中至少包括兩個方面，一是開發(fā)管理方面，包括系統(tǒng)開發(fā)時的各種組織管理工作；二是技術(shù)方面，包括各階段的工作質(zhì)量及成果質(zhì)量。這兩個方面的質(zhì)量問題是相互關(guān)聯(lián)的，管理方面的質(zhì)量可促進(jìn)技術(shù)成果的提高，技術(shù)成果的質(zhì)量也可促進(jìn)管理質(zhì)量的提高。評價的目的是檢查內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的目標(biāo)、功能及各項(xiàng)指標(biāo)是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求，滿足用戶的程度，資源的利用程度如何，找出系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)，以利于改進(jìn)和提高。

1）系統(tǒng)的完整性。系統(tǒng)的完整性首先表現(xiàn)為系統(tǒng)功能的完整，是否能涵蓋主要業(yè)務(wù)范圍。其完整性還表現(xiàn)為各子系統(tǒng)或模塊接口是否完備，數(shù)據(jù)采集、存貯格式是否統(tǒng)一，便于共享。

2）系統(tǒng)的效率。能夠提高系統(tǒng)的響應(yīng)時間，滿足實(shí)時處理的需求。

3）系統(tǒng)的文檔質(zhì)量。每一階段的文檔都是后續(xù)階段的工作基礎(chǔ)。為保證整個系統(tǒng)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，還要由文檔解決子系統(tǒng)之間和開發(fā)人員之間的軟件接口[1]問題。維護(hù)人員依靠文檔進(jìn)行維護(hù)，用戶依靠文檔進(jìn)行操作。

4）信息服務(wù)質(zhì)量。高質(zhì)量的信息可增強(qiáng)系統(tǒng)功能。簡潔友好的界面可減少培訓(xùn)工作量。

5）系統(tǒng)的安全性。對一個有多外數(shù)據(jù)錄入口的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，安全性控制功能[2]成為辦公自動化系統(tǒng)能夠正常投入使用的先決條件。內(nèi)部辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密，檢錯、糾錯、容錯處理，以及電子簽名。這些手段必須足夠嚴(yán)密，難以被攻破，但也要有足夠的靈活性，方便使用者掌握和使用。當(dāng)系統(tǒng)發(fā)生局部故障時，必須保障整個系統(tǒng)不至于全部癱瘓。有專門網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行日常的維護(hù)，包括文件備份、應(yīng)用軟件安裝和維護(hù)、用戶賬戶管理以及軟硬件兼容性等問題。對用戶進(jìn)行外部設(shè)備共享和軟件應(yīng)用等方面培訓(xùn)。

6）系統(tǒng)集成研究和后續(xù)開發(fā)。鑒于管理信息系統(tǒng)的專業(yè)性和復(fù)雜性，辦公自動化系統(tǒng)必須考慮可擴(kuò)展性，即與其他系統(tǒng)的集成，預(yù)留未來的發(fā)展空間。系統(tǒng)在正常運(yùn)行中，信息容量、內(nèi)外功能應(yīng)可以擴(kuò)充，且不引起整體架構(gòu)的改變。當(dāng)應(yīng)用環(huán)境[3]變化時，系統(tǒng)能較迅速修改參數(shù)和調(diào)整策略，以適應(yīng)新情況、新變化的需要。

7）系統(tǒng)效益評價。內(nèi)部辦公自動化的目的不僅是把人們從事務(wù)性勞動中解放出來，更是要促進(jìn)管理水平的提高，使單位獲得較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。正確、全面、客觀的分析系統(tǒng)效益，對系統(tǒng)的推廣應(yīng)用有著十分重要的意義。

3 提高內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)質(zhì)量的方法

內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)，覆蓋整個管理辦公工作流程，是管理信息系統(tǒng)的重要內(nèi)容，涉及行政、人事、后勤管理的各個方面。一般來說，典型的辦公自動化應(yīng)用包括公文管理、政務(wù)信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報(bào)告管理、檔案管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、督查管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應(yīng)用等。內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)以公文處理和行政事務(wù)管理(尤其以領(lǐng)導(dǎo)辦公)為核心，同時提供信息通訊與服務(wù)等重要功能。其質(zhì)量的高低涉及系統(tǒng)設(shè)計(jì)、計(jì)劃與開發(fā)、技術(shù)手段、人員素質(zhì)以及資源保障等方面。要保證高質(zhì)量的內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)，應(yīng)把質(zhì)量問題滲透在開發(fā)設(shè)計(jì)的各個環(huán)節(jié)中。

1）開發(fā)科學(xué)化、工程化。按照軟件開發(fā)工程的方法，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)完成必經(jīng)幾個階段：⑴問題定義。⑵可行性研究。⑶需求分析。⑷提綱設(shè)計(jì)。⑸詳細(xì)設(shè)計(jì)。⑹編程聯(lián)網(wǎng)及調(diào)試。⑺驗(yàn)收。⑻維護(hù)。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，需求分析和提綱設(shè)計(jì)階段在軟件生命周期中占了相當(dāng)大的比重，此階段產(chǎn)生大量的文件及說明、各種文檔，它們是保證項(xiàng)目質(zhì)量的重要資料，也是維護(hù)階段的主要依據(jù)。開發(fā)時應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行深入詳細(xì)的調(diào)查，整理，搞好系統(tǒng)分析，制訂切實(shí)可行的系統(tǒng)目標(biāo)。在總體規(guī)劃指導(dǎo)下，明確各階段目標(biāo)和文檔要求。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時要特別重視結(jié)構(gòu)復(fù)雜、重復(fù)引用較多的部分，在結(jié)構(gòu)化程度、優(yōu)化程度及安全性等方面做到功能選擇合理，接口簡潔清晰。采用標(biāo)準(zhǔn)的軟件開發(fā)工具[4]和環(huán)境，可大大降低錯誤率，提高開發(fā)效率，避免不一致性，增強(qiáng)軟件的可移植性；應(yīng)用可重用軟件，保證系統(tǒng)可靠性，減少開發(fā)工作量，降低開發(fā)成本，縮短開發(fā)周期；縝密考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和適應(yīng)性，為后續(xù)研發(fā)預(yù)留空間等等；從而提高系統(tǒng)質(zhì)量。

2）提高各級管理人員的信息意識。要使全部計(jì)算機(jī)應(yīng)用人員正確認(rèn)識管理工作的計(jì)算機(jī)化是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的必由之路，以及個體所承擔(dān)的信息責(zé)任，積極參與系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)。其中，領(lǐng)導(dǎo)最了解系統(tǒng)的戰(zhàn)略目標(biāo)和信息需求，須有單位領(lǐng)導(dǎo)直接參與，才能夠確定系統(tǒng)目標(biāo)，才有權(quán)利指揮和協(xié)調(diào)工作，有效地組織、疏導(dǎo)，在人、財(cái)、物上給予必要的保證。其次，各級管理人員是系統(tǒng)建設(shè)的主體，他們是系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用和操作者，最清楚系統(tǒng)的具體要求，如何簡單易用，系統(tǒng)的質(zhì)量最終由他們認(rèn)同。

3）提高單位的管理水平。系統(tǒng)的應(yīng)用在很大程度上受單位整體管理水平的制約。信息的錄入和加工來源于管理人員。因此，機(jī)構(gòu)設(shè)置合理、規(guī)章制度完善，分工和職責(zé)明確，管理工作程序化、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、報(bào)表憑證統(tǒng)一化，才能不斷提高管理素質(zhì)，提高系統(tǒng)質(zhì)量。

4）培養(yǎng)知識結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。沒有既熟悉管理業(yè)務(wù)又具有一定計(jì)算機(jī)知識或技能的管理人員，系統(tǒng)難以持久保持安全可靠的運(yùn)行。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員要不斷拓寬知識面，更新知識，積累經(jīng)驗(yàn)，才能保證高質(zhì)量的辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。

5）充分利用、發(fā)揮內(nèi)網(wǎng)微博的實(shí)時即用性

內(nèi)網(wǎng)微博可作為單位內(nèi)辦公自動化的一部分，利用微博的實(shí)時廣播，各科室、各部門都可以通過院內(nèi)微博發(fā)布最新的進(jìn)展、情況；行政部門可以發(fā)布最新的通知、突發(fā)應(yīng)急事件，后勤部門可以根據(jù)一定時間內(nèi)所出現(xiàn)的問題發(fā)布預(yù)警信息或展開討論；每個人都能把與本單位息息相關(guān)的信息通過微博進(jìn)行發(fā)布，信息共享，增強(qiáng)信息的對稱性[5]，進(jìn)行互動性的討論研究形成學(xué)術(shù)氛圍，通過相互了解，信息互動，群策群力，增強(qiáng)單位職工的凝聚力。

為了使內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)管理功能的整體優(yōu)化、深化和強(qiáng)化各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進(jìn)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，就必須不斷提高內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的質(zhì)量。

[1]寇建秋,姬曄君.醫(yī)院信息系統(tǒng)與醫(yī)保系統(tǒng)軟件接口的實(shí)現(xiàn)及應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息,2003(02)

[2]施衛(wèi)峰,周俊,朱利剛.多用戶信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)安全性控制及其實(shí)現(xiàn)[J].微機(jī)發(fā)展, 2003(01)

[3]史濟(jì)民，顧春華，鄭紅.高等教育出版社,2009

[4]徐家福,鄭國樑,徐永森,錢士鈞.軟件開發(fā)工具[J].南京大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),1982(02)

[5]韋沛文.企業(yè)利益相關(guān)各方信息不對稱性與網(wǎng)絡(luò)化管理[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版),2001(02)

Internal office automation (OA) system management and improving the quality of

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.23.038