□文/金麗媛

企事業(yè)單位發(fā)展需要從大量檔案中不斷提取出來的有價(jià)值的知識(shí)資源，實(shí)現(xiàn)從數(shù)字化檔案管理模式向知識(shí)管理模式的轉(zhuǎn)變

關(guān)于知識(shí)管理的定義，理論界尚未形成公論。企業(yè)知識(shí)管理咨詢專家卡爾·弗拉保羅認(rèn)為，知識(shí)管理為單位實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)共享提供了新途徑，其目的在于運(yùn)用集體的智慧提高組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力；巴斯認(rèn)為，知識(shí)管理是指為了增強(qiáng)組織的績(jī)效而創(chuàng)造、獲取和使用知識(shí)的過程；美國(guó)的維娜·艾莉?qū)χR(shí)管理的定義是：“幫助人們對(duì)擁有的知識(shí)進(jìn)行反思，幫助建立和發(fā)展支持人們進(jìn)行知識(shí)交流的技術(shù)和單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)，并幫助人們獲得知識(shí)來源，促進(jìn)他們之間進(jìn)行知識(shí)的交流”；維格認(rèn)為，知識(shí)管理是指組織有系統(tǒng)、明確地對(duì)其知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行充分地探索與運(yùn)用，以提升組織內(nèi)相關(guān)工作的績(jī)效，并能達(dá)到報(bào)酬的極大化；貝克曼認(rèn)為，知識(shí)管理是指組織利用正式的管理渠道獲取有用的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和專業(yè)能力，使其能幫助組織創(chuàng)造新能力、提升績(jī)效、促進(jìn)研發(fā)并強(qiáng)化顧客的價(jià)值。

筆者認(rèn)為，知識(shí)管理不同于檔案管理、信息管理，單位的檔案資源只是我們的知識(shí)源泉，真正的知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)從獲取到存儲(chǔ)、共享利用的全過程的管理，簡(jiǎn)單地說就是，知識(shí)通過知識(shí)挖掘平臺(tái)從單位的產(chǎn)品、檔案、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)中挖掘出來，形成規(guī)范的有價(jià)值的單位知識(shí)庫(kù)，同時(shí)通過知識(shí)共享平臺(tái)最大化的服務(wù)于單位的員工和經(jīng)營(yíng)者，單位利用知識(shí)經(jīng)營(yíng)獲得的成果又變成了新的知識(shí)源，從而再可以產(chǎn)生出新的知識(shí)，這樣一個(gè)周而復(fù)始的過程。通過這樣的知識(shí)管理，可以有效實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值的不斷轉(zhuǎn)化，促進(jìn)單位不斷成熟和壯大。

知識(shí)管理是必需的

目前大多數(shù)企事業(yè)單位都有大量的檔案資源，包括非結(jié)構(gòu)化的電子文檔和結(jié)構(gòu)化的客戶檔案、產(chǎn)品檔案、流程數(shù)據(jù)等，個(gè)別企業(yè)針對(duì)這些檔案資源建立了自己的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化管理，員工可以利用信息系統(tǒng)查詢技術(shù)可以比較快速和準(zhǔn)確地查詢到相關(guān)的檔案信息。但是，員工若要根據(jù)自身的工作性質(zhì)和信息需求，從浩如煙海的數(shù)字檔案信息資源中獲取所需要的有價(jià)值的信息則是非常困難，這些有價(jià)值的信息可能存在于某篇文檔中的某一頁的某一段中，也可能存在于某產(chǎn)品的某一篇源代碼的某個(gè)實(shí)現(xiàn)方法中，要想得到這些有價(jià)值的信息，需要翻閱整篇文檔或者閱讀整個(gè)產(chǎn)品的源代碼才能得到，導(dǎo)致每項(xiàng)工作基本上都是從頭開始，工作的質(zhì)量和效率都非常低下。工作的成果又成為新的檔案，企業(yè)的檔案資源越來越龐大，而這些檔案資源成為了永久的陳列品，形成惡性循環(huán)。另一方面，員工自身也不能從企業(yè)歷史檔案中積累經(jīng)驗(yàn)成長(zhǎng)進(jìn)步，導(dǎo)致企業(yè)整體工作效率和實(shí)力低下，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力下降。

當(dāng)前企事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)由學(xué)習(xí)和知識(shí)主導(dǎo)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。在這個(gè)時(shí)代，信息改變了資本的屬性，知識(shí)成為最寶貴的資源和最重要的資本，并且日益成為促進(jìn)發(fā)展的主要因素。企事業(yè)單位發(fā)展需要的不僅僅是一大堆沒有可利用價(jià)值的數(shù)字化檔案資源，而更重要的是需要從大量檔案中不斷提取出來的有價(jià)值的知識(shí)資源，從數(shù)字化檔案管理模式向知識(shí)管理模式轉(zhuǎn)變，只有這樣單位的價(jià)值積累才會(huì)越來越多，單位競(jìng)爭(zhēng)力才會(huì)整體提高。可見，知識(shí)管理是企事業(yè)單位發(fā)展中的必由之路。企事業(yè)單位需要引入一整套知識(shí)管理體系，實(shí)現(xiàn)從浩如煙海的數(shù)字檔案信息資源中發(fā)現(xiàn)和提取有價(jià)值的知識(shí)，同時(shí)建立單位知識(shí)庫(kù)、建立單位知識(shí)共享平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)單位和員工共同快速發(fā)展，提高單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

體系模型的構(gòu)建

知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)從獲取到存儲(chǔ)、共享利用的全過程的管理，基于這樣的觀點(diǎn)，筆者圍繞知識(shí)從產(chǎn)生、獲取到利用的整個(gè)生命周期提出了企事業(yè)單位知識(shí)管理體系模型，該模型包括知識(shí)源、知識(shí)挖掘平臺(tái)、單位知識(shí)庫(kù)和知識(shí)共享平臺(tái)四大部分組成。

——知識(shí)源是知識(shí)的來源，按照可見性不同可分為顯性知識(shí)源和隱性知識(shí)源，顯性知識(shí)源主要包括單位的各類檔案資料、外部引進(jìn)的各類資源等，隱性知識(shí)源則主要是存在于員工大腦中的不可見的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，知識(shí)就是從這些知識(shí)源中挖掘出來的。

——知識(shí)挖掘平臺(tái)是知識(shí)管理體系中關(guān)鍵性的基礎(chǔ)平臺(tái)，它主要解決的問題是：從非結(jié)構(gòu)化的知識(shí)源中找出有價(jià)值的不同知識(shí)（也稱之為知識(shí)發(fā)現(xiàn)）。目前這項(xiàng)工作無法完全依賴于數(shù)據(jù)挖掘信息系統(tǒng)來完成，而是以人工整理分析為主、以數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)為輔助工具的人機(jī)結(jié)合的平臺(tái)。企事業(yè)單位搭建知識(shí)挖掘平臺(tái)，關(guān)鍵在于制定知識(shí)發(fā)現(xiàn)的方法策略，約束員工按照既定的規(guī)則從單位的檔案資料庫(kù)中去分析并抽取出有價(jià)值的滿足不同對(duì)象需求的知識(shí)點(diǎn)。

——單位知識(shí)庫(kù)是知識(shí)統(tǒng)一存儲(chǔ)和管理的地方。存儲(chǔ)在單位知識(shí)庫(kù)里的知識(shí)一般都有以下公共特征：知識(shí)目錄，是為了管理知識(shí)的需要從業(yè)務(wù)上劃分的知識(shí)目錄樹；知識(shí)類別，為了區(qū)別不同屬性的知識(shí)引入了知識(shí)類別；知識(shí)，是包含所有屬性的知識(shí)條目，知識(shí)屬于某個(gè)知識(shí)目錄和某個(gè)知識(shí)類別；關(guān)鍵詞，是為了檢索方便不斷建設(shè)的知識(shí)詞庫(kù)，一條知識(shí)可以有多個(gè)關(guān)鍵詞。為了管理這些知識(shí)，還需要建設(shè)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)，用來進(jìn)行知識(shí)的錄入、審批、修改、刪除等操作。通用的知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)一般要求具備以下功能：目錄維護(hù)功能，包括添加、刪除、修改、查詢知識(shí)目錄；知識(shí)類別維護(hù)功能，包括添加、刪除、修改、查詢知識(shí)類別；關(guān)鍵詞維護(hù)服務(wù)，包括添加、刪除、修改、查詢關(guān)鍵詞；知識(shí)維護(hù)服務(wù)，包括添加、修改、查詢、作廢、清理知識(shí)，還包括知識(shí)流轉(zhuǎn)審批等功能。

——知識(shí)共享平臺(tái)是為了方便知識(shí)檢索和傳播而設(shè)計(jì)的，它聯(lián)系著知識(shí)源和單位知識(shí)庫(kù)，單位員工或者經(jīng)營(yíng)者通過知識(shí)共享平臺(tái)可以很方便的從知識(shí)源中查找到自己想要找的檔案資料，同時(shí)也可以很方便的從單位知識(shí)庫(kù)中快速檢索到自己最關(guān)心的價(jià)值知識(shí)。在知識(shí)共享平臺(tái)中主要包括搜索引擎和知識(shí)地圖兩部分內(nèi)容。

這四部分之間的關(guān)系是：?jiǎn)挝粏T工或者經(jīng)營(yíng)者通過知識(shí)共享平臺(tái)獲取知識(shí)，進(jìn)行單位日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，經(jīng)營(yíng)的成果包括“一些輸出的檔案資料和員工經(jīng)驗(yàn)的積累”，而這些最終又演變?yōu)閱挝坏闹R(shí)源，挖掘產(chǎn)生新的知識(shí)。單位的知識(shí)管理就是這樣一個(gè)從知識(shí)源到知識(shí)挖掘、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)共享的一個(gè)周而復(fù)始的過程。

實(shí)施的重點(diǎn)環(huán)節(jié)

那么如何在單位里進(jìn)行推廣實(shí)施企事業(yè)單位知識(shí)管理體系呢？筆者認(rèn)為主要采用以下幾步驟分期實(shí)施。

認(rèn)知培訓(xùn)。這個(gè)階段是單位導(dǎo)入知識(shí)管理體系的敲門磚，目標(biāo)是讓單位員工和經(jīng)營(yíng)者共同參與知識(shí)管理活動(dòng)。由于大多數(shù)員工只希望從單位或者他人那里獲取知識(shí)，而不希望共享自己學(xué)習(xí)的經(jīng)驗(yàn)知識(shí)，所以首先要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)引導(dǎo)，讓員工認(rèn)識(shí)到知識(shí)共享對(duì)個(gè)人發(fā)展的好處，然后通過制度和單位文化的共同作用創(chuàng)造知識(shí)共享的文化和讓員工養(yǎng)成知識(shí)共享的習(xí)慣。在組織知識(shí)管理的實(shí)施中，必須注意抓住“知識(shí)管理的火種”，所謂知識(shí)管理的“火種”即是指這樣一些人：認(rèn)同知識(shí)管理的理念并能身體力行的參與單位的知識(shí)管理實(shí)踐；能通過自己的行為影響別人去認(rèn)識(shí)知識(shí)管理、促進(jìn)其余員工參與知識(shí)管理。單位知識(shí)管理的實(shí)施過程中，只有擁有盡量多的知識(shí)管理的“火種”，知識(shí)管理才可以比較順利的實(shí)施。如果單位能將一些對(duì)知識(shí)管理感興趣的、有一定研究的人員培育成知識(shí)管理的“火種”，讓這些人參與知識(shí)管理的實(shí)踐并推動(dòng)身邊人的參與，那就沒有什么困難不能克服。

體系構(gòu)建。一是構(gòu)建知識(shí)挖掘平臺(tái)。知識(shí)挖掘平臺(tái)關(guān)鍵是建立一套知識(shí)搜集和知識(shí)發(fā)現(xiàn)的流程制度和作業(yè)指導(dǎo)書，同時(shí)需要研發(fā)知識(shí)挖掘信息系統(tǒng)，用來輔助人工整理和發(fā)現(xiàn)知識(shí)之用，有了工具和制度，就可以保證了我們手工去整理和發(fā)現(xiàn)知識(shí)。二是構(gòu)建單位知識(shí)庫(kù)。需要研制知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)，用于管理知識(shí)，同時(shí)需要制訂知識(shí)入庫(kù)審批的流程、規(guī)劃單位知識(shí)目錄體系，知識(shí)分類體系和詞庫(kù)等。三是構(gòu)建知識(shí)共享平臺(tái)。知識(shí)共享平臺(tái)的核心工作是研制基于知識(shí)庫(kù)的搜索引擎和知識(shí)地圖系統(tǒng)，知識(shí)地圖需要人工規(guī)劃出知識(shí)的來龍去脈，知識(shí)與知識(shí)之間的網(wǎng)狀關(guān)系模型。

推廣應(yīng)用。整套知識(shí)管理體系的推廣應(yīng)用需要知識(shí)管理制度做保證，可以選取適當(dāng)?shù)牟块T和流程依照規(guī)劃基礎(chǔ)進(jìn)行知識(shí)管理實(shí)踐，并從短期效果來評(píng)估知識(shí)管理體系，結(jié)合推廣中出現(xiàn)的問題進(jìn)行修正，效果明顯則開展單位全面的知識(shí)管理實(shí)踐。