劉海林

浙江樹人大學(xué)中國民辦高等教育研究院 浙江杭州 310015

對(duì)高等學(xué)校資產(chǎn)生命周期管理的思考與實(shí)踐

劉海林

浙江樹人大學(xué)中國民辦高等教育研究院 浙江杭州 310015

分析了高等學(xué)校資產(chǎn)管理存在的問題，介紹了資產(chǎn)生命周期管理的概念，提出了用大資產(chǎn)模式進(jìn)行資產(chǎn)管理的理念：以工作流平臺(tái)和數(shù)據(jù)流平臺(tái)結(jié)合為前提，以專業(yè)化、信息化和精細(xì)化為手段，以動(dòng)態(tài)監(jiān)控為管理保障。

高等學(xué)校；資產(chǎn)管理；生命周期

資產(chǎn)生命周期的概念來源于“產(chǎn)品生命周期”。產(chǎn)品生命周期(product life cycle，簡(jiǎn)稱PLC)，是指一種產(chǎn)品從原料采集、原料制備、產(chǎn)品制造和加工、包裝、運(yùn)輸、分銷，消費(fèi)者使用和維修，最終再循環(huán)或作為廢物處理等環(huán)節(jié)組成整個(gè)過程的生命鏈，是指產(chǎn)品的市場(chǎng)壽命。產(chǎn)品生命周期的本質(zhì)是把人員、數(shù)據(jù)、流程和業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合[1]。

資產(chǎn)生命周期，通俗地講是指資產(chǎn)從“出生”到“死亡”的整個(gè)生命過程，它涵蓋了資產(chǎn)的計(jì)劃管理(調(diào)研、申報(bào)、論證、審批)、經(jīng)費(fèi)管理(預(yù)算、支付)、采購管理(采購、合同、驗(yàn)收、入庫)、使用管理(使用、維護(hù)、維修、調(diào)撥、報(bào)廢)、隊(duì)伍管理(部門、隊(duì)伍)和統(tǒng)計(jì)(報(bào)表、利用率)等眾多環(huán)節(jié)?？梢园奄Y產(chǎn)生命周期分為兩段：前段工作包括調(diào)研、論證、申報(bào)、預(yù)算、審批、采購等環(huán)節(jié)；后段工作包括入庫、驗(yàn)收、支付、使用、報(bào)表、報(bào)廢等環(huán)節(jié)。

目前，國內(nèi)高校很少實(shí)行資產(chǎn)生命周期管理的模式[2]，現(xiàn)有資產(chǎn)管理模式多側(cè)重從入庫開始的資產(chǎn)生命周期后段管理工作，這是“小資產(chǎn)管理”模式。由于小資產(chǎn)管理模式存在不少問題，因此可以借鑒企業(yè)中的“產(chǎn)品生命周期”管理模式。在高等學(xué)校中采用“資產(chǎn)生命周期”的“大資產(chǎn)管理”模式進(jìn)行資產(chǎn)管理，解決現(xiàn)實(shí)問題，進(jìn)一步提升設(shè)備管理水平和管理績(jī)效。

1 當(dāng)前高校資產(chǎn)管理中的問題

當(dāng)前高等學(xué)校在資產(chǎn)管理上雖然紛紛采用信息化手段，但更注重的是從資產(chǎn)入庫后開始的資產(chǎn)生命周期后段的管理，并沒有涵蓋整個(gè)資產(chǎn)生命周期的管理，因而存在明顯的不足。

1.1 信息不對(duì)稱

(1)資產(chǎn)生命周期的管理過程涉及學(xué)校多個(gè)部門：預(yù)算部門負(fù)責(zé)學(xué)校的預(yù)算，決策部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目的論證和審批，二級(jí)部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的使用，采購部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的購置，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的賬務(wù)和管理，紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)整個(gè)過程的監(jiān)督。各部門在工作中的側(cè)重點(diǎn)不同，致使其獲得的信息內(nèi)容各不相同，從而引起信息的不對(duì)稱。

(2)在實(shí)際操作過程中，由于一個(gè)項(xiàng)目從論證到最終完成要經(jīng)歷一到兩年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，在這之間，由于外界環(huán)境的變化(如上級(jí)主管部門新的要求)、技術(shù)的進(jìn)步以及項(xiàng)目本身的調(diào)整，均會(huì)引起項(xiàng)目要求的變化。對(duì)于這種變化的信息，各參與資產(chǎn)生命周期管理的部門獲取渠道和所獲得的信息量是不一樣的，這也會(huì)引起信息的不對(duì)稱。

1.2 數(shù)據(jù)不共享

(1)由于各高校所運(yùn)用的設(shè)備管理信息系統(tǒng)往往在設(shè)備的識(shí)別編碼方式上不統(tǒng)一，設(shè)備管理數(shù)據(jù)未能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交換和共享，特別是在計(jì)劃(論證)階段和采購(招標(biāo)或競(jìng)價(jià)、安裝調(diào)試)階段，由于客觀上存在較多的不確定因素，使得“論證”和“采購”等管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很難與“資產(chǎn)管理系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)共享[3]。

(2)現(xiàn)行的學(xué)校內(nèi)部資產(chǎn)管理模式，在進(jìn)行動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)更多地要求由二級(jí)學(xué)院和部門進(jìn)行申報(bào)，由資產(chǎn)管理部門進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，這使部分動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)失真且無法及時(shí)共享，致使學(xué)校決策部門在決策時(shí)出現(xiàn)偏差，引起資產(chǎn)的重復(fù)投資、超額超標(biāo)配置，無法有效提高使用率。

1.3 溝通不及時(shí)

在資產(chǎn)生命周期管理過程中，每個(gè)部門均有自己的側(cè)重點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門注重的是預(yù)算執(zhí)行和完成情況，審批部門注重的是項(xiàng)目的可行性和必要性，采購部門注重的是產(chǎn)品的性價(jià)比，使用部門注重的是產(chǎn)品的性能，紀(jì)檢部門注重的是合法性以及過程的公正、公平和公開，因此各部門對(duì)于完成工作的著力點(diǎn)、解決問題的出發(fā)點(diǎn)都是不同的，在資產(chǎn)管理工作流程中會(huì)出現(xiàn)銜接上的漏洞、溝通上的不足。

2 資產(chǎn)生命周期管理的意義

2.1 實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理理念的全面提升

高等學(xué)校資產(chǎn)管理，要改變一直以來只注重資產(chǎn)生命周期后段管理的“小資產(chǎn)管理”模式，充分認(rèn)識(shí)到資產(chǎn)生命周期前段管理的重要性，必須將資產(chǎn)生命周期前段納入管理過程中，要將管理過程向上游延伸，執(zhí)行資產(chǎn)生命周期全過程的“大資產(chǎn)管理”模式。

資產(chǎn)生命周期管理追求的目標(biāo)是通過資產(chǎn)生命周期各過程的管理，杜絕低水平引進(jìn)和重復(fù)投資造成的資金浪費(fèi)，提高設(shè)備的使用率，降低故障率，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，并在后期處置設(shè)備時(shí)最大限度地將閑置或報(bào)廢資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為學(xué)校的經(jīng)濟(jì)收入，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校設(shè)備資產(chǎn)投入產(chǎn)出最大化，滿足學(xué)校師生對(duì)實(shí)驗(yàn)及教學(xué)設(shè)備“安全、可靠、優(yōu)質(zhì)、高效、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行”的現(xiàn)代化要求[4]。

為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)生命周期管理的目標(biāo)，學(xué)校各管理部門和使用部門必須全方位提升資產(chǎn)管理理念，采用專業(yè)化、信息化和精細(xì)化等管理方式統(tǒng)籌規(guī)劃整個(gè)資產(chǎn)管理生命周期，完善資產(chǎn)管理制度和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成較為完整的資產(chǎn)生命周期管理體系[5]。宏觀方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)樹立規(guī)范統(tǒng)一的管理理念，從思想上提高各級(jí)管理人員對(duì)設(shè)備資產(chǎn)精細(xì)化管理的意識(shí)，樹立對(duì)待設(shè)備資產(chǎn)管理的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度[6]；在行動(dòng)上，以設(shè)備價(jià)值為紐帶，以設(shè)備為基本管理對(duì)象，覆蓋資產(chǎn)生命周期中的各個(gè)環(huán)節(jié)，通過缺陷管理等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立，完善種種維護(hù)策略，輻射采購、庫存、項(xiàng)目、成本會(huì)計(jì)和人力資源等業(yè)務(wù)功能[7]，實(shí)現(xiàn)學(xué)校設(shè)備資產(chǎn)管理專業(yè)化和精細(xì)化的目標(biāo)。微觀方面，學(xué)校必須做好設(shè)備生命周期每個(gè)階段(尤其是設(shè)備使用階段)所要求的具體管理工作，樹立以設(shè)備為本的意識(shí)，實(shí)施人性化的維護(hù)維修管理[8]。

2.2 執(zhí)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享化

數(shù)字化校園是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)對(duì)校園教學(xué)、科研等有關(guān)的信息資源實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字化，運(yùn)用科學(xué)規(guī)范的管理，對(duì)這些信息資源進(jìn)行整合和集成，使這些信息資源能夠有序地運(yùn)轉(zhuǎn)，更好地為校園服務(wù)[9]。結(jié)合學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)，在資產(chǎn)生命周期管理中制定資產(chǎn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并納入學(xué)校數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一管理，為數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)交換、更新和共享提供支持。從項(xiàng)目申報(bào)開始就給資產(chǎn)一個(gè)唯一數(shù)據(jù)源，這個(gè)數(shù)據(jù)源將伴隨著資產(chǎn)的整個(gè)生命周期，通過這個(gè)數(shù)據(jù)源，申報(bào)部門可以通過“大資產(chǎn)管理系統(tǒng)”及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，還可以與各職能部門進(jìn)行交流和溝通，各種信息也能及時(shí)反饋到相關(guān)部門，使各類可能產(chǎn)生的問題得到及時(shí)解決。另外，各部門也可以隨時(shí)獲取所需設(shè)備的信息，為其管理決策提供及時(shí)可靠的依據(jù)，節(jié)約了管理成本，提高了管理效率。

2.3 符合學(xué)校政務(wù)公開的要求

高等學(xué)校的校務(wù)公開是高等教育大發(fā)展背景下加快高校民主政治建設(shè)、廉政建設(shè)以及提高教育質(zhì)量和辦學(xué)水平的必然要求[10]。資產(chǎn)采購是學(xué)校政務(wù)公開的一項(xiàng)重要內(nèi)容。資產(chǎn)從申購到報(bào)廢是個(gè)漫長(zhǎng)的過程，尤其是在項(xiàng)目立項(xiàng)后、合同正式簽訂直至到貨前，期間有很大的不確定性，要將過程中的每一環(huán)節(jié)都及時(shí)地對(duì)外發(fā)布，讓廣大師生尤其是項(xiàng)目管理的參與者知道項(xiàng)目的進(jìn)展情況。資產(chǎn)生命周期的管理模式，將整個(gè)過程在系統(tǒng)內(nèi)及時(shí)反映，所有過程信息公開、透明，嚴(yán)格執(zhí)行政務(wù)公開的相關(guān)規(guī)定。

3 資產(chǎn)生命周期管理的實(shí)踐

針對(duì)當(dāng)前學(xué)校資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，結(jié)合資產(chǎn)生命周期管理要求，我校依托現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，構(gòu)建了“大資產(chǎn)管理系統(tǒng)”的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，解決資產(chǎn)在整個(gè)生命周期內(nèi)預(yù)算、采購、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的信息化管理，為資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、實(shí)驗(yàn)室管理等部門以及教師、學(xué)生等，提供一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同辦公、資產(chǎn)數(shù)據(jù)共享的平臺(tái)，進(jìn)而提高資產(chǎn)的利用率，以期達(dá)到上級(jí)主管對(duì)學(xué)校資產(chǎn)管理的要求，同時(shí)滿足學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的要求，滿足資產(chǎn)高效使用的要求，促進(jìn)節(jié)約型校園建設(shè)，提升了學(xué)校資產(chǎn)管理工作的水平及效率，并實(shí)現(xiàn)了以下突破。

3.1 實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)思路由管理理念向服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變

一般管理軟件大多基于方便管理者使用的原則而設(shè)計(jì)的，目的是使管理者獲取第一手信息和資料，以利于管理手段和方法的及時(shí)優(yōu)化，但往往沒有考慮到如何有效惠及被管理者。在高等學(xué)校中，普遍認(rèn)為管理即是服務(wù)[11]，管理工作就是為教學(xué)、科研、社會(huì)和文化傳承做好服務(wù)，為廣大師生解決后顧之憂?；谶@樣的理念，在大資產(chǎn)管理中強(qiáng)調(diào)的是服務(wù)意識(shí)，設(shè)計(jì)思路從基于管理者的方便向使用者的方便進(jìn)行了重大調(diào)整，整個(gè)系統(tǒng)更多地從使用者的角度進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)，在設(shè)計(jì)中更注重使用者能在管理系統(tǒng)中快速地熟悉、便捷地使用、準(zhǔn)確地獲取數(shù)據(jù)。

3.2 實(shí)現(xiàn)工作流程平臺(tái)和數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的有機(jī)結(jié)合

大資產(chǎn)管理系統(tǒng)除了與學(xué)校數(shù)據(jù)中心對(duì)接，提供及時(shí)、準(zhǔn)確的資產(chǎn)數(shù)據(jù)外，還作為資產(chǎn)管理工作流程的一個(gè)平臺(tái)，使資產(chǎn)管理的整個(gè)過程，包括申報(bào)、審批、預(yù)算、確認(rèn)書、招標(biāo)、合同、供貨商、驗(yàn)收、入庫、報(bào)修、調(diào)撥、報(bào)廢以及經(jīng)費(fèi)使用情況等所有環(huán)節(jié)及時(shí)地在系統(tǒng)中體現(xiàn)，系統(tǒng)以不同的顏色表明工作環(huán)節(jié)的各類狀況。將工作流程平臺(tái)納入大資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作流程與數(shù)據(jù)管理的有機(jī)結(jié)合，極大地方便項(xiàng)目參與者，尤其是資產(chǎn)申報(bào)人員或?qū)嶒?yàn)室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)了解申報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況、經(jīng)費(fèi)使用情況、合同執(zhí)行情況等，也使相關(guān)部門和人員能夠準(zhǔn)確了解學(xué)校其他資產(chǎn)、設(shè)備的使用、布局等所有信息，為信息反饋、事項(xiàng)決策提供有力的依據(jù)。

3.3 實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)專業(yè)化、信息化和精細(xì)化管理的要求

資產(chǎn)管理的專業(yè)化、信息化和精細(xì)化是高等學(xué)校資產(chǎn)管理者所追求的目標(biāo)。大資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過專業(yè)管理人員，用專業(yè)的方法和手段對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理，在管理過程中注重流程化、柔性化，注重以人為本，實(shí)現(xiàn)管理專業(yè)化的目標(biāo)。大資產(chǎn)管理系統(tǒng)通過現(xiàn)代管理理念，以計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)手段實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)參與資產(chǎn)管理的人員要及時(shí)掌握市場(chǎng)信息、監(jiān)管運(yùn)行狀況、發(fā)布服務(wù)信息、分析各類數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)管理信息化的目標(biāo)。高等學(xué)校資產(chǎn)精細(xì)化管理，實(shí)質(zhì)上是指高等學(xué)校應(yīng)用管理信息系統(tǒng)，優(yōu)化資產(chǎn)管理制度體系、資源配置、程序控制、層級(jí)鏈接、管理標(biāo)準(zhǔn)等，從而使學(xué)校資產(chǎn)管理趨于精細(xì)化[12]。大資產(chǎn)管理系統(tǒng)依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過關(guān)注管理過程的中細(xì)節(jié)，以最優(yōu)的規(guī)劃、配置、方法、操作，獲取最優(yōu)的效益，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的要求。

3.4 實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)過程的監(jiān)控

資產(chǎn)管理是一種目標(biāo)管理，更是一種動(dòng)態(tài)的管理。信息化管理系統(tǒng)能夠全面反映單位資產(chǎn)在其壽命周期內(nèi)的各種明細(xì)和匯總信息，對(duì)單位資產(chǎn)動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行全過程的管理[13]。大資產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)采集，及時(shí)反饋給相關(guān)人員，使相關(guān)人員能夠根據(jù)最新數(shù)據(jù)適時(shí)進(jìn)行方案調(diào)整和改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)了P(Plan-計(jì)劃)D(Do-行為)C(Check-檢查)A(Act-行動(dòng))循環(huán)動(dòng)態(tài)全面質(zhì)量管理模式，為數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)及報(bào)表的生成提供了方便，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理與目標(biāo)管理的有效結(jié)合。

高等學(xué)校的資產(chǎn)管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須從源頭上重視起來，要注重整個(gè)資產(chǎn)生命周期環(huán)節(jié)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)、溝通。同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)統(tǒng)一思想，協(xié)同配合，做好資產(chǎn)生命周期的管理工作，使其在高等學(xué)校的教學(xué)、科研工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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Thinking and practice of asset lifecycle management in higher education

Liu Hailin
Zhejiang shuren university, Hangzhou, 310015, China

This paper analyzes the problems of assets management in high education, introducing the concept of asset lifecycle management and proposing the mode of large assets management, which is on the premise of workf ow and data stream with the method of specialization, informatization and ref nement and using dynamic monitor as management measures. This passage provides experience for reference to assets management in higher education.

high education; assets management; life cycle

2011-11-30

劉海林，碩士，助理研究員，副處長(zhǎng)。

浙江省高等教育學(xué)會(huì)課題項(xiàng)目(編號(hào)：Y201118)。