崔瑛 陳美倫 徐鑫

引入專項(xiàng)工作機(jī)制，做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理

崔瑛①陳美倫①徐鑫①

專項(xiàng)工作機(jī)制； 突發(fā)； 公共衛(wèi)生事件； 檔案； 管理

隨著我國社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化進(jìn)程不斷加快，社會(huì)及自然環(huán)境受到嚴(yán)重影響，各類電子輻射日益增多，環(huán)境污染日益嚴(yán)重，同時(shí)影響食品安全的危險(xiǎn)因素起來越多，許多新的疾病被發(fā)現(xiàn)，對(duì)公眾的健康造成十分大的危害，從而引發(fā)了越來越多的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，受到各級(jí)管理機(jī)構(gòu)的密切關(guān)注。如何應(yīng)對(duì)不斷發(fā)生的各類突發(fā)衛(wèi)生公共事件，做出及時(shí)有效的處置，化解公眾信任危機(jī)，增強(qiáng)政府公信力，保障人民群眾的健康生活水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的和諧穩(wěn)定發(fā)展，提升政府部門的決策水平和執(zhí)政為民的公眾形象，增強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的救治能力和水平，是目前政府部門和醫(yī)療機(jī)構(gòu)面臨的共同難題。

2002年全國爆發(fā)非典時(shí)，青島市政府就開始探索應(yīng)用專項(xiàng)工作機(jī)制處置突發(fā)事件，取得了很好的效果，后來在一些重大的公共事件中，都采用了專項(xiàng)工作機(jī)制的方法，實(shí)踐證明，可以提高政府各部門決策的科學(xué)化、民主化，法制化水平，規(guī)避、降低風(fēng)險(xiǎn)，妥善、及時(shí)處置、化解這些突發(fā)事件可能引發(fā)的社會(huì)不穩(wěn)定等各類風(fēng)險(xiǎn)?；咀龇ㄊ钦搬t(yī)療衛(wèi)生單位可對(duì)某一重大事件進(jìn)行專項(xiàng)管理，建立專項(xiàng)工作機(jī)制，制定時(shí)間表，對(duì)既定計(jì)劃進(jìn)行推進(jìn)，可以更好、更快地完成這項(xiàng)工作。筆者有幸參加了青島市政府2008年的奧帆賽、殘奧帆賽衛(wèi)生保障辦公室工作和2009年甲型H1N1流感防控指揮部工作，對(duì)該專項(xiàng)工作機(jī)制有以下心得，現(xiàn)與大家共同探討。

1 成立專項(xiàng)工作指揮部

1.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立專項(xiàng)工作指揮部 構(gòu)建有效的防控指揮體系，指揮部下設(shè)辦公室，成立如綜合協(xié)調(diào)小組、疾病防控小組、醫(yī)療救治小組、物資保障小組、新聞宣傳小組等各專業(yè)工作小組，負(fù)責(zé)具體工作。同時(shí)抽調(diào)各相關(guān)單位的專業(yè)人員充實(shí)小組成員隊(duì)伍，實(shí)行集中辦公。各專業(yè)小組下設(shè)成員單位，成員單位中對(duì)不需集中辦公人員的單位設(shè)立聯(lián)系人機(jī)制，聯(lián)系人要保持通訊信息暢通，按照有事報(bào)情況，無事報(bào)平安的原則，每天及時(shí)互通信息，從而讓各小組的信息通道暢通，及時(shí)掌握第一手信息。

1.2 指揮部實(shí)行積極主動(dòng)、從容應(yīng)對(duì)的工作原則首先明確各小組工作職責(zé)，建立健全相應(yīng)的工作制度，制定切實(shí)有效的工作方案。每名工作人員都要職責(zé)明確，分工有序，既能獨(dú)立工作，又要相互協(xié)調(diào)合作。

1.3 工作機(jī)制符合集中指揮、快速響應(yīng)，條塊結(jié)合、分片包干，統(tǒng)分有序、相互配合的要求 實(shí)行專項(xiàng)工作機(jī)制，加強(qiáng)各小組間的溝通與合作。通過專項(xiàng)管理，各小組間做到分工不同，但職責(zé)明確，各自又有很強(qiáng)的專業(yè)性。各小組間既獨(dú)立工作，又相互交叉，并及時(shí)與各成員單位互通信息，加強(qiáng)合作，便于組織動(dòng)員各級(jí)、各部門有力、有序、有效地做好防控工作。

1.4 組建有效處置的專家隊(duì)伍和應(yīng)急隊(duì)伍 因?yàn)橥话l(fā)公共衛(wèi)生事件具有很強(qiáng)的不確定性，各種病例或突發(fā)事件會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，必須平時(shí)就要做好準(zhǔn)備工作。因此，平時(shí)需要成立一支由各專業(yè)人員組成的專家隊(duì)伍，發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，根據(jù)需要進(jìn)行24 h待命，對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的患者及時(shí)會(huì)診，作出明確診斷、治療和有效處置。

1.5 建立專科醫(yī)院病房或在綜合醫(yī)院設(shè)立?？撇》?主要作用是收治此類患者，如果此類疾病具有傳染性，還需要設(shè)立幾個(gè)專門門診，實(shí)行專項(xiàng)管理，建立醫(yī)院間轉(zhuǎn)診制度，要求組建專門的醫(yī)護(hù)隊(duì)伍，充實(shí)?？撇》?，醫(yī)療單位也必須成立專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)專病病房實(shí)行專項(xiàng)管理，每日及時(shí)通報(bào)病情。

2 完善工作機(jī)制，建立辦公室工作協(xié)調(diào)制度

指揮部辦公室負(fù)責(zé)全面工作，實(shí)行集中辦公，制定相關(guān)工作制度，如指令傳達(dá)制度、工作信息報(bào)送制度、例會(huì)制度、值班制度、考勤制度、配合協(xié)調(diào)制度、簽發(fā)制度、新聞宣傳制度等，實(shí)行全市一盤棋，全局一盤棋，全院一盤棋的工作機(jī)制，強(qiáng)調(diào)分工與協(xié)作，在保障日常醫(yī)療需求的情況下，層層分工，各負(fù)其責(zé)，落實(shí)定期檢查制度，加強(qiáng)督導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任追究制度。

3 加強(qiáng)輿論監(jiān)督與導(dǎo)向

目前，隨著網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等在社會(huì)上的普及，信息傳播速度快、傳播途徑廣，如果工作不主動(dòng)、不到位，任由錯(cuò)誤信息四處傳播，極易引發(fā)社會(huì)公眾不必要的疑問甚至恐慌。所以在專項(xiàng)工作中，要特別做好輿論監(jiān)督與導(dǎo)向工作。新聞宣傳部門一是要確定階段性宣傳報(bào)道的重點(diǎn)，正確引導(dǎo)公眾輿論，做好網(wǎng)絡(luò)輿情的監(jiān)控工作；二是及時(shí)通報(bào)疫情的最新信息和進(jìn)展，號(hào)召和組織愛國衛(wèi)生和科普宣傳等工作，避免引發(fā)公眾恐慌；三是可以通過熱線電話、網(wǎng)絡(luò)、問卷調(diào)查等多種形式，及時(shí)了解群眾的想法與要求，及時(shí)做好防控工作進(jìn)展和動(dòng)態(tài)跟蹤報(bào)道、防控知識(shí)與措施、相關(guān)法律法規(guī)、先進(jìn)人物與事跡等方面的宣傳，做好新聞發(fā)布會(huì)的相關(guān)工作；四是做好外國記者的采訪與協(xié)調(diào)工作，對(duì)一些被隔離的外國友人所在國，及時(shí)向使領(lǐng)館通報(bào)有關(guān)情況，并將本市的出訪團(tuán)隊(duì)和外國來訪團(tuán)隊(duì)信息及時(shí)匯總上報(bào)，確保始終掌握信息發(fā)布的主動(dòng)權(quán)[1]。

4 加強(qiáng)獎(jiǎng)懲制度

為做好處置工作，需要加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的監(jiān)督與檢查，可以成立專門檢查督導(dǎo)小組，檢查各項(xiàng)工作機(jī)制是否建立并有效運(yùn)轉(zhuǎn)，各項(xiàng)工作措施是否落實(shí)到位，各相關(guān)部門是否能做到各司其職，各負(fù)其責(zé)，從而保證各項(xiàng)防治工作落到實(shí)處。對(duì)工作不得力的單位和個(gè)人進(jìn)行嚴(yán)厲懲處并通報(bào)批評(píng)，對(duì)于在這工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人和集體要進(jìn)行表揚(yáng)，以增強(qiáng)全體工作人員的責(zé)任感，有效調(diào)動(dòng)積極性[2-3]。

5 做好事件處置的檔案管理工作，留下寶貴資料

每次處置突發(fā)事件時(shí)，必定會(huì)留下各類工作及業(yè)務(wù)材料，這是一寶貴的材料，需要進(jìn)行有效保管歸檔，為今后工作提供參考。為做好檔案工作，在工作機(jī)制建立一開始，檔案管理人員就要介入，各小組要明確檔案材料工作人員，負(fù)責(zé)本小組檔案資料的收集和整理，檔案管理人員要全程參與和指導(dǎo)，對(duì)工作中形成的文字材料、照片、影像、實(shí)物等要進(jìn)行全程跟蹤，務(wù)必保證這一專項(xiàng)事件材料的完整，從而保證這一事件的可查性和參考性。同時(shí)需要注意以下事項(xiàng)[4-5]：

5.1 以人為本，檔案優(yōu)先的原則 檔案是歷史真實(shí)的記錄，具有不可再生性，所以在遇到突發(fā)情況時(shí)，要采取有效措施，在保障人員安全的情況下，最大限度減少對(duì)檔案的影響。

5.2 主動(dòng)工作的原則 由于專項(xiàng)管理指揮部是一個(gè)臨時(shí)性的工作機(jī)構(gòu)，人員來自不同單位，具有臨時(shí)性和流動(dòng)性的特點(diǎn)。因此，在日常的工作中，要加強(qiáng)安全管理，做到專人負(fù)責(zé)檔案工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)檔案收集意識(shí)。尤其是對(duì)工作中形成的一些實(shí)物檔案，要注意及時(shí)收集和保管。

5.3 保密的原則 由于檔案材料的特殊性，收集過程中，要注意保密意識(shí)，建議選派有責(zé)任感、能力強(qiáng)的同志做檔案的收集和整理工作。

總之，專項(xiàng)工作機(jī)制的建立和運(yùn)行，要從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)突發(fā)事件的特點(diǎn)和性質(zhì)，建立和完善應(yīng)急管理體系，加強(qiáng)安全意識(shí)，提高每個(gè)人對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急能力和處置能力，同時(shí)，在各類專項(xiàng)工作中，要增強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視意識(shí)，要全程參與，留下完整的資料記錄，從而為后人處理同類事件提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

[1] 包文輝.衛(wèi)生檔案工作指南[M].中國文史出版社，2006：35-60.

[2] 湯毅，張賀.對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理的思考[J].中國醫(yī)院管理，2004，32(6)：37.

[3] 田韌.做好醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院改革建設(shè)服務(wù)[J].中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志，2003，10(1)：93-94.

[4] 董毓貴.醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2009，23(6)：70-71.

[5] 張紅俠.淺談醫(yī)院如何開展檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2012，19(2)：27-28.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.20.097

①山東省青島市市立醫(yī)院 山東 青島 266071

崔瑛

2012-02-14) (本文編輯：李靜)