●趙繼英（陜西師范大學(xué) 審計處，西安 710062）

高校文獻資源建設(shè)是高校依據(jù)教學(xué)科研活動對文獻情報的需求，系統(tǒng)地規(guī)劃、選擇、收集、組織管理文獻資源，建立具有特定功能的文獻體系的全過程。對于高校文獻資源建設(shè)績效的研究，目前在圖書館學(xué)界、情報學(xué)界都有較廣泛的探討，但從審計角度尚缺少對高校文獻資源建設(shè)績效的評價。隨著高等教育、科學(xué)研究事業(yè)的發(fā)展，高校在文獻資源建設(shè)方面的投入逐年增長，從學(xué)校管理層的角度對文獻資源建設(shè)的績效進行審計評價具有其現(xiàn)實意義。

1 審計視角下高校文獻資源建設(shè)績效評價內(nèi)容

審計是一項具有獨立性的經(jīng)濟監(jiān)督活動。高校內(nèi)部審計是“對學(xué)校與資源利用有關(guān)的業(yè)務(wù)活動及其內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性和有效性的審查，并進行確認(rèn)、評價、咨詢，旨在促進完善管理控制、防范風(fēng)險、創(chuàng)造效益，從而促進學(xué)校事業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)”（內(nèi)部審計實務(wù)指南第4號——高校內(nèi)部審計）。［1］2高校文獻資源建設(shè)是學(xué)校與利用人力、物力、財力等資源有關(guān)的一項業(yè)務(wù)管理活動，隨著近幾年高等教育經(jīng)費投入的不斷增長，高校在文獻資源建設(shè)方面的投入不斷擴大，很多高校每年用于文獻資源建設(shè)方面的資金都在千萬元以上，對文獻資源建設(shè)這一業(yè)務(wù)管理活動的適當(dāng)性、合法性和有效性的審查理應(yīng)成為高校內(nèi)部審計的關(guān)注點。從高校內(nèi)部審計的角度如何對文獻資源建設(shè)進行監(jiān)督與評價，審計視角下高校文獻資源建設(shè)績效評價內(nèi)容是什么？筆者認(rèn)為，從資金運動的角度看，文獻資源建設(shè)是一項經(jīng)濟活動，其活動的適當(dāng)性和合法性是審計的首要關(guān)注點。從管理目標(biāo)看，文獻資源建設(shè)是為高校教學(xué)、科研活動提供文獻資源保障，為高校學(xué)科建設(shè)、學(xué)科發(fā)展提供支持與服務(wù)，目標(biāo)的實現(xiàn)程度即效果性如何應(yīng)是審計評價的重點，同時，文獻資源建設(shè)作為與資源利用有關(guān)的業(yè)務(wù)活動，審計還應(yīng)關(guān)注資源使用的合理性即經(jīng)濟性如何。適當(dāng)性、合法性是對文獻資源建設(shè)作為一項業(yè)務(wù)管理活動的基本評價，其管理目標(biāo)的實現(xiàn)程度則是內(nèi)部審計評價的關(guān)鍵，在考量目標(biāo)實現(xiàn)的同時還應(yīng)關(guān)注資源使用的合理性。本文擬從適當(dāng)性、合法性、效果性、經(jīng)濟性四個方面闡述高校文獻資源建設(shè)的績效評價。

2 文獻資源建設(shè)的適當(dāng)性、合法性評價

從業(yè)務(wù)管理活動的角度看，高校文獻資源建設(shè)表現(xiàn)為圖書、期刊及電子文獻等大宗物資的采購過程。對文獻資源建設(shè)的審計，首先是對其業(yè)務(wù)管理活動及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性的確認(rèn)和評價。所謂文獻資源建設(shè)的內(nèi)部控制是指為了實現(xiàn)學(xué)校文獻資源建設(shè)發(fā)展目標(biāo)，保證投入資源的安全完整和有效利用，保證各項法律法規(guī)、規(guī)章制度的貫徹實施而對其業(yè)務(wù)管理活動制定的控制方法、保證措施和業(yè)務(wù)程序。對文獻資源建設(shè)業(yè)務(wù)管理活動及內(nèi)部控制的適當(dāng)性、合法性審計評價應(yīng)主要圍繞控制環(huán)境、風(fēng)險管理、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督等5要素來進行。［1］4

（1）控制環(huán)境的審查應(yīng)重點關(guān)注學(xué)校相關(guān)管理部門是否建立了文獻資源采購管理制度，是否根據(jù)情況變化及時進行修改，同時應(yīng)關(guān)注學(xué)校文獻資源采購的組織模式，是統(tǒng)一組織采購還是由部門分別采購，是否建立了評標(biāo)委員會等采購決策機構(gòu)等。

（2）風(fēng)險管理方面應(yīng)關(guān)注相關(guān)單位是否審核供應(yīng)商資質(zhì)、信譽和財務(wù)狀況，是否對采購的圖書、期刊、電子文獻進行驗收，付款手續(xù)是否齊全等。

（3）對于文獻資源采購控制活動的審計應(yīng)關(guān)注相關(guān)單位是否建立文獻資源采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，采購計劃的審批程序是否完備，采購合同的簽訂是否合規(guī)合法，采購計劃的執(zhí)行及采購經(jīng)費的管理是否適當(dāng)、合法和有效。

（4）在信息與溝通方面審計應(yīng)關(guān)注學(xué)校文獻資源管理信息系統(tǒng)是否能滿足管理層的需要，信息錄入流程是否清晰，是否及時更新，是否及時妥善處理管理層反饋意見等。

（5）對文獻資源建設(shè)管理監(jiān)督的審計應(yīng)重點審查是否建立了適當(dāng)?shù)墓芾沓绦虮ＷC采購控制的運行，是否定期或不定期評估運行效果，評估的目標(biāo)是否著眼于內(nèi)部控制系統(tǒng)的健全、有效等。

3 文獻資源建設(shè)的效果性評價

文獻資源建設(shè)的目標(biāo)是為高校的教學(xué)、科研活動提供文獻資源保障，為高校學(xué)科建設(shè)、學(xué)科發(fā)展提供支持與服務(wù)。高校每年投入大量資金用于文獻資源建設(shè)，特別是電子文獻資源的采購，占所投入經(jīng)費的比重越來越大，其效果性如何，這是內(nèi)部審計評價的關(guān)鍵點。所謂效果性是指組織從事經(jīng)營活動時實際取得成果與預(yù)期取得成果之間的對比關(guān)系。［1］330組織經(jīng)營活動特定項目或業(yè)務(wù)的效果既要考慮經(jīng)濟目標(biāo)，也要考慮社會目標(biāo)。高校作為非盈利組織，在文獻資源建設(shè)當(dāng)中更多的是要考慮社會目標(biāo)的實現(xiàn)程度，評價的具體指標(biāo)包括文獻資源使用率、用戶滿意度等。從可持續(xù)性來看，文獻資源建設(shè)的效果如何，歸根結(jié)底要看是否構(gòu)建了適應(yīng)高校學(xué)科建設(shè)與學(xué)科發(fā)展需要的文獻資源保障體系。

3.1 具體效果性評價指標(biāo)

對于文獻資源使用效率，目前圖書館學(xué)界探討了許多有效方法和量化的指標(biāo)體系，內(nèi)部審計值得借鑒。數(shù)字文獻資源績效評價指標(biāo)有檢索次數(shù)、登陸次數(shù)、全文（文摘）下載量等。［2］從一定時期數(shù)據(jù)庫的檢索率、下載率的情況分析可以判斷所購買的數(shù)據(jù)庫的使用效率，對于一般性商業(yè)數(shù)據(jù)庫可以使用這些指標(biāo)來判斷其效果性。

對于學(xué)術(shù)性數(shù)據(jù)庫來講往往不能簡單地只從檢索率、下載率等判斷使用效果。在這種情況下，SCI、特種期刊收錄率指標(biāo)可以作為一個評價標(biāo)準(zhǔn)。例如，2009年某高校在特級期刊發(fā)表290篇科技論文，學(xué)校所訂購數(shù)據(jù)庫收錄的有278篇，收錄率達96%，其中SCI刊發(fā)113篇，收錄109篇，收錄率為96%，其他特級刊發(fā)表177篇，收錄169篇，收錄率為95%。從收錄率指標(biāo)可以分析判斷學(xué)校所購買的數(shù)據(jù)庫對本?？茖W(xué)研究工作的保障程度。

3.2 可持續(xù)效果性評價

文獻資源建設(shè)的可持續(xù)目標(biāo)是要構(gòu)建適應(yīng)各高校學(xué)科建設(shè)與學(xué)科發(fā)展需要的文獻資源保障體系。所謂學(xué)科文獻保障，是指在某一學(xué)科范圍內(nèi)，應(yīng)用、研究和參考所用文獻的收藏相當(dāng)完備，完全可以支持該學(xué)科教學(xué)、科研人員進行一定深度的科學(xué)研究、教學(xué)輔導(dǎo)，完全可以滿足各級各類人員對該學(xué)科專題文獻需求的整體保證。對于研究型大學(xué)，可持續(xù)效果性評價應(yīng)重點考察滿足學(xué)科建設(shè)的文獻資源的系統(tǒng)性、連續(xù)性、時效性和前沿性?？沙掷m(xù)效果性評價是對高校系統(tǒng)規(guī)劃、選擇、收集、組織管理文獻資源，建立具有特定功能的文獻體系全過程的評價，以下三個方面應(yīng)是審計評價的關(guān)注點。

（1）保障機制。文獻資源建設(shè)的保障機制包括組織保障和資源保障。學(xué)校應(yīng)建立校級文獻資源建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，每年應(yīng)拿出一定比例的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費作為文獻專項購置費，并配備必要的人員、設(shè)備等資源，以確保該項業(yè)務(wù)管理活動的協(xié)調(diào)運行以及可持續(xù)目標(biāo)的實現(xiàn)。

（2）目標(biāo)機制。對于高層次研究型大學(xué)，目標(biāo)的設(shè)立應(yīng)定位于高校自身的發(fā)展目標(biāo)，同時目標(biāo)設(shè)計應(yīng)具有先進性、動態(tài)性及可操作性。具體項目和指標(biāo)體系可包括：① 學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、學(xué)科發(fā)展體系。②國際、國內(nèi)權(quán)威索引如SCI、SSCI、EI、CSSCI等在各相關(guān)學(xué)科的索引來源期刊類目。③ 國際、國內(nèi)在各相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的專著、會議文集、研究報告等科學(xué)文獻信息。④ 本校在各學(xué)科領(lǐng)域文獻資源的系統(tǒng)性、連續(xù)性、時效性、前沿性狀態(tài)。⑤ 根據(jù)本校的資源保障情況、重點學(xué)科建設(shè)情況，確定學(xué)校在各學(xué)科領(lǐng)域的文獻資源建設(shè)目標(biāo)。

（3）評價機制。應(yīng)建立由各學(xué)科帶頭人、專家、教授、圖書信息情報專業(yè)人員等組成的文獻資源建設(shè)咨詢評估機構(gòu)，跟蹤國內(nèi)外相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的信息情報動態(tài)，定期評估本校的文獻資源現(xiàn)狀。

4 文獻資源建設(shè)的經(jīng)濟性評價

內(nèi)部審計在關(guān)注文獻資源建設(shè)可持續(xù)目標(biāo)實現(xiàn)的同時還應(yīng)關(guān)注學(xué)校資源的合理利用情況，即關(guān)注其經(jīng)濟性。所謂經(jīng)濟性是指組織獲得成果時所耗費的資源最少。文獻資源建設(shè)的經(jīng)濟性審計主要關(guān)注的是資源投入和使用過程中成本節(jié)約的水平和程度及資源使用的合理性。資源的有限性是一個永恒的主題，不論對于辦學(xué)經(jīng)費緊張的高等院校還是經(jīng)費相對富裕的高校，經(jīng)濟性評價應(yīng)是內(nèi)部審計的重要關(guān)注點。對于文獻資源建設(shè)的經(jīng)濟性評價，應(yīng)在著眼于可持續(xù)目標(biāo)實現(xiàn)的前提下關(guān)注以下幾個方面：

（1）可行性研究評估?？尚行匝芯坎粌H是內(nèi)部控制過程，同時也是節(jié)約成本避免盲目采購、資源浪費的有效途徑。高校文獻資源建設(shè)的投入很大一部分用于數(shù)據(jù)庫的訂購，數(shù)據(jù)庫每年訂購成本動輒幾萬元、幾十萬元甚至上百萬元，是否需要訂購，各高校前期應(yīng)進行可行性研究評估。對于一般性商業(yè)數(shù)據(jù)庫，可通過試用、試用情況統(tǒng)計、市場調(diào)查、專家意見征詢等程序來進行可行性評估。如前所述，高校應(yīng)建立文獻資源建設(shè)咨詢評估機構(gòu)，由相關(guān)學(xué)科專家教授對數(shù)據(jù)庫的訂購提供專業(yè)性建議。

（2） 經(jīng)費合理分?jǐn)偂Ｔ趯W(xué)校經(jīng)費有限的情況下，對于文獻資源建設(shè)可持續(xù)目標(biāo)的實現(xiàn)應(yīng)根據(jù)各學(xué)科建設(shè)的輕重緩急，實行量入為出。對于學(xué)術(shù)性數(shù)據(jù)庫資源可以實行成本分?jǐn)偟慕ㄔO(shè)方式，以利于提高文獻利用效率。例如全校通用性資源由學(xué)校全額投入經(jīng)費；多學(xué)科或跨學(xué)科使用的資源，學(xué)校提供三分之一經(jīng)費，其余三分之二由相關(guān)單位協(xié)商分擔(dān)，凡單一學(xué)科性資源由該學(xué)科歸屬單位承擔(dān)購置經(jīng)費，學(xué)?？勺们橛枰匝a貼。

（3）資源共建共享。受目前商業(yè)數(shù)據(jù)庫使用權(quán)的限制，對于很多經(jīng)費短缺的院校來說，訂購幾十萬甚至上百萬元的大型數(shù)據(jù)庫幾乎是不可能的，尋找文獻資源的共建共享乃是解決經(jīng)費短缺的有效途徑。再者，各高校的學(xué)科建設(shè)都會有所側(cè)重，對于一些非重點學(xué)科所需的大型數(shù)據(jù)庫，從節(jié)約經(jīng)費的角度考慮，也可采取文獻資源共建共享的方式。

（4）需求滿足度的合理確定。文獻分布規(guī)律顯示，用戶從數(shù)量較少的核心文獻中可以獲得大部分情報，而要找到全部情報，文獻量需要增加若干倍。［3］138如果把全面滿足需求作為高校文獻資源建設(shè)發(fā)展目標(biāo)，在實際工作中將難以做到。因此，考慮到經(jīng)濟效益和文獻使用效益，各高校應(yīng)從本校的需要與可能出發(fā)，優(yōu)先解決急需文獻，并針對不同學(xué)科確定一定百分比的需求滿足度，不能滿足的部分可借助館際互借等方式解決。

（5）紙本結(jié)構(gòu)優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文獻資源呈現(xiàn)多載體特征，每年有大量紙質(zhì)出版物的出版，如果一味地追求紙質(zhì)出版物收藏的連續(xù)性、完整性而不考慮質(zhì)量和利用情況，勢必造成經(jīng)費及館舍資源的無效耗費。高校圖書館作為學(xué)術(shù)性圖書館，文獻資源建設(shè)應(yīng)圍繞學(xué)校學(xué)科建設(shè)、學(xué)科發(fā)展的可持續(xù)性目標(biāo)，合理篩選館藏紙質(zhì)出版物，同時充分發(fā)揮電子出版物、數(shù)據(jù)庫資源的使用效率，有效節(jié)約經(jīng)費和館舍資源。

［1］教育部財務(wù)司．教育內(nèi)部審計規(guī)范［M］．北京:人民教育出版社，2010.

［2］張李義．高校圖書館商業(yè)數(shù)據(jù)庫評價指標(biāo)體系研究［J］．中國圖書館學(xué)報，2004（1）：66－69.

［3］沈繼武，蕭希明．文獻資源建設(shè)［M］．武漢：武漢大學(xué)出版社，1991.