文/郝迎春·一拖（洛陽(yáng)）福萊格車(chē)身有限公司

用好五張表，會(huì)議效率提高30％

文/郝迎春·一拖（洛陽(yáng)）福萊格車(chē)身有限公司

議時(shí)限、嚴(yán)格控制參加人員、嚴(yán)格進(jìn)行會(huì)議跟蹤等三個(gè)方面入手，實(shí)施精簡(jiǎn)；支撐會(huì)議體系，應(yīng)遵循必要性原則，與階段性工作相結(jié)合，有必要?jiǎng)t開(kāi)，無(wú)必要?jiǎng)t可不開(kāi)，能整合的可以進(jìn)行整合。

重新梳理后的會(huì)議體系，例會(huì)由18個(gè)減為13個(gè)，減少38％；會(huì)議時(shí)間每月將壓縮28.6％，會(huì)議成本減少36.4％。

第三張表：周會(huì)議計(jì)劃表

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，提高效率，必須從周密的計(jì)劃開(kāi)始。每周五上午下班前，各會(huì)議召集部門(mén)向辦公室報(bào)下周會(huì)議計(jì)劃，辦公室匯總后，經(jīng)公司經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)，在內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布，周會(huì)議計(jì)劃表上不僅明示會(huì)議名稱(chēng)、計(jì)劃實(shí)施時(shí)間、參加人員、召集部門(mén)、主持人等內(nèi)容，還明確會(huì)議記錄人和會(huì)議觀察員，便于各崗位安排一周工作。

在編制周會(huì)議計(jì)劃時(shí)，如各部門(mén)上報(bào)的會(huì)議時(shí)間總和超過(guò)有效工作時(shí)間的30％，辦公室則提出預(yù)警，可以與召集部門(mén)協(xié)商取消或推遲召開(kāi)。

辦公室每周會(huì)對(duì)會(huì)議計(jì)劃完成情況進(jìn)行通報(bào)，如會(huì)議超時(shí)或計(jì)劃外會(huì)議均會(huì)被記錄，以便促進(jìn)會(huì)議按計(jì)劃召開(kāi)。

第四張表：會(huì)議效果評(píng)估表

在福萊格公司的會(huì)議體系中，有一個(gè)很重要的角色，就是會(huì)議觀察員。每個(gè)會(huì)議要安排兩名會(huì)議觀察員，主要的職責(zé)是觀察會(huì)議是否按規(guī)定的程序、時(shí)間進(jìn)行，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，對(duì)如何改進(jìn)會(huì)議提出建議。

會(huì)議開(kāi)始前，主持人的開(kāi)場(chǎng)白應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)，如規(guī)定會(huì)議時(shí)間并分配每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，指定會(huì)議記錄人和觀察員等，主持人對(duì)發(fā)言時(shí)間超時(shí)的及時(shí)提醒或打斷，保證會(huì)議在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。

會(huì)后，會(huì)議觀察員填寫(xiě)《會(huì)議效果評(píng)估表》，辦公室會(huì)在會(huì)議計(jì)劃完成情況報(bào)告中將會(huì)議觀察員反饋的問(wèn)題進(jìn)行明示，以便提醒召集部門(mén)進(jìn)行改進(jìn)。

會(huì)議效果評(píng)估表也將成為定期評(píng)審會(huì)議效果的輸入資料，對(duì)于不必要的例會(huì)，可以通過(guò)定期評(píng)審予以取消。

第五張表：工作項(xiàng)目完成情況反饋表

開(kāi)會(huì)本身不是目的，通過(guò)會(huì)議解決問(wèn)題才是目的。因此，引導(dǎo)員工養(yǎng)成自動(dòng)自發(fā)執(zhí)行會(huì)議決議并及時(shí)復(fù)命的習(xí)慣，是會(huì)議管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

因此，無(wú)論員工本人是否參加會(huì)議，凡會(huì)議紀(jì)要上要求完成的工作項(xiàng)目，員工在項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)前24小時(shí)內(nèi)填寫(xiě)《工作項(xiàng)目完成情況反饋表》至?xí)h召集部門(mén)和主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行主動(dòng)復(fù)命，如遇項(xiàng)目障礙，則在發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目無(wú)法順利進(jìn)行的4小時(shí)內(nèi)進(jìn)行反饋，以便迅速?zèng)Q策。

會(huì)議管理是公司各項(xiàng)管理中的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是往往被忽視的環(huán)節(jié)，實(shí)實(shí)在在提高會(huì)議效率，才能真正推動(dòng)管理效率的提高，從而形成“效率文化”。