史 揚(yáng)

（合肥通用機(jī)械研究院信息化管理部，合肥 230031）

科研型企業(yè)OA系統(tǒng)選型探討

史 揚(yáng)

（合肥通用機(jī)械研究院信息化管理部，合肥 230031）

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)是科研型企業(yè)信息化建設(shè)不可缺少的一部分，它改變了傳統(tǒng)的辦公模式，是提高企業(yè)管理水平的重要工具。文章提出了科研型企業(yè)選擇OA系統(tǒng)的原則和要注意的問題，并提出了選型對(duì)策。

科研型企業(yè)；辦公自動(dòng)化；OA系統(tǒng)；選型

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）是利用Internet／Intranet技術(shù)和先進(jìn)管理科學(xué)技術(shù)而形成的一種新型辦公方式。它基于工作流的概念，以一種科學(xué)、高效和經(jīng)濟(jì)的嶄新辦公模式，極大地改變了傳統(tǒng)辦公模式復(fù)雜、低效和純手工的狀態(tài)。OA系統(tǒng)為企業(yè)提供了日常辦公所需的工作流流轉(zhuǎn)、公文流轉(zhuǎn)、內(nèi)部門戶、知識(shí)管理、人事管理、內(nèi)部通信以及其他功能，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了各種信息充分融合與共享。通過OA系統(tǒng)，人們可以不受辦公地點(diǎn)和時(shí)間的限制，處理日常工作。OA提高了辦公效率，使日常工作逐步向“四化”（數(shù)字化、流程化、科學(xué)化和規(guī)范化）發(fā)展，同時(shí)也為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理和決策提供了科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)科研型企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度是衡量其現(xiàn)代化管理水平的重要標(biāo)志之一。

一、企業(yè)OA系統(tǒng)選型相關(guān)因素及現(xiàn)狀

隨著企業(yè)精細(xì)化管理理念的提出，很多企業(yè)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)辦公模式的種種弊端，對(duì)管理科學(xué)化、精細(xì)化日益重視，紛紛對(duì)管理模式破舊立新，大都已經(jīng)在企業(yè)管理工作中采用了OA系統(tǒng)，并取得了較好的成績(jī)。但是由于OA系統(tǒng)自身的復(fù)雜性，有的企業(yè)還沒有真正了解OA系統(tǒng)的組成模塊及其功能；有的企業(yè)在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，沒有從自身性質(zhì)和實(shí)際情況出發(fā)，一味追求大而全，最后造成不必要的浪費(fèi)；由于對(duì)OA系統(tǒng)缺乏必要的了解，也有企業(yè)在OA系統(tǒng)中未能很方便地實(shí)現(xiàn)已經(jīng)定義好的某些工作流程。另外，OA系統(tǒng)的安全問題對(duì)于企業(yè)來說也非常重要。OA系統(tǒng)一般部署在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中，日常運(yùn)作過程中生成的數(shù)據(jù)及其相關(guān)資料涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，是不能公開的，所以O(shè)A系統(tǒng)的安全性也十分重要。以上種種都是選型要考慮的重要因素。企業(yè)在選型過程中，只有充分掌握好OA系統(tǒng)選型的基本原則，才能選擇出適合本企業(yè)且能方便、快捷、科學(xué)解決企業(yè)管理工作問題的OA系統(tǒng)。

二、選型考察原則

（1）系統(tǒng)性與實(shí)用性原則 系統(tǒng)性與實(shí)用性原則是選型工作中最重要的原則?？蒲行推髽I(yè)與一般生產(chǎn)型企業(yè)不同，是一個(gè)綜合性企業(yè)，工作部門較多，工作性質(zhì)差異性較大。主要以產(chǎn)品研發(fā)、項(xiàng)目研究、技術(shù)咨詢、工程承包和少量的產(chǎn)品制造為業(yè)務(wù)范圍。因此在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，要從整體性出發(fā)，采用系統(tǒng)性原則，綜合考慮各部門的潛在要求?？疾镺A系統(tǒng)，不僅要考查系統(tǒng)中某些模塊的功能，還應(yīng)該注意OA系統(tǒng)各模塊之間的松耦合原則，以避免因某一模塊功能的改變而影響其他模塊功能的使用。

科研型企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍決定了OA系統(tǒng)的工作流流轉(zhuǎn)、知識(shí)管理、項(xiàng)目管理以及人力資源管理等模塊的具體形態(tài)，模塊要有機(jī)地組織在一起，形成一股合力，以提高科研型企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。例如，在科研型企業(yè)中，工作流的流轉(zhuǎn)主要是指一項(xiàng)事務(wù)審批的全過程，它是OA系統(tǒng)中每天都會(huì)發(fā)生的頻發(fā)事件，那么系統(tǒng)內(nèi)人力資源管理模塊就尤為關(guān)鍵，因?yàn)槭聞?wù)審批流程中每一個(gè)節(jié)點(diǎn)操作都是由具有相關(guān)權(quán)限的人員來完成。那么，首先在人力資源模塊中要定義好本企業(yè)的人員組織架構(gòu)和每一個(gè)人的權(quán)限，企業(yè)高層、中層和普通人員的權(quán)限是有區(qū)別的。值得注意的是，權(quán)限的劃分以行政級(jí)別高低為標(biāo)準(zhǔn)，不是以技術(shù)職稱為標(biāo)準(zhǔn)。其次，設(shè)置好流程流轉(zhuǎn)的方向。確定了方向，一個(gè)工作流程才可以正常的流轉(zhuǎn)。我們從中可以看到，OA系統(tǒng)中的模塊都是互相依托，相輔相成，不可能排他而單獨(dú)存在。

科研型企業(yè)大多由以前的科研院所改制而成，依然保持著老科研院所的諸多特點(diǎn)。改制完成后，經(jīng)營(yíng)上有了很大的靈活性和自主性，經(jīng)費(fèi)來源不再由國(guó)家統(tǒng)一劃撥。所以在選擇OA系統(tǒng)時(shí)，首先要考慮系統(tǒng)是否符合科研院所的工作特點(diǎn)。例如，科研院所中的課題研究分為橫向和縱向兩大類。那么就要著重考察OA系統(tǒng)項(xiàng)目管理板塊是否能夠滿足項(xiàng)目管理的需要；是否能對(duì)各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行全生命周期管理；項(xiàng)目進(jìn)行過程中各個(gè)時(shí)間點(diǎn)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，能否通過OA系統(tǒng)抓取；如果單獨(dú)部署一套項(xiàng)目管理系統(tǒng)，勢(shì)必會(huì)增加企業(yè)的信息化建設(shè)成本。所以在選型中，要秉承實(shí)用性的原則，選擇符合科研型企業(yè)特點(diǎn)的OA系統(tǒng)顯得尤為重要。

（2）安全性原則 隨著OA系統(tǒng)的功能完善和日常工作中對(duì)其利用率的提高，系統(tǒng)的安全性就顯得尤為重要?？蒲行推髽I(yè)主要以產(chǎn)品研發(fā)、項(xiàng)目研究和技術(shù)咨詢等作為主營(yíng)業(yè)務(wù)，相關(guān)數(shù)據(jù)資料都會(huì)在OA系統(tǒng)里存檔，這些信息資料對(duì)于科研型企業(yè)來說，是重要商業(yè)秘密和直接或潛在的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，所以系統(tǒng)安全性受到企業(yè)的格外關(guān)注?，F(xiàn)階段，在基于web的OA系統(tǒng)安全技術(shù)中，訪問控制技術(shù)是評(píng)估系統(tǒng)安全的重要指標(biāo)之一［1］。首先，通過完善的密碼及動(dòng)態(tài)密碼驗(yàn)證，加強(qiáng)OA系統(tǒng)的安全性，避免系統(tǒng)數(shù)據(jù)的異常丟失；要對(duì)訪問系統(tǒng)的客體進(jìn)行不同的授權(quán)訪問，賦予不同的操作權(quán)限，驗(yàn)證進(jìn)入OA系統(tǒng)的用戶身份的真實(shí)性。同時(shí)要確保OA系統(tǒng)里存儲(chǔ)和傳輸?shù)男畔⒌谋Ｃ苄院屯暾?，重要的信息采用加密算法存?chǔ)。其次，企業(yè)內(nèi)部用戶在系統(tǒng)中所進(jìn)行的一切操作，均有詳細(xì)的歷史記錄，保證歷史操作的可追溯性。最后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)要有備份恢復(fù)機(jī)制，可以采用雙機(jī)熱備等方法，即使OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)重大問題，也可以在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（3）友好性和可維護(hù)性原則 從科研型企業(yè)員工年齡結(jié)構(gòu)看，以中老年員工居多，他們計(jì)算機(jī)操作知識(shí)水平相對(duì)不高，但隨著企業(yè)的發(fā)展，年輕員工所占比例逐年增加，這種局面會(huì)逐步改善。由于年齡結(jié)構(gòu)的特殊性，對(duì)于OA系統(tǒng)前臺(tái)用戶而言，系統(tǒng)操作界面友好，界面菜單的設(shè)計(jì)符合人們正常的操作習(xí)慣，頁(yè)面有一定的提示功能，對(duì)于計(jì)算機(jī)操作水平相對(duì)不高的中老年員工而言顯得尤為重要。使他們?cè)诓唤?jīng)過培訓(xùn)或經(jīng)過初級(jí)培訓(xùn)的情況下，能夠較自如在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行操作。

就OA系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)而言，OA系統(tǒng)維護(hù)主要包括硬件設(shè)備維護(hù)、數(shù)據(jù)維護(hù)和軟件維護(hù)三部分內(nèi)容［2］。首先是硬件設(shè)備維護(hù)。硬件設(shè)備維護(hù)應(yīng)有專職的硬件維護(hù)人員來負(fù)責(zé)，主要有兩種類型的維護(hù)活動(dòng)，一是定期保養(yǎng)性維護(hù)。保養(yǎng)周期可以是一周或一個(gè)月不等，維護(hù)的主要內(nèi)容是進(jìn)行例行的設(shè)備檢查和保養(yǎng)；二是突發(fā)性故障維修。即當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)突發(fā)性故障時(shí)，由專職維修人員或請(qǐng)廠商來排除故障，維修時(shí)間不能過長(zhǎng)，以免影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。為提高硬件系統(tǒng)的可靠性，一般對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器采取雙機(jī)備份形式。其次是數(shù)據(jù)維護(hù)。數(shù)據(jù)維護(hù)一般由數(shù)據(jù)庫(kù)管理員來負(fù)責(zé)，主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性和完整性以及進(jìn)行并發(fā)性控制。管理員還要負(fù)責(zé)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，尤其要重點(diǎn)維護(hù)科研項(xiàng)目研究、產(chǎn)品研發(fā)和工程承包等所產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理員要負(fù)責(zé)修改相關(guān)的數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)字典，并通知有關(guān)人員。管理員還要負(fù)責(zé)定期數(shù)據(jù)備份等工作，以保留系統(tǒng)運(yùn)行的軌跡。當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)硬件故障并得到排除后，還要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)工作。

三、選型過程中的注意事項(xiàng)

（1）OA品牌初步遴選 科研型企業(yè)的信息化水平普遍不高，OA系統(tǒng)常常是企業(yè)信息化建設(shè)初期部署的信息系統(tǒng)之一，由于市面上的OA系統(tǒng)開發(fā)商成百上千，水平參差不齊。那么，OA品牌的初期遴選顯得尤為重要?？梢酝ㄟ^如下方法進(jìn)行初期遴選：

一是同行業(yè)兄弟單位咨詢?？蒲行推髽I(yè)多由老的科研院所改制而成，由于單位性質(zhì)相似，管理體制大同小異，通過咨詢考察同行業(yè)已經(jīng)部署OA系統(tǒng)的兄弟單位，可以獲得比較真實(shí)的信息，有較高的參考價(jià)值。二是OA系統(tǒng)開發(fā)商已實(shí)施單位調(diào)研。企業(yè)在與OA系統(tǒng)開發(fā)商接觸時(shí)期，一般會(huì)被邀請(qǐng)去系統(tǒng)開發(fā)商已經(jīng)合作過的客戶那里進(jìn)行參觀考察，這也是一種了解被選OA系統(tǒng)情況的好機(jī)會(huì)。通過參觀調(diào)研，以及與該客戶單位相關(guān)人員的溝通，可以了解OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在哪，哪些方面是薄弱環(huán)節(jié)，以及在OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施時(shí)應(yīng)該注意哪些細(xì)節(jié)等較有價(jià)值的信息，這些有價(jià)值的信息很有可能對(duì)本企業(yè)將來部署OA系統(tǒng)起到重要的參考作用。當(dāng)然有一點(diǎn)要注意，由于去參觀的客戶單位性質(zhì)和本企業(yè)一般都有區(qū)別，所以通過這種方式所獲得的參考價(jià)值較第一種情況會(huì)有所欠缺。

（2）風(fēng)險(xiǎn)甄別 科研型企業(yè)部署OA系統(tǒng)存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，做好風(fēng)險(xiǎn)甄別工作，把風(fēng)險(xiǎn)降到可控范圍，對(duì)日后OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行會(huì)起到積極的作用。風(fēng)險(xiǎn)包括［3］：

一是管理風(fēng)險(xiǎn)。集中表現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施中缺乏管理和監(jiān)督機(jī)制，隨意性大于計(jì)劃性，有時(shí)缺乏良好的溝通機(jī)制，容易造成項(xiàng)目的失敗。二是實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。由于OA系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施人員對(duì)軟件的掌握程度很高，但是缺乏企業(yè)管理方面的相關(guān)知識(shí)，尤其是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的審批流程缺乏深刻的認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目實(shí)施結(jié)束后OA系統(tǒng)的功能、實(shí)用程度與預(yù)期有差距。三是合同風(fēng)險(xiǎn)。很多企業(yè)在和軟件開發(fā)商商討合同時(shí)，過多地注重合同的價(jià)格因素，忽視了軟件實(shí)施、使用培訓(xùn)和后期維護(hù)等因素，最后的結(jié)果往往是OA在運(yùn)行過程中出現(xiàn)的一些問題得不到及時(shí)的解決，影響了使用的效果。

四、選型過程中出現(xiàn)的問題及解決對(duì)策

（1）企業(yè)CEO是否支持與重視 OA項(xiàng)目的實(shí)施離不開企業(yè)CEO的大力支持。從某種意義上說，OA項(xiàng)目實(shí)施就是“一把手工程”，這已經(jīng)成為業(yè)界的共識(shí)［4］。缺少CEO的鼎力支持，OA項(xiàng)目很難成功實(shí)施。所以，CEO和CIO要在對(duì)部署OA系統(tǒng)的態(tài)度上保持一致的積極態(tài)度。企業(yè)CEO對(duì)部署OA系統(tǒng)的態(tài)度常常有以下幾種情況：一是從大處著眼，CEO能夠充分意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生重要而深遠(yuǎn)的意義；從小處著眼，CEO能夠認(rèn)識(shí)到OA系統(tǒng)能夠改變企業(yè)傳統(tǒng)的辦公模式，提高辦公效率，節(jié)約辦公成本。二是很多科研型企業(yè)是由以前的科研院所改制而來，企業(yè)性質(zhì)從事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)，這些企業(yè)通常隸屬于大型中央企業(yè)集團(tuán)。在全球信息化的浪潮下，國(guó)資委會(huì)對(duì)各中央企業(yè)集團(tuán)信息化建設(shè)提出具體要求。集團(tuán)下屬企業(yè)一般年終還要參加集團(tuán)的統(tǒng)一考評(píng)，考評(píng)的最終成績(jī)要與企業(yè)CEO年終業(yè)績(jī)掛鉤。所以，CEO不得不重視相關(guān)信息化項(xiàng)目建設(shè)。三是CEO對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度只是一般性重視，在日常工作中很少作為OA項(xiàng)目實(shí)施的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)者真正參與其中，項(xiàng)目一般交由CIO和信息化部門主要負(fù)責(zé)。由于缺乏企業(yè)CEO鼎力支持，造成的直接后果就是信息化部門很難領(lǐng)導(dǎo)其他平級(jí)部門，大家在項(xiàng)目實(shí)施過程中互相推諉、扯皮現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，OA項(xiàng)目實(shí)施最后成了信息化部一個(gè)部門的事情，最終導(dǎo)致OA項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的減緩甚至是停滯不前。

企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)要在整個(gè)OA項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)揮其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用，確保OA項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度和效率。要做到真正行動(dòng)上的關(guān)心，而不是只停留在表面上的支持。CEO通?？梢杂H自通過組織項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)，甚至采用在企業(yè)內(nèi)部發(fā)文的方式，以行政手段，督促各部門和信息化部門一起，做好OA項(xiàng)目的實(shí)施工作。還可以將各部門在項(xiàng)目推進(jìn)工作中的表現(xiàn)情況直接與年終考核掛鉤，獎(jiǎng)罰分明，充分調(diào)動(dòng)大家的積極性和創(chuàng)造性。同時(shí)，對(duì)于在OA項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的問題，CEO要積極化解各方矛盾，站在客觀公正的立場(chǎng)上辨別是非，只有這樣，科研型企業(yè)部署OA系統(tǒng)才有可能取得成功。

（2）數(shù)據(jù)及其相關(guān)資料是否真實(shí)和完整 OA系統(tǒng)不是一個(gè)空泛的系統(tǒng)，其中最主要的模塊就是工作流程的E化，這就需要大量真實(shí)和完整的數(shù)據(jù)及其相關(guān)資料作為支撐。這些數(shù)據(jù)及其資料主要包括企業(yè)人力資源信息、企業(yè)組織架構(gòu)信息、資產(chǎn)財(cái)務(wù)狀況信息、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)合同信息、企業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)信息等諸多方面，門類眾多，內(nèi)容繁雜。對(duì)于這些信息的收集、梳理、篩選需要大量的人力、物力和時(shí)間。通常大約占到項(xiàng)目實(shí)施初期工作量的一半以上。因?yàn)閿?shù)據(jù)及其相關(guān)資料的真實(shí)與完整是日后OA系統(tǒng)正常有序運(yùn)行的基礎(chǔ)和前提條件，如果這些數(shù)據(jù)和相關(guān)資料是殘缺的、不真實(shí)的，必然給日后OA系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)造成很大的麻煩。所以，我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)施初期，要異常重視數(shù)據(jù)資料的收集和整理工作。一般情況下，OA系統(tǒng)實(shí)施方要聯(lián)合企業(yè)信息化部門，首先確定需要收集和整理的數(shù)據(jù)類型以及門類，做到心中有數(shù)，不至于在后續(xù)工作中雜亂無章；然后和各業(yè)務(wù)部門及時(shí)溝通、討論，明確人員的分工，把責(zé)任落實(shí)到人。收集和整理過程中要及時(shí)核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)新發(fā)生數(shù)據(jù)和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)要及時(shí)修改，做到數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)更新，以免因?yàn)閿?shù)據(jù)資料不當(dāng)造成OA系統(tǒng)運(yùn)行不暢。

五、結(jié) 論

OA系統(tǒng)是一個(gè)比較復(fù)雜的信息系統(tǒng)，加之它本身結(jié)構(gòu)較完整，技術(shù)水平較成熟，任何部署OA系統(tǒng)的科研型企業(yè)都必須具備或基本具備系統(tǒng)所要求的管理理念和機(jī)制。對(duì)于從傳統(tǒng)手工管理向計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化的科研型企業(yè)來說，部署OA系統(tǒng)是大勢(shì)所趨，也是管理科學(xué)化、精細(xì)化和規(guī)范化的需要。

部署OA系統(tǒng)除了要改變?cè)械墓芾砟Ｊ?、辦公流程以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的傳統(tǒng)觀念外，還要求企業(yè)在系統(tǒng)選型時(shí)做好規(guī)劃，目標(biāo)必須明確。OA系統(tǒng)選型涉及軟件開發(fā)商資質(zhì)、技術(shù)水平、銷售業(yè)績(jī)等多個(gè)維度的關(guān)鍵評(píng)價(jià)要素。只要在選型過程中把握好實(shí)用性、系統(tǒng)性和安全性等原則，選型工作就一定能夠取得成功。

［1］夏 煒．基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全問題分析［J］．科學(xué)與財(cái)富，2011，2：13．

［2］李俊杰．潞安集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施分析［J］．實(shí)用技術(shù)，2011，6：37－38．

［3］蔣軍林．辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)管理分析［J］．青海電力，2010，3：71－72．

［4］李澤洪．中小企業(yè)ERP實(shí)施過程中存在的問題及策略分析［J］．中小企業(yè)管理與科技，2009，18：17－18．

Discussion on the Selection of Office Automation System Model for Research－oriented Enterprises

SHI Yang
（Department of Information Management，Hefei General Machinery Research Institute，Hefei 230031，China）

The deployment of office automation（OA）system is an important step of the informatization construction of enterprises．It has changed the traditional office mode of enterprises，and has become an important means for improving the management level of enterprises．In this paper，the principles of selecting the OA system for the research－oriented enterprises are proposed，some attentive problems are put forward and the relevant strategies are provided．

research－oriented enterprise；office automation（OA）；office automation（OA）system；model selection

TP317．1

A

1008－3634（2012）04－0042－04

2012－04－01

史 揚(yáng)（1982－）男，安徽合肥人，助理工程師。碩士。

（責(zé)任編輯 劉 翠）