米寶昌

（中國環(huán)境管理干部學(xué)院，河北 秦皇島 066004）

淺談高校辦公室工作的基本規(guī)律與工作技巧

米寶昌

（中國環(huán)境管理干部學(xué)院，河北 秦皇島 066004）

從明晰高校辦公室工作職責(zé)、高校辦公室主任應(yīng)具備的能力、創(chuàng)新高校辦公室管理模式三個方面，闡述了高校辦公室工作的基本規(guī)律。通過在高校辦公室多年的工作積累，總結(jié)出了高校辦公室主任八方面的工作技巧。

高等院校；辦公室；基本規(guī)律；工作技巧

1 高校辦公室工作職責(zé)

一直以來，很多高校教職工都認(rèn)為辦公室的基本工作就是簡單的接待及服務(wù)、發(fā)文收文等日常事務(wù)，毫無規(guī)律可言。高校辦公室工作人員本身也認(rèn)為“一年從頭忙到尾，基本上說不出干了什么”，似乎毫無科學(xué)管理可言。實際上，這是缺乏對辦公室工作職責(zé)的認(rèn)識與研究。這使得高校辦公室的工作效率和具體作用得不到有效、充分發(fā)揮，從而也就脫離了實際工作中科學(xué)性、系統(tǒng)性管理的基本要求。

在各高校的運行管理體系中，高校辦公室是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、落實的重要輔助部門。作為高校工作的決策、落實指揮中心來說，辦公室是一個綜合性辦事部門；對于每一所高校的各執(zhí)行部門來說，辦公室是組織協(xié)調(diào)各方面的樞紐；對外校、外單位來說，辦公室則是一個信息集合中心。這也就決定了高校辦公室工作和辦公室主任這一工作崗位的重要性和特殊性，其工作的效率和水平高低會直接影響學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)計劃、組織、實施、控制工作，甚至?xí)苯佑绊懙綄W(xué)校整個目標(biāo)管理的效果。因此，作為一名高校辦公室主任，一定要明晰自身職責(zé)，主動無私奉獻，牢固樹立為廣大師生員工服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的思想觀念。

21世紀(jì)各高校的發(fā)展趨勢對高校辦公室工作及高校辦公室工作人員提出了新的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，高校辦公室工作必須做到“四個轉(zhuǎn)變”，即:從“經(jīng)驗型粗放管理”向“科學(xué)化、精細(xì)化管理”轉(zhuǎn)變；從“側(cè)重于簡單辦文辦事”向“既復(fù)合式的辦文辦事又出謀獻策”轉(zhuǎn)變；從“單一性傳遞信息”向“既綜合式的收發(fā)傳遞又綜合處理信息”轉(zhuǎn)變；從“被動強壓式服務(wù)”向“積極主動服務(wù)”轉(zhuǎn)變。

2 高校辦公室主任應(yīng)具備的能力

每一位高校辦公室主任的工作方式、工作方法以及自身能力各有特點、各有長短，但就其共同之處來講，都是要愛崗敬業(yè)、艱苦奮斗、甘于奉獻、心懷師生，并在工作、學(xué)習(xí)、生活中不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)，提高黨性認(rèn)識，增強實際工作中的綜合能力。

2.1 以德為先

要做到與黨中央保持高度一致，認(rèn)真踐行科學(xué)發(fā)展觀，認(rèn)真貫徹落實黨的各項方針、政策，樹立正確的價值觀和世界觀，不斷加強政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高自己的政策理論水平。工作中如果遇到困難和需解決的問題，要冷靜、沉著思考，查找事物之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系和本質(zhì)，并將其上升到理論認(rèn)識層面，以方便指導(dǎo)高校辦公室工作，使高校辦公室在繁瑣的工作中不至于迷失方向。同時，在日常工作中更要謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁，牢固樹立“一切為了師生，為了師生一切”的思想，始終把廣大師生裝在心中，善于傾聽廣大師生反映的問題，關(guān)心廣大師生的問題。由于日常工作中高校辦公室需要經(jīng)手的事務(wù)較多，高校辦公室主任要有海納百川的氣度和強大的人格魅力，要有沉著淡定分析、解決問題和消除矛盾的能力。

2.2 智為前提

高校辦公室主任的“智”是直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)能力和管理水平的前提，是做好一名高校辦公室主任的前提條件。這就要求每一位高校辦公室主任都要有良好的文化修養(yǎng)和社會經(jīng)驗，具有較強的邏輯思維能力和形象思維能力，更要求高校辦公室主任在工作中善于通過對各類事物和問題的分析、概括、判斷、處理來提高自身處理、解決問題的能力，以助高校各項工作順利向前推進。

2.3 能為核心

高校辦公室主任的“能”主要表現(xiàn)為組織管理能力和溝通協(xié)調(diào)能力，是“德”與“智”的綜合體現(xiàn)，更是當(dāng)好高校辦公室主任的必備條件。辦公室作為高校的綜合組織、協(xié)調(diào)部門，起著重要的樞紐作用，因此，組織和協(xié)調(diào)能力是每一名高校辦公室主任必備的基本能力，主要體現(xiàn)在三方面:一是高校辦公室主任必須做到與校內(nèi)各部門、上下左右保持良好的聯(lián)系與信任，得到廣大師生的認(rèn)同，處理問題做到公正、公道，并講究方式與方法，工作中堅持原則性、公正性；二是要能從紛繁復(fù)雜的問題和矛盾中辨別真?zhèn)?，堅定是非立場，具有較強的大局意識；三是解決問題要做到英明果斷，既能顧及到面也能照顧到點，同時又敢于堅持原則。

高校辦公室主任的“能”還表現(xiàn)在獨立處理和解決問題的能力方面。特別是對處理突發(fā)性事件一定要堅決果敢，勇于拍板，具有將事件發(fā)展趨勢掌握在自己手里的能力，在常規(guī)的工作中不斷加強理論學(xué)習(xí)，在辦公室工作中不斷激發(fā)和釋放“能量”。

3 高校辦公室管理模式創(chuàng)新

銳意進取、開拓創(chuàng)新也是高校辦公室主任應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)。為了適應(yīng)高校工作發(fā)展的要求，每一位高校辦公室主任都應(yīng)具有強烈的使命感、責(zé)任感和緊迫感，要不斷改革創(chuàng)新辦公室管理模式。不求有功，但求無過，按部就班，這樣是無法適應(yīng)新時期高校發(fā)展需求的。作為高校辦公室的領(lǐng)導(dǎo)要不斷增強進取心和自信心，在工作實踐中不斷探索，創(chuàng)造性地開展高校辦公室的各項工作。要善于總結(jié)和借鑒，吸收消化前人的工作經(jīng)驗，并不斷推出自身處理和解決問題的新思路和新方法，勇于突破傳統(tǒng)觀念的束縛，切忌循規(guī)蹈矩。

同時，高校辦公室主任和工作人員要想在日常工作中做到工作“有效率、有特色、有創(chuàng)新、有成績”，就必須熟練掌握高校教育教學(xué)工作的規(guī)律和各種現(xiàn)代化的工作手段。

通過在高校辦公室11年的工作積累，總結(jié)出高校辦公室主任需要在工作中掌握以下八方面工作技巧:一是工作實事求是，講真話、講實話。堅持實事求是的原則，把講真話、講實話作為為人之本，堅持批評與自我批評的工作方針，堅持辦實事、辦好事的工作目標(biāo)。二是反映情況力求真實、不虛不假。要以事實為依據(jù)，以利于領(lǐng)導(dǎo)決策。三是口頭表達思路清晰、不模糊。在請示匯報、處理問題的過程中思路清晰，忌模棱兩可。四是工作不拖沓、講究高效率。倡導(dǎo)雷厲風(fēng)行之風(fēng)，講究快節(jié)奏、高效率，需要做的事馬上辦，不推諉、不拖沓、不拖泥帶水，行動迅速，只爭朝夕。五是不做表面文章、工作細(xì)致。要養(yǎng)成求真務(wù)實的習(xí)慣，講真話、辦實事、求實效，不做表面文章，不搞形式主義。六是工作主動熱情、肯吃苦。要思維敏捷,善于在壓力下工作，主動熱情，具有團隊精神，愿意且自信有實力接受有挑戰(zhàn)性的工作。七是工作顧全大局、甘于奉獻，真正把師生的利益擺在首位。八是刻苦鉆研基本功，全面提高為廣大師生服務(wù)的綜合素質(zhì)。

[1]李秀蘭.服務(wù)意識的加強——對高校學(xué)院辦公室人員工作技巧的思考[J].黑龍江科技信息，2009（ 1）:80.

[2]關(guān)立力.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)構(gòu)建學(xué)院辦公室管理新模式[J].社科縱橫，2009，24（ 8） :44-45.

[3]徐文花.提高高校學(xué)院辦公室工作效能的探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007，17（ 7） :265-266.

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[6]艾嬌.淺談高校學(xué)院辦公室的管理工作[J].才智，2010（36）:344-345.

A Brief Introduction to the Fundamental Laws and Work Skills of the Party Committee Office in Institutions of Higher Learning

Mi Baochang
（Environmental Management College of China，Qinhuangdao Hebei066004，China）

This paper,mainly from clearing the working responsibilities of the party committee office in institutions of higher learning,the abilities of the office dean and innovating office management mechanism three aspects,introduced the fundamental working laws of the party committee office.From the working experiences,it summarized eight working skills of the office dean.

institutions of higher learning； the Party Committee office;fundamental laws；working skills

G462

A

1008-813X（2012）01-0083-03

10.3969/j.issn.1008-813X.2012.01.024

2011-11-15

米寶昌（1953-），男，河北省秦皇島人，畢業(yè)于中央黨校政治學(xué)專業(yè)，副教授，主要從事高等教育管理工作。