姜 農(nóng) 英

(中國(guó)水電顧問(wèn)集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，四川 成都 610072)

1 前 言

我國(guó)水電事業(yè)得到了超快發(fā)展，取得了舉世矚目的成就。水電事業(yè)的快速發(fā)展，也對(duì)水電工程檔案的管理提出了更高、更嚴(yán)的要求。水電工程設(shè)計(jì)檔案作為水電事業(yè)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在水電事業(yè)中的作用和地位日益凸顯出來(lái)，無(wú)論是施工過(guò)程、還是竣工、交接驗(yàn)收過(guò)程，它都成為水電事業(yè)不可缺少的重要組成部分，尤其是在突發(fā)事件的處置中，更顯示出其重要性。2008年的汶川大地震，對(duì)唐家山堰塞湖的處置，以及對(duì)受到地震嚴(yán)重影響的映秀灣、太平驛等水電站大壩的處置，充分顯示了水電工程設(shè)計(jì)檔案是生產(chǎn)力要素的重要資源和具有“工作考查、科學(xué)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、技術(shù)交流”的作用，為奪取抗震救災(zāi)的勝利，作出了積極的貢獻(xiàn)。加強(qiáng)水電工程設(shè)計(jì)檔案歸檔完整性的管理，是從源頭上、基礎(chǔ)上做好水電工程設(shè)計(jì)檔案的歸檔工作，使其能夠完整地體現(xiàn)全面性、權(quán)威性、應(yīng)用性的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。然而，一些水電設(shè)計(jì)單位存在水電工程檔案不齊全、不完整的現(xiàn)象，直接影響了水電工程檔案的質(zhì)量，給檔案的利用帶來(lái)很大的局限性。因此，加強(qiáng)對(duì)水電工程設(shè)計(jì)檔案完整性管理方法的研究，尤為重要。本文結(jié)合工作實(shí)踐，就這個(gè)問(wèn)題作一初步探討。

2 水電工程設(shè)計(jì)檔案歸檔完整性的基本要求及歸檔不完整的原因

水電工程設(shè)計(jì)檔案歸檔的完整性應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)“完整、系統(tǒng)、齊全”這一基本要求。但水電項(xiàng)目多、規(guī)模大、投資大、工期長(zhǎng)、覆蓋面廣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)，使水電工程設(shè)計(jì)檔案的文件材料歸檔存在著很不完整的現(xiàn)象，表現(xiàn)為：建設(shè)周期長(zhǎng)、時(shí)間跨度大、人員變化多的設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案資料不完整或被丟失；工程設(shè)計(jì)圖以外的其他文件材料(如會(huì)議紀(jì)要、科研項(xiàng)目文件材料、設(shè)備文件材料、計(jì)算稿)長(zhǎng)期滯留在處室或個(gè)人手中；外出活動(dòng)所形成的衍生文件材料未納入歸檔的范疇。文件材料呈自發(fā)形成和自我保管狀態(tài)，若無(wú)科學(xué)的保管和管理，將造成檔案材料的損壞、失效、丟失、泄漏，破壞了材料文件的系統(tǒng)性和完整性，以至無(wú)法利用和保存，降低了檔案資源的“完整、系統(tǒng)、齊全”，影響了檔案的質(zhì)量和使用價(jià)值。究其原因，主要有：

(1)認(rèn)識(shí)問(wèn)題。不論是領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)人員，站在各自的崗位和角度，缺乏對(duì)檔案歸檔管理的系統(tǒng)的、全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的管理檢查、落實(shí)不到位。

(2)制度的問(wèn)題。對(duì)檔案管理沒(méi)有形成一套完整的系列制度，或執(zhí)行制度不嚴(yán)格，使歸檔的目的、時(shí)間、原則、要求范圍不明確，存在隨意性。

(3)人員問(wèn)題。工程技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)與技術(shù)人員對(duì)歸檔范圍不熟悉，使該歸的不歸，甚至將文件資料視為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，不按規(guī)定的歸檔要求辦理；再則就是檔案部門人員少，面對(duì)點(diǎn)多面廣的檔案材料主動(dòng)收集存在困難。

3 提高水電工程設(shè)計(jì)檔案完整性的認(rèn)識(shí)和工作力度

提高水電工程設(shè)計(jì)檔案的完整性，是檔案管理部門保證檔案的來(lái)源和質(zhì)量的最基礎(chǔ)性的工作，收集、保管、利用三大要素缺一不可，收集是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。從水電工程設(shè)計(jì)檔案的價(jià)值來(lái)看，其完整性就顯得尤為重要和突出。完整的工程設(shè)計(jì)文件材料是整個(gè)工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)到實(shí)施和完成的全面記載，反映了工程技術(shù)人員認(rèn)識(shí)掌握工程項(xiàng)目本身規(guī)律和本質(zhì)的全部真實(shí)過(guò)程。這個(gè)過(guò)程的記錄是工程技術(shù)人員智慧的集中體現(xiàn)，具有承前啟后的重要作用，是借鑒前人的成功經(jīng)驗(yàn)，吸取精華，進(jìn)一步推進(jìn)水電事業(yè)發(fā)展的寶貴財(cái)富。相反，不具備完整性的文件材料檔案的價(jià)值則會(huì)大打折扣。努力提高工程設(shè)計(jì)文件材料歸檔的完整性的認(rèn)識(shí)和工作力度，是檔案部門和工程部門全部工作的重要的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

從水電工程設(shè)計(jì)文件材料固有的特點(diǎn)來(lái)看，必須提高工程設(shè)計(jì)文件材料歸檔的完整性。水電工程設(shè)計(jì)文件具有形成的自身規(guī)律性和階段性，設(shè)計(jì)方有預(yù)可行性研究、可行性研究、招標(biāo)設(shè)計(jì)、施工詳圖等階段，多階段的文件材料是一個(gè)統(tǒng)一體，具有承上啟下、相互作用、相互關(guān)聯(lián)的作用，任何一點(diǎn)的材料缺失都會(huì)影響工程設(shè)計(jì)檔案材料的完整性，從而降低使用價(jià)值。工程設(shè)計(jì)作為一個(gè)系統(tǒng)工程，其文件材料具有多行業(yè)、多專業(yè)性質(zhì)。對(duì)于水電工程設(shè)計(jì)，除了水電專業(yè)外，還有交通、機(jī)電、建筑、地勘、測(cè)量、移民搬遷、安置等多種專業(yè)技術(shù)人員相互配合共同完成，決定了工程設(shè)計(jì)文件材料是集多專業(yè)、多人員的心血與成果的結(jié)合體。多部門、多專業(yè)的文件材料都有其特定的文件，內(nèi)容不分主次，都是工程設(shè)計(jì)檔案無(wú)可取代的重要部分，不能混淆，更不可避重就輕。只有全面收集歸檔，才能形成完整性較強(qiáng)的水電工程檔案。水電工程設(shè)計(jì)文件固有的階段性、多學(xué)科性、系統(tǒng)性，決定了其歸檔完整性的必要性。

4 水電工程設(shè)計(jì)檔案歸檔完整性管理的辦法

針對(duì)工程設(shè)計(jì)文件材料歸檔中存在的不完整性的諸多問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)水電工程設(shè)計(jì)檔案歸檔完整性管理辦法的研究，是一項(xiàng)非常必要和緊迫的任務(wù)。針對(duì)存在問(wèn)題的原因，應(yīng)當(dāng)從制度、人員、措施等幾個(gè)方面著手，形成和完善水電工程設(shè)計(jì)檔案歸檔完整性的管理辦法。

4.1 借鑒“三納入、四參加、四同步”的實(shí)踐與思維

近來(lái)來(lái)，“三納入、四參加、四同步”理論的提出與實(shí)踐，為檔案歸檔的完整性，提供了一條清晰的思路和解決歸檔不完整性的方法?！叭{入、四參加、四同步”，即將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作儀事日程，納入單位規(guī)章制度及工作流程，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制；檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品成果、科研設(shè)計(jì)審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；單位下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)與提出項(xiàng)目文件材料歸檔的要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。其中，“三納入”是提前控制思維的體制制度保障；“四參加”是參與控制思維在檔案管理中的最佳切入點(diǎn)；“四同步”是控制思維的延伸和擴(kuò)展，是全程管理的實(shí)施方式。

4.2 建立完善的歸檔制度，用制度化、程序化的方法保障檔案的完整性

要做到水電文件材料歸檔齊全完整，必須要從制度上約束，制定完善的歸檔制度，明確歸檔的目的、時(shí)間、原則、要求、范圍等，使檔案部門與相關(guān)部門有章可循。為增強(qiáng)權(quán)威性和約束力，應(yīng)依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法規(guī)制定歸檔制度。歸檔制度一經(jīng)建立，則嚴(yán)格執(zhí)行，以發(fā)揮實(shí)效。

確立明確、細(xì)致的歸檔范圍。依據(jù)國(guó)家歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合水電工程設(shè)計(jì)活動(dòng)的特點(diǎn)，制定明確、詳細(xì)的歸檔范圍，是保證歸檔齊全的重要前提。歸檔范圍應(yīng)適度從水電工程設(shè)計(jì)的整體概念出發(fā)，根據(jù)工程設(shè)計(jì)中形成文件材料的種類，把握重點(diǎn)、兼顧全面，明確、詳細(xì)地規(guī)定出各個(gè)設(shè)計(jì)階段的歸檔范圍。

建立逐級(jí)管理責(zé)任制。責(zé)任制是加強(qiáng)工作責(zé)任心、提高效率、保證秩序的一項(xiàng)有效措施；建立由分管領(lǐng)導(dǎo)—檔案管理部門—項(xiàng)目負(fù)責(zé)人—項(xiàng)目組兼職檔案員組成的逐級(jí)管理責(zé)任制，把歸檔工作落實(shí)到具體人員的崗位職責(zé)，可以使檔案收集工作跟上工程設(shè)計(jì)工作的每一環(huán)節(jié)，避免遺漏設(shè)計(jì)活動(dòng)中形成的文件材料。

編制歸檔通報(bào)和設(shè)立聯(lián)席會(huì)議制。根據(jù)需要定時(shí)召開聯(lián)席會(huì)議，總結(jié)歸檔情況，對(duì)質(zhì)量好、歸檔率高的項(xiàng)目組予以表?yè)P(yáng)，批評(píng)警示歸檔率差的項(xiàng)目組。通報(bào)結(jié)果與設(shè)計(jì)人員的項(xiàng)目承包獎(jiǎng)、設(shè)計(jì)評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)掛鉤，促進(jìn)歸檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

階段定期歸檔制。按預(yù)可行性研究、可行性研究、招標(biāo)設(shè)計(jì)、施工詳圖等階段的歸檔范圍要求，分階段定期歸檔?；窘ㄔO(shè)是按照一定的程序依次進(jìn)行的。大、中型工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的周期性較長(zhǎng)，時(shí)間跨度大，相關(guān)人員變動(dòng)也較大，如不分階段歸檔，大量的文件材料長(zhǎng)期積壓在形成部門，對(duì)生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門是一個(gè)很重的負(fù)擔(dān)，而且不利于維護(hù)有關(guān)文件材料的完整性和安全性。

隨時(shí)歸檔制。對(duì)時(shí)間緊、任務(wù)重的項(xiàng)目，設(shè)計(jì)人員需加班加點(diǎn)工作，文件材料形成很快，分階段定期歸檔制已無(wú)法滿足需要，需要建立隨時(shí)歸檔制，加快節(jié)奏，提高效率，變定期歸檔為隨時(shí)歸檔。

4.3 多層次、多渠道檔案的收集方法

采取靈活多樣的工作方法，多層次、多渠道、多方式收集檔案資料是提高檔案完整性的重要環(huán)節(jié)。平時(shí)注意了解本單位各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面的工作內(nèi)容、特點(diǎn)、程序、產(chǎn)生文件的情況，對(duì)收什么、向誰(shuí)收、何時(shí)收、怎么收等做到心中有數(shù)，這樣就能有針對(duì)性地檢查督促文件材料歸檔，堵塞文件散失的漏洞。

從立項(xiàng)開始實(shí)施前端控制，讓檔案部門提前參與文件材料的管理，提前了解各部門的業(yè)務(wù)工作流程，確切掌握文件材料形成的內(nèi)容、種類、價(jià)值等，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況和第一手文件材料，保證相應(yīng)的文件材料全部、及時(shí)歸檔。

健全文件材料收集網(wǎng)絡(luò)。平時(shí)由各科室配備的兼職檔案員收集分散的文件材料，由專職檔案人員指導(dǎo)、督促、檢查項(xiàng)目文件材料收集情況，保持與工程項(xiàng)目組的密切聯(lián)系，將產(chǎn)生的文件材料很快立卷歸檔。

掌握文件材料形成規(guī)律，發(fā)現(xiàn)線索，追蹤收集。如通過(guò)會(huì)議通知查找會(huì)議文件，從當(dāng)前中心工作查找圍繞中心工作形成的文件材料；結(jié)合保密檢查、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等機(jī)會(huì)，隨時(shí)把應(yīng)歸檔的文件收集起來(lái)。

綜上所述，只要采取科學(xué)的方法，強(qiáng)化歸檔意識(shí)，采取行之有效的方法，不斷創(chuàng)新工作思維，加強(qiáng)方法和措施的研究，就可以更好地提高水電工程設(shè)計(jì)檔案歸檔的完整性，達(dá)到檔案“完整、系統(tǒng)、齊全”的要求和目的。

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