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海事檔案管理面臨的問題及對策

2012-04-29 09:48潘亞麗
中國水運 2012年9期
關(guān)鍵詞:編研海事檔案管理

潘亞麗

摘 要:海事檔案管理如何適應(yīng)海事事業(yè)發(fā)展需要并為各項海事事業(yè)的發(fā)展提供更便捷、更全面、更及時

的服務(wù),作者根據(jù)自己近年來檔案管理的實踐和體會,深刻分析了目前海事檔案管理面臨的問

題,針對性地提出了解決對策,對海事檔案管理工作有一定的啟示。

關(guān)鍵詞:海事檔案管理

隨著近年來海事事業(yè)的快速發(fā)展,海事檔案在各項管理中發(fā)揮的作用也越來越突出。面對這一新的形勢,海事檔案如何進一步求真求實、鑒往知來、對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想,為各項海事事業(yè)的發(fā)展提供更便捷、更全面、更及時的服務(wù),應(yīng)成為各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者努力探索解決的課題。筆者根據(jù)自己近年來檔案管理的實踐和體會,就目前海事檔案管理面臨的問題及其對策談幾點粗淺的看法。

目前海事檔案管理面臨的主要問題

應(yīng)該肯定,由于近年來強力推行檔案目標管理,海事檔案管理工作已邁出了重要的一步,取得了一定的成效,有了一個良好的開端。但面對新形勢發(fā)展要求仍存在以下問題。

海事檔案管理的長遠規(guī)劃相對薄弱。雖然檔案管理已引起了各級領(lǐng)導(dǎo)的重視,并納入到自己的工作議程,在建章立制,建立管理網(wǎng)絡(luò),加大管理力度,硬件投入,人員素質(zhì)培訓(xùn)等諸方面采取了不少切實可行的具體措施,短期效果也十分明顯。但就其長遠規(guī)劃而言還是顯得相對薄弱。這里既有主觀上的原因,又有客觀上的原因。

海事科技檔案分類編號執(zhí)行情況缺乏一個統(tǒng)一完整的標準。2004年部海事局以《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》為依據(jù)制定了《海事科技檔案分類編號辦法實施細則》,但各單位的實際執(zhí)行情況并不相同,其屬類所包涵的小類,小類的編號也不盡相同。出現(xiàn)同一屬類具有不同的編號,同一小類的內(nèi)容也不一致的現(xiàn)象。

海事科技檔案缺乏數(shù)字化管理。近年來,由于檔案信息化建設(shè)步伐加快,檔案信息資源得到了大力開發(fā),很多單位文書檔案、甚至有的單位錄音、音像、照片、實物檔案全部實現(xiàn)了數(shù)字化管理,但占庫藏總量一半以上的海事科技檔案數(shù)字化卻明顯滯后。

海事檔案的信息開發(fā)編研成果層次不高。經(jīng)過對有些單位的學(xué)習(xí)考察,發(fā)現(xiàn)檔案的信息開發(fā)和編研存在四多四少現(xiàn)象。一是匯編多研究少。二是編研數(shù)量多,精品少。三是為完成任務(wù)編得多,主動提供服務(wù)編得少。四是紙質(zhì)材料編研多,非紙質(zhì)材料編研少。

計算機在海事科技檔案管理中的應(yīng)用適應(yīng)不了時代發(fā)展的需要。從目前檔案已達標的各單位來看,計算機的應(yīng)用仍處于進一步完善的探索的階段,檔案信息資源的共享遠遠滿足不了實際工作的需要。

檔案管理人員的素質(zhì)與新形勢檔案管理的要求明顯不適應(yīng)。檔案管理本身內(nèi)含的社會服務(wù)功能和計算機的應(yīng)用,更引起了檔案管理的一場新的變革,這些都對檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高,不僅要具備扎實的理論功底,還要具備相應(yīng)的海事業(yè)務(wù)以及一定的計算機知識。而目前現(xiàn)有檔案管理隊伍,檔案科班出身的相當少,大多數(shù)是其他崗位調(diào)配而來,具有檔案專業(yè)館員職稱及其以上的人員更是寥寥無幾。加之大多數(shù)單位的檔案管理人員都是身兼數(shù)職,這種現(xiàn)狀與新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的要求相差甚遠,矛盾越來越突出。

解決海事檔案面臨問題的對策

首先,應(yīng)立足現(xiàn)實,制訂好檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃。面對新形勢下檔案在收集、整理、開發(fā)、利用上將發(fā)生革命性變化的形勢,研究制定各單位檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,明確今后乃至更長一個時期檔案事業(yè)發(fā)展的目標、任務(wù)、重點、步驟和措施,保持檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展,已經(jīng)成為一項十分緊迫的任務(wù)。研究制訂檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,應(yīng)遵循以下原則:一是統(tǒng)籌規(guī)劃,量力而行。檔案規(guī)劃不能游離于單位總體規(guī)劃之外,而必須與其融為一體,成為總體規(guī)劃的一個部分,并且必須考慮不能超越現(xiàn)有物力、財力、人力所能提供的可能。二是立足當前,著眼未來。既要把當前檔案工作抓緊抓實抓好,又要考慮未來的發(fā)展需要,要把解決當前問題與長遠發(fā)展相結(jié)合。三是實事求是、切實可行。要遵循檔案事業(yè)發(fā)展的客觀規(guī)律,充分考慮各單位的實際情況,有的放矢地做規(guī)劃,目標、步驟、措施要切實可行。

其次,強化依法管檔和檢查考核力度。堅持依照法律管理檔案,依照標準規(guī)范檔案,是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保障和必要途徑。因此,一是加大檔案法規(guī)宣傳力度,通過各種途徑反復(fù)宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及檔案管理的各項制度,提高依法管理檔案的自覺性。二是要密切聯(lián)系工作實際,認真分析研究,劃清歸檔范圍,確保有價值的管理活動資料記錄無一例外地列入歸檔范圍,剔除目前存在的一些不必歸檔的內(nèi)容,做到分類合理,編號科學(xué),內(nèi)容完整,標準統(tǒng)一。三是加強對檔案管理工作的檢查考核力度,要把檔案管理工作與物質(zhì)文明、精神文明建設(shè)考核同步進行。

再次,加強海事科技檔案信息資源開發(fā)利用,多出編研精品。開發(fā)利用海事科技檔案信息資源是檔案工作的根本目的,是檔案工作最具有活力的一項工作,也是人們認識檔案工作、檢驗和衡量檔案工作水平的重要方面。因此,加強海事科技檔案信息的開發(fā),多出編研精品,提供主動、超前服務(wù)是當前檔案工作的重要任務(wù)。做好這項工作,應(yīng)注意:一是編研選題要切合單位實際,要以檔案利用率高、使用價值大、對管理工作有指導(dǎo)和借鑒作用的經(jīng)驗性、成果性的材料為編研首選題目。找準編研工作與實際工作的結(jié)合點,增強針對性。二是編研選材要寧多毋漏,從不同的側(cè)面、不同的角度,綜合分析,不可只取事物發(fā)展的一個階段或某個斷面,要做到客觀公正、忠于檔案。三是編研形式應(yīng)力求新穎、圖文并茂。編研成果載體有條件的,可采用錄象帶、光盤等。四是編研成果還應(yīng)講究風(fēng)格,以增強知識性、文學(xué)性和鑒賞性。同時要加大編研成果的宣傳力度,促進編研成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

第四,加快推進計算機在海事檔案管理中的應(yīng)用。隨著計算機的廣泛應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)作為信息傳輸?shù)闹饕緩揭汛髣菟叄藗兊骄W(wǎng)上查找所需信息已成為必然。特別是辦公自動化水平的不斷提高,利用網(wǎng)絡(luò)及時迅速查閱檔案信息的愿望將越來越強烈,直接到檔案室借閱檔案將越來越少。因此,加快推進計算機在檔案管理中的深度應(yīng)用,實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索勢在必行。針對目前的情況,有必要先行考慮如下幾點:一是加強檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的研究,實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實施,以保證軟件、硬件設(shè)施的一致性。二是有必要抽調(diào)檔案和計算機專業(yè)人員進行檔案計算機管理專題研究,包括檔案軟件設(shè)計、電子檔案各項規(guī)章制度、標準等。三是加快對現(xiàn)有檔案人員的計算機知識培訓(xùn),為電子檔案管理儲備人才。

第五,積極探索海事科技檔案數(shù)字化發(fā)展新途徑。一是將海事管理各類系統(tǒng)軟件與檔案管理系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)接口,將辦理完成的海事科技檔案進行邏輯歸檔,既保證電子文件其真實性、完整性和有效性的要求,又能提高工作效率,減少不必要的勞動。二是在檔案管理系統(tǒng)中建立科技文件材料管理模塊,將日常辦理完畢需要歸檔的電子文件及時存入科技檔案公文庫中,歸檔時直接導(dǎo)入檔案管理模塊,這樣即能保證文件收集齊全,不易丟失,也能確保歸檔的電子文件與紙制文件的一致。三是基本建設(shè)項目技術(shù)檔案,從該項目立項至竣工驗收全過程,就要求各單位在提供紙質(zhì)文件的同時必須報送電子文件,最大化的使海事科技檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理。

第六,建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍,為搞好檔案工作提供保證。一是要加強理論教育,提高政治素質(zhì)。檔案工作者只有加強政治理論學(xué)習(xí),具有政治上的堅定性、敏銳性,才能保證檔案工作的歷史真實性、可靠性,才能承擔起檔案工作為建設(shè)社會主義現(xiàn)代化事業(yè)服務(wù)的重任。二是要提高文化素質(zhì)。檔案工作涉及的面非常廣,各種門類的檔案涉及到許多學(xué)科,必須掌握豐富的文化知識,才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要,才能做好檔案工作。要制訂檔案人員培訓(xùn)規(guī)劃,推進檔案人員后續(xù)教育,營造良好的學(xué)習(xí)氛圍,建立必要的競爭上崗制度,增強學(xué)習(xí)的緊迫感,以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的越來越高的要求。三是要提高專業(yè)水平。檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作,從事檔案工作的人員必須掌握檔案工作的方法和規(guī)律,精通檔案業(yè)務(wù)。要加強檔案業(yè)務(wù)理論培訓(xùn),開展檔案業(yè)務(wù)的研討和交流,不斷更新知識,提高業(yè)務(wù)能力和水平。四是要強化服務(wù)意識。檔案工作的生命力取決于檔案信息資源的社會服務(wù)功能,檔案人員應(yīng)具有主動服務(wù)意識,不能僅僅做個保管員,而要站在管理的角度,充分利用大量的信息資源,通過編研等不同形式,為各項管理工作提供超前的、主動的服務(wù),充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

(作者單位:連云港海事局)

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