于淑清

城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)園林檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，城市園林建設(shè)的發(fā)展也日漸加快，因而園林檔案的數(shù)量與日俱增，為了存儲(chǔ)大量的檔案，全國各地檔案館正大規(guī)模擴(kuò)建庫房。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)保存的環(huán)境要求較高，紙質(zhì)檔案容易破損，具有不易存儲(chǔ)的缺點(diǎn)，而且占用空間大，不方便查詢檢索。信息時(shí)代的到來無疑給園林檔案的存儲(chǔ)和管理帶來了機(jī)遇，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案的保存和管理中，實(shí)現(xiàn)園林檔案的數(shù)字化是目前解決傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)和利用的最佳途徑，檔案數(shù)字化是城市園林檔案工作的必然發(fā)展趨勢。

一、城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)的影響因素

1.城市園林檔案數(shù)字化存儲(chǔ)介質(zhì)長期存取的問題

由于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)和軟件技術(shù)的不斷更新，技術(shù)過時(shí)成為數(shù)字化園林檔案信息長期存取的重要因素。園林檔案是存儲(chǔ)在一定的載體上的（如光盤、磁盤等），存儲(chǔ)載體的質(zhì)量和性能直接決定了信息保存時(shí)間的長短。因此，園林檔案信息存儲(chǔ)載體的壽命是影響檔案長期存取的重要因素之一，檔案管理人員在園林檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)選擇壽命相對(duì)較長、性能相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息存儲(chǔ)載體。

2.信息技術(shù)過時(shí)影響城市園林檔案數(shù)字化進(jìn)程

目前正處于科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度快，硬件和軟件技術(shù)日新月異。一旦軟件技術(shù)過時(shí)，依賴于該技術(shù)存儲(chǔ)的園林檔案信息資源也會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重問題。比如技術(shù)過時(shí)，導(dǎo)致先前存儲(chǔ)的信息在新的技術(shù)支持下不能被讀出，從而失去了保存檔案的意義。這就要求檔案管理人員在開發(fā)新的園林檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)要考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和兼容性，系統(tǒng)升級(jí)后對(duì)原來存儲(chǔ)的信息也可識(shí)別?，F(xiàn)在，園林檔案館一般是采取數(shù)據(jù)遷移技術(shù)來保存信息的。

3.城市園林檔案數(shù)字化帶來的信息安全性問題

信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，使得網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用更為普遍。要實(shí)現(xiàn)城市園林檔案的數(shù)字化，就必須依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。園林檔案數(shù)字化的目的之一是實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，各個(gè)檔案館之間可以進(jìn)行信息的溝通和交流。但是園林檔案信息包括城市園林的設(shè)計(jì)方案、建設(shè)指導(dǎo)、政策問題等一些需要保密的內(nèi)容，一旦在網(wǎng)絡(luò)上傳播，勢必會(huì)引起相關(guān)部門和工作人員對(duì)其安全性的擔(dān)憂。所以進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和管理方法相結(jié)合，對(duì)于保密性較高的文件采用防黑客攻擊的高級(jí)保密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，提高信息化檔案管理的安全性。

雖然園林檔案數(shù)字化建設(shè)存在種種問題，但是從長遠(yuǎn)來看，園林檔案的數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代檔案發(fā)展的必然趨勢，也是符合社會(huì)發(fā)展的。城市園林檔案信息化是采用新的管理理念、新設(shè)備和新技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的園林檔案管理進(jìn)行更新改造的過程。為了方便人們快速查詢園林檔案，縮短檔案的加工時(shí)間，節(jié)省大量的人力物力財(cái)力，提高檔案利用的時(shí)效性，應(yīng)對(duì)現(xiàn)在辦公無紙化的社會(huì)潮流，園林檔案的管理迫切需要進(jìn)行一次大規(guī)模改革，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，進(jìn)行數(shù)字化管理。

二、城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

1.實(shí)現(xiàn)城市園林檔案數(shù)字化為檔案館節(jié)省了大量的空間

由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都處于快速發(fā)展階段，城市園林建設(shè)也不例外。城市園林建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致園林檔案數(shù)量的急劇增加。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要占用一定空間進(jìn)行存放，而且其存放的環(huán)境條件必須達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光），檔案館需要配置適宜安全保存檔案的專門庫房。這些設(shè)施的配備增加了園林檔案館的額外支出，加大了檔案保存的成本。而實(shí)現(xiàn)園林檔案數(shù)字化建設(shè)則避免了這些問題，從而解決了專業(yè)庫房擴(kuò)建帶來的一系列問題，為檔案館節(jié)省了大量的空間和資金。

2.城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)備份

城市園林檔案記錄了城市園林建設(shè)過程中的全部信息，是一個(gè)城市甚至一個(gè)國家城市發(fā)展的完整體現(xiàn)，對(duì)于以后城市的發(fā)展有借鑒作用，是極其重要的信息資源。但是類似地震、海嘯、泥石流等的自然災(zāi)害，是我們?nèi)祟悷o法避免和防范的，這些自然災(zāi)害對(duì)園林檔案的完整保存提出了挑戰(zhàn)，因此，園林檔案的異地存儲(chǔ)顯得尤為重要。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)困難太多，費(fèi)用昂貴，幾乎是不可能的，而且對(duì)于比較重要的檔案也不能進(jìn)行備份，而園林檔案的數(shù)字化建設(shè)為檔案的異地存儲(chǔ)備份提供了可能，使園林檔案的存儲(chǔ)不受自然災(zāi)害的威脅。

3.城市園林檔案數(shù)字化可提高檔案的查詢檢索速度

紙質(zhì)的檔案在進(jìn)行查詢時(shí)，管理人員需要翻看一本一本的目錄，然后到庫房查找檔案。這種傳統(tǒng)的查詢方法雖能達(dá)到目的，但是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，尤其是檔案數(shù)量較大時(shí)，這項(xiàng)工作就更加復(fù)雜。另外，紙質(zhì)檔案易破損的特點(diǎn)限制了其可查閱的次數(shù)，尤其是年代比較久遠(yuǎn)的檔案，已經(jīng)遭到較大程度的破壞，這就增加了查詢的難度。檔案管理數(shù)字化以后，就可實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢。由于電子檔案的可拷貝性和大容量移動(dòng)設(shè)備的出現(xiàn)，為檔案的快速查詢和公開信息資源共享提供了方便，很大程度上提高了檔案查詢檢索的速度。

三、城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

1.提高園林檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)素養(yǎng)

園林檔案管理起步較晚，至今仍未形成完整的管理體系，工作人員年齡偏大，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)積極性差，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，嚴(yán)重影響了園林檔案向標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程。檔案管理的數(shù)字化對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)和技能提出了更高的要求，除了要有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，還要掌握計(jì)算機(jī)的使用方法。園林檔案管理部門應(yīng)定期組織工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)，尤其是使用計(jì)算機(jī)的能力。

2.城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

無規(guī)矩不成方圓，任何事物都需要一定的標(biāo)準(zhǔn)來制約，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是我國發(fā)展城市園林檔案數(shù)字化工程的重要基礎(chǔ)。因地制宜，根據(jù)本地區(qū)實(shí)際情況，逐步推出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，最終形成我國城市園林檔案數(shù)字化工程的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化體系。同時(shí)緊密配合國家有關(guān)部門，積極解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下園林檔案數(shù)字化產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題，探索保障人們公平利用檔案信息資源的合理途徑。

3.城市園林檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件環(huán)境、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境三部分。硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字化處理設(shè)備等，軟件建設(shè)主要指根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)系統(tǒng)軟件平臺(tái)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、軟件開發(fā)平臺(tái)的選用與建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分為檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)以及與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。這些設(shè)備是園林檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，政府相關(guān)部門和園林檔案館應(yīng)加大資金投入，建設(shè)相應(yīng)的空間數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，才能更好的服務(wù)于城市園林檔案的數(shù)字化建設(shè)。

4.城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)需要政府的支持

任何構(gòu)想沒有政府的支持都是空想，城市園林檔案數(shù)字化建設(shè)也不例外，需要政府的正確指導(dǎo)和合理引導(dǎo)。政府相關(guān)部門應(yīng)制定法律法規(guī)，對(duì)檔案數(shù)字化的過程進(jìn)行規(guī)范，統(tǒng)一傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的步驟，監(jiān)督數(shù)字化建設(shè)過程中的細(xì)節(jié)問題，確保電子化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。政府應(yīng)倡導(dǎo)城市園林建設(shè)實(shí)施部門在工作中盡量形成電子文件。另外，由于檔案數(shù)字化需要增加相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備，政府應(yīng)加大這方面的資金投入，疏通園林檔案館與其他相關(guān)部門的接口工作，為園林檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。