許偉

公關(guān)行業(yè)的項(xiàng)目管理，就是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)，在一定的資源約束下，運(yùn)用專業(yè)的策略、方法和工具，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理。對(duì)全過(guò)程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)估，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。

項(xiàng)目管理包含6個(gè)主要的流程，即：提案、啟動(dòng)、計(jì)劃、控管、執(zhí)行、結(jié)案等。管理的要素包括：時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人員管理、危機(jī)管理、流程管理5個(gè)主要方面。

本文主要介紹公關(guān)項(xiàng)目中的成本管理。在公關(guān)項(xiàng)目中，為客戶節(jié)約成本，最大限度地達(dá)成客戶滿意，為公司控制成本最大可能地實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)，嚴(yán)謹(jǐn)而有效的成本管理在實(shí)際操作中具有非?，F(xiàn)實(shí)的意義。對(duì)于中小規(guī)模的公關(guān)公司其重要性更是不言而喻。因相較于大型公關(guān)公司，其客戶數(shù)量和客戶項(xiàng)目預(yù)算都要少很多，既要開(kāi)源，更要節(jié)流。

總體看來(lái)成本控制可以從以下5個(gè)方面進(jìn)行：

準(zhǔn)確把握客戶滿意度：

項(xiàng)目達(dá)到的結(jié)果如若能超過(guò)客戶的心理期待，在能贏得客戶信任的同時(shí)，也降低了成本。目前由于客戶的專業(yè)水平相差很大，導(dǎo)致客戶對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果預(yù)期也很不同。我們需要根據(jù)客戶的期望值設(shè)定可執(zhí)行的最佳效果。事實(shí)上我們不用超出期望值太多，如果一個(gè)客戶想用5萬(wàn)元做個(gè)發(fā)布會(huì)，你就不要推薦50萬(wàn)的效果給他。不是最好，而是更好。

優(yōu)化流程，提高工作效率：

1、統(tǒng)籌安排流程，讓每一筆支出實(shí)現(xiàn)最大的回報(bào)，公司承接過(guò)很多頒獎(jiǎng)典禮，而禮儀的使用是最常見(jiàn)的，在使用數(shù)量的確定上，通過(guò)優(yōu)化流程，巧妙設(shè)計(jì)頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)，降低對(duì)禮儀的需求數(shù)量，即可實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約。

2、項(xiàng)目執(zhí)行中發(fā)生返工、補(bǔ)救是比較常見(jiàn)的情況，在前期項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，盡量細(xì)致入微，仔細(xì)籌劃每個(gè)微小環(huán)節(jié)的設(shè)置，盡最大可能提高每個(gè)環(huán)節(jié)效率，降低犯錯(cuò)誤的可能性。

3、進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?nèi)容設(shè)計(jì)時(shí)，根據(jù)客戶的特點(diǎn)進(jìn)行可再生的資源規(guī)劃，比如做A0C冠捷的新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，我們根據(jù)客戶的情況，將現(xiàn)場(chǎng)展示柜設(shè)計(jì)成可以拆卸，可重復(fù)利用，活動(dòng)結(jié)束后，客戶將展示柜分發(fā)給渠道做店內(nèi)展示使用，節(jié)省了費(fèi)用，同時(shí)會(huì)場(chǎng)的展示也有效地延伸至售點(diǎn)，達(dá)成后續(xù)的貼近傳播。

供應(yīng)商管理：

1、實(shí)行供應(yīng)商庫(kù)管理，既可以保證服務(wù)質(zhì)量，也利于控制成本。將供應(yīng)商分類管理一可根據(jù)供應(yīng)商的水平，價(jià)格，分為幾檔，針對(duì)不同客戶，不同要求選擇供應(yīng)商，所謂量體裁衣在公關(guān)行業(yè)更是一條通則。不能用價(jià)格相對(duì)較高的供應(yīng)商服務(wù)預(yù)算和要求相對(duì)較低的企業(yè)，這樣的客戶無(wú)法接受昂貴的價(jià)格，但可以接受質(zhì)量低些的材質(zhì)、服務(wù)。

2、以誠(chéng)合作，建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約；選擇供應(yīng)商維持長(zhǎng)期良好的合作關(guān)系，甚至簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，可以拿到供應(yīng)商更低的價(jià)格，供應(yīng)商也會(huì)基于長(zhǎng)期合作，在預(yù)算緊張的項(xiàng)目中，比較容易溝通，降低利潤(rùn)配合工作。

3、在風(fēng)險(xiǎn)可控的范圍內(nèi)，選擇部分外包，可降低外包的成本。大型項(xiàng)目中，經(jīng)常遇到既要保證質(zhì)量，又要控制成本的情況，可以選擇多個(gè)供應(yīng)商合作完成，比如我公司承辦《21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)報(bào)道》的會(huì)議周時(shí)，既要保證很好的質(zhì)量，也要控制成本。那么我們選擇高端供應(yīng)商完成核心部分搭建，而外圍搭建由價(jià)格相對(duì)實(shí)惠的供應(yīng)商完成，因?yàn)橐蟾叩牟糠?，不是每個(gè)供應(yīng)商都能做好，而有些簡(jiǎn)單工作是哪個(gè)檔次的供應(yīng)商都能較好完成，這樣既保證了搭建的質(zhì)量又降低了成本。

4、境外項(xiàng)目成本控制。在境外進(jìn)行的項(xiàng)目和國(guó)內(nèi)項(xiàng)目執(zhí)行起來(lái)有很大的不同，缺少經(jīng)驗(yàn)的公司要么不敢接，要么接下搞得自己手忙腳亂，焦頭爛額。境外活動(dòng)的成本除了國(guó)內(nèi)經(jīng)常產(chǎn)生的成本外，還有許多因地域，制度造成的額外費(fèi)用，這些需要預(yù)算中得以體現(xiàn)，避免成本失控。境外對(duì)當(dāng)?shù)貏诠けＷo(hù)很嚴(yán)格，國(guó)內(nèi)的工人即使過(guò)去，往往也是不能工作，否則就會(huì)違反當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)，影響項(xiàng)目的整體運(yùn)行。得不償失，變節(jié)為費(fèi)。

因此選擇供應(yīng)商格外重要，如在澳門做活動(dòng)，最好使用當(dāng)?shù)毓?，而某些?xiàng)目的實(shí)施也因?yàn)榭紤]境外的執(zhí)行能力做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，和當(dāng)?shù)睾炗喓贤瑫r(shí)，要注意當(dāng)?shù)氐墓r(shí)、習(xí)慣等，例如港澳地區(qū)的員工工作時(shí)間都是按照8小時(shí)計(jì)算，一般情況下不加班，或加班費(fèi)昂貴，這都會(huì)很大的影響項(xiàng)目成本。所謂細(xì)節(jié)決定成敗，在成本控制上亦如此。

5、供應(yīng)商底價(jià)的評(píng)估。在和供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)的過(guò)程中，一般供應(yīng)商會(huì)利用行業(yè)的不透明性虛報(bào)成本，爭(zhēng)取更大的利潤(rùn)。這就需要公關(guān)公司對(duì)供應(yīng)商的工作流程，人員成本有基本的了解，在此基礎(chǔ)上談價(jià)格，會(huì)爭(zhēng)取最大的利益。多一分了解你的合作方，就更多地保障合理而相對(duì)低廉的價(jià)格，同時(shí)在議價(jià)談判中獲取更多的主動(dòng)。

人員管理：

1、用最合適的人做合適的事。團(tuán)隊(duì)里每個(gè)成員都有自己的優(yōu)勢(shì)（經(jīng)驗(yàn)、性格、資源、能力等），根據(jù)每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)安排工作任務(wù)和內(nèi)容，比如讓有展覽展示經(jīng)驗(yàn)的人負(fù)責(zé)搭建，讓英語(yǔ)好的同事負(fù)責(zé)溝通、翻譯。讓較為細(xì)心的人負(fù)責(zé)物料管理等。這要求團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人能很好的判斷每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)和工作對(duì)人的素質(zhì)需求。

2、用最少的人做最多的事。做項(xiàng)目的時(shí)候我們經(jīng)常會(huì)遇到覺(jué)得人手不夠用的情況，但是實(shí)際又經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多人工作不夠滿額，造成人員浪費(fèi)。這就要求團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人能把分工做細(xì)，保證團(tuán)隊(duì)成員分工合理，在不同工作中切換，更容易統(tǒng)籌自己時(shí)間。

3、用別人（供應(yīng)商）的人做我們的事。在投入人員一定的情況下，抓大放小，安排工作內(nèi)容，適當(dāng)讓供應(yīng)商分擔(dān)部分工作，也可以節(jié)省人力。

4、巧妙使用臨時(shí)人員。臨時(shí)工作人員的使用在業(yè)內(nèi)已經(jīng)很普遍，但中短期臨時(shí)工作人員使用還不多。在大型項(xiàng)目中，臨時(shí)大量招聘正式員工會(huì)大幅增加成本，而且項(xiàng)目執(zhí)行后，又要面對(duì)如何安排閑置人員工作的問(wèn)題。充分利用中短期工作人員降低成本。比如項(xiàng)目周期3個(gè)月，如果使用2—3個(gè)臨時(shí)人員工作3個(gè)月，無(wú)疑節(jié)省大量成本。筆者本人就曾經(jīng)率領(lǐng)3個(gè)臨時(shí)人員，完成intel的覆蓋全國(guó)28個(gè)城市的core—training項(xiàng)目。

時(shí)間管理：

1、避免項(xiàng)目時(shí)間過(guò)于拖沓，合理安排項(xiàng)目人員的參與時(shí)間。越是大型項(xiàng)目從啟動(dòng)到執(zhí)行的時(shí)間越長(zhǎng)，而人員的時(shí)間安排多少?zèng)Q定項(xiàng)目的成本，一般盡量把項(xiàng)目的時(shí)間控制在合理的時(shí)間段內(nèi)，大型項(xiàng)目3—6個(gè)月的準(zhǔn)備時(shí)間基本能滿足要求，前期人員安排過(guò)多，會(huì)無(wú)所事事，安排太少，介入進(jìn)來(lái)時(shí)對(duì)項(xiàng)目了解程度又不夠，我們可以使用將每人工作時(shí)間分割，參與不同項(xiàng)目，達(dá)到都跟進(jìn)，不影響正常進(jìn)展。

我們遇到過(guò)一個(gè)團(tuán)隊(duì)在3天內(nèi)執(zhí)行3個(gè)項(xiàng)目的經(jīng)歷，其中一個(gè)項(xiàng)目還是為期5天的高強(qiáng)度。我們?cè)谕粋€(gè)團(tuán)隊(duì)中，3個(gè)人分別負(fù)責(zé)3個(gè)項(xiàng)目，而其他人在每個(gè)項(xiàng)目中分別擔(dān)任不同的角色。當(dāng)然大家會(huì)辛苦些，不過(guò)使一個(gè)團(tuán)隊(duì)完成3個(gè)項(xiàng)目成為可能，那種成就感也是不言而喻的。

2、前期規(guī)劃合理，避免扎堆。一般項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間的設(shè)定，公關(guān)公司是有機(jī)會(huì)參與意見(jiàn)的，公司內(nèi)部溝通，將所有項(xiàng)目在不影響客戶利益的前提下，盡量錯(cuò)開(kāi)，既避免同時(shí)人員不夠用，又可提高效率，降低成本。