潘曉銘

摘要:本文運(yùn)用高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析方法,對(duì)高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理中的變動(dòng)處置進(jìn)行流程分析和改進(jìn)。

關(guān)鍵詞:儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析流程改進(jìn)

中圖分類(lèi)號(hào):G482 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2012)06(c)-0202-03

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái),由于高校招生規(guī)模迅速擴(kuò)大,基本建設(shè)投資急劇增加,全國(guó)普通高校擁有總資產(chǎn)從幾千億元發(fā)展到了幾萬(wàn)億[1],增加了3倍以上。隨著高校資產(chǎn)規(guī)模的日益擴(kuò)大,作為高校資產(chǎn)的重要組成部分,各高校儀器設(shè)備資產(chǎn)成倍增加,管理難度明顯增大。尤其是近幾年來(lái)學(xué)校內(nèi)部后勤、財(cái)務(wù)和儀器設(shè)備資產(chǎn)管理等改革的深入,對(duì)高校的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理工作提出了許多新的要求,兼之高校管理體制改革相對(duì)滯后,管理流程控制不完善,導(dǎo)致了管理不善、資產(chǎn)閑置、重復(fù)購(gòu)置、利用率低下,甚至在一些高校出現(xiàn)了儀器設(shè)備資產(chǎn)管理混亂,給高校帶來(lái)了巨大的浪費(fèi)和損失,據(jù)國(guó)家有關(guān)部門(mén)統(tǒng)計(jì),近年來(lái)由于儀器設(shè)備資產(chǎn)管理不善,每年流失近千億元。分析其根本,導(dǎo)致當(dāng)前儀器設(shè)備資產(chǎn)管理不善的因素主要是由于流程不暢的問(wèn)題,而流程不暢主要是因?yàn)闊o(wú)效流程過(guò)多、過(guò)程接口不夠吻合,步驟間缺乏溝通,需要通過(guò)流程改進(jìn)來(lái)解決。

1 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程

高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理工作分為組織申報(bào)、采購(gòu)供應(yīng)、安裝驗(yàn)收、日常使用、故障維修、變動(dòng)處置共六個(gè)過(guò)程,其流程如圖1所示。

2 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程特點(diǎn)

(1)申報(bào)立項(xiàng):在我國(guó)高校系統(tǒng)內(nèi),現(xiàn)行高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道眾多。每年,各個(gè)使用部門(mén)根據(jù)自己的需要提出儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃,學(xué)校對(duì)各使用部門(mén)申請(qǐng)的儀器設(shè)備缺乏有效地審查,把關(guān)不嚴(yán),使某些使用部門(mén)出現(xiàn)大量閑置的設(shè)備甚至多臺(tái)(套)同一型號(hào)的大型精密儀器設(shè)備,造成重復(fù)購(gòu)置,形成了很大的浪費(fèi)。

(2)采購(gòu)供應(yīng):①采購(gòu)程序不透明,無(wú)人監(jiān)督[2]。由于目前高校采購(gòu)大多采用邀請(qǐng)招標(biāo)的形式,不太重視信息的公開(kāi),致使廣大教職工對(duì)招標(biāo)工作的公正性產(chǎn)生疑問(wèn),具體表現(xiàn)在信息的披露不規(guī)范,采購(gòu)方式選擇不恰當(dāng),采購(gòu)預(yù)算的編制、招標(biāo)文件的編寫(xiě)、不同項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)辦法等不規(guī)范等,儀器設(shè)備采購(gòu)過(guò)程無(wú)人監(jiān)督;②采購(gòu)程序的不完善。如采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的考察不徹底,有些供應(yīng)商明知無(wú)法響應(yīng)招標(biāo)文件的要求仍前來(lái)投標(biāo),其結(jié)果必然是供應(yīng)的產(chǎn)品不合格;更有甚者,相互串標(biāo)和圍標(biāo),使學(xué)校蒙受損失。

(3)安裝驗(yàn)收:沒(méi)有嚴(yán)格的驗(yàn)收程序和必要的驗(yàn)收監(jiān)督、制約機(jī)制,驗(yàn)收通常只有資產(chǎn)管理員和設(shè)備管理員參加,驗(yàn)收人員專(zhuān)業(yè)水平不高,驗(yàn)收質(zhì)量難以保證。

(4)日常使用:①占有形式多樣性。高校儀器設(shè)備資產(chǎn)在占有形式上有教育事業(yè)性質(zhì)的教學(xué)、科研、教輔以及行政部門(mén)等單位;有準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)性和服務(wù)性并存的后勤實(shí)體;有經(jīng)營(yíng)性質(zhì)的校辦企業(yè)、國(guó)有民辦附屬單位等?，F(xiàn)階段由于高校體制改革的深化和多方籌措辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的需要,部分儀器設(shè)備資產(chǎn)已用到了獨(dú)立核算的校辦企業(yè)、國(guó)有民辦附屬單位和非獨(dú)立核算的后勤經(jīng)濟(jì)實(shí)體中,其各自占有的儀器設(shè)備資產(chǎn)成為高校辦學(xué)的物資基礎(chǔ)。使原本學(xué)校共有的儀器設(shè)備資產(chǎn)變相成為各二級(jí)單位所有;②儀器設(shè)備資產(chǎn)共享程度低。各使用部門(mén)普遍追求小而全,設(shè)備專(zhuān)管專(zhuān)用,資源獨(dú)占,共享低。導(dǎo)致一方面有許多儀器設(shè)備利用率極低,處于半閑置或閑置狀態(tài),另一方面某些急需儀器設(shè)備的科研、教學(xué)單位卻無(wú)設(shè)備可用;③設(shè)備使用監(jiān)督、考核評(píng)價(jià)等機(jī)制不完善。沒(méi)有統(tǒng)一的監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)的管理部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督管理,也沒(méi)有統(tǒng)一的監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)各院系儀器設(shè)備資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理,資產(chǎn)閑置、浪費(fèi)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。對(duì)儀器設(shè)備資產(chǎn)利用合理比例、資產(chǎn)閑置存在問(wèn)題等缺乏相應(yīng)的考核體系。

(5)故障維修:儀器設(shè)備維修的管理工作仍沿用一般的行政手段管理,儀器設(shè)備損壞后,或自行到校外尋找維修門(mén)路或上報(bào)上級(jí)部門(mén)等待安排,這種做法導(dǎo)致各自為政、聯(lián)系難,修理周期長(zhǎng),維修費(fèi)用浪費(fèi)大,維修質(zhì)量無(wú)法保證,修后服務(wù)差。由于維修工作跟不上而造成的直接損失包括: 減少了儀器設(shè)備正常運(yùn)行時(shí)間。部分儀器設(shè)備帶病工作,造成提前報(bào)廢。由于維修沒(méi)有保證,儀器設(shè)備不敢放開(kāi)使用,造成儀器設(shè)備利用率低[3]。而在維修后的驗(yàn)收過(guò)程中,基本都是有使用單位進(jìn)行,缺乏監(jiān)督。

(6)變動(dòng)處置:使用部門(mén)申請(qǐng)?zhí)幹煤蟊闾幱谠O(shè)備處組織的鑒定、審批和實(shí)施處置過(guò)程,基本上形成了設(shè)備處在資產(chǎn)變更處置問(wèn)題上的一權(quán)獨(dú)大的局面。

3 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析

3.1 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析原則

在對(duì)原有業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)的過(guò)程中,本文由于具體的管理目標(biāo)是加強(qiáng)儀器設(shè)備資產(chǎn)的安全性和提高利用率,與一般工業(yè)生產(chǎn)的提高效率、降低成本的管理目標(biāo)有很大差別,因而我們這里不能簡(jiǎn)單地套用工業(yè)工程中的ECRS原則,參照現(xiàn)有工業(yè)工程的有關(guān)理論[4],本文制訂改進(jìn)方案時(shí)遵循了如下原則:

(1)必須在組織戰(zhàn)略的指導(dǎo)下進(jìn)行,與其保持一致并為其服務(wù);即與學(xué)校提出的“保證教學(xué),服務(wù)科研”的設(shè)備管理方針相一致;

(2)綜合運(yùn)用高校的人員、技術(shù)和信息方面的優(yōu)勢(shì),突出重點(diǎn);

(3)既重視躍進(jìn)型的重大創(chuàng)新,也重視積累型的持續(xù)改進(jìn);

(4)建立方案評(píng)價(jià)和管理體系,對(duì)方案進(jìn)行評(píng)價(jià);

(5)要有完善的人力、技術(shù)和信息的重新部署方案。工作程序的改變涉及到人力、技術(shù)和信息等資源的重新安排,應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的措施。

由于面臨技術(shù)和經(jīng)濟(jì)上很多不確定因素,因此在選擇比較方案時(shí)我們采用以主觀(guān)判斷為主的定性的分析方法,直接通過(guò)5W1H的提問(wèn)得到最合理的解決方案。

3.2 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析方法

5W1H分析法:“5W1H”提問(wèn)技術(shù)是指對(duì)研究工作以及每項(xiàng)活動(dòng)從目的、原因、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、方法上進(jìn)行提問(wèn),根據(jù)提問(wèn)的答案,弄清問(wèn)題所在,并進(jìn)一步探討改進(jìn)的可能性?！?W1H”提問(wèn)方法如表1所示。

3.3 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析步驟如表2所示

3.4 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析實(shí)施

(1)高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析規(guī)定

在圖1中,本文分別給予1-6數(shù)字編號(hào),稱(chēng)作流程號(hào),本文按照流程順序分別進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的分析和優(yōu)化。

本文圖表中對(duì)高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理有關(guān)學(xué)校職能部門(mén)和相關(guān)組織分別給予如下編碼(見(jiàn)圖2):

A分管校長(zhǎng) B設(shè)備處C采購(gòu)中心D財(cái)務(wù)處E使用部門(mén)F供應(yīng)商G監(jiān)察處H保衛(wèi)處I設(shè)備資源調(diào)劑中心J專(zhuān)家組K使用部門(mén)下屬單位L外使用部門(mén)

由于儀器設(shè)備資產(chǎn)管理工作是業(yè)務(wù)流程在相關(guān)的職能單位中展開(kāi)的,因此我們以業(yè)務(wù)流程為縱坐標(biāo),部門(mén)為橫坐標(biāo)繪制工作程序圖,便于分析業(yè)務(wù)活動(dòng)中部門(mén)之間的聯(lián)系和相互作用。工作程序圖中的每個(gè)業(yè)務(wù)流程上的符號(hào),我們稱(chēng)作業(yè)務(wù)項(xiàng)目,業(yè)務(wù)項(xiàng)目的編號(hào)用縱坐標(biāo)上的數(shù)字加橫坐標(biāo)上的部門(mén)代號(hào)組成。由于程序分析中圖表技術(shù)運(yùn)用的符號(hào)是根據(jù)制造業(yè)制定的,不能完全借鑒到高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程中,因此,在用該方法進(jìn)行儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析時(shí),需結(jié)合流程中各項(xiàng)活動(dòng)對(duì)這些符號(hào)進(jìn)行重新約定,其新定義如表3所示。

(2)資產(chǎn)管理組織結(jié)構(gòu)和職能的變動(dòng)

在任何企業(yè)或組織中,具體的業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)是需要由具體的部門(mén)來(lái)完成的,因此業(yè)務(wù)流程的路線(xiàn)決定了有關(guān)部門(mén)的職能,當(dāng)業(yè)務(wù)流程發(fā)生了變化和改進(jìn)的時(shí)候,相關(guān)部門(mén)的職能分配也必然要重新進(jìn)行,因此流程的改進(jìn)首先應(yīng)當(dāng)對(duì)部門(mén)的職能進(jìn)行重新的設(shè)計(jì)確定,保證它能夠在新的流程模式下能擔(dān)負(fù)好自己的功能。

(3)制度的重新設(shè)計(jì)修改

本文流程分析中的改進(jìn)方案,要通過(guò)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理制度的規(guī)定發(fā)布才能得到實(shí)施,儀器設(shè)備資產(chǎn)管理制度以流程分析的改進(jìn)為框架,經(jīng)過(guò)重新設(shè)計(jì)、編寫(xiě)、修改、發(fā)布,建立了新的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理制度。該制度通過(guò)設(shè)備處向主管校長(zhǎng)提交《關(guān)于實(shí)施新版儀器設(shè)備資產(chǎn)管理制度的請(qǐng)示報(bào)告》,經(jīng)批準(zhǔn)后頒布實(shí)施。

新的制度應(yīng)當(dāng)對(duì)改進(jìn)后的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程的主要環(huán)節(jié)進(jìn)行描述,對(duì)相關(guān)人員的操作給出具體的說(shuō)明,按照做什么,在什么地方做,誰(shuí)去做和什么時(shí)間去做和做到什么標(biāo)準(zhǔn)的5W1H模式來(lái)進(jìn)行編寫(xiě),切實(shí)保證制度的可操作性。實(shí)施新制度過(guò)程中應(yīng)當(dāng)對(duì)資產(chǎn)管理有關(guān)部門(mén)的人員進(jìn)行相應(yīng)的制度文件培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn),培訓(xùn)考核合格后方可上崗,不能勝任崗位工作的人員一律調(diào)配到輔助性崗位工作或校內(nèi)解決。

(4)管理手段的改進(jìn)

新的工作流程的實(shí)施還需要對(duì)相關(guān)的管理手段進(jìn)行改進(jìn)。對(duì)于有條件的大學(xué),可以采取全校聯(lián)網(wǎng)的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的實(shí)時(shí)申報(bào),驗(yàn)收,使用情況和維修鑒定以及處置等所有過(guò)程的記錄,形成無(wú)紙化的的電子版記錄并統(tǒng)一由設(shè)備處控制。

4 高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析及改進(jìn)(以變動(dòng)處置過(guò)程的流程分析與改進(jìn)為例)

4.1 現(xiàn)行流程

由設(shè)備處主管儀器設(shè)備變動(dòng)處置工作,實(shí)施流程如圖2所示。

(1)處置申請(qǐng):使用部門(mén)提出變動(dòng)處置申請(qǐng);

(2)技術(shù)鑒定:設(shè)備處組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行設(shè)備技術(shù)鑒定,出具報(bào)告;

(3)丟失鑒定:使用部門(mén)責(zé)任人向本單位領(lǐng)導(dǎo)和保衛(wèi)部門(mén)報(bào)告,填寫(xiě)丟失報(bào)告由保衛(wèi)部門(mén)簽字確認(rèn);

(4)報(bào)審核單位:＜1萬(wàn)報(bào)設(shè)備處審批;

(5)主管校長(zhǎng)簽批:≥1萬(wàn)主管校長(zhǎng)審批;

(6)設(shè)備處匯總審核并上報(bào):設(shè)備處匯總審核后上報(bào)上級(jí)主管?chē)?guó)有資產(chǎn)部門(mén)審批;

(7)銷(xiāo)賬:設(shè)備處負(fù)責(zé)審批后資產(chǎn)的銷(xiāo)賬;

4.2 流程分析及改進(jìn)

本項(xiàng)目對(duì)現(xiàn)有流程經(jīng)過(guò)5W1H分析后,發(fā)現(xiàn)主要存在如下問(wèn)題:

(1)儀器設(shè)備變動(dòng)處置過(guò)程中,由于使用部門(mén)申請(qǐng)?zhí)幹煤蟊闾幱谠O(shè)備處組織的鑒定、審批和實(shí)施處置過(guò)程,基本上形成了設(shè)備處在資產(chǎn)變更處置問(wèn)題上的一權(quán)獨(dú)大的局面,雖然一定價(jià)值以上的設(shè)備儀器的處理需要由校長(zhǎng)和上級(jí)主管部門(mén)審批,但是由于校長(zhǎng)和上級(jí)單位由于不具有儀器設(shè)備價(jià)值等的直接信息,也是間接通過(guò)設(shè)備處的匯報(bào)等情況中來(lái)做出判斷,因此,實(shí)際上形成了設(shè)備處自己定價(jià)自己處理的局面,不利于防止出現(xiàn)低評(píng)資產(chǎn)余值,讓部門(mén)個(gè)別人得到好處等腐敗行為的發(fā)生。

(2)處置儀器設(shè)備余值鑒定關(guān)系到儀器設(shè)備處置后換回資金能否真正體現(xiàn)到處置儀器設(shè)備的自身的真正價(jià)值,是否能完整地回歸學(xué)校財(cái)政。因此儀器設(shè)備的技術(shù)鑒定環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)公正,專(zhuān)業(yè)和務(wù)實(shí)的原則。對(duì)于失去使用功能的儀器設(shè)備,沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員參與,設(shè)備處自身進(jìn)行鑒定在能力上難以達(dá)到保證準(zhǔn)確。

針對(duì)此2點(diǎn)問(wèn)題,我們提出了如下改進(jìn)方案。

(1)由專(zhuān)家組負(fù)責(zé)實(shí)施待處置儀器設(shè)備的技術(shù)鑒定工作。

(2)對(duì)請(qǐng)示上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后,要求設(shè)備處在實(shí)施變賣(mài)轉(zhuǎn)讓等處理過(guò)程中,有專(zhuān)家組對(duì)余值進(jìn)行評(píng)估,寫(xiě)出報(bào)告,按照評(píng)估余值組織處置并上交處置款。對(duì)于其中的特殊大型專(zhuān)業(yè)儀器設(shè)備,經(jīng)過(guò)分管校長(zhǎng)要求,設(shè)備處可以委托社會(huì)專(zhuān)業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。

(3)在設(shè)備處統(tǒng)一處置變動(dòng)設(shè)備時(shí),有監(jiān)察處在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

(4)在設(shè)備處置完畢后,該儀器設(shè)備的采購(gòu)發(fā)票復(fù)印件,專(zhuān)家組評(píng)估報(bào)告,處置報(bào)告等文件應(yīng)當(dāng)由監(jiān)察處存檔備案。改進(jìn)后的工作流程如圖3所示。

5 結(jié)語(yǔ)

運(yùn)用高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程分析法還可以對(duì)高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的其他流程進(jìn)行分析,找出流程中存在的問(wèn)題,對(duì)流程進(jìn)行改進(jìn),使高校儀器設(shè)備資產(chǎn)管理流程更合理、更科學(xué)。

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