常艷
以計(jì)算機(jī)為代表的高科技將人類(lèi)帶入了一個(gè)嶄新的時(shí)代——信息時(shí)代,人類(lèi)社會(huì)生活的方方面面無(wú)不打上了信息化的烙印。近年來(lái),隨著檔案信息化建設(shè)的逐步深入,檔案信息化建設(shè)已取得一定成績(jī),數(shù)字化檔案管理水平也有了較大的提高。但同時(shí),也存在一些不容忽視的問(wèn)題。因此我們應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真思考,提出相應(yīng)的解決辦法,以便為檔案信息化建設(shè)提供依據(jù),更好地為國(guó)家的事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1 目前檔案信息化建設(shè)存在的突出問(wèn)題
(1)檔案信息資源管理技術(shù)手段和管理方式落后。由于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及, 使檔案信息化發(fā)展具有了電子化文件、網(wǎng)絡(luò)化傳遞、數(shù)字化存儲(chǔ)和動(dòng)態(tài)化管理的特點(diǎn)。然而,由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件沒(méi)有進(jìn)行整體規(guī)劃性開(kāi)發(fā),使得軟件在實(shí)用性、通用性等方面存在明顯的不足;檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不完善,使得管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)都無(wú)法明確;由于缺乏完善的系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持,使得檔案管理網(wǎng)絡(luò)化出現(xiàn)一定程度的混亂。這些都影響著檔案信息的交流,制約了檔案信息化的建設(shè)。
(2)檔案人員素質(zhì)不高,難以滿(mǎn)足檔案信息化的要求。據(jù)了解,當(dāng)前檔案人員普遍學(xué)歷較淺,業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,部分檔案人員缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),文化水平參差不齊,檔案人員中,大、中專(zhuān)畢業(yè)的人員少,檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的則更少。過(guò)去從事檔案工作的老同志對(duì)紙質(zhì)檔案有著熟練的專(zhuān)業(yè)技術(shù)和管理方法,但不懂利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行文件的形成、信息的存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)燃夹g(shù);而年輕的檔案管理人員僅僅懂得通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí),對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、保密原則卻知之甚少,他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和系統(tǒng)的學(xué)習(xí),只是以基礎(chǔ)的微機(jī)知識(shí)來(lái)進(jìn)行管理檔案。諸如此類(lèi)的問(wèn)題,嚴(yán)重影響了檔案信息化事業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。
(3)檔案經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重短缺,阻礙了檔案信息化的發(fā)展。要發(fā)展檔案工作,沒(méi)有經(jīng)費(fèi)不行,進(jìn)行檔案的信息化管理,經(jīng)費(fèi)跟不上更難于實(shí)現(xiàn)。我國(guó)各行各業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)入快車(chē)道,隨著生產(chǎn)迅猛發(fā)展,檔案卷冊(cè)也越來(lái)越多。有的單位箱柜、圖架、庫(kù)房等裝具已滿(mǎn)負(fù)荷,壓力越來(lái)越大,檔案管理的物質(zhì)條件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)。庫(kù)房小,設(shè)施差,手段落后,設(shè)備老化,直接影響檔案保密、安全和開(kāi)發(fā)利用。檔案部門(mén)經(jīng)費(fèi)普遍緊缺,先進(jìn)的檔案設(shè)備和裝具難以到位,購(gòu)置微機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、密集架、縮微等設(shè)備提不到議事日程。經(jīng)費(fèi)不足,是造成檔案現(xiàn)代化相對(duì)滯后的主要原因,能不能保證檔案經(jīng)費(fèi),是能否實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要前提。
(4)檔案服務(wù)方式落后。傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上采用封閉或半封閉的管理方式,檔案信息服務(wù)采取的是等客戶(hù)上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)。而在新時(shí)期檔案信息化面對(duì)的是遠(yuǎn)程的利用者,服務(wù)方式是透明、公開(kāi)、全方位的,服務(wù)質(zhì)量必須高要求。但一直以來(lái),檔案部門(mén)都是“重保管輕利用”,因此它不可避免地影響到檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
2 實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基本策略
(1)提高檔案工作水平,使之標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作進(jìn)行信息化管理的前提和保證。因此,檔案信息化建設(shè)必須在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上,采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),制訂出適應(yīng)我國(guó)實(shí)際要求的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。只有這樣,才能真正解決檔案信息的暢通問(wèn)題,才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享,才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的現(xiàn)代管理。
(2)造就一支高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。在檔案資源信息化的進(jìn)程中,要求檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理的基礎(chǔ)理論知識(shí),還要掌握電子計(jì)算機(jī)基本理論知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基本技能,能夠熟練地運(yùn)用有關(guān)技術(shù)進(jìn)行操作與管理。因此,在新時(shí)期培養(yǎng)檔案工作人才,必須有針對(duì)性:一是進(jìn)行政治思想教育,使其保持較高的政治素養(yǎng),增強(qiáng)其事業(yè)心,有著強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感,愿為檔案事業(yè)勤奮學(xué)習(xí),鉆研業(yè)務(wù)。二是加大對(duì)在職檔案人員的培訓(xùn)力度,轉(zhuǎn)換陳舊的管理思想和手段, 提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平,使他們能夠快速掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及相關(guān)技術(shù),從而適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。三是進(jìn)一步改善檔案工作人員的工作條件和生活待遇,充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
(3)多渠道獲取經(jīng)費(fèi)支持。首先,各級(jí)政府要站在全新的高度,提高認(rèn)識(shí),加大財(cái)政投入的力度,舍得花力氣、下功夫?yàn)闄n案現(xiàn)代化創(chuàng)造物質(zhì)條件,切實(shí)在經(jīng)費(fèi)上給予保證。要把檔案工作信息化工作列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的總體計(jì)劃中,按照財(cái)政預(yù)算收支科目所規(guī)定的款項(xiàng),將檔案經(jīng)費(fèi)納入正常的計(jì)劃。其次,檔案部門(mén)也應(yīng)該努力提高自身的工作水平,以自身的積極作為贏得應(yīng)有的地位,爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持;同時(shí),要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì),挖掘各方面潛力,加強(qiáng)檔案的提供利用工作,及時(shí)開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息,以滿(mǎn)足社會(huì)各界的需要,將各類(lèi)檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益。
(4)創(chuàng)新檔案信息的服務(wù)方式。檔案信息化建設(shè)是以充實(shí)信息庫(kù)的建立為重點(diǎn),但其終極目的還是為了應(yīng)用。對(duì)檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō),要努力做到幫助利用者找到其所需要的信息,同時(shí)也為利用者提供便利的條件。檔案信息的用戶(hù)群體的不同,所處待遇會(huì)出現(xiàn)差異,處于上層或近處的利用者在設(shè)備和資源利用方面更受重視,但下層和遠(yuǎn)程的利用者的需求往往被忽視。檔案信息化過(guò)程中必須采取有效措施解決這個(gè)問(wèn)題。將檔案信息化的建設(shè)與公眾利益緊密聯(lián)系在一起,使資源分配和獲益情況更為均衡,甚至更側(cè)重于弱勢(shì)群體,使檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與國(guó)家提出的建立和諧社會(huì)的目標(biāo)相吻合。
總之,檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程,需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作。在新時(shí)期,我們要與時(shí)俱進(jìn),提高認(rèn)識(shí),抓住機(jī)遇, 積極探索信息時(shí)代檔案工作的新思路,加大檔案軟硬件設(shè)施的投入,完善檔案信息資源建設(shè),賦予檔案工作一個(gè)全新的局面,更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù),創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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