楊立君

在信息科學(xué)飛速發(fā)展的21世紀(jì),人事檔案管理信息化是本世紀(jì)發(fā)展的必然結(jié)果。人事檔案信息化建設(shè)對(duì)于人事檔案管理的改善,人事檔案信息化進(jìn)程的加快,使人事檔案在社會(huì)發(fā)展中得到充分的利用具有重要意義。

1 人事檔案信息化管理的緊迫性、重要性和必要性

1.1 重要性

人事檔案的管理是近十來年的事情。作為一種新的載體形式,人事檔案還不被人們重視,檔案管理者對(duì)其的認(rèn)識(shí)和理解還很不夠?，F(xiàn)實(shí)存在的狀況是:文件形成和管理的程序不健全,管理形式不統(tǒng)一,相關(guān)的法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)不配套,給人事檔案的管理帶來了許多困惑。人事檔案管理是檔案現(xiàn)代化的基礎(chǔ)?！叭耸聶n案將成為今后人類的主要記憶工具”。因此,重視和加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理,不斷探討和完善對(duì)人事檔案管理的方法,對(duì)有效地管理和利用電子檔案具有積極的意義。但是,目前對(duì)人事檔案的管理相對(duì)滯后,世界上尚無成熟的技術(shù)。我們目前能夠做的,就是利用現(xiàn)有的技術(shù)條件和管理手段,把人事檔案納入文件歸檔管理的范疇,盡可能地保存好應(yīng)該歸檔保存的人事檔案。其實(shí),就是保存歷史,不給歷史留下遺憾。

1.2 必要性

人事檔案自身發(fā)展的必然要求人事檔案信息化建設(shè)叫做人事檔案信息化管理,通過對(duì)電子計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用,儲(chǔ)存、加工、檢索和傳輸干部人事工作中產(chǎn)生的各項(xiàng)信息,為干部人事檔案工作提供實(shí)時(shí)、高效的服務(wù)是其核心內(nèi)容。與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作相比,區(qū)別十分明顯:工作效率低,誤差大,準(zhǔn)確率低是以手工操作為主要手段的傳統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)。目前,人事檔案的管理受到信息技術(shù)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響,社會(huì)活動(dòng)記錄不再僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)狀態(tài),出現(xiàn)了一些如多媒體、微縮型等新的記錄方式和載體,傳統(tǒng)的人事檔案工作受到了極大的沖擊?？萍佳杆侔l(fā)展的今天,發(fā)展的需要已經(jīng)不能與傳統(tǒng)的人事檔案管理模式相適應(yīng),于是,在人事檔案管理的傳統(tǒng)模式上出現(xiàn)了與“管人”“管檔”的嚴(yán)重脫節(jié),甚至出現(xiàn)了人事檔案流失和人事檔案失控等現(xiàn)象。如果實(shí)行人事檔案信息化管理,就可以將傳統(tǒng)的檔案管理工作理論與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求以及信息技術(shù)的運(yùn)用有機(jī)的結(jié)合起來,實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案收集齊全、管理規(guī)范、信息共享的內(nèi)在要求。

2 人事檔案管理存在主要的問題

2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位

由于傳統(tǒng)觀念影響著人們的思想,導(dǎo)致不少人對(duì)人事檔案的功能、作用在認(rèn)識(shí)上還存在一定誤解,認(rèn)為人事檔案是領(lǐng)導(dǎo)和人事部門調(diào)資、提干、晉升等方面的憑證,對(duì)將其作為一種社會(huì)資源開發(fā)利用認(rèn)識(shí)不夠,所以人事檔案在工作中受到很大制約,導(dǎo)致現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用得不到應(yīng)用和重視。

2.2 檔案分類效率低、不準(zhǔn)確

由于受到人力、物力、財(cái)力以及各種舊觀念的制約,傳統(tǒng)的人事檔案管理主要提供紙質(zhì)檔案信息,其主要工作手段是依靠手工操作來進(jìn)行,一方面在建立檔案檢索工具時(shí),耗時(shí)耗力地進(jìn)行人工操作,另一方面在利用時(shí),仍然要通過人工找尋和人工操作對(duì)檔案原件進(jìn)行調(diào)閱,檔案的查全、查準(zhǔn)率很低而且勞動(dòng)量大,手續(xù)繁瑣,效率不高。

根據(jù)中組部1990年修訂的《干部檔案工作條例》,對(duì)干部檔案進(jìn)行了10類劃分,但一些地方或單位沒有按《條例》中所規(guī)定的內(nèi)容予以分類,致使檔案整理和利用極為不便。

2.3 軟硬件配套滯后和人員配備不足

人事檔案信息化建設(shè)過程中不可或缺的基本條件和基礎(chǔ)是軟專業(yè)人才和硬件基礎(chǔ)設(shè)施。檔案信息系統(tǒng)軟件陳舊,軟硬件設(shè)備落后,現(xiàn)代化的辦公要求與原有的操作平臺(tái)相矛盾,與人力資源發(fā)展及現(xiàn)代化管理工作不相適應(yīng);既懂業(yè)務(wù)知識(shí),又知曉法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)管理的復(fù)合型人才被忽視培養(yǎng)。這種傳統(tǒng)管理模式下的設(shè)備配套滯后、專職人員缺乏等問題,人事檔案走向信息化管理的需要已不能適應(yīng),由此延緩了人事檔案信息化建設(shè)推進(jìn)的進(jìn)程,對(duì)實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理有著決定性影響。

2.4 信息安全建設(shè)未引起重視

在主觀上,由于檔案部門檔案保密意識(shí)和安全意識(shí)不強(qiáng),往往忽視了對(duì)檔案信息的管理和網(wǎng)頁內(nèi)容的審查;缺乏計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)和安全意識(shí),數(shù)據(jù)不及時(shí)備份,操作不規(guī)范等,成為信息系統(tǒng)安全的最大隱患。在客觀上,電腦病毒泛濫,黑客肆意橫行,檔案信息安全和保密工作受到了嚴(yán)重威脅。

3 檔案信息化建設(shè)的具體對(duì)策

3.1 基于校園網(wǎng)的人事檔案管理

建立校園文件管理平臺(tái),通過OA等網(wǎng)上辦公系統(tǒng),把人事檔案歸檔管理納人電子校務(wù)全局高度來開展。通過建立校內(nèi)電子文檔格式轉(zhuǎn)換、可讀性驗(yàn)證等技術(shù)規(guī)范,保證人事檔案歸檔時(shí)的質(zhì)量。

3.2 人事檔案歸檔的前端控制

前端控制是保證歸檔文件真實(shí)性、原始性的重要方法。所謂“前端”,即文件最初形成的狀態(tài)?！扒岸丝刂剖侵笇?duì)人事檔案的管理要從文件運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程著眼進(jìn)行通盤規(guī)劃,在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督,即在人事檔案的形成階段就要鑒定其檔案價(jià)值,根據(jù)需要加上歸檔標(biāo)識(shí),以防文件被修改或刪除。這是一種旨在提高管理效率的科學(xué)理念”。[1]在人事檔案更多地出現(xiàn)在我們的日常工作中,并日益成為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之必需時(shí),“強(qiáng)調(diào)檔案部門或人員實(shí)行文件的前端控制有著特別重要的意義。因?yàn)槿耸聶n案具有‘載體無形化特征,假如檔案部門或人員不及時(shí)予以有效控制,文件可能就會(huì)‘轉(zhuǎn)瞬即逝,造成檔案館根本得不到檔案而出現(xiàn)館藏枯竭的嚴(yán)重后果”。對(duì)人事檔案進(jìn)行前端控制,就是提前介入文件生命周期,防止人事檔案在運(yùn)行的環(huán)節(jié)中遭到損壞,同時(shí)維護(hù)文件的安全,“最大限度地提高工作效率,實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔一體化管理”。與網(wǎng)絡(luò)管理部門協(xié)同進(jìn)行技術(shù)把關(guān),或及時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行人事檔案的相關(guān)控制管理工作。有條件的檔案館,應(yīng)配備相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員,增強(qiáng)管理力量。

3.3 建立人事檔案形成過程的責(zé)任鏈

關(guān)注責(zé)任鏈信息。這里所說的責(zé)任鏈,是指在人事檔案形成和歸檔過程中環(huán)環(huán)相扣的工作關(guān)系。為保證人事檔案歸檔后形成真實(shí)、完整、有效的數(shù)字檔案,應(yīng)通過在各部門確定人事檔案信息員的形式,對(duì)各職能部門現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)行責(zé)任管理,有效跟蹤和控制人事檔案的制作歸檔。電子信息完整性保證。應(yīng)當(dāng)把人事檔案歸檔管理納入網(wǎng)絡(luò)管理或辦公自動(dòng)化統(tǒng)籌管理的范疇。每年對(duì)人事檔案也要做出相應(yīng)的歸檔要求。對(duì)應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行信息篩選、維護(hù),保證歸檔的人事檔案歸檔的真實(shí)、完整。在人事檔案歸檔的過程中,做好流轉(zhuǎn)和交接的控制。

4結(jié)語

隨著信息化的發(fā)展和人事檔案內(nèi)容的逐漸豐富,人事檔案的管理工作越加受到人們的重視,人事檔案管理部門應(yīng)該把握這一歷史機(jī)遇,促進(jìn)資源的充分利用,更好的發(fā)揮人才信息資源的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1] 魏志紅.加快信息化建設(shè)提高檔案管理現(xiàn)代化水平[J].黑龍江史志,2011,(18):43～44.