周萍

何謂檔案管理呢？一般來說,檔案管理是指以各類型檔案實體與檔案信息為基本對象,對其進行統(tǒng)一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務(wù)支持的工作。在全球經(jīng)濟一體化進程不斷加劇與城市化建設(shè)規(guī)模持續(xù)擴大的推動作用下,信息時代的蓬勃發(fā)展對于檔案工作提出了更為系統(tǒng)與全面的要求。其中,檔案管理工作作為檔案工作的重點與基礎(chǔ),已成為衡量檔案管理部門經(jīng)營管理水平的最關(guān)鍵指標?？梢哉f,檔案管理的科學(xué)化利用能夠極大的提升檔案所有部門的辦事效率,有利于強化這些部門機構(gòu)的經(jīng)營管理水平,實現(xiàn)檔案的信息價值的最大化利用。如何在現(xiàn)有技術(shù)水平支持之下,不斷提升檔案管理工作的科學(xué)化水平已成為當(dāng)前相關(guān)工作人員最亟待解決的問題之一。筆者現(xiàn)結(jié)合實踐工作經(jīng)驗,就這一問題談?wù)勛约旱目捶ㄅc體會。

1 以先進的檔案管理理念提高檔案管理的科學(xué)化水平

思想決定著行動,行動作用于思想。任何工作要想實現(xiàn)進步與發(fā)展,其根本都在于思想的進步與發(fā)展。這也就是說,新時期的檔案管理工作要想進一步提升其科學(xué)化水平,其關(guān)鍵與根本在于樹立起先進的檔案管理理念。檔案管理工作人員需要在檔案管理工作中摒棄陳舊的思想觀念,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)善于發(fā)現(xiàn)并總結(jié)檔案管理工作存在的不足與缺陷,并加以改善。與此同時,檔案管理科學(xué)化水平的提升還需要以服務(wù)性工作意識為基本保障,促進整個檔案管理工作的超前性與主動性。這就要求檔案管理工作人員深入到經(jīng)濟社會發(fā)展各層面之中,把握新時期經(jīng)濟社會對于信息的新需求方向,進而有針對、有重點的做好檔案資源管理工作。特別值得注意的是:檔案管理科學(xué)化水平的提升還需要將檔案管理安全意識落實到實處,在檔案信息透明化、公開化的同時維護檔案信息的完整性與安全性。

2 以現(xiàn)代化的檔案管理人員素質(zhì)提高檔案管理的科學(xué)化水平

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的施動者,在當(dāng)前管理科學(xué)化水平不斷提升的過程中發(fā)揮了極為關(guān)鍵的作用。新時期檔案管理工作的復(fù)雜化、系統(tǒng)化與集成化要求檔案管理工作人員在具備現(xiàn)代化檔案管理技能的同時,具備現(xiàn)代化的管理意識。換句話來說,檔案管理科學(xué)化水平的提升對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了比較高的要求,具有綜合素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)工作成為了新時期檔案工作的主要任務(wù)與目的。具體而言,我們需要依據(jù)檔案管理工作人員所服務(wù)檔案管理部門與檔案管理新政的不同,有針對性、專業(yè)性的對檔案管理人員進行培訓(xùn),以檔案管理知識的更新與再造來組建一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍,進而促使檔案管理工作人員能夠以相關(guān)檔案管理法律法規(guī)具體要求為前提,以檔案管理工作行業(yè)標準為原則,以各種現(xiàn)代化檔案管理工具為載體,實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的提升。

3 以檔案的標準化建設(shè)提高檔案管理的科學(xué)化水平

其一,相關(guān)工作人員需要改善檔案的保管條件。改變傳統(tǒng)意義上分散式的檔案管理模式,成立綜合檔案室對檔案進行統(tǒng)一集中式管理,并配備專業(yè)人員嚴格按照檔案管理制度進行綜合檔案室的日常管理;其二,檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)做好各類型檔案的審批與移交工作。無論是文本形式的檔案資料還是電子信息形式的檔案資料,其審批與移交工作都應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)范來進行,切不可越級操作。與此同時,對于企業(yè)檔案管理工作來說,有關(guān)人事調(diào)動與變更的相關(guān)檔案變更及更正工作需要及時進行,并做好這些變更檔案的排列與歸檔工作。特別值得一提的是:檔案管理工作需要提高針對性,對于企業(yè)檔案管理工作而言,流動性及變更性比較大的檔案或是對企業(yè)經(jīng)營管理行為活動而言比較重要的檔案需要進行專門的管理,定期進行這部分檔案的匯編工作,以此確保檔案管理的工作質(zhì)量。

4 以檔案的信息化發(fā)展提高檔案管理的科學(xué)化水平

檔案的信息化作為檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展的必由階段,是我們在提高檔案管理科學(xué)化水平的過程中需要尤為注意的一點問題。筆者認為,在當(dāng)前經(jīng)濟形勢下,要想進一步提升檔案管理工作的科學(xué)化水平,就需要從以下幾個環(huán)節(jié)入手:首先,相關(guān)部門機構(gòu)需要加大對于企業(yè)檔案管理工作的投入力度,以基礎(chǔ)設(shè)備質(zhì)量的提升實現(xiàn)檔案管理對象的多元化,在電子信息檔案與文本檔案相結(jié)合的過程當(dāng)中實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化;其次,檔案管理工作需要加大與現(xiàn)代信息技術(shù)的融合。計算機作為當(dāng)前技術(shù)條件支持下數(shù)據(jù)儲存、傳輸以及處理工作質(zhì)量最高的終端信息設(shè)備,應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中得到充分利用。相關(guān)工作人員可以在計算機硬軟件系統(tǒng)的支持下構(gòu)建起相應(yīng)的信息化檔案管理系統(tǒng),并建立相應(yīng)的電子檔案查詢與閱覽室,進一步拓展檔案管理的工作渠道;最后,新時期的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)凸顯現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)的重要性,以光學(xué)行為理論及其關(guān)鍵技術(shù)來縮小信息化檔案的儲存體積,在提高檔案有效儲存率的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)對信息檔案元件的可靠性保護。

5 以檔案管理活動的創(chuàng)新提高檔案管理的科學(xué)化水平

“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”。在現(xiàn)代經(jīng)濟社會各種高端應(yīng)用技術(shù)蓬勃發(fā)展的推動作用下,傳統(tǒng)意義上單一文本形式的檔案管理工作設(shè)備已無法適應(yīng)新時期檔案管理工作的具體要求,檔案管理的科學(xué)化水平要想有所提升,檔案管理工作設(shè)備與工具的科學(xué)化是基礎(chǔ)也是核心。具體而言,我們需要合理運用包括高速掃描儀、大容量計算機硬盤以及刻錄機等在內(nèi)的現(xiàn)代化信息設(shè)備來提升檔案管理的工作效率。在此基礎(chǔ)之上加大對于檔案資料的開發(fā)力度,深化檔案文化的宣傳職能,進而將整個檔案管理工作上升到一個全新的發(fā)展階段。

6 結(jié)語

我們需要清醒的認識到一點:檔案管理工作是我們在新時期檔案工作中所面臨的最關(guān)鍵課題也是最嚴峻挑戰(zhàn)。檔案管理科學(xué)化水平作為衡量整個檔案工作科學(xué)化水平的最關(guān)鍵指標,在新時期的檔案工作中占據(jù)著極為關(guān)鍵的作用。本文針對檔案管理科學(xué)化水平的提升途徑這一問題作出了簡要分析與說明,希望能夠為今后相關(guān)研究與實踐工作的開展提供一定的參考與幫助。

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