[摘 要] 項(xiàng)目檔案管理是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分。文章結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析軍工固定資產(chǎn)投資活動(dòng)中項(xiàng)目檔案管理的重要性，總結(jié)項(xiàng)目檔案管理工作中普遍存在的問題，并提出加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理，解決實(shí)際工作中存在問題的具體措施。

[關(guān)鍵詞] 軍工固定資產(chǎn)投資；項(xiàng)目檔案管理；項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

[作者簡介] 賈守斌，中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號(hào)] G273 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2012）11-0045-0003

隨著軍工固定資產(chǎn)投資工作的發(fā)展和國家對(duì)檔案工作重視程度的加強(qiáng)，項(xiàng)目檔案管理已成為軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，既是推進(jìn)項(xiàng)目開展，保證項(xiàng)目質(zhì)量，追溯責(zé)任的有力抓手，又是確保項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收的有力保障。然而，在實(shí)際工作中，項(xiàng)目檔案管理工作還存在著不可忽視的問題。以下，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)談?wù)勥@些問題產(chǎn)生的原因及其對(duì)策。

一、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的重要性

（一）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是提升項(xiàng)目管理水平的必要手段

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理，不僅是對(duì)項(xiàng)目開展過程中產(chǎn)生的文件資料的收集、整理和利用，更是通過對(duì)這些文件資料的系統(tǒng)化和規(guī)范化，從文件的角度，對(duì)項(xiàng)目的推進(jìn)實(shí)施有效的監(jiān)管和控制。項(xiàng)目的文件資料，是項(xiàng)目從立項(xiàng)申請(qǐng)到最終項(xiàng)目驗(yàn)收全過程全部行為的原始記錄，是驗(yàn)證效果，追溯責(zé)任的有效憑證。所以，建設(shè)項(xiàng)目的推進(jìn)，離不開對(duì)文件資料的全程管控。

（二）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目檔案工作本身的要求

根據(jù)國防科工局有關(guān)軍工項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理的文件精神，軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目應(yīng)建立配套的檔案管理機(jī)制，確保軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。從項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收各環(huán)節(jié)的文件資料，都要嚴(yán)格按照《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦[2007]161號(hào)文）的要求收集、整理、歸檔。從檔案管理的角度，項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的能夠反映項(xiàng)目建設(shè)全貌的具有保存價(jià)值的文件資料都應(yīng)按項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)度適時(shí)歸檔，作為國家的財(cái)富，長期或永久保存，以方便后人查詢和利用。項(xiàng)目檔案工作，既是項(xiàng)目管理的要求，又是一種社會(huì)責(zé)任，它不僅關(guān)系到這個(gè)項(xiàng)目的管理水平和項(xiàng)目實(shí)施效果，更重要的是它為建設(shè)單位乃至國家留下了寶貴的文件資料和精神財(cái)富，同時(shí)也為其他項(xiàng)目的開展提供了珍貴的第一手資料。

（三）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是確保項(xiàng)目竣工驗(yàn)收順利通過的有力保障

《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦[2007]161號(hào)文）中明確規(guī)定：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一。未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或者通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”。把項(xiàng)目檔案列為專項(xiàng)驗(yàn)收，并具有一票否決權(quán)，可見國家對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度。把項(xiàng)目檔案列為專項(xiàng)驗(yàn)收，既是從項(xiàng)目管理的角度對(duì)檔案管理提出了更高的要求，也是從檔案管理的角度，為項(xiàng)目的順利推進(jìn)提供了有利的信息支持，是一項(xiàng)既有利于項(xiàng)目順利實(shí)施，又有利于提高檔案管理水平的“雙好”舉措。

二、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

在項(xiàng)目開展過程中，從管理體制和管理方法上，項(xiàng)目檔案管理仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管控乏力

由于項(xiàng)目檔案是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程的原始記錄，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，并根據(jù)歸檔范圍表將有保存價(jià)值，能反映項(xiàng)目建設(shè)全貌的文件資料加以整理、歸檔，否則將會(huì)影響項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和齊套性。在實(shí)際工作中，由于缺乏管理層的重視，在項(xiàng)目推進(jìn)的各個(gè)環(huán)節(jié)上，沒有能夠有效地管控項(xiàng)目文件的流轉(zhuǎn)與歸檔，項(xiàng)目文件資料的流轉(zhuǎn)游離在項(xiàng)目管理的邊緣，經(jīng)常造成項(xiàng)目文件資料的缺失，給項(xiàng)目的開展帶來阻礙。

（二）制度缺位

雖然國家出臺(tái)了軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定，但部分單位項(xiàng)目檔案的規(guī)章制度建設(shè)仍處于缺位狀態(tài)，沒有根據(jù)本系統(tǒng)和本單位的實(shí)際情況及時(shí)制定相應(yīng)的檔案管理制度。項(xiàng)目檔案的收集、整理方面，缺乏具有針對(duì)性的指導(dǎo)手冊(cè)或操作細(xì)則。有些單位雖然建立了相應(yīng)的管理制度，但缺乏推進(jìn)制度有效執(zhí)行的保障措施，使得制度成為一紙空文，不能切實(shí)指導(dǎo)實(shí)際檔案工作。

（三）缺少制約

由于沒有合同條款的制約，再加上參建單位較多，容易造成大量應(yīng)該歸檔保存的項(xiàng)目文件資料散失在外。在實(shí)際工作中，一些項(xiàng)目建設(shè)周期長，時(shí)間跨度大，項(xiàng)目檔案人員工作崗位變動(dòng)頻繁，文件資料的交接缺乏有效監(jiān)管，直接導(dǎo)致項(xiàng)目文件資料的缺失；同時(shí)又沒有相應(yīng)的處罰與制約措施，這就給項(xiàng)目后期工作的開展造成阻力，影響到項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的順利通過。

（四）人才匱乏

一方面，由于對(duì)項(xiàng)目檔案的管理工作重視不夠，項(xiàng)目檔案工作人員的流動(dòng)性較為頻繁，這就從人才管理的層面導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案管理的不連續(xù)性，形成管理斷層，直接的后果就是造成檔案的遺失。另一方面，一些單位雖然設(shè)置了專職的檔案工作人員，但由于缺乏相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理水平有限，導(dǎo)致檔案資料整理不規(guī)范，達(dá)不到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求。

三、加強(qiáng)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高意識(shí)

要做好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，提高全員檔案意識(shí)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，即是通過領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的管理，從管理的角度強(qiáng)化項(xiàng)目檔案工作在項(xiàng)目推進(jìn)過程中的重要地位，進(jìn)一步發(fā)揮項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要作用。項(xiàng)目主管部門應(yīng)通過各種方式宣傳項(xiàng)目檔案工作的重要意義，并通過檔案意識(shí)的提升，把國家對(duì)項(xiàng)目檔案管理的要求轉(zhuǎn)化為實(shí)際的工作流程，從每一份文件資料做起，切實(shí)做好項(xiàng)目檔案的管理工作。

（二）建章立制，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目檔案管理制度，從某種意義上說，既是對(duì)項(xiàng)目檔案工作的一種約束，也是對(duì)項(xiàng)目檔案工作在項(xiàng)目建設(shè)過程中順利開展的有力保證。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)，完善歸檔流程，并根據(jù)項(xiàng)目具體情況，制定包括項(xiàng)目文件歸檔范圍、歸檔要求在內(nèi)的一系列標(biāo)準(zhǔn)和操作細(xì)則，作為項(xiàng)目管理人員和項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)指南，提升項(xiàng)目檔案員的業(yè)務(wù)敏感度和操作水平。

（三）明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

建設(shè)單位內(nèi)部各相關(guān)部門在項(xiàng)目推進(jìn)過程中承擔(dān)著不同的職責(zé)，發(fā)揮著不同的作用。建設(shè)單位應(yīng)梳理內(nèi)部管理流程，明確相關(guān)部門在項(xiàng)目推進(jìn)過程中的具體職責(zé)，并根據(jù)其職責(zé)在項(xiàng)目文件資料流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)上設(shè)置第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)該部門職責(zé)內(nèi)文件資料的管理；同時(shí)，建設(shè)單位還應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目參與人員所在崗位，加強(qiáng)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，并積極開展與其他兄弟單位的業(yè)務(wù)交流，拓寬業(yè)務(wù)視野，提高檔案業(yè)務(wù)能力，從“人才”和“職責(zé)”兩個(gè)角度控制好項(xiàng)目文件資料的流轉(zhuǎn)，確保項(xiàng)目歸檔文件資料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

（四）納入合同管理，明確歸檔要求

建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)增設(shè)專門條款，明確項(xiàng)目檔案工作的具體要求，確保項(xiàng)目檔案齊套與完整。納入合同管理，不僅是行之有效的具體控制措施，也是國家相關(guān)文件的明確要求。《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦[2007]161號(hào)文）規(guī)定：“項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”。 建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理的要求列出專門條款，納入合同之中，或列出“應(yīng)提交文件資料清單”，作為合同附件，進(jìn)一步明確歸檔要求，從法律上對(duì)參建單位的項(xiàng)目檔案管理工作形成有效約束，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

（五）認(rèn)真自檢自查，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備

在項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前，應(yīng)開展項(xiàng)目檔案自查工作。檔案自查工作是推動(dòng)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備的有力抓手。檔案自查工作，應(yīng)嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，逐條檢查項(xiàng)目檔案的歸檔情況，并形成自查報(bào)告，作為整改依據(jù)，推動(dòng)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的進(jìn)一步開展，為正式項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作，既擔(dān)負(fù)著守護(hù)國防核心信息，為黨和國家保存重要檔案資料的光榮使命，又是為建設(shè)單位做好項(xiàng)目文件資料的管理，從信息記錄的角度為建設(shè)單位管控項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量，保存項(xiàng)目全部信息的重要管理行為，是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作不可或缺的重要組成部分。

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