殷曉麗

近些年，不少機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位努力做好檔案編研工作，其編研成果為工作查考、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、編史修志、科學(xué)研究等提供方便，同時(shí)，在編研實(shí)踐中也積累了一些經(jīng)驗(yàn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位如何結(jié)合本專業(yè)特點(diǎn)，運(yùn)用創(chuàng)新思維，做好檔案編研工作呢？筆者試談點(diǎn)看法。

一、講“共性”更要講“個(gè)性”

一般來講，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案編研成果的基礎(chǔ)形式主要大事記、組織改革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等，以及其他形式的專題性編研成果。由于機(jī)關(guān)、事業(yè)單位各自職能的差異，各自在工作中形成的編研成果又有一定的區(qū)別，即使是同樣體裁的編研成果，在內(nèi)容上也相差很遠(yuǎn)。以水利部門檔案編研工作為例，編研工作必須體現(xiàn)水利專業(yè)工作的特點(diǎn)，在表達(dá)與其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位編研工作“共性”的前提下，體現(xiàn)其“個(gè)性”。比如大記事，對(duì)水利單位來講，就要有綜合大記事和專題大記事之分。其中綜合大記事是記錄本單位黨政工團(tuán)、設(shè)計(jì)施工、行政后勤各方面發(fā)生的大事，內(nèi)容大致有：1、主要職能和工作范圍的劃分和調(diào)整；2、主要干部任免；3、主要內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置和下屬單位成立；4、主要決策性會(huì)議的召開及其主題；5、主要的有影響力的文件發(fā)布；6、上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)方向性工作時(shí)的采訪（包括上一級(jí)的來訪、調(diào)研、視察）；7、主要職務(wù)活動(dòng)；8、其他一些由本單位領(lǐng)導(dǎo)班子認(rèn)為需要記入《大記事》的內(nèi)容。而專題大記事則是專門記錄本行政區(qū)域內(nèi)所有關(guān)于水利事務(wù)管理比如防汛抗旱發(fā)生的大事，內(nèi)容有：1、水情；2、汛情；3、旱情；4、主要措施；5、造成后果；6、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察；7、其他一些需要記入《大事記》的內(nèi)容。水利大事記絕不能等同于水利局大事記，兩者有明顯不同。組織沿革也一樣，要體現(xiàn)水利單位的特點(diǎn)。因?yàn)樗麊挝煌ǔＳ忠娲胤饺嗣裾姥纯购德毮埽惺孤殭?quán)的主體是地方人民政府，其法定代表人是地方人民政府首長。因此水利單位組織沿革除了記錄本單位組織機(jī)構(gòu)、人員編制、職能變更、干部任免等信息外，還要編纂地方人民政府防汛抗旱指揮部的組織沿革。編寫基礎(chǔ)數(shù)字匯編，同樣要有“兩本帳”，一本是本單位應(yīng)記錄的整理數(shù)據(jù)，包括職工基本情況、經(jīng)費(fèi)收支基本情況、工程項(xiàng)目基本情況等；一本則是本行政區(qū)域水利工作的基本數(shù)據(jù)，如開展水利專項(xiàng)行政執(zhí)法活動(dòng)情況，包括行政收費(fèi)、罰沒款物、行政許可等。

二、突出專題資料的編寫

單位檔案編研工作要突出專題資料的編寫，這是由水利單位特點(diǎn)決定的。水利單位是專業(yè)主管部門，主管本行政區(qū)域內(nèi)水利事務(wù)，所以專項(xiàng)活動(dòng)多專題事務(wù)多、工程項(xiàng)目多。編寫專題資料可以滿足各方面不同需求。專題資料有以下表現(xiàn)形式：

（1）檔案文件匯編。按照不同專題（如防汛、抗旱、防內(nèi)澇等），選取有一定價(jià)值的的檔案材料，按一定體例和要求，匯編成冊(cè)，向有關(guān)方面提供服務(wù)。

（2）專題數(shù)據(jù)。同檔案文件匯編一樣，按照不同專題（如防汛、抗旱、防內(nèi)澇等）選取有一定價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，按照一定體例和要求，制作表格，向有關(guān)方面提供服務(wù)，便于其對(duì)比分析。

（3）工程專題。介紹水利重點(diǎn)工程建設(shè)情況，內(nèi)容包括：工程名稱、工程子項(xiàng)目名稱、工程占地面積、工程基本結(jié)構(gòu)及標(biāo)準(zhǔn)、工程造價(jià)概算決算、下達(dá)工程任務(wù)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、驗(yàn)收單位、開工時(shí)間、竣工時(shí)間、投入使用時(shí)間、工程竣工圖檔號(hào)等。

（4）專題概要。即記載和反映水利重點(diǎn)項(xiàng)目工程、重大自然災(zāi)害等等，顧名思義就是圍繞專題，概述其要。以某次重大自然災(zāi)害為例，要在眾多檔案資料中進(jìn)行歸納、綜合，分析造成自然災(zāi)害的原因（包括自然因素、人為因素）、自然災(zāi)害的過程、采取的補(bǔ)救措施以及經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等。將浩如煙海的檔案資料濃縮為提要勾玄、短小精悍的專題資料，編寫要求較高。

（5）專題介紹。和專題概要相比，專題介紹內(nèi)容更豐富一些。以某重點(diǎn)工程項(xiàng)目為例，專題介紹應(yīng)包括該建設(shè)項(xiàng)目的由來（即建設(shè)這一工程的原因）、工程建設(shè)的設(shè)計(jì)施工、竣工驗(yàn)收及產(chǎn)生的效果、取得的經(jīng)驗(yàn)、存在不足以及需引起重視的問題等。

三、做好分層次的檔案編研工作

由于水利工作的特殊性，水利單位呈現(xiàn)“點(diǎn)多面廣戰(zhàn)線長”的特點(diǎn)?！包c(diǎn)多”是指作業(yè)點(diǎn)多、工程項(xiàng)目多；“面廣”是指分散，工作面涉及整個(gè)行政區(qū)域或整個(gè)流域；“戰(zhàn)線長”是指工程項(xiàng)目工期長。由于大多數(shù)水利工程是分段施工，尤其是由于季節(jié)氣候原因，不可能在一個(gè)集中或相對(duì)集中的時(shí)間里完成，甚至因?yàn)椴豢煽咕艿淖匀灰蛩?，一個(gè)工程可能隨建隨毀，造成戰(zhàn)線拉長。根據(jù)這一情況，編寫檔案參考資料就要分層次進(jìn)行，按照管轄的范圍（或?qū)ｍ?xiàng)）分別進(jìn)行。屬于行政區(qū)域主管范圍的，由行政主管部門編纂；屬于基層工作單位主管的，由主管單位負(fù)責(zé)；屬于外包工程的，則要求施工單位按照規(guī)定，編制《科技文件材料歸檔說明書》，內(nèi)容為：本套材料的名稱和代號(hào)；本套材料的任務(wù)和來源、工作依據(jù)及依據(jù)文件的編號(hào)；本套材料的任務(wù)性質(zhì)和進(jìn)行過程；本項(xiàng)目的科技水平、質(zhì)量評(píng)價(jià)和技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益；材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)狀況；主持人和參加人姓名；材料整理人和說明撰寫人姓名、日期。在此基礎(chǔ)上，由水利行政主管部門或主管單位檔案人員編纂專題概要或?qū)ｎ}介紹。

四、水利單位檔案編研成果要體現(xiàn)水利文化

水利文化是指水利單位內(nèi)部所有成員共同認(rèn)可的價(jià)值觀、信仰、共識(shí)及生活準(zhǔn)則。作為一種象征，水利文化在精神層面反映水利單位的社會(huì)價(jià)值，在很大程度上，決定了水利單位成員根據(jù)基本要求做好業(yè)務(wù)工作。

各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生檔案，又都需要利用檔案，合理有效地開發(fā)檔案信息資源，對(duì)于促進(jìn)水利文化建設(shè)有著積極的推動(dòng)作用。比如，利用水利單位編纂的檔案編研成果，介紹本單位的發(fā)展歷程，展示本單位的輝煌成就，對(duì)外樹立本單位的形象，對(duì)內(nèi)起到凝聚人心的作用。有些反映本單位輝煌成就的材料，可以發(fā)給本單位全體員工，也可向社會(huì)各界宣傳。一些反映自然災(zāi)害的材料，甚至可以進(jìn)機(jī)關(guān)、社區(qū)、鄉(xiāng)村和學(xué)校，起到科學(xué)普及宣傳作用。所有這些檔案編研成果是在水利文化建設(shè)上形成的，反過來又有益于水利單位精神文明建設(shè)，有益于貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，促進(jìn)工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：懷遠(yuǎn)縣水利局）