王秀蘭

摘要：中小學(xué)校檔案工作是我國教育事業(yè)的重要組成部分，學(xué)校檔案是再現(xiàn)學(xué)校歷史的依據(jù),是學(xué)校教育總結(jié)歷史經(jīng)驗、繼往開來的重要管理基礎(chǔ)。隨著教育事業(yè)改革與發(fā)展、現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，學(xué)校檔案工作也應(yīng)再上新臺階，跟上教育改革與發(fā)展的步伐。然而目前，中小學(xué)校檔案工作還存在一些需要改進和提高的地方，應(yīng)當(dāng)盡快加以解決，發(fā)揮檔案工作在中小學(xué)校教育中的應(yīng)有作用。本文根據(jù)中小學(xué)校檔案工作存在的問題提出了自己的解決辦法。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)校檔案管理 問題分析 對策

一、現(xiàn)階段中小學(xué)校檔案工作存在的主要問題

1．檔案工作意識淡薄

檔案工作是中小學(xué)校工作的重要組成部分，然而，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員由于對工作重要性的認(rèn)識不夠?qū)е鹿ぷ饕庾R的減弱，表現(xiàn)在實際行動上就有所松懈。通過對我區(qū)學(xué)校檔案工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)：無論是在資金的投入、人員的安排上，還是在接收、利用、整理、編研工作經(jīng)常不被重視，修補檔案未用專用漿糊，將檔案隨意放置地上，不注意防塵等?？梢?，檔案工作意識在部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員頭腦中還相對淡漠。

2．管理方式落后

目前中小學(xué)校檔案室收集的檔案絕大多數(shù)還是紙質(zhì)檔案，光盤、錄音、照片、錄像載體的檔案僅占一小部分；管理方式還是采用手工作業(yè)；文件立卷歸檔后，檔案人員還需要對其進行再加工、調(diào)整與編目。這種機械的手工作業(yè)，重復(fù)勞動多，勞動量大、時間長、速度慢，以致檔案整理效率低、歸檔不齊全、案卷質(zhì)量不高、查考利用效率低，出現(xiàn)庫存內(nèi)容貧乏、單一的狀況。

3．檔案服務(wù)方式被動、低效

在檔案的提供利用工作中，傳統(tǒng)、低效率的手工檢索方式和“有人來查才去找”的被動服務(wù)方式仍然在中小學(xué)校檔案利用中普遍使用。隨著新形勢的發(fā)展，中小學(xué)校檔案工作的查考利用需求也發(fā)生了很大變化。一方面，檔案利用者的范圍擴大了，利用率提高了，利用內(nèi)容也拓寬了。另一方面，檔案利用者的要求提高了，不僅僅滿足于查閱所需的檔案信息，還要求檔案工作人員在提供檔案信息具有系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、時效性。

4．檔案工作人員素質(zhì)不高

中小學(xué)校檔案崗位上的工作人員大多是中途轉(zhuǎn)行，或兼職人員管理檔案的，可能具有一定的教學(xué)理論知識，但對檔案專業(yè)知識卻相當(dāng)匱乏，普遍缺乏專業(yè)培訓(xùn)，知識結(jié)構(gòu)不平衡，一般只能應(yīng)付簡單的收集和裝訂工作。還有部分學(xué)校檔案管理教師，不能運用現(xiàn)代信息技術(shù)實施檔案管理，影響了檔案資料規(guī)范、科學(xué)管理，影響了案卷質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的提高。

二、完善中小學(xué)校檔案工作對策的思考

1．加強檔案工作意識

檔案意識是指人們對檔案性質(zhì)和價值的認(rèn)識，以及對檔案工作地位和作用的認(rèn)識。首先，檔案管理工作需要得到普遍認(rèn)同，尤其領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識要到位，如果領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識不強，對檔案工作缺乏正確認(rèn)識，以日常工作忙為理由，沒有把檔案工作擺到議事日程上，就會造成示范效應(yīng)，直接導(dǎo)致各部門對檔案工作的忽視。其次，教職工檔案認(rèn)識到位。教師可以有效配合檔案部門的收集工作。再有，檔案管理者認(rèn)識到位。作為檔案工作的最直接參與者，要主動出擊，不等不靠。配合領(lǐng)導(dǎo)拿出檔案管理辦法，建立管理制度，并依據(jù)制度和管理辦法主動工作。

因此，領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，要把檔案工作當(dāng)作學(xué)校管理的重要組成部分，并納入學(xué)校工作的議事日程。建立、健全檔案管理的組織、制度建設(shè)，加強《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動。使教職工能增強檔案意識，要結(jié)合工作實際，抓好歸檔、閱檔和檔案管理等工作環(huán)節(jié)，使教師“查檔”方便，“歸檔”有積極性。

2．完善制度，科學(xué)管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。學(xué)校要按照檔案工作的管理要求，建立健全管理體制，完善各項制度。科學(xué)制定《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案室管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等，結(jié)合本校實際編制檔案分類方案和保管理期限表，使學(xué)校的檔案工作有章可循，增強檔案工作的縝密性，避免無序化，保證檔案質(zhì)量。同時把歸檔納入學(xué)校工作計劃、規(guī)劃，納入部門工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中，這樣促使各部門人員都重視檔案工作，共同為做好檔案管理工作做貢獻(xiàn)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)、保量、如期完成。

3．提高檔案工作者素質(zhì)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)和各種應(yīng)用軟件的發(fā)展和普及，學(xué)校檔案管理的工作的內(nèi)容，也在發(fā)生著從內(nèi)容到管理方式的變革。電子檔案的“歸檔”與管理已被提到議事日程，在原有的紙質(zhì)文檔、照片底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等的基礎(chǔ)上，誕生了電子文檔、電子照片、電子影像資料等有保存價值的資料，這也是一個單位檔案的重要組成部分。因此，檔案管理人員除了要具備傳統(tǒng)的檔案管理理論、技術(shù)外，還應(yīng)當(dāng)具備運用檔案管理軟件進行檔案分類管理，對電子文檔、電子照片、電子影像資料等有保存價值的資料實施有效管理，這是當(dāng)前檔案管理中，迫切需要解決的問題。

解決這一問題的根本途徑就是加強研究、培訓(xùn)。檔案工作者要善于運用計算機、辦公軟件，要善于與開發(fā)商進行合作創(chuàng)建檔案管理平臺，促進檔案管理的科學(xué)化、自動化。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，就需要開展不同層次的專業(yè)理論和技術(shù)培訓(xùn)。

4．改進管理、服務(wù)方式

改進服務(wù)方式重在為教師提供方便、快捷的“查檔”環(huán)境。改進管理方式，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)，搭建自動化的檔案管理平臺，改革、提高檔案管理模式，提高科學(xué)化水平。通過自動化管理系統(tǒng)，提供高效的服務(wù)，促進教師“歸檔”、“查檔”的積極性，推動教育事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展。

5．注重檔案信息資源開發(fā)工作

檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。如果不積極開展檔案的利用工作，只是把它鎖在柜子里成為“死檔案”，那就失去了它的利用價值。因此，要搞好學(xué)校檔案管理工作，檔案管理部門就應(yīng)該同學(xué)校各部門進行協(xié)調(diào)溝通，檔案人員要圍繞學(xué)校中心工作和各個時期的重點工作，及時提供歸檔范圍，定期了解檢查檔案收集情況，宣傳檔案知識，主動參與學(xué)校管理活動，及時為教育教學(xué)服務(wù)，為深化學(xué)校各項改革提供信息，使檔案部門真正成為學(xué)校工作的信息咨詢部門。同時要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。

總之，檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，也是教育事業(yè)的重要組成部分，需要領(lǐng)導(dǎo)、行政管理人員和教職工密切參與和配合的工作。只有各方面互相支持，才能更好完成的工作。檔案管理員要在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，積極、熱情提供服務(wù)工作。檔案人員要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還應(yīng)及時對利用效果的反饋信息進行綜合性的分析、研究找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

作者單位：北京市懷柔區(qū)教委