徐 菁 ，陳 翼 ，胡艷秋 ，吳宏翔 ，宓詠

（1.復旦大學 研究生院招生辦公室，上海 200433；2.復旦大學 信息化辦公室，上海 200433）

一、研究生招生的組織管理現(xiàn)狀

自1978年恢復研究生招生制度以來，我國研究生教育的發(fā)展實現(xiàn)了歷史性的跨越。研究生教育對社會高層次人才的培養(yǎng)具有舉足輕重的影響，為支持國家重大戰(zhàn)略建設(shè)和社會服務(wù)輸送了大批優(yōu)秀人才。2012年，我國研究生 （包括博士生和碩士生）的計劃招生規(guī)模達到了584416人。而在2003年，我國研究生的招生計劃規(guī)模為267000人。2012年的招生規(guī)模是2003年招生規(guī)模的2.18倍，這意味著我國研究生年度招生規(guī)模十年間擴招一倍多。

研究生教育的組織機構(gòu)在招生、培養(yǎng)、學位管理等方面都發(fā)揮著重要作用。為順應(yīng)研究生規(guī)模的迅速發(fā)展，從研究生教育起步階段實行一級管理模式到本世紀初逐步推行二級管理模式，不斷提高管理效率和基層院系的積極性。目前大多數(shù)高校實行“校研究生院”和“院系”二級管理的組織結(jié)構(gòu)體系。具體到研究生招生管理的組織結(jié)構(gòu)和職能分工形式，則仍屬于傳統(tǒng)的金字塔式條線管理，注重的是職能管理。在研究生招生業(yè)務(wù)管理方面，以流水線式的工作組織形式為主，注重各環(huán)節(jié)的管理，分工細化，是一種個性化較弱的重復、批量管理方式。

這種傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)管理模式，基本滿足了工業(yè)化階段社會對人才的大量需求。但隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，社會對人力資本的需求日漸增多，使研究生教育人才培養(yǎng)的背景和環(huán)境產(chǎn)生了新的變化：社會發(fā)展從工業(yè)經(jīng)濟轉(zhuǎn)向知識經(jīng)濟；階段性的變革和創(chuàng)新無法順應(yīng)形勢，日新月異的持續(xù)性變革和創(chuàng)新成為新動力和新要求，并逐步優(yōu)于以勞動分工為主的競爭優(yōu)勢；社會中客戶的需求不再相對穩(wěn)定，而是不斷更新變化，競爭空間也更為廣闊。傳統(tǒng)的以“職能分工”為主、自上而下、有較強約束力的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的弊端也逐步顯露：以勞動分工為指導思想造成了分工過細；職能部門間壁壘森嚴，難以逾越，溝通成本很高，無人負責整個業(yè)務(wù)管理過程，缺乏全心全意為客戶服務(wù)的意識；員工從事過于細化的操作，技能單一，適應(yīng)性差；資源的配置不均衡，容易造成資源閑置和重復勞動。最明顯的就是，在研究生教育規(guī)模擴大后，研究生院各部門的業(yè)務(wù)繁重冗雜，不得不花費更多的精力和時間來應(yīng)付日常工作，從而削弱了宏觀指導和監(jiān)管職能；招生部門和培養(yǎng)、學位等部門間出現(xiàn)業(yè)務(wù)鴻溝，各基層院系也缺乏主動性。隨著管理部門和管理人員的增多，可能會出現(xiàn)“令出多門、有令不行”的現(xiàn)象。研究生招生管理層次的縱向組織結(jié)構(gòu)趨于繁冗，管理幅度受橫向組織結(jié)構(gòu)的限制易造成職能重復或職能“真空”。

二、組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程重組的依據(jù)和基本思考

組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的重組是基于BPR（Business Process Reengineering）思想提出的。Hammer和Champy將BPR定義為，對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程做根本性的思考和徹底重建，其目的是在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面取得顯著改善，使得企業(yè)能最大限度地適應(yīng)以“顧客、競爭、變化”為特征的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營環(huán)境。

該思想針對企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)分工細化、組織多級分層制，要求去除“僵化、官僚主義”的特征，推行變革。企業(yè)根據(jù)需要調(diào)整經(jīng)營目標和管理目標，對組織結(jié)構(gòu)和部門職能進行調(diào)整。其主要原則是從職能型組織向業(yè)務(wù)流程型組織管理轉(zhuǎn)變，打破職能性管理，主張“組織為流程而定，而不是流程為組織而定”，注重整體流程最優(yōu)的系統(tǒng)性思想，強調(diào)部分最優(yōu)并非整體最優(yōu)，要求充分發(fā)揮每個人在整體業(yè)務(wù)流程中的作用，把客戶與供應(yīng)商視為整體流程的一部分，借用信息技術(shù)對信息資源一次性獲取與分享。組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的重組整合了業(yè)務(wù)職能，發(fā)揮個人更強大的工作能力，從而具有更強的競爭優(yōu)勢。

研究生招生的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)管理是一個較為復雜的系統(tǒng)。長期以來的研究生招生管理，是以職能分工為基礎(chǔ)的，以流水線式的上下分級為主要管理模式。在研究生招生信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該更多地以系統(tǒng)化、流程化、集成化視角來思考和探討，以信息化建設(shè)為良好契機，推動組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的重組，從而實現(xiàn)新一輪的管理變革。

對于研究生招生信息化的建設(shè)，首先要走出“系統(tǒng)替代手工”的思想誤區(qū)，不能將信息化建設(shè)僅僅局限于傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的計算機化管理。需要將研究生招生整體看作是一個系統(tǒng)，對這個系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程進行根本性的反思和徹底的動態(tài)重組設(shè)計。

其次，借助信息技術(shù)對業(yè)務(wù)流程再造，進行扁平式業(yè)務(wù)流程管理，有效地打破了各級僵化的職能等級界限，發(fā)揮團隊合作管理的優(yōu)勢，注重業(yè)務(wù)流程整體最優(yōu)。

再次，依托信息化集成的平臺，與考生、各級管理部門和院系形成新的合作關(guān)系。新的關(guān)系中，考生群體是與業(yè)務(wù)管理同等重要的組成部分，考生和各級管理部門同樣都能有效借助信息技術(shù)獲取與分享集成的招生資源，達到“服務(wù)與管理并重”的目標。同時，更進一步利用平臺的豐富信息資源，形成有效的決策指導，發(fā)揮管理部門監(jiān)督管理的優(yōu)勢。

最后，信息化建設(shè)的設(shè)計要與業(yè)務(wù)流程重組設(shè)計保持一致。只有組織管理機制的變革與業(yè)務(wù)流程重組的設(shè)計保持一致，才能最終保證組織和流程重組的有效實施。

因此，在重組過程中，必須以用戶服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的需求為出發(fā)點，針對研究生招生的流程進行反省和再設(shè)計，以提升學校研究生招生整體績效。這也是學校推行研究生招生信息化的最終目標。

三、研究生招生信息化建設(shè)與流程重組

本文把現(xiàn)有的組織和流程結(jié)構(gòu)稱為“舊系統(tǒng)”，把經(jīng)過重組后的組織和流程結(jié)構(gòu)稱為“新系統(tǒng)”。整個實施體系由觀念重組、流程重組和組織重組三個層次構(gòu)成，其中“流程重組”為主導，各個層次相互作用和影響，最終實現(xiàn)“舊系統(tǒng)”向“新系統(tǒng)”的轉(zhuǎn)變（圖 1）。

在研究生招生信息化建設(shè)中，需要有包括業(yè)務(wù)規(guī)劃、職能管理和信息技術(shù)等多種專業(yè)人員隊伍的有力支撐，對流程的識別、設(shè)計、思考及項目實施運轉(zhuǎn)等多個步驟進行實施，其核心是流程的重組。下面，我們以研究生招生的流程重組為例展開探討。

對“舊系統(tǒng)”研究生招生的流程，我們可以通過圖2來解構(gòu)。

從圖2中我們可以看到各個角色之間，包括考生與研招辦、考生與招生院系間、研招辦與院系間的界限是非常明顯的，界限之間的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)往往需要花費較大的成本。其原因主要在于：（1）將考生（和社會）割裂于系統(tǒng)之外或只有單向的信息傳達；（2）研招辦與院系間共同協(xié)作的關(guān)系被解讀為職能層級而缺乏互動；（3）只有業(yè)務(wù)結(jié)果的傳遞和零散的過程信息，對于高效的監(jiān)管和決策花費的成本較大。如需要紙質(zhì)材料的遞送、必須本人到場的信息確認、報考過程中信息因不對稱性而較難獲取等。對此，我們必須以組織和流程重組的思想對研究生招生的流程進行優(yōu)化和重組。

在對研究生招生流程優(yōu)化和重組的過程中，必須集思廣益和應(yīng)用新技術(shù)，充分調(diào)動各方的積極性，提出新過程的各種可能方案。新方案應(yīng)滿足招生的戰(zhàn)略目標，同時要設(shè)計與新過程運行相適應(yīng)的信息系統(tǒng)和人力資源體系結(jié)構(gòu)。設(shè)計后的主體方案如圖3所示，是一個扁平式的研究生招生管理與服務(wù)體系（以下簡稱“新系統(tǒng)”）。其主要構(gòu)成是招生信息服務(wù)系統(tǒng)、考生報考服務(wù)系統(tǒng)、招生業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)四個部分，報考服務(wù)、業(yè)務(wù)管理和決策三大招生職能同等重要。在系統(tǒng)流程中對數(shù)據(jù)流的跟蹤與分析，有助于管理部門真正實現(xiàn)監(jiān)管和指導職能。

“招生信息服務(wù)系統(tǒng)”——主要是招生計劃、招生專業(yè)目錄及介紹等招生信息的公開發(fā)布，由研招辦 （或院系）通過網(wǎng)站、新聞媒體、微博等方式對社會發(fā)布招生信息。除此之外，可以突破單向信息發(fā)布的方式逐步支持點對面、點對點等更加專業(yè)和個性化的招生信息服務(wù)，如學?！合狄惑w化呼叫中心、報考咨詢跟蹤服務(wù)等。

“考生報考服務(wù)系統(tǒng)”——面向考生提供招考全過程的服務(wù)系統(tǒng)，可以包括研究生報名、支付各類報名考試費、準考證打印、接收錄取等各個環(huán)節(jié)，以及在整個流程所處狀態(tài)和進度的查看，利用信息技術(shù)把考生和招生單位實時連接起來，突破空間的局限，可提供系統(tǒng)內(nèi)消息和通知提醒、郵件和手機短信提醒等服務(wù)。凡進入“報考服務(wù)系統(tǒng)”的考生，招生單位都可對其進行有針對性的個性化服務(wù)，避免了傳統(tǒng)的電話服務(wù)針對性不強、難以跟蹤等弱點。

“招生業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”——面向校內(nèi)管理部門，主要由研招辦和院系兩級來進行相關(guān)的招生管理工作。在業(yè)務(wù)實現(xiàn)中，研招辦和院系通過明確在“新系統(tǒng)”中的角色進行合理分工，在“新系統(tǒng)”平臺上形成相互協(xié)作的關(guān)系，發(fā)揮各自在招考管理過程中的學科和組織優(yōu)勢，積極主動開展業(yè)務(wù)，實現(xiàn)校級層面的宏觀監(jiān)管和院系層面自主管理，由“金字塔式”的職能管理變?yōu)楦鼮楸馄降暮献麝P(guān)系。同時，在同級管理層面，更為清晰地界定公共職能部門的權(quán)責。

“決策支持系統(tǒng)”——主要在當年及歷年招生數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上（可綜合學科建設(shè)、研究生導師、培養(yǎng)、學位及就業(yè)等各方面的數(shù)據(jù)）進行有助于招生計劃、年度工作重點、招生過程監(jiān)測等招生策略和監(jiān)管提供有力的支持?！靶孪到y(tǒng)”運行的招生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，加上引入的學科建設(shè)和研究生教育等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將形成有效的數(shù)據(jù)倉庫，對數(shù)據(jù)進行綜合分析，對決策方案形成有效支持，以協(xié)助管理部門實現(xiàn)更高級別的實時監(jiān)管和指導職能。

通過新舊系統(tǒng)流程結(jié)構(gòu)圖的對比，我們可以看到“新系統(tǒng)”的設(shè)計把“串行”結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)椤安⑿小苯Y(jié)構(gòu)，各系統(tǒng)之間通過相應(yīng)的規(guī)則來協(xié)調(diào)，實現(xiàn)了信息處理自動化、一次性獲取信息和共享資源、招生流程信息的全面集成。各階段的招生信息反饋是各個角色基于新系統(tǒng)協(xié)同工作的方式，通過相互協(xié)調(diào)加強了對招生過程和結(jié)果的管理。

在“新系統(tǒng)”的實施過程中，對每個業(yè)務(wù)流程的信息化管理控制和管理活動需要再進一步細化成操作步驟和功能設(shè)計，通過詳細定義新的功能需求和任務(wù)角色，開發(fā)或引入信息系統(tǒng)，從而建設(shè)統(tǒng)一的研究生招生信息化平臺。“新系統(tǒng)”的設(shè)計和開發(fā)，需要與業(yè)務(wù)人員進行新方案的溝通，對其進行新業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)的培訓。在組織和流程的重建過程中，運用信息技術(shù)平臺和信息系統(tǒng)來確保向“新系統(tǒng)”的平穩(wěn)過渡，通過分階段實施，完成培訓及組織結(jié)構(gòu)和運行機制的轉(zhuǎn)變。這些都是“新系統(tǒng)”實施的關(guān)鍵步驟。針對目前研究生多層次、多類別的特點，現(xiàn)階段研究生規(guī)模和結(jié)構(gòu)仍屬于調(diào)整期，信息系統(tǒng)設(shè)計更應(yīng)努力實現(xiàn)模塊化定制，以盡快適應(yīng)研究生教育的改革發(fā)展，從而更有效地實現(xiàn)“新系統(tǒng)”的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)管理。

四、形成的重要變革和新型關(guān)系

“新系統(tǒng)”中形成的新變革和新關(guān)系，應(yīng)給予充分的重視：

首先，招生過程中的流程變革是顯而易見的。這些變革將徹底改變原有的工作方式，利用計算機和通信技術(shù)，通過自動數(shù)據(jù)交換、程序控制、計算機輔助設(shè)計共同提高勞動和其他要素的效率，不僅投入的人力成本能大幅降低，工作質(zhì)量得到全面提高，而且能夠更好地按需配置相應(yīng)的服務(wù)和管理人員。

目前全國大部分考點進行的碩士研究生報名信息現(xiàn)場確認，通過信息化方式可以分解為在線上傳電子照片、報名信息在線修改與確認、網(wǎng)上支付報名費、考點審核考生報名信息等步驟，考生的報考資格改在復試階段現(xiàn)場查驗。這樣，考生不需要到現(xiàn)場進行確認，大大減輕了人力和財力。

其次，“新系統(tǒng)”突出“一站式服務(wù)”的特點，將“招生信息服務(wù)”和“考生報考服務(wù)”作為招生流程中非常重要的組成部分。從組織和資源配置上，都需要加強力量重新整合資源，充分發(fā)揮全過程優(yōu)質(zhì)服務(wù)的競爭優(yōu)勢。招生單位能更精確地按照考生的需要制定招生方案；同時，考生也能從招生信息中權(quán)衡和決定適合自己的研讀計劃。根據(jù)考生的信息反饋，招生單位能及時進行相應(yīng)的計劃調(diào)整，甚至這些信息可以用到同一招生年度之后的其他招生方案中。如各高校開展的“優(yōu)秀大學生夏令營活動”的信息可反饋至“推薦免試研究生/直接攻讀博士生”計劃。

再者，“新系統(tǒng)”帶來的是一種更為扁平的組織結(jié)構(gòu)，有利于招生過程中組織機構(gòu)間相互傳播信息，更便捷地進行協(xié)調(diào)，進一步提高效率。學校和院系二級管理體系中，校級管理部門以宏觀指導和監(jiān)管為主要職責，而基層院系可靈活依據(jù)學科建設(shè)和院系發(fā)展的需要自主管理，擁有更多的自主權(quán)和積極性，從而使得研究生結(jié)構(gòu)和培養(yǎng)模式多樣化，滿足社會對不同層次不同類型的人才需求。同樣，涉及研究生教育的同級部門權(quán)責分明，職能重復和“真空”的現(xiàn)象可大大減少，協(xié)作關(guān)系更為緊密。

例如，復旦大學博士研究生報名系統(tǒng)中做了如下實踐：考生根據(jù)招生簡章和專業(yè)目錄在網(wǎng)上報名系統(tǒng)中完成報名和支付報名費后，研招辦和招生院系第一時間獲得了考生的個人信息、學習信息和報考信息；招生院系同時還能獲得考生在線提交的科研成果、代表性學術(shù)論文、獲獎情況、專家推薦人信息等有助于招生院系或?qū)焻⒖嫉闹匾獔罂疾牧?。一旦發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的生源，院系和博導可以隨時調(diào)整計劃，組織安排面試，提前鎖定和錄取。考生也能查詢到報考階段各環(huán)節(jié)反饋的結(jié)果。博士研究生報名系統(tǒng)給考生與研招辦、招生院系、博導之間提供了非常友好的互動平臺，管理部門各層級間不會因為傳統(tǒng)的層級導致信息不暢通，考生也不必在各部門間輾轉(zhuǎn)周折。整個過程變得更為扁平、透明、公平和公正，在提高招生效率的同時，也提升了招考服務(wù)的質(zhì)量，對優(yōu)秀生源的吸引力更強。在招生過程中涉及學科、導師、培養(yǎng)方案、就業(yè)等其他職能部門的信息和業(yè)務(wù)，也不再需要逐個溝通，直接通過信息平臺共享和更新，實現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化管理，協(xié)調(diào)和合作方式更為合理和科學。

最后，“新系統(tǒng)”帶來的高效率，不僅取決于信息的傳遞和流程的優(yōu)化，還在于系統(tǒng)使用者可以隨時相機決策。他們能及時獲得所需要的各種信息，往往可以成為直接使用這些信息的權(quán)威，現(xiàn)場分析并對工作做出精確調(diào)整，將信息及時地轉(zhuǎn)換成效益，從而可以連續(xù)評估招生工作的績效和提高效率。掌握信息技術(shù)的管理人員將會有更多的參與管理決策的權(quán)力，同時承擔更多的責任。因此，管理部門有必要采取多種篩選機制，挑選出有潛力的管理人員，并不斷進行教育和培訓，使其在招生第一線具備較強的解決問題和協(xié)調(diào)互動能力，更加注重知識技巧和認識能力。

五、信息化建設(shè)的預期效果及相關(guān)問題

重組后的研究生招生流程效率將會有很大提高，用戶的滿意度也將大大提高。將研究生招生信息化平臺置于更大的平臺中，如整個研究生教育管理與服務(wù)的信息化平臺，乃至整個學校的信息化校園應(yīng)用系統(tǒng)——大學資源計劃（University Resource Planning，簡稱 URP），帶來的效率將得到更進一步的提升和飛躍。

同其他各類創(chuàng)新一樣，對新的流程變革，組織與其中的個人都存在一個接受過程。同時，流程變革和信息系統(tǒng)的接受也是相互影響、相互作用的關(guān)系。在國內(nèi)的管理應(yīng)用過程中，流程的柔性和效率是同等重要的，不可輕易地舍棄柔性追求效率，也不可增強柔性造成效率低下，只有兩者協(xié)同提高才能達到效果的提升。新系統(tǒng)的實施過程中，必然會涉及到組織結(jié)構(gòu)和職能部門的調(diào)整，這將成為改革中較大的成本，其成功與否可能會對結(jié)果有較大影響，應(yīng)圍繞最終的管理戰(zhàn)略和中心目標進行實施。

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